Phiếu đề xuất mua hàng là gì? Quy trình đề xuất mua vật tư hiệu quả

Phiếu đề xuất mua hàng là một thành phần không thể thiếu, đặc biệt trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, phát sinh sử dụng những hàng hóa, vật liệu là điều không thể tránh khỏi. Vậy phiếu đề xuất mua hàng là gì? Vai trò của loại giấy này ra sao? Cùng Bizfly tìm hiểu qua bài viết dưới đây để giải đáp những thắc mắc nêu trên.

Phiếu đề xuất mua hàng là gì?

Phiếu đề xuất mua hàng được hiểu là một loại văn bản được lập ra nhằm thể hiện những nội dung nhằm đề xuất mua các hàng hóa, nguyên vật liệu. Trên phiếu này cần thể hiện rõ các thông tin như: thông tin người lập đơn, hàng hóa đề xuất, người đề xuất, lý do và sau cùng là xác nhận và phê duyệt.

Giấy đề xuất mua hàng là loại tài liệu liên quan đến hàng hàng, nguyên vật liệu cần phải có để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

Vai trò của phiếu đề xuất mua hàng

Phiếu đề xuất mua hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý và mua sắm hàng hóa, vật liệu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò chính của phiếu đề xuất mua hàng:

• Xác định nhu cầu mua hàng hóa và vật liệu: Phiếu đề xuất mua hàng giúp người dùng có thể xác định và đề xuất mua thêm hàng hóa hoặc dịch vụ mới. Điều này giúp việc mua sắm được thực hiện dựa trên nhu cầu thực tế của công ty, dự án hoặc quá trình sản xuất. Từ đó giúp tiết kiệm chi phí và tiết kiệm tài nguyên.
• Kiểm soát tiêu chuẩn và chất lượng: Các bộ phận, phòng ban có liên quan có thể dựa vào phiếu đề xuất mua hàng để kiểm tra và đảm bảo hàng hóa, dịch vụ được đề xuất mua đáp ứng đúng các tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu của doanh nghiệp.
• Quản lý ngân sách: Việc sử dụng phiếu mua hàng giúp quản lý ngân sách đạt hiệu quả hơn. Phiếu đề xuất sẽ phải được xem xét và chấp thuận bởi người có quyền trong doanh nghiệp trước khi mua hàng. Vậy nên, giúp hạn chế được những chi tiêu không cần thiết.
• Theo dõi và kiểm tra: Phiếu đề xuất giao hàng cung cấp đầy đủ thông tin của việc mua hàng như: số lượng, đone giá, loại hàng… Nhờ đó, giúp tiện cho việc theo dõi và kiểm tra các giao dịch mua sắm. Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, giám sát được các hoạt động chung của doanh nghiệp.
• Tối ưu quy trình mua hàng: Nó giúp tạo ra một quy trình từ việc thu thập thông tin, lập phiếu rồi gửi lên cấp trên để được phê duyệt. Từ đó nhằm giảm bớt thời gian chờ đợi, tăng hiệu quả và duyệt đơn hàng cần mua.

Phiếu đề xuất mua hàng gồm những gì? 

Bất cứ cá nhân hay phòng ban nào trong một doanh nghiệp nếu có nhu cầu mua hàng hóa đều có thể lập phiếu đề xuất mua hàng. Trước khi lập loại phiếu này, bạn cần hiểu rõ những nội dung cần thiết cần phải có trên đó:

• Thông tin cụ thể như: Logo, tên, địa chỉ và số điện thoại của công ty.
• Thời gian đề xuất mua hàng hóa.
• Thông tin của người hoặc phòng ban lập phiếu: Họ và tên, đơn vị làm việc của người lập phiếu.
• Lý do đề xuất mua hàng hóa.
• Thông tin của hàng hóa được đề xuất: Số thứ tự, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá
• Ghi chú (nếu cần).
• Phần chữ ký dành cho người lập phiếu và những cá nhân hoặc bộ phận có trách nhiệm phê duyệt phiếu đề xuất mua hàng.

Mẫu phiếu đề xuất mua hàng vật tư

Mẫu phiếu đề xuất mua hàng cần đầy đủ những thông tin như sau:

• Cần có đầy đủ thông tin: logo công ty, tên công ty, địa chỉ và số điện thoại, thời gian.
• Nội dung đề xuất là gì và người đề xuất là ai là yếu tố bắt buộc nên có.
• Cần có danh sách hàng hóa, thiết bị với số lượng, và đơn giá chính xác.
• Người đề xuất có thể đưa ra lý do vì sao cần sử dụng thiết bị, hàng hóa với mục đích gì. 

Mẫu phiếu đề xuất mua hàng

Những lưu ý khi lập phiếu đề xuất mua vật tư?

