Nguyên nhân thất thoát hàng hóa trong quản lý kho và cách quản lý hàng hóa hiệu quả

Kiểm soát hàng hoá để tránh thất thoát là một vấn đề khó khăn của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tình trạng thất thoát về lâu dài gây nên nhiều tổn thất nghiêm trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bài viết sau Bizfly sẽ chỉ ra những nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa trong quản lý kho. Đồng thời tìm hiểu những phương pháp hiệu quả để giảm thiểu tình trạng này trong quản lý bán hàng doanh nghiệp.

Nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa trong quản lý kho 

Tình trạng thất thoát hàng hóa trong quản lý kho có thể xuất phát từ một trong số những nguyên nhân dưới đây. 

Quy trình quản lý hàng hóa chưa tối ưu 

Nguyên nhân đầu tiên mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải hiện nay là quy trình quản lý hàng hoá chưa thực sự tối ưu. Cụ thể là vấn đề bố trí hàng hóa trong cửa hàng không có tổ chức dẫn đến khó khăn trong quản lý kho hàng. Hàng hoá thường để chồng chéo lên nhau, không có khoảng cách hay trật tự cụ thể. Các kệ trưng bày cao, có tầm nhìn khuất, khó quan sát trong quá trình bán hàng hay kiểm kê. Điều này khiến cho các sản phẩm dễ bị thất thoát và gây cản trở trong quá trình tìm kiếm, kiểm kê hàng hoá. 

Không quản lý nhân viên nội bộ 

Tình trạng thất thoát hàng hóa có thể đến từ vấn đề không quản lý tốt nhân viên nội bộ kho. Nhân viên kho là xương sống của bộ máy vận hành kinh doanh. Nếu quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự kho hàng không chuyên nghiệp sẽ dễ gây ra tình trạng mất hàng hoá. Các vấn đề gian lận, trộm cắp, chiếm đoạt tài sản của doanh nghiệp nếu không được xử lý kịp thời sẽ dễ khiến tình trạng thất thoát xảy ra nhiều hơn. 

Nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa trong quản lý kho 

Hàng hóa bị hỏng 

Hàng hoá bị hỏng do tác động của môi trường hoặc quá trình vận chuyển cũng là nguyên nhân lượng sản phẩm trong kho bị thất thoát nhiều. Đặc biệt là thời tiết nóng ẩm của nước ta, hàng hoá của ngành thực phẩm dễ bị nấm, mốc hoặc bị hỏng bao bì. Đồng thời tình trạng phá hoại do gián, chuột cũng thường xuyên xảy ra nếu kho không có biện pháp bảo vệ tốt cho hàng hóa. 

Chưa tích hợp phần mềm quản lý kho 

Không tích hợp phần mềm quản lý kho cũng là một nguyên nhân quan trọng khiến cho quá trình quản lý kinh doanh không tối ưu và thất thoát hàng hoá. Ở nhiều doanh nghiệp hiện nay, quy trình bán hàng, kiểm kê và theo dõi hoạt động xuất nhập hàng đều làm theo phương thức thủ công. Tình trạng này dễ xảy ra vấn đề trong sai lệch trong kiểm tra hàng hóa của doanh nghiệp. 

Dán nhầm mã hàng hóa 

Dán tem, mã cho sản phẩm được nhiều doanh nghiệp áp dụng để công tác kiểm kho và bán hàng được dễ dàng hơn. Tuy nhiên, việc dán nhầm mã cho hàng hóa sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Hầu hết sản phẩm được nhập về kho và dán mã, tem theo lô nên nếu bị sai sót, doanh nghiệp sẽ tiêu huỷ cả lô hàng đó. 

Sai sót trong quá trình nhập, xuất hàng hóa 

Sai sót trong kiểm soát, xuất và nhập hàng hoá cũng gây ra tình trạng thất thoát hàng hóa trong doanh nghiệp. Nguyên nhân thường bắt đầu từ phía nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển, nhân viên kho kiểm kê khi chênh lệch giữa biên bản với hoá đơn giao nhận không được giải quyết kịp thời. Hoặc do quá trình nhập dữ liệu vào hệ thống có nhiều sai sót, nhầm lẫn về số lượng, loại sản phẩm. 

Cách giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả, tối ưu 

Các chuyên gia Bizfly sẽ chỉ ra 5 cách hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm tình trạng thất thoát hàng hoá và quản lý kho tối ưu hơn trong phần nội dung sau.

