OKR và KPI là hai công cụ quản trị hiệu suất đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng để nâng cao hiệu quả làm việc. Tuy cùng hướng đến mục tiêu đo lường và cải thiện hiệu suất, nhưng OKR và KPI lại khác biệt về cách xây dựng, cách đo lường và vai trò trong quản lý. Để hiểu rõ hơn về hai chỉ số này, bạn hãy cùng Bizfly tìm hiểu bài viết bên dưới nhé. 

1. Tổng quan về OKR và KPI

OKR và KPI là hai phương pháp quản trị mục tiêu và hiệu suất quan trọng. Dưới đây là tổng quan về hai chỉ số này để các doanh nghiệp áp dụng một cách hiệu quả. 

1.1 Quản trị mục tiêu OKR

OKR là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Objectives and Key Results, nghĩa là mục tiêu và kết quả then chốt. Đây là phương pháp quản trị mục tiêu hiện đại giúp cá nhân, nhóm và tổ chức xác định rõ ràng điều họ muốn đạt được (mục tiêu) và cách để đo lường mức độ hoàn thành (kết quả then chốt). OKR bao gồm hai thành phần chính:

• Mục tiêu (Objective): Là định hướng chính cần đạt được, mang tính truyền cảm hứng và định hình phương hướng hành động. Mục tiêu phải rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu và có khả năng thúc đẩy tinh thần.
• Kết quả then chốt (Key Results): Là các chỉ số cụ thể dùng để đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu. Các kết quả này phải đo lường được, gắn liền với mục tiêu đề ra, có giới hạn thời gian rõ ràng và mang tính thử thách.

Xem thêm: OKR là gì? Cách quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt

1.2 Quản trị hiệu suất KPI

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, nghĩa là chỉ số đo lường hiệu suất công việc. Đây là công cụ quản lý quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua các chỉ số đo lường hiệu suất​. KPI giúp xác định hiệu quả hoạt động của cá nhân, phòng ban hoặc toàn tổ chức dựa trên các mục tiêu đã được thiết lập trước đó. Trong thực tế, KPI được xây dựng ở nhiều cấp độ:

• Ở cấp độ chiến lược, KPI giúp đo lường tiến độ và kết quả của các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
• Ở cấp độ tác nghiệp hoặc cá nhân, KPI đóng vai trò là thước đo lường hiệu suất cho từng quy trình, vị trí hoặc nhiệm vụ cụ thể.

Tìm hiểu thêm: KPI là gì? Cách xây dựng và triển khai KPI cho doanh nghiệp

2. Sự khác nhau giữa OKR và KPI

Sự khác nhau giữa OKR và KPI nằm ở mục đích sử dụng, cách thiết lập và cách đo lường hiệu quả công việc. Cùng theo dõi bảng so sánh dưới đây:

3. Lợi ích của việc kết hợp OKR và KPI trong doanh nghiệp

OKR và KPI là hai công cụ quản trị hiệu suất đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng song song để nâng cao hiệu quả làm việc và đạt mục tiêu chiến lược. Hãy cùng tìm hiểu về lợi ích của OKR và KPI nhé.

3.1 Tối ưu hóa hiệu suất làm việc

OKR giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu lớn của tổ chức và phát huy tinh thần chủ động, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, KPI cung cấp các chỉ số cụ thể để theo dõi tiến độ, giúp quản lý phát hiện sớm vấn đề và phân bổ nguồn lực hiệu quả. Sự kết hợp này giúp tối ưu hóa hiệu suất từ cả hai góc độ định hướng và thực thi.

3.2 Đánh giá và cải thiện liên tục

KPI cung cấp nền tảng dữ liệu để doanh nghiệp đánh giá hiệu suất một cách định lượng, trong khi OKR khuyến khích việc rà soát và điều chỉnh mục tiêu theo chu kỳ. Khi kết hợp ORK và KPI, doanh nghiệp có thể theo dõi sát sao hiệu quả làm việc, đồng thời duy trì khả năng thích ứng linh hoạt trước thay đổi. Điều này giúp quá trình cải tiến diễn ra liên tục và có định hướng rõ ràng hơn.

