10 cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả cao

Trong thời buổi công nghệ 4.0, quản lý nhân sự từ xa là điều rất cần thiết với các doanh nghiệp. Đây quả thực là một thách thức không hề nhỏ mà các doanh nghiệp phải đối mặt khi ranh giới giữa quản lý thành công và thất bại là rất gần.

Vậy làm thế nào để quản lý nhân viên từ xa đúng cách, nâng cao năng suất công việc? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết thông tin qua bài viết sau.

Lợi ích của việc quản lý nhân viên từ xa

Quản lý, giám sát nhân viên từ xa sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đề ra nhanh chóng, kịp thời phân bổ nguồn nhân lực sao cho đúng người, đúng việc, đúng thời hạn hoàn thành. Tuy nhiên cần có sự thay đổi đáng kể về mặt tư duy ở cấp lãnh đạo, đặc biệt là với những nhà quản lý vốn đã quen với tư duy truyền thống.

Lợi ích của việc quản lý nhân viên từ xa có thể kể đến như:

• Nhanh chóng hỗ trợ nhân viên trong công việc, đưa định hướng và góp ý
• Tạo dựng và thiết lập văn hóa kỷ luật khi làm việc online
• Nâng cao năng suất làm việc, tạo thói quen tự lập và làm việc độc lập cho nhân viên
• Xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng: Thiếu nguồn lực, chi phí,..

Lợi ích của quản lý nhân viên từ xa là gì?

Đọc thêm: Phần mềm quản lý nhân sự là gì? Top 9 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất

Những thách thức khi quản lý nhân viên từ xa

Mặc dù mang lại những lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp, song việc quản lý nhân viên từ xa thực sự là một thách thức rất lớn. Làm việc từ xa đã và đang dần trở thành xu hướng mới trong tương lai, việc quản lý và đảm bảo công việc khi làm việc trực tuyến sẽ đặt ra cho doanh nghiệp những thách thức như sau:

Năng suất làm việc của nhân viên

 Khi làm việc trực tiếp, việc đánh giá mức độ quan tâm và tham gia của cá nhân vào nhiệm vụ nhóm khá đơn giản. Tuy nhiên với làm việc từ xa lại là một câu chuyện khác. Doanh nghiệp cần có những công việc cụ thể để xác định năng suất của từng nhân viên.

Giao tiếp và tương tác là một rào cản

Quá trình giao tiếp liền mạch luôn đóng vai trò nhất định với bất cứ tổ chức nào. Khi làm việc từ xa, tất cả giao tiếp và tương tác đều diễn ra thông qua các cuộc họp trực tuyến như Meet, Zoom,... Ngay cả khi được sự trợ giúp từ những công cụ này, vấn đề giao tiếp đôi khi cũng còn nhiều vướng mắc. 

Việc giao tiếp, tương tác giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với quản lý là một rào cản khi làm việc từ xa

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới

Các doanh nghiệp thường tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới trực tiếp để đảm bảo họ sẽ làm quen được với công việc một cách nhanh nhất. Nhưng với văn hoá làm việc từ xa, các nhà tuyển dụng cần sử dụng tới các nền tảng tuyển dụng ảo. Tuy nhiên, sự tương tác trực tiếp và việc training công việc cho người mới sẽ khó khăn hơn nhiều.

Các cách để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả

Bizfly sẽ giới thiệu những cách để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả:

Đưa ra tiêu chuẩn về hiệu suất

Quản lý nhân viên từ xa sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu như bạn đặt rõ các tiêu chuẩn cho từng cá nhân ở các phòng ban trong công việc. Bằng cách này, nhân viên có thể làm việc với tinh thần tự do và linh hoạt hơn với những mục tiêu, kỳ vọng tương ứng của họ.

Điều quan trọng là cần thực hiện đặt giờ làm việc cố định, giao thời hạn hoàn thành cho các nhiệm vụ để bảo đảm rằng chúng được tuân thủ đúng. Lúc này, hiệu suất công việc sẽ được đảm bảo, nhân viên cũng sẽ dễ phân bổ thời gian để hoàn thành công việc.

