OKR là gì? Cách thiết lập quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt

OKR phục vụ cho việc quản trị và đánh giá hiệu suất công việc của nhân sự trong công ty từ đó gia tăng hiệu quả trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của tổ chức. Theo nội dung bài viết dưới đây, Bizfly sẽ giới thiệu đến cho bạn đọc kiến thức tổng quan về OKR từ khái niệm OKR là gì, lợi ích, quy trình và các tiêu chí thiết lập OKR mà doanh nghiệp cần quan tâm.

OKR là gì?

OKR (Objectives and Key results) là một trong phương pháp giúp quản trị doanh nghiệp được hình thành từ những năm 1970 do Andy Grove khởi sướng khi đang tiến hành chuyển đổi từ hoạt động kinh doanh tập trung sang vi xử lý. Đây được xem là một cuộc cách mạng thay đổi toàn bộ hoàn toàn ngành công nghiệp máy tính.

Với OKR, doanh nghiệp sẽ định lượng và tạo ra các kết quả then chốt (key results) để nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu (Objectives) mà doanh nghiệp đề ra trong một thời khoảng thời gian nhất định (theo quý/năm).

OKRs là gì?

Về mặt lý thuyết, tất cả các doanh nghiệp đều có thể triển khai OKR. Đối với các doanh nghiệp còn non trẻ hay Startups, OKR giúp các doanh nghiệp này dễ dàng tập trung hơn vào các mục tiêu quan trọng nhất thay vì bị "rối loạn" bởi các công việc hàng ngày. Đối với các doanh nghiệp lớn, việc sử dụng OKR sẽ giúp dễ dàng quản lý hoạt động của toàn bộ công việc của tổ chức từ đó phát triển đến một quy mô to lớn hơn.

Cấu trúc và nguyên lý hoạt động của một OKR

Cấu trúc cơ bản của một OKR được thể hiện ở hai nội dung đó là Mục tiêu (Objective) và Kết quả then chốt (Key Result) trong đó:

• Mục tiêu (Objective): Là những mong muốn, tuyên bố định tính được xây dựng để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Hiểu đơn giản thì mục tiêu đưa ra để trả lời cho câu hỏi "Doanh nghiệp muốn điều gì?". Một mục tiêu được xây dựng chính xác phải có tính khả thi, ngắn gọn và được triển khai trong một thời gian nhất định.
• Kết quả then chốt (Key Result): Là một tuyên bố mang tính định lượng đưa ra để nhằm mục đích mục tiêu đề ra. Kết quả then chốt được đưa ra để trả lời câu hỏi "Làm sao để doanh nghiệp biết được mình đạt được mục tiêu đề ra?". Với mỗi một mục tiêu đưa ra, chúng ta thường sẽ có khoảng 2-3 kết quả then chốt để thực hiện nó. 

Khác với những nguyên tắc quản lý mục tiêu khác, nguyên lý hoạt động của OKR được thể hiện qua hệ thống niềm tin:

• Tham vọng: Mục tiêu (Objective) phải luôn được thiết lập cao hơn mức độ năng lực mà một nhân sự đạt được.
• Đo lường được: Kết quả then chốt (Key Result) được đưa ra và gắn liền với các mốc có thể đo lường.
• Minh bạch: Toàn bộ nhận sự trong công ty từ cấp nhân viên cho đến quản lý, Ban giám đốc đều có thể theo dõi OKR
• Hiệu suất: Khác với KPI, OKR không được sử dụng để đánh giá năng lực làm việc của một nhân viên

OKR được thể hiện như thế nào qua từng cấp độ?

Trong một doanh nghiệp, khi triển khai áp dụng mô hình OKR vào trong tổ chức thì mục tiêu chính của doanh nghiệp sẽ được kết nối với các mục tiêu của từng cá nhân và mục tiêu của phòng ban thông qua các kết quả có thể đo lường được. Nói một cách dễ hiểu thì với mỗi một cấp độ trong tổ chức thì việc thiết lập Object hay Key Result sẽ được dựa theo OKR của cấp độ cao hơn, cụ thể:

• OKR cao nhất đó là mục tiêu chính của doanh nghiệp. Đây là mục tiêu được chú trọng nhất.
• OKR ở cấp độ bộ phận sẽ được ưu tiên cho mục tiêu phát triển của từng phòng ban và gắn liền với mục tiêu của doanh nghiệp
• OKR ở cấp độ cá nhân sẽ được thể hiện thông qua công việc mà cá nhân đó thực hiện để hoàn thành mục tiêu của phòng và công ty.

