Trong quản trị doanh nghiệp, KPI đóng vai trò quan trọng trong quá trình đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân. Đây được xem là cách chính xác nhất để có thể lượng hóa các chỉ tiêu đo lường, đồng thời cũng là phương pháp được các doanh nghiệp ưa chuộng hàng đầu để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Trong bài viết này, Bizfly sẽ cùng bạn tìm hiểu KPI là gì, cách xây dựng, triển khai, đánh giá KPI cho doanh nghiệp như thế nào, và một số mẫu triển khai KPI tối ưu cho doanh nghiệp. Cùng theo dõi ngay dưới đây!

KPI là gì?

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả công việc. KPI có thể đo lường và định lượng, được sử dụng để theo dõi tiến độ hướng tới một mục tiêu và đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu công việc cụ thể của một bộ phận trong một công ty hoặc đánh giá sự vận hành của cả công ty.

KPI cung cấp cho các cá nhân, nhóm, phòng ban các mục tiêu để hướng tới, các mốc quan trọng để đánh giá tiến độ  công việc và thông tin chi tiết, giúp hướng dẫn việc ra quyết định trong toàn tổ chức. Bằng cách giám sát KPI, các doanh nghiệp, tổ chức có thể xác định điểm mạnh và điểm yếu, đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa hiệu suất công việc.

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc

Ví dụ về KPI

Nói một cách đơn giản, các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc sẽ là mục tiêu ngắn hạn mà bạn cần đạt được. Lấy ví dụ bạn sở hữu một quầy bán cà phê, và để có lãi trong tháng này, bạn phải bán được 1000 ly cà phê.

Vì vậy, bạn sẽ đặt KPI của mình: Bán 1000 ly cà phê trong tháng này. Cho dù bạn bán được 250 ly cà phê 1 tuần, hay là bạn bán hết 1000 ly cà phê chỉ trong 5 ngày đầu tiên, thì KPI của bạn vẫn là đạt được mốc 1000 đó. Giả sử sang tuần thứ 2, bạn đã bán được 550 ly cà phê, bạn có thể xem xét KPI ban đầu và biết rằng bạn đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình.

Với quy mô các doanh nghiệp, KPI có thể được đặt ra ở cấp cao hoặc đi sâu vào một bộ phận hoặc cá nhân cụ thể. KPI cấp cao thường sẽ đánh giá toàn bộ hiệu suất của doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như đạt 50 tỷ đồng doanh thu định kỳ hàng năm trong năm tài chính này. Còn khi bạn đi sâu vào các quy trình dành riêng cho các bộ phận, nhóm hoặc cá nhân, thì đó là những KPI cấp thấp.

Lợi ích của việc triển khai KPI

Việc triển khai KPI mang lại nhiều lợi ích to lớn không những giúp gia tăng hiệu suất công việc, tăng hiệu quả quản lý, mà còn mang lại nhiều lợi ích đối với văn hóa doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là những lợi ích mà KPI mang lại cho doanh nghiệp:

1. Tăng sự gắn kết của nhân viên

Sự gắn kết của nhân viên có ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu và lợi nhuận của công ty, là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang đau đầu. Tuy nhiên, KPI có thể giúp ích cho bạn. Như bạn đã biết, KPI giúp thống nhất nhân viên làm việc cùng hướng tới một mục tiêu chung. Các chỉ số này, cho dù đặt ra cho cá nhân hay tổ chức, đều sẽ là một cơ chế hữu ích để đo lường hiệu suất, và có liên quan trực tiếp đến sự gắn kết của nhân viên.

Trên thực tế, các tổ chức có lực lượng lao động gắn kết sẽ thấy rằng mức độ tương tác của khách hàng cao hơn, năng suất và lợi nhuận cao hơn khoảng 20%. Mặt khác, với những nhân viên không gắn kết cũng thường đưa ra những vấn đề giống nhau như: giao tiếp kém về chiến lược giữa cấp quản lý và từng cá nhân. Do đó, việc triển khai KPI là cần thiết, giúp giải quyết vấn đề này.

KPI giúp thống nhất nhân viên làm việc cùng hướng tới một mục tiêu chung, từ đó gia tăng sự gắn kết của nhân viên

2. Kết nối mục tiêu và văn hóa doanh nghiệp

KPI của bạn phải được kết nối với sứ mệnh của tổ chức của bạn. “Kiếm tiền” không phải là một sứ mệnh và cũng không phải là thứ mà nhân viên sẽ kết nối với nhau sâu hơn. Mục đích của bạn nên là khuyến khích nhân viên đến làm việc với một cảm giác hào hứng mỗi ngày. Do đó, nên có một liên kết trực tiếp giữa nhiệm vụ và KPI của bạn để nhân viên cảm thấy như công việc của họ có mục đích.