Hiệu suất về công việc cần được vạch ra một cách rõ ràng

Phân quyền cho nhân viên

Hãy tự tin trao quyền và cho phép nhân viên linh hoạt làm việc để họ có thể thoải mái ngay tại nhà của mình. Thay vì bó buộc nhân viên trong mô hình quản lý vi mô, hãy tập trung vào khả năng lãnh đạo, trao quyền cho nhân viên để họ thoải mái, tự tin trong công việc.

Mỗi nhân viên sẽ đảm nhận một phần công việc trong từng dự án cụ thể

Xem thêm: 13 nghệ thuật quản lý nhân sự tinh tế dành cho các nhà lãnh đạo

Cung cấp công cụ hỗ trợ kịp thời

Điều quan trọng không kém khi quản lý nhân viên từ xa chính là thiết lập một kênh liên lạc thống nhất, cung cấp công cụ hỗ trợ kịp thời cho nhân viên. Các công cụ như: Zoom, Meet, Trello,... được hầu hết các công ty lựa chọn sử dụng.

Làm việc từ xa đồng nghĩa với việc nhân viên có thể làm việc tại bất cứ nơi đâu, miễn là có kết nối internet. Lúc này, doanh nghiệp nên chuẩn bị một ứng dụng hoặc một công cụ làm việc online để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trao đổi công việc.

Truyền thông giá trị doanh nghiệp

Làm việc từ xa đôi lúc sẽ khiến nhân viên cảm thấy lạc lõng trong tập thể, thậm chí có những lúc chán nản. Quản lý nhân viên từ xa không chỉ là sự khích lệ từ phía người quản lý, khen thưởng khi nhân viên đạt kết quả tốt mà truyền thông giá trị doanh nghiệp cùng là điều hết sức cần thiết.

Hiểu được giá trị doanh nghiệp, nhân viên sẽ cảm thấy yêu mến và gắn bó hơn với công ty. Việc truyền thông có thể được thực hiện thông qua trang hoặc nhóm Facebook, nhóm chat, email nội bộ hay là tiếp thị truyền thông nội bộ,...Hãy thường xuyên cập nhật các thông tin hữu ích, các thông điệp để củng cố hơn nữa nền tảng tinh thần cho nhân viên.

Cập nhật tiến độ công việc nhân viên thường xuyên

Để đảm bảo tiến độ công việc, người quản lý nên tổ chức những cuộc họp định kỳ trong tuần hoặc tháng để theo dõi, đánh giá trực tiếp năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên. Việc này không chỉ đảm bảo công việc hàng ngày được kết nối chặt chẽ với nhau mà còn giúp bạn nắm bắt được tiến độ công việc của nhân viên, sẵn sàng có phương án điều chỉnh khi chưa phù hợp.

Cập nhật tiến độ công việc thường xuyên sẽ giúp bảo đảm công việc hàng ngày

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Lựa chọn công cụ, giải pháp phần mềm quản lý nhân viên từ xa hiệu quả đóng vai trò rất quan trọng. Vì thế, những phần mềm quản lý nhân sự luôn được ưu tiên sử dụng và khi lựa chọn, các phần mềm đó nên đáp ứng được những yêu cầu cơ bản như:

• Công việc của từng nhóm, từng cá nhân sẽ được quản lý để đảm bảo tiến độ công việc đã được giao
• Tạo sự kết nối với sự tương tác giữa nhân viên - nhân viên, nhân viên - quản lý trong công việc cũng như tạo sự thân thiện cho môi trường làm việc
• Tích hợp hệ thống chấm công tự động, check in sự tham gia đóng góp của mỗi cá nhân trong từng dự án. Đảm bảo tính kỷ luật cũng như sự công bằng
• Tiếp nhận phản hồi từ nhân viên
• Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và cải tiến hệ thống sao cho phù hợp với mô hình của công ty
• Tính bảo mật cao

Lắng nghe nhân viên

Nếu như làm việc trực tiếp, bạn có thể dễ dàng trò chuyện, lắng nghe tâm sự của nhân viên ở bất cứ đâu. Nhưng khi làm việc từ xa, việc thoải mái trò chuyện với nhau dường như có thêm khoảng cách.

Lúc này, hãy dành thời gian lắng nghe nhân viên để biết họ đang vướng mắc ở đâu, gặp vấn đề gì khó khăn trong công việc và cuộc sống hay không. Đó cũng có thể là lắng nghe những tiếp nhận, góp ý từ phía nhân viên về quy trình dự án hay phong cách quản lý. Mọi thứ được minh bạch, những vấn đề vướng mắc của nhân viên được giải quyết nhanh chóng thì việc vận hành công việc từ xa càng dễ thực hiện.