Đọc thêm: Hướng dẫn cách xây dựng OKR cá nhân hiệu quả theo 6 bước

Lợi ích của OKR

Đối với các doanh nghiệp, việc triển khai áp dụng OKR vào trong hoạt động cua tổ chức sẽ mang lại những giá trị như sau:

Lợi ích khi thiết lập mục tiêu OKR cho hoạt động của doanh nghiệp

• Liên kết nội bộ doanh nghiệp: Việc triển khai OKR sẽ giúp doanh nghiệp có thể kết nối mục tiêu chung của tổ chức với hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân sự, phòng ban trong công ty từ đó đảm bảo mọi người đang cùng chung một định hướng phát triển.
• Tập trung vào giá trị cốt lõi: Với mỗi một mục tiêu chung của công ty, doanh nghiệp sẽ tạo ra được rất nhiều OKR cho từng cấp độ phòng ban, giúp tập trung vào những giá trị cốt lõi mang lại lợi ích cao cho tổ chức.
• Tăng cường tính minh bạch: Xây dựng hệ thống OKR sẽ giúp tăng cường tính minh bạch trong việc triển khai và đánh giá hiệu suất công việc của từng cá nhân trong doanh nghiệp.
• Trao quyền cho nhân viên: Thay vì kiểm soát toàn bộ công việc của nhân viên thì triển khai OKR sẽ giúp các nhà quản trị đưa ra kết quả chính xác đồng thời tạo cơ hội để nhân viên có thể theo dõi kết quả công việc.
• Đo lường tiến độ hoàn thành công việc: Thông qua các chỉ số hoàn hành công việc từ triển khai OKR, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tỷ lệ % hoàn thành mục tiêu từ nhân sự.
• Đạt kết quả vượt mong đợi: Với OKR, nhà quản trị có thể tạo ra lợi ích  tối đa trong công việc giúp đạt kết quả ấn tượng so với mục tiêu đề ra.

Quy trình các bước triển khai OKR hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu (Objective) và Kết quả then chốt (Key Result)

Để triển khai OKR mang lại nhiều hiệu quả, việc đầu tiên bạn cần phải làm chính là các định được mục tiêu (Objective) và kết quả cụ thể (Key Result). Đây là hai yếu tố cơ bản tạo nên thành công của phương pháp OKR.

Xác định Objective và Key Result 

Đối với mục tiêu (Objective)

• Mỗi cấp bậc trong hệ thống cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, bạn cần hình thành từ 3 đến 5 mục tiêu cụ thể.
• Khi xây dựng mục tiêu, cần phải có đích đến rõ ràng, tránh tình trạng mập mờ, vì điều này sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của toàn doanh nghiệp.
• Cần xây dựng mục tiêu cao một chút, bởi có khó khăn, thử thách mới tạo được động lực phấn đấu và phát huy hết khả năng sáng tạo của nhân viên.

Đối với kết quả cụ thể (Key Result)

• Kết quả cần phải được đo lường bằng các chỉ số cụ thể.
• Cần phải nỗ lực đạt được kết quả then chốt thì mới đạt được mục tiêu đề ra.
• Chỉ rõ kết quả đầu ra đạt được của các kết quả then chốt thay vì hoạt động một cách đơn thuần.

Bước 2: Xác định phần mềm quản lý OKR 

Sau khi xác định được Objective và Key Result, công việc bạn cần phải làm tiếp theo khi thực hiện triển khai OKR chính là xác định công cụ hay phần mềm OKR. Phụ thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức hoạt động mà mỗi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý khách nhau.

Một số công ty lớn như Google đã tự thiết kế, công cụ nội bộ để tiện cho việc quản lý OKR. Còn nếu không, bạn cũng có thể tham khảo một số phần mềm chuyên dụng như: Lattice, Based Goal…

Bước 3: Xác định mục tiêu triển khai 

Bước tiếp theo khi triển khai OKR là doanh nghiệp cần phải xác định được mục tiêu cần triển khai. Để đạt được kết quả tốt, mục tiêu cần phải xuất phát từ sứ mệnh của doanh nghiệp và phải có tầm nhìn của người đứng đầu doanh nghiệp. Bên cạnh đó, mục tiêu có thể linh hoạt và cụ thể như: “Tăng tỷ lệ khách hàng tham gia đăng kí lên đến 80 %”.