Để thiết lập và theo dõi OKR hiệu quả theo từng cá nhân, nhóm và phòng ban, nhiều doanh nghiệp lựa chọn Phần mềm quản lý bán hàng Bizfly – nền tảng giúp quản lý mục tiêu linh hoạt, đo lường kết quả theo thời gian thực và đồng bộ hoá với hiệu suất công việc.
Đăng ký tư vấn trực tiếp

×

4. Hướng dẫn xây dựng OKR và KPI hiệu quả

Xây dựng OKR và KPI hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược rõ ràng và nâng cao hiệu suất làm việc ở mọi phòng ban. Cụ thể như sau:

4.1 Xây dựng OKR

Để triển khai OKR một cách bài bản và tạo ra tác động tích cực cho tổ chức, doanh nghiệp cần tuân theo quy trình sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu lớn nhất cho từng chu kỳ OKR (thường theo quý hoặc năm). Mục tiêu này phải truyền cảm hứng, có định hướng chiến lược và gắn liền với sự phát triển của tổ chức.
• Bước 2: Mỗi mục tiêu chính nên đi kèm 2–5 kết quả then chốt có thể đo lường được. Các kết quả này phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu, được gắn với các chỉ số định lượng cụ thể và có thời hạn rõ ràng. Chúng là cơ sở để theo dõi tiến độ và đánh giá thành công.
• Bước 3: Sau khi xác định được Objective và Key Results, bạn cần xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể như xác định các hành động cần thiết để đạt được từng Key Result và sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Kế hoạch càng rõ ràng thì việc thực thi càng hiệu quả.
• Bước 4: OKR cần được truyền đạt rõ ràng đến từng phòng ban, nhóm và cá nhân liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp phải đảm bảo rằng mỗi người hiểu vai trò của mình trong việc đóng góp vào mục tiêu chung. Đồng thời, bạn cần phân bổ hợp lý trách nhiệm và nguồn lực để hỗ trợ thực hiện OKR hiệu quả.
• Bước 5: Việc theo dõi OKR nên được thực hiện thường xuyên thông qua các buổi check-in hàng tuần hoặc hàng tháng. Trong các buổi này, nhóm sẽ đánh giá tiến độ, điều chỉnh kế hoạch khi cần và hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo mục tiêu được hoàn thành đúng hạn.
• Bước 6: Sau khi chu kỳ OKR kết thúc, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá toàn diện để xác định điều gì đã làm tốt và điều gì cần cải thiện. Đây là bước quan trọng giúp tổ chức học hỏi, rút kinh nghiệm và xây dựng OKR tốt hơn cho các chu kỳ tiếp theo.

Để quản lý đồng thời OKR và KPI một cách hiệu quả, đồng bộ và trực quan theo từng cá nhân, phòng ban, nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng BizCRM – giải pháp linh hoạt hỗ trợ đo lường mục tiêu chiến lược và theo dõi hiệu suất vận hành sát sao.

4.2 Xây dựng KPI

Một trong những phương pháp quản lý ​hiệu suất hiệu quả là xây dựng hệ thống KPI bài bản, phù hợp với từng bộ phận và vị trí công việc. Dưới đây là các bước cơ bản mà bạn có thể tham khảo: 