Bên cạnh đó, việc đảm bảo KPI của bạn hướng tới mục tiêu cuối cùng, sẽ giúp nhân viên loại bỏ sự mơ hồ, hiểu rõ cách thức và lý do họ đang nỗ lực hướng tới mục tiêu đó.

3. Mọi người sẽ chịu trách nhiệm về hiệu suất công việc

Thông thường, việc quản lý hiệu suất công việc cá nhân bao gồm thiết lập mục tiêu, đo lường hiệu suất và quản lý các hoạt động liên quan. Do đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kết hợp KPI vào quản lý hiệu suất.

KPI hiệu suất sẽ giúp nhân viên đo lường tác động của họ cùng các công việc hàng ngày của họ, là nền tảng thể hiện vai trò của họ, đóng góp vào sự thành công trong mục tiêu lớn hơn của tổ chức. KPI giúp mọi người đi theo cùng một hướng, khiến mọi nhân viên trở thành những người đóng góp cho thành công của doanh nghiệp.

KPI cho nhân viên nhìn nhận được vai trò của họ trong sự thành công của doanh nghiệp

4. Giúp hoạch định lại chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Tương tự với việc đánh giá năng lực nhân viên, các chỉ số KPI có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc hoạch định lại chiến lược kinh doanh. Các chiến lược đưa ra sẽ mang lại hiệu quả cao khi các chỉ số KPI cho chiến lược được đo lường chi tiết.

Các loại KPI

Có nhiều loại KPI khác nhau mà bạn có thể sử dụng để đo lường hiệu suất của doanh nghiệp mình. Bạn nên xem xét 5 loại KPI sau để áp dụng phù hợp.

KPI bán hàng

KPI bán hàng được sử dụng để theo dõi hiệu suất bán hàng của doanh nghiệp. Nó có thể bao gồm các số liệu như doanh thu, chi phí thu hút khách hàng, giá trị mua hàng trung bình, tỷ lệ duy trì/rời bỏ,vv... Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá chất lượng của cả quy trình bán hàng, kinh doanh tổng thể.

KPI marketing

KPI marketing/tiếp thị thường tập trung vào việc đánh giá hiệu quả các chiến dịch marketing của doanh nghiệp. Chúng có thể bao gồm các số liệu như lượng khách truy cập trang web/app, tỷ lệ chuyển đổi, mức độ tương tác trên mạng xã hội,vv... Những thông tin thu thập được từ KPI marketing thường được kết hợp với những thông tin thu thập được từ hoạt động bán hàng.

KPI marketing tập trung vào đánh giá hiệu quả các chiến dịch markting của doanh nghiệp

KPI tài chính

KPI tài chính tập trung vào các số liệu tài chính như tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận, lợi tức đầu tư (ROI) và dòng tiền. KPI tài chính cung cấp thông tin chuyên sâu về tình hình tài chính và sự ổn định của doanh nghiệp.

KPI hoạt động

KPI hoạt động đo lường hiệu quả của các hoạt động và quy trình hoạt động của doanh nghiệp. KPI hoạt động bao gồm các số liệu liên quan đến sản lượng sản xuất, kiểm soát chất lượng và quản lý hàng tồn kho,...

KPI khách hàng

KPI khách hàng tập trung vào việc đo lường thành công của doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu, mong muốn và sở thích của khách hàng. Một số ví dụ về KPI khách hàng bao gồm tỷ lệ giữ chân khách hàng, giá trị vòng đời trung bình của khách hàng và chỉ số hài lòng của khách hàng,...

Xây dựng chỉ số KPI tốt cần lưu ý điều gì?

Để có thể triển khai KPI một cách tốt nhất cho doanh nghiệp, điều quan trọng là phải xác định KPI phù hợp. Dưới đây là một số lời khuyên mà Bizfly dành cho bạn:

Phù hợp với doanh nghiệp

KPI phải phù hợp với chiến lược và kết quả kinh doanh tổng thể của bạn.