Lắng nghe những nguyện vọng, vướng mắc của nhân viên sẽ giúp công ty vận hành quy trình làm việc từ xa ổn định hơn

Loại bỏ phương thức quản lý vi mô

Quản lý vi mô có ưu và nhược điểm rõ ràng, song thực tế cho thấy việc áp dụng quản lý vi mô vào quản lý nhân viên từ xa là điều không cần thiết. Rất nhiều công ty theo dõi nhân viên của mình qua webcam để đảm bảo rằng họ có đang làm việc hay không, thậm chí là ghi lại toàn bộ màn hình của họ để giám sát. Điều này tạo nên văn hoá “kiểm soát" và là việc làm không được khuyến khích.

Chia sẻ kinh nghiệm

Ngoài ra, sự trao đổi về mặt kinh nghiệm cũng bị hạn chế hơn rất nhiều so với khi làm việc trực tuyến. Là quản lý, bạn nên chủ động chia sẻ kinh nghiệm thực hiện các dự án với nhân viên, đặc biệt là những nhân viên mới để giúp họ hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Tương tác nhóm thường xuyên

Để đảm bảo từng nhóm vận hành công việc được kết nối hiệu quả và đồng bộ, bạn nên tổ chức những cuộc họp định kỳ để các nhóm trao đổi trực tiếp về tiến độ dự án, năng suất và tinh thần làm việc. Cuộc họp có thể là một buổi báo cáo về công việc hoặc đơn giản chỉ là một cuộc đối thoại thông thường giống như khi làm việc trực tiếp. Điều này sẽ giúp các nhóm liên kết chặt chẽ với nhau hơn.

Top phần mềm quản lý nhân viên từ xa hiệu quả hiện nay

Các công cụ, phần mềm quản lý nhân viên từ xa đóng vai trò quyết định trong thời đại 4.0. Với các tổ chức, doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực vào thì khi làm việc từ xa cũng cần đảm bảo cá nhân hoàn thành công việc, qua đó giúp hoạt động kinh doanh, sản xuất không bị gián đoạn.

Vậy đâu là phần mềm quản lý nhân sự từ xa hiệu quả nhất hiện nay?

• Phần mềm SimERP: Quản lý nhân sự từ xa toàn diện, hiệu quả. Phần mềm này sẽ tích hợp từ khâu tuyển dụng, quản lý thông tin của nhân viên cho đến chấm công ở trên một nền tảng duy nhất.
• Bộ công cụ trực tuyến Gsuite: Bộ công cụ đình đám của Google sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng với nhu cầu làm việc từ xa toàn diện thông qua các tiện ích như: Drive, Email, Office online, Hangouts, Calendar,...
• Acheckin - Phần mềm quản lý chấm công từ xa: Giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tiến độ và khối lượng công việc của từng nhân viên với các tính năng nổi bật như: Chấm công Ai nhận diện gương mặt, ghi chép biểu đồ công việc,...

Ngoài ra, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng một mạng lưới truyền thông nội bộ doanh nghiệp để giúp quản lý nhân viên từ xa hiệu quả. Doanh nghiệp cũng cần chủ động trong việc truyền tải thông tin và thông báo đến nhân viên, giúp họ dễ dàng tiếp cận, nắm bắt tầm nhìn, sứ mệnh cũng như những giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp đang xây dựng.

Đọc thêm: Chi phí nhân sự gồm những gì và cách tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả

Chuyển đổi mô hình làm việc trực tiếp sang trực tuyến chưa bao giờ là điều dễ dàng. Doanh nghiệp phải quản trị tất cả các khía cạnh từ xây dựng cơ cấu nhân sự tới trang bị các trang thiết bị làm việc, sau đó là những công cụ hỗ trợ và nền tảng tinh thần cho nhân viên. Tuy nhiên, khi đã quản lý nhân viên từ xa thành công, lợi ích mà doanh nghiệp thu lại là rất lớn. Hãy thử tham khảo và thực hiện theo những cách mà Bizfly đã chia sẻ. Chúc doanh nghiệp sớm vận hành ổn định và tăng trưởng không ngừng!