• Bước 1: Xác định người hoặc bộ phận xây dựng KPI: Doanh nghiệp cần xác định rõ ai sẽ chịu trách nhiệm xây dựng KPI. Thông thường là trưởng bộ phận – người hiểu rõ đặc thù công việc hoặc bộ phận nhân sự phối hợp với chuyên gia chuyên môn. Trường hợp do nhân sự xây dựng cần có sự thẩm định từ bộ phận chuyên môn để đảm bảo tính thực tế.
• Bước 2: Xác định khu vực kết quả then chốt (Key Result Area): Mỗi phòng ban đều có những chức năng và nhiệm vụ riêng. Việc xác định chính xác khu vực kết quả then chốt sẽ giúp hệ thống KPI phản ánh đúng vai trò, trách nhiệm cốt lõi của từng bộ phận.
• Bước 3: Xác định chức danh và trách nhiệm chính: Người xây dựng KPI cần làm rõ trách nhiệm cụ thể của từng vị trí. Những nhiệm vụ chính này sẽ là cơ sở để xây dựng các chỉ số đánh giá phù hợp và khả thi.
• Bước 4: Xác định chỉ số đo lường hiệu suất (KPI): Dựa trên nhiệm vụ và trách nhiệm, bạn hãy thiết lập các chỉ số KPI cho toàn bộ phòng ban và từng vị trí cụ thể. Các chỉ số phải đảm bảo tính SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Thực tế, Có thời hạn) và có nguồn dữ liệu rõ ràng để theo dõi.
• Bước 5: Xác định thang điểm đánh giá: Doanh nghiệp cần thiết lập thang điểm (ví dụ từ 1 đến 5) để phản ánh mức độ hoàn thành công việc theo từng chỉ số KPI.
• Bước 6: Đo lường, tổng kết và điều chỉnh: Sau mỗi kỳ đánh giá, doanh nghiệp cần đo lường kết quả, đối chiếu với thang điểm và gắn kết với cơ chế đãi ngộ phù hợp. Dựa trên kết quả này, bạn có thể điều chỉnh KPI cho kỳ tiếp theo để phù hợp với chiến lược quản trị doanh nghiệp​.

5. Ví dụ thực tiễn về áp dụng OKR và KPI

Phương pháp quản lý bằng OKR và KPI đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Dưới đây là một số ví dụ thực tiễn cho thấy sự hiệu quả khi triển khai hai công cụ này trong môi trường kinh doanh hiện đại.

5.1 Ví dụ về OKR

Để hiểu rõ hơn về cách triển khai phương pháp quản lý OKR trong thực tế, dưới đây là ba ví dụ cụ thể mà bạn có thể tham khảo:

• Ở cấp độ công ty, mục tiêu tổng thể có thể là “Tạo trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng”. Để đạt được điều đó, các kết quả then chốt được đặt ra bao gồm: đạt chỉ số hài lòng khách hàng (NPS) trung bình 9/10, tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 98% và đưa 2 sản phẩm mới ra thị trường trong chu kỳ OKR. Đây là các chỉ số phản ánh trực tiếp sự hài lòng và sự trung thành của khách hàng, đồng thời khuyến khích đổi mới sản phẩm.
• Với OKR của CEO, trọng tâm có thể hướng đến việc “Củng cố văn hóa doanh nghiệp”. Những kết quả cụ thể cần đạt được gồm: triển khai hệ thống phản hồi hai chiều thông qua khảo sát hàng tháng, duy trì điểm hài lòng nhân viên ở mức trung bình từ 8 trở lên. Mục tiêu này giúp đảm bảo sự gắn kết nội bộ và xây dựng môi trường làm việc tích cực.
• Ở phòng Marketing, mục tiêu đặt ra có thể là “Nâng cao hiệu quả hệ thống marketing”. Các kết quả then chốt đi kèm gồm: tăng thêm 100 khách hàng tiềm năng so với năm trước mà không tăng ngân sách, triển khai hệ thống tự động hóa marketing thông minh trong quý I và mở rộng thêm 2 kênh marketing mới trong cùng quý. Những kết quả này hướng đến việc tối ưu hóa chi phí, tăng trưởng khách hàng và mở rộng thị trường.