Xác định mục tiêu triển khai 

Bước 4: Truyền thông chiến lược OKR đến toàn công ty 

Sau khi đã xác định được mục tiêu rõ ràng thì bạn cần phổ biến, truyền thông triển khai OKR đến toàn bộ công ty. Hãy lên kế hoạch và sắp xếp các cuộc họp với ban lãnh đạo, trưởng các bộ phận để vạch ra kế hoạch thực hiện. Bạn có thể thảo luận một vài gợi ý sau đây:

• Thông tin triển khai OKR bao gồm: khái niệm, vai trò, lợi ích của OKR. Giải thích vì sao doanh nghiệp lại lựa chọn và sử dụng hệ thống này.
• OKR 101: Cách triển khai, áp dụng OKR trong công việc. ƯU, nhược điểm của nó là gì?
• Thảo luận OKR cho doanh nghiệp: Bàn bạc với các bộ phận về OKR trước đó đã thống nhất và tiến hành thu thập ý kiến phản hồi.

Bước 5: Triển khai xây dựng OKR từng cá nhân 

Bước thứ 5 trong triển khai OKR chính là triển khi đến từng nhân viên. Sau khi các bộ phận đã được ban lãnh đạo thống nhất triển khai, thì các quản lí, trưởng bộ phận sẽ tiến hành gặp gỡ từng nhân viên để xây dựng OKR cho từng cá nhân.

Trong quá trình triển khai, bạn cần xác định được rằng nhân viên muốn làm gì để thực hiện OKR. Hãy tổ chức các buổi triển khai này một cách thường xuyên, có thể theo tháng hoặc theo quý để nhân viên cảm thấy được trao trao quyền khi làm việc.

Bước 6: Thu thập ý kiến sau khi triển khai 

Sau khi đã hoàn thành việc triển khai OKR cho toàn bộ phòng ban, nhân viên trong công ty thì việc bạn cần làm chính là tiến hành thu thập ý kiến về OKR. Thông qua sự thu thập, phản hồi, ban lãnh đạo sẽ xem xét và đánh giá xem, liệu nó có ảnh hưởng đến OKR công ty hay không. Sau khi thống nhất về OKR cho một năm hoặc một quý, bạn có thể trình bày mục tiêu trong bưởi họp tiếp theo của doanh nghiệp.

Bước 7: Theo dõi và quản lý OKR 

Hãy quản lý, đánh giá và theo dõi OKR của từng cá nhân thông qua phần mềm có sẵn. Cần kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục, có thể là một quý hoặc một năm để có thể đánh giá OKR hiệu quả khi triển khai OKR. 

Bước 8: Đánh giá chiến lược triển khai OKR 

Kết quả sẽ được đánh giá dựa vào Key Result, điểm trung bình sẽ được dùng làm thang đo lường hiệu quả của Objective. Tuy nhiên, bạn không nên sử dụng OKR để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên vì đây không phải công cụ hỗ trợ tối ưu để phân tích công việc.

Đánh giá chiến lược triển khai OKR ​

• Thang điểm từ 0 đến 1.0 OKR sẽ được chia như sau: 
• Nếu đạt 0 là không thực hiện phần nào của chiến lược OKR.
• Từ 0.6 - 0.7 là mức độ an toàn, đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.
• Nếu đạt kết quả 1 điểm là hoàn thành mục tiêu.

Các cách thiết lập OKR phù hợp cho doanh nghiệp

OKR được xây dựng để nhằm mục đích đảm bảo rằng tất cả các nỗ lực tuân thủ của nhân viên về tập trung vào các giá trị cốt lõi trong doanh nghiệp sẽ đóng vai trò góp phần tạo ra thành công cho tổ chức. Điều quan trọng mà các nhà quản trị cần phải thực hiện đó là phải làm sao để nhân viên hiểu rõ việc mà họ triển khai mỗi ngày sẽ tác động đến sự thành công của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai.

