Chi phí nhân sự gồm những gì và cách tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả

Chi phí nhân sự là một trong các loại chi phí dễ làm doanh nghiệp đau đầu nhất khi chi phí này trung bình chiếm khoảng từ 20-35% chi phí doanh nghiệp, thậm chí có nhiều ngành lên đến 50%. Vậy làm cách nào để doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí nhân sự này? Cùng Bizfly tìm hiểu các phương pháp được sử dụng phổ biến nhất hiện nay thông qua bài chia sẻ dưới đây.

Chi phí nhân sự bao gồm những gì?

Chi phí nhân sự là tổng số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động bao gồm tiền lương, chi phí phúc lợi, thuế và một số loại chi phí khác. Nếu chi phí này không được quản lý, đánh giá và phân bổ phù hợp, nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến giá thành thực của sản phẩm, dịch vụ và lợi nhuận mà công ty đang theo đuổi. Vì vậy, tối ưu chi phí người lao động hiệu quả sẽ giúp cho một doanh nghiệp giảm bớt áp lực về chi phí và tăng cao lợi nhuận.

Chi phí nhân sự được chia thành hai loại chính là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Trong đó:

• Chi phí trực tiếp là tiền lương, thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động khi sản xuất trực tiếp ra sản phẩm và dịch vụ kinh doanh.
• Chi phí gián tiếp được xem như là các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi ra liên quan đến lao động hỗ trợ như BHXH, phí công đoàn, các khoản quỹ khác như bảo hộ, đào tạo nhân sự,... Loại chi phí này sẽ giúp giảm thiểu được nguồn lực, tránh thất thoát kinh phí vô ích khi doanh nghiệp cắt giảm càng sớm càng tốt.

Chi phí nhân sự bao gồm chi phí lương thưởng, trợ cấp hay các khoản liên quan đến người lao động

Xem thêm: Quản lý nhân sự là gì? Hướng dẫn các bước quản lý nhân sự hiệu quả

Các nguyên nhân khiến cho chi phí nhân sự tăng cao

Sau đây là các nguyên nhân chủ yếu khiến cho chi phí nhân sự của một doanh nghiệp tăng cao:

Tiền tăng ca tăng cao

Theo báo cáo của Cục Thống kê Lao động cho thấy phần lớn chi phí nhân sự của doanh nghiệp tăng cao là do tiền làm thêm giờ của nhân viên. Doanh nghiệp bắt buộc phải trả lương gấp rưỡi hoặc là gấp ba khi người lao động tăng ca và vượt quá số giờ làm việc trung bình theo cấu trúc hợp đồng của nhân sự.

Thay đổi về các quy tắc làm thêm giờ

Theo bộ luật Lao động năm 2022 mới nhất đã có sự thay đổi nhiều về việc tăng giờ làm thêm cho người lao động. Nhân công sẽ được hưởng các chế độ lương khi tăng ca ngoài thời gian làm việc trên 40 giờ/tháng và không vượt quá 60 giờ/tháng. Chính vì vậy, các nhà quản trị cần phải cân đối chi phí nhân sự trong việc tăng gia sản xuất giúp doanh nghiệp đạt được doanh thu mong muốn nhưng vẫn hỗ trợ được tiền lương của nhân viên.

Thay đổi về các quy tắc làm thêm giờ cũng khiến cho chi phí nhân sự gia tăng

Mức lương cơ bản tăng cao

Để phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế và đời sống người dân được cải thiện hàng ngày, chủ trương của nhà nước mong muốn người lao động sẽ được các doanh nghiệp chi trả mức lương tối thiểu phù hợp với mức sống của họ. Đi đôi với chi phí nhân sự tăng lên thì tiền lương của nhân viên cũng sẽ tăng theo. Doanh nghiệp sẽ đứng trước nguy cơ hụt vốn nếu doanh thu và lợi nhuận không đủ chi trả cho các khoản phí bỏ ra.

Các khoản chăm sóc sức khỏe, lợi ích

Ngoài tiền lương làm việc thì chi phí nhân sự còn bao gồm thêm các khoản chăm sóc sức khỏe, thời gian nghỉ phép trong năm, tiền thưởng các dịp lễ, nghỉ ốm,... Nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng đời sống người lao động tạo cho họ động lực cố gắng làm việc, nhưng chúng lại ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì sức ép đó doanh nghiệp cần phải cải thiện và duy trì các chính sách hợp lý hợp tình cho đôi bên.