5.2 Ví dụ về KPI

Để đo lường hiệu suất làm việc và đánh giá nhân viên một cách cụ thể, các doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống KPI. Dưới đây là một số ví dụ minh họa:

• KPI phòng Marketing
  • Tỷ lệ chuyển đổi trên website (%)
  • Số lượng khách hàng tiềm năng đủ điều kiện marketing (MQLs)
  • Chi phí marketing trên mỗi khách hàng tiềm năng (Cost per Lead)
• KPI phòng Kinh doanh (Sales)
  • Giá trị đơn hàng trung bình (Average Order Value)
  • Số lượng khách hàng mới đến từ kênh inbound (New Inbound Leads)
  • Tỷ lệ chốt đơn hàng thành công (%)
• KPI phòng Tài chính (Finance)
  • Biên lợi nhuận ròng (Net Profit Margin)
  • Tỷ lệ chi phí vận hành so với doanh thu (Operating Expense Ratio)
  • Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu (Debt-to-Equity Ratio)
• KPI bộ phận Chăm sóc khách hàng (Customer Service)
  • Thời gian phản hồi trung bình (Average Response Time)
  • Tỷ lệ giải quyết khiếu nại trong lần đầu (%)
  • Mức độ hài lòng của khách hàng (Customer Satisfaction Score – CSAT)
  • Điểm số đánh giá khách hàng trung thành (Net Promoter Score – NPS)
  • Số lượng yêu cầu hỗ trợ được xử lý hàng ngày

6. Các câu hỏi thường gặp về OKR và KPI

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc áp dụng các công cụ quản trị hiệu suất như OKR và KPI ngày càng phổ biến nhằm nâng cao hiệu quả và gắn kết mục tiêu cá nhân với chiến lược tổ chức. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp giúp bạn hiểu rõ hơn về OKR và KPI trong thực tiễn doanh nghiệp.

6.1 Doanh nghiệp nên sử dụng OKR hay KPI?

Cả OKR và KPI đều rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục tiêu chiến lược, giai đoạn phát triển và đặc điểm tổ chức mà bạn sẽ lựa chọn chỉ số đánh giá sao cho phù hợp. Nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn khởi nghiệp, tăng trưởng nhanh hoặc cần thúc đẩy đổi mới sáng tạo, thì OKR là lựa chọn phù hợp vì giúp tập trung nguồn lực vào các mục tiêu mang tính đột phá và linh hoạt trong điều chỉnh. 

Ngược lại, đối với các doanh nghiệp lớn, đã hoạt động ổn định và cần kiểm soát chặt chẽ hiệu suất vận hành, KPI là công cụ hiệu quả để theo dõi các chỉ tiêu định lượng và đưa ra quyết định chính xác. 

6.2 Có thể kết hợp cả OKR và KPI không?

Có, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kết hợp cả OKR và KPI để quản trị hiệu quả hơn. Khi được áp dụng đúng cách, OKR và KPI sẽ không mâu thuẫn mà bổ trợ lẫn nhau. Cụ thể, OKR dẫn dắt "điều gì là quan trọng nhất", còn KPI đo lường "mức độ đạt được mục tiêu đó ra sao". Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa có thể kiểm soát hiệu quả công việc hàng ngày, vừa duy trì sự linh hoạt và sáng tạo để phát triển bền vững.

6.3 OKR có thể thay thế KPI không?

OKR không thể hoàn toàn thay thế KPI, vì hai công cụ này phục vụ những mục đích khác nhau trong quản trị. OKR tập trung vào việc định hướng và thúc đẩy các mục tiêu mang tính thách thức, đổi mới, còn KPI lại chuyên dùng để đo lường hiệu suất cụ thể. 

6.4 Làm thế nào để đảm bảo OKR và KPI hoạt động hiệu quả?

Để đảm bảo OKR và KPI hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ mối liên kết giữa mục tiêu chiến lược và các chỉ số hiệu suất, đảm bảo các key results được xây dựng từ KPI phù hợp. Đồng thời, bạn cần theo dõi thường xuyên, đánh giá định kỳ và điều chỉnh linh hoạt để cả hai công cụ phát huy đúng vai trò: 

Kết luận

OKR và KPI không chỉ là những công cụ quản trị hiệu suất riêng lẻ, mà khi được kết hợp đúng cách, chúng sẽ tạo nên một hệ thống quản lý toàn diện giúp doanh nghiệp vừa định hướng chiến lược dài hạn, vừa kiểm soát hiệu quả hoạt động ngắn hạn. Bizfly hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn kết hợp hai chỉ số này một cách hợp lý nhé.