Cách thiết lập mục tiêu (Object)

Mục tiêu (Object) được hiểu là những mô tả mang tính định tính về những mong muốn, dự định mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một thời điểm nhất định. Khi đặt mục tiêu, doanh nghiệp cần đi tìm câu trả lời cho vấn đề:“Mức độ ưu tiên mà doanh nghiệp đang hướng đến hiện tại là gì?, bên cạnh đó mục tiêu phải mang đến sự thách thức cho sự cố gắng của nhân viên và phải là mục tiêu có thể thực hiện được.

Cách thiết lập mục tiêu (Object) để giúp doanh nghiệp đi đúng hướng

Nói cách đơn giản thì khi đặt mục tiêu cần phải là đưa ra các mục tiêu mang tính thực tế và có thể thúc đẩy nhân viên trong công ty đạt được năng lực làm việc sáng tạo và hiệu quả hơn. Khi đặt mục tiêu cần phải đưa ra thời gian cụ thể để hoàn thành nó, thông thường sẽ rơi vào khoảng chu kỳ 3 tháng cho đến 6 tháng, hạn chế tình trạng đặt mục tiêu xong "bị quên" không thực hiện.

Đối với các nhà quản trị, để theo dõi và quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên hiệu quả thì việc thiết lập mục tiêu một cách có thể thống và theo dõi cẩn thận hiệu suất làm việc của cả nhóm là điều bắt buộc phải thực hiện một cách rõ ràng. Ngoài ra, khi thiết lập mục tiêu cho OKR, mọi người cần chú ý những đặc điểm sau đây:

• Với mỗi một cấp độ trong doanh nghiệp thường sẽ có từ 3-5 mục tiêu.
• Mục tiêu cần được thể hiện một cách rõ ràng, không được "mập mờ". 
• Mục tiêu (Objective) cần được thiết lập để giúp nhân viên vượt qua khả năng mà bản thân có thể thực hiện và phát triển hiệu quả hơn.

Cách thiết lập Kết quả then chốt (Key Result)

Các kết quả then chốt (Key Result) sẽ thường đi kèm với các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Mỗi một mục tiêu thường sẽ có từ ba đến bốn kết quả then chốt để có thể hỗ trợ đo lường tiến trình hoàn thành mục tiêu. Điểm giá trị mà kết quả then chốt mang lại đó chính là chúng đảm bảo các mục tiêu có thể đo lường được thông qua số liệu.

Việc đạt được kết quả then chốt là yếu tố để giúp xác định một mục tiêu đặt ra có thành công hay không. Doanh nghiệp cần hạn chế tạo ra các kết quả then chốt mà kết quả đo lường không rõ ràng, bởi đây là những yếu tố chính để giúp cho các nhân viên có thể tập trung vào khi thực hiện các nhiệm vụ đạt mục tiêu của họ.

Thiết lập các Kết quả then chốt

Việc đặt ra các kết quả then chốt sẽ giúp từng cá nhân, bộ phận đạt được các mục tiêu đề ra. Vì vậy, khi thiết lập Key result cần phải có sự liên quan và hợp lý với mục tiêu để mọi người có thể triển khai công việc một cách hoàn hảo, dễ dàng. Doanh nghiệp có thể kết hợp các chỉ số đo lường kết quả then chốt với các chỉ số đánh giá hiệu suất năng lực nhân viên khác như KPI để có thể làm rõ hơn tiêu chí của Key result và đo lường hiệu quả trong việc hoàn thành mục tiêu của nhân viên.

Như vậy trên đây là toàn bộ nội dung thông tin về khái niệm OKR là gì, lợi ích và cách xây dựng chỉ số OKR phù hợp, hiệu quả cho doanh nghiệp. Khi thiết lập mục tiêu trong OKR, các nhà quản trị cần làm rõ mục đích mà doanh nghiệp đang mong muốn hướng đến là gì để từ đó đảm bảo việc thực hiện công việc của nhân sự sẽ tập trung vào những giá trị cốt lõi mang lại lợi ích cho tổ chức. 

Nội dung tham khảo tại: 

• https://www.whatmatters.com/faqs/okr-meaning-definition-example
• https://vi.wikipedia.org/wiki/OKR