Xem thêm: Top 17 các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cần thay đổi

Hướng dẫn cách tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả

Hiện nay với mong muốn đáp ứng cuộc sống tối thiểu cho người lao động, mỗi năm các doanh nghiệp sẽ xét tăng lương nên chi phí nhân sự sẽ tăng theo. Như vậy ngoài lương tăng sẽ kéo thêm các khoản chi phí khác cũng sẽ tăng gây nên nhiều sức ép đến các nhà tuyển dụng. Trước tình hình kinh tế khó khăn, với mục đích để duy trì và tồn tại, nhiều doanh nghiệp đã đưa ra nhiều phương án giảm thiểu tối đa chi phí nhân công theo nhiều hình thức.

Phân bổ vị trí nhân sự hợp lý

Sắp xếp và bố trí nhân sự theo đúng chức trách, nhiệm vụ sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm soát tối ưu chi phí nhân sự nhất. Doanh nghiệp phải đánh giá và tìm hiểu đúng thế mạnh giúp cho nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình, đồng thời giúp họ có cái nhìn thiện cảm và cống hiến hết mình. Vì vậy người quản lý nhân sự phải có sự phân bổ cho từng vị trí chặt chẽ theo bốn yếu tố đúng số lượng, đúng người, đúng nơi đúng chỗ và đúng thời hạn.

Cân nhắc giảm giờ làm

Cắt giảm giờ làm được khá nhiều doanh nghiệp áp dụng trong kế hoạch tối ưu chi phí nhân sự. Đánh giá thật kỹ lưỡng xem năng suất lao động của một vị trí hoàn thành công việc như thế nào thông qua phản ánh của báo cáo doanh thu và nhu cầu kinh doanh. Từ đó tìm ra nguyên lý vận hành và cân nhắc giờ làm để doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về chi phí.

Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên

Thường xuyên cập nhật số giờ thực làm việc và đo lường được năng suất của nhân viên. Việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp phát hiện được một số cá nhân vi phạm gây nên sự phung phí chi phí nhàn rỗi. Cắt giảm chi phí nhân sự tiềm ẩn này càng sớm càng tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí phải trả lương cho nhân viên cũng như các khấu hao về thiết bị nhàn rỗi.

Theo dõi và tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên giúp giảm chi phí

Xem thêm: Hiệu suất công việc là gì? 4 bí quyết giúp cải thiện hiệu suất làm việc

Tạo thêm chính sách làm thêm giờ

Làm thêm giờ là một hoạt động thể hiện sự cống hiến và nỗ lực trong công việc của nhân sự dành cho doanh nghiệp của mình. Nhưng doanh nghiệp cần phải cân nhắc trước chi phí làm thêm giờ có thực sự hợp lý mang lại lợi ích hay không. Người quản lý phải nắm được thời gian và năng suất làm việc hiệu quả của nhân viên, từ đó đưa ra một quy trình làm thêm giờ thật tối ưu để đảm bảo chi phí nhân sự này thực sự cần thiết cho doanh nghiệp của mình.

Cung cấp đãi ngộ cần thiết

Một doanh nghiệp muốn phát triển thì tỷ lệ nhân viên nghỉ việc phải thấp, nếu tình trạng này cao có thể khiến chi phí vận hành tăng vọt. Người lao động nghỉ việc sẽ tổn thất đến năng suất lao động, chi phí tuyển dụng và chi phí đào tạo lại nhân sự mới,... Vì thế doanh nghiệp cần giữ chân nhân sự bằng cách ngoài tiền lương thì các phúc lợi cạnh tranh cũng khá quan trọng.

Đề ra được các hạng mục và cho người nhân viên của mình thấy được quá trình thăng tiến trong công việc nếu cống hiến lâu dài với công ty. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí nhân sự, kiểm soát và tối ưu nó mỗi ngày.

Tự động hóa quy trình làm việc

Một nhân viên không cần phải suốt ngày túc trực bên máy tính liên tục mà thay vào đó đã có những phần mềm tự động trả lời khách hàng hay các phần mềm quản lý khác. Việc tự động hóa quy trình làm việc sẽ giúp cho người lao động tập trung các nhiệm vụ và công việc quan trọng, đảm bảo hiệu suất làm việc nâng cao hơn và giảm chi phí nhân sự bận rộn không cần thiết.

Xem thêm: Tự động hóa quy trình làm việc - Bí quyết tăng năng suất làm việc hiệu quả

Qua bài chia sẻ trên, Bizfly mong muốn doanh nghiệp sẽ có cái nhìn khách quan hơn về chi phí nhân sự, nguyên nhân xảy ra và cách tối ưu hiệu quả nó. Từ đó sẽ giúp doanh nghiệp đạt được sự phát triển ổn định và thành công hơn nữa trong tương lai.