Phiếu đề xuất mua hàng là loại giấy rất quan trọng và có liên quan đến việc xuất chi phí để phục vụ cho hoạt động của công ty. Vì vậy, bạn không thể lập phiếu một cách sơ sài mà cần phải đảm bảo được những tiêu chí cụ thể do công ty quy định. Bạn cần lưu ý về những thông tin sau:

Lưu ý về hình thức: trình bày logic dễ hiểu và gọn gàng trên khổ giấy A4. Có đầy đủ thông tin như; quốc hiệu, tiêu ngữ, logo, thời gian…

Lưu ý về nội dung: Ở phần nội dung cần đầy đủ những tiêu chí như:

• Có đầy đủ những nội dung cơ bản mà Bizfly  đã chia sẻ ở trên.
• Nhập đúng mục đích mua hàng ngay trong tên phiếu
• Cần viết lời kính gửi đến người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm phê duyệt phiếu đề xuất.

Quy trình đề xuất mua vật tư, thiết bị

Đảm bảo được quy trình xử lý phiếu đề xuất mua hàng, thiết bị là cách tốt nhất giúp công ty quản lý hoạt động tài chính. Từ đó, giúp công ty thoát khỏi tình trạng phải đối mặt với những vấn đề tiêu cực như: tham ô tài sản, thất thoát ngân sách….

Xác định sản phẩm cần mua

Như đã chia sẻ ở trên, khi cần mua hoặc đổi mới hàng hóa, vật tư và thiết bị thì cá nhân, phòng ban có thể lập phiếu đề xuất mua hàng. Phiếu sẽ được gửi lên cấp trên để chờ phê duyệt. Xác định sản phẩm cần mua có thể chia thành nhiều trường hợp khác nhau như: khách hàng có thể dựa vào nhu cầu của mình. Nghĩa là khách hàng tự đánh giá nhu cầu mình cần bao nhiêu, tự ước lượng và sau đó sẽ mua. Cách này nếu thiếu kế hoạch và kinh nghiệm sẽ có thể mang lại rủi ro. Hoặc trong phần mềm quản lý BizShop sẽ có thống kê mức hàng tồn tối thiểu và các chỉ số khác tưởng tượng nhằm đề xuất một mức nguyên vật liệu hay hàng hóa nào đó để nhằm đảm bảo được quy trình sản xuất cũng như là nguồn cung chi các hoạt động của công ty. Thì khách hàng có thể dựa vào đây để lập đề xuất mua hàng.

Tiếp nhận nhu cầu mua vật tư 

Phiếu đề xuất mua hàng của bạn có thể được phê duyệt hoặc bị từ chối bởi những bộ phận cấp trên.

• Nếu phiếu được duyệt: người gửi phiếu đề xuất mua hàng sẽ tiếp nhận đề xuất và bắt đầu tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp.
• Nếu phiếu bị từ chối: người lập phiếu sẽ được giải thích chi tiết về lý do bị từ chối.

Nhận báo giá

Cùng một loại vật tư, thiết bị người mua hàng có rất nhiều sự lựa chọn về nhà cung cấp. Nhưng bạn cần lưu ý một vài tiêu chí để quyết định chọn mua hàng của đơn vị nào:

• Chất lượng: Lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa đạt chuẩn.
• Các nhà cung cấp có thương hiệu uy tín, có nhiều sản phẩm nổi tiếng ở trên thị trường.
• Có khả năng đáp ứng đầy đủ số lượng những loại hàng hóa một cách nhanh nhất.

Khi đã chọn được nhà cung cấp, người mua hàng sẽ nhận báo giá chi tiết. Bên cạnh đó, thương lượng để chọn được một mức giá phù hợp để tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.

Bàn giao hoặc lắp đặt thiết bị cho cá nhân

Sau khi nhận được hàng hóa, người mua hàng sẽ bàn giao cho cá nhân. Với những mặt hàng khó khăn trong việc lắp ráp, nhà cung cấp sẽ thực hiện nhằm bảo đảm khả năng đưa vào sử dụng nhanh chóng.

Tiến hành bảo trì, sửa chữa vật tư và trang thiết bị

Trong quá trình sử dụng chắc chắn không thể tránh được tình trạng thiết bị bị hư hại, Lúc này, người mua hàng cần liên hệ nhà cung cấp đến hỗ trợ sửa chữa hoặc bảo trì thiết bị khi xảy ra sự cố.

Trên đây là những thông tin chi tiết về phiếu đề xuất mua hàng mà chúng tôi muốn chia sẻ cho bạn. Bizfly mong rằng qua bài viết này có thể giúp bạn hiểu rõ về mẫu phiếu đề xuất mua hàng và quy trình mua vật tư đúng chuẩn