Kiểm tra kho định kỳ 

Trước hết, mỗi doanh nghiệp cần yêu cầu bộ phận kho kiểm tra hàng hóa định kỳ. Kiểm tra kho định kỳ giúp rà soát kịp thời, hạn chế thất thoát hoặc sai sót xảy ra. Việc kiểm tra cũng giúp chủ kinh doanh theo dõi được số lượng hàng sắp hết và đang còn tồn dư để có kế hoạch nhập-xuất phù hợp. Khi kiểm tra, nhân viên kho cần đối chiếu số lượng hàng hoá còn trên kệ, trong kho, đã bán và so sánh với số liệu trên hoá đơn đã nhập. 

Quản lý hàng hóa bằng mã vạch 

Biện pháp thứ hai mà các doanh nghiệp có thể áp dụng để giảm tình trạng thất thoát hàng hoá là quản lý đơn hàng bằng mã vạch. Bên cạnh việc dán tem, mác cho sản phẩm, doanh nghiệp nên quản lý bằng mã vạch để tránh tình trạng khách hàng tự ý bóc ra. Hơn nữa, quản lý bằng mã vạch cũng giúp việc kiểm kê hàng hóa trong kho và trên hệ thống được dễ dàng hơn. Khi khách hàng có ý định lấy đi mà không thanh toán, hệ thống an ninh cửa hàng sẽ báo động để bạn nắm bắt tình hình sớm. 

Cách giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả, tối ưu 

Sử dụng các phần mềm quản lý kho 

Các doanh nghiệp có số lượng hàng hoá lớn và muốn tối ưu thời gian để theo dõi kho, một phần mềm quản lý bán hàng là công cụ đắc lực. Ngoài ra, một phần mềm quản lý kho hàng còn giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng, giao vận, tránh trường hợp sai sót hay nhầm lẫn. Đây là một công cụ hữu hiệu để bạn quản lý khách hàng, nhân sự cửa hàng và các vấn đề liên quan đến kinh doanh. 

Mọi người có thể tham khảo thêm phần mềm quản lý bán hàng OneX của Bizfly, đây là một trong những giải pháp quản lý bán hàng đa kênh giúp các cửa hàng có thể dự báo các sản phẩm đang xu hướng, cảnh báo số lượng sản phẩm trong quản lý kho. 

Tìm hiểu thêm về OneX tại đây: https://bizfly.vn/giai-phap/giai-phap-quan-ly-ban-hang-bizshop.html

Sử dụng các phần mềm giám sát 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng các phần mềm giám sát như camera vào xử lý tình trạng thất thoát hàng hoá. Để lắp đặt hiệu quả nhất, bạn cần chú ý những điểm sau:

• Xác định trước số lượng và các góc lắp đặt Camera cụ thể để bao quát được toàn bộ cửa hàng. 
• Các vị trí như quầy thu ngân, cửa ra vào, khu trưng bày sản phẩm nhỏ, góc tối dễ mất trộm. 
• Các cửa hàng nên chọn camera hồng ngoại, có ống kính 3.6 với góc quan sát rộng và hoạt động được vào ban đêm để tăng hiệu quả bảo vệ. 

Lưu trữ thông tin hàng hóa trên CRM 

Ngoài các biện pháp trên, lưu trữ thông tin hàng hóa bằng CRM là một giải pháp triệt để cho doanh nghiệp. CRM giúp kiểm soát hàng hoá tồn kho một cách chính xác và dễ dàng, đặc biệt là các đơn vị vừa và lớn. Các tính năng lưu trữ, phân loại hiện đại dựa trên mã vạch, serial,... giúp cho việc kiểm kho được nhanh chóng hơn. 

• Các số liệu được cập nhật cụ thể, liên tục, chính xác theo thời gian thực nên việc thống kê và đưa ra số liệu chính xác tại thời điểm báo cáo. 
• Tăng hiệu quả quản lý khách hàng, nhân sự và hoạt động kinh doanh của cửa hàng, hạn chế sai sót trong quá trình bán hàng. 

Bizfly là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm CRM doanh nghiệp tốt nhất hiện nay với nhiều tính năng tuyệt vời. Toàn bộ thông tin được thu thập tự động từ tất cả các nguồn và lưu trữ tập trung trên một phần mềm. Quản lý kho hàng đơn giản, cập nhật số lượng hàng hóa cụ thể và hạn chế thất thoát hàng hoá. Thống kê, báo cáo hiệu quả Marketing và Sale chính xác, loại bỏ quyết định cảm tính trong kinh doanh. 

Như vậy, bài viết đã chỉ ra những nguyên nhân quan trọng gây thất thoát hàng hoá và các biện pháp giải quyết. Với những chia sẻ từ Bizfly, doanh nghiệp có biện pháp quản lý kho hàng tốt hơn và tối ưu doanh thu.