Ví dụ: Doanh nghiệp bạn có mục tiêu tăng doanh thu định kỳ hàng tháng (MRR) lên 20% vào cuối năm (KPI cấp cao). Nếu bạn thuộc bộ phận bán hàng, KPI của bạn có thể đặt ra là tăng 50% khách hàng tiềm năng trong nước vào cuối Quý 3 (KPI cấp thấp). Như vậy, chỉ số KPI của bạn có đóng góp vào mục tiêu kinh doanh tổng thể vì khách hàng tiềm năng mới = tiềm năng doanh thu.

Có thể thực hiện được

KPI phải có thể thực hiện được. Khi bạn đã đặt KPI của mình, bạn cần phác thảo các bước bạn sẽ thực hiện để đạt được nó và các chỉ số bạn sẽ đo lường trong suốt quá trình thực hiện. KPI sẽ không có ích gì nếu bạn không có cách nào để thực hiện nó.

Ví dụ: Nếu mục tiêu của bạn là tăng khách hàng tiềm năng trong nước, thì bạn nên có sẵn kế hoạch để thực hiện điều đó. Chẳng hạn như chuyển nhiều khách hàng tiềm năng hơn từ giai đoạn MQL sang SQL. Các bước có thể hành động sẽ giúp bạn đạt được thành công trong việc đạt được các KPI của mình.

Xây dựng KPI cần dựa trên tính khả thi, tức là phải có khả năng thực hiện được

Thực tế

KPI nên thực tế, tốt là nên bắt đầu từ những mục tiêu nhỏ. Các KPI lớn, cao cả mặc dù chúng có vẻ đẹp trên giấy tờ nhưng có thể không mang lại lợi ích gì cho bạn hoặc đội nhóm của bạn nếu chúng không khả thi ngay từ đầu.

Có thể đo lường được

KPI phải có thể đo lường được.

Khi bạn đặt KPI, hãy tự hỏi: Bạn cố gắng đạt được điều gì? Kết quả cuối cùng mong muốn là gì? Timeline như thế nào? Tôi sẽ đo lường KPI của mình như thế nào?

Các công cụ phân tích là cách tuyệt vời để theo dõi tiến độ của bạn so với KPI. Bằng cách này, bạn có thể xây dựng số liệu (ví dụ như khách hàng tiềm năng) và dễ dàng cũng như nhanh chóng thấy được tiến trình của mình trong việc trực quan hóa dữ liệu (đồng thời chia sẻ nó với những người khác trong nhóm của bạn hoặc trong toàn doanh nghiệp).

Cách xây dựng KPI tốt nhất

Xác định KPI của bạn

KPI có thể nhầm lẫn với số liệu kinh doanh. Do đó, KPI nên liên quan đến một kết quả kinh doanh cụ thể cùng việc đo lường hiệu suất. 

Hãy xem một ví dụ về cách đặt KPI. Xem xét mục tiêu kinh doanh của bạn là tăng doanh thu định kỳ hàng tháng như thế nào để đội nhóm của bạn đặt KPI tăng trưởng doanh số. Dưới đây là cách bạn có thể xác định KPI cho điều đó:

Áp dụng nguyên tắc SMART

Nguyên tắc SMART đề cập đến 5 yêu cầu khi triển khai KPI của bạn. Đó là: S - Specific (cụ thể),  M - Measurable (đo lường),  A - Achievable (khả thi),  R - Relevant (liên quan) và  T - Time-bound (giới hạn thời gian). Bạn hãy chia nhỏ thành 5 câu hỏi cụ thể mà bạn cần trả lời:

• Mục tiêu của bạn có cụ thể không? KPI nên có trọng tâm rõ ràng. Nó sẽ giải quyết trực tiếp một khía cạnh cụ thể trong hoạt động của bạn. Ví dụ như: doanh số bán hàng, sự hài lòng của khách hàng hoặc lưu lượng truy cập trang web/app,...
• Bạn có thể đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu của mình không? KPI phải được định lượng, đo lường bằng cách sử dụng dữ liệu khách quan, chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm.
• Là mục tiêu thực tế có khả thi không? KPI phải là một tham số mà bạn biết rằng bạn có thể phấn đấu một cách thực tế trong một khung thời gian nhất định. Đừng đặt ra những con số xa vời, không thể đạt được.
• Mục tiêu có liên quan đến tổ chức của bạn như thế nào? KPI phải phù hợp trực tiếp với các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp bạn và phản ánh một lĩnh vực quan trọng đối với thành công của bạn.
• Giới hạn thời gian để đạt được mục tiêu này là bao lâu? Đó là cho tháng, quý hay năm? Giới hạn thời gian cho KPI giúp bạn so sánh giữa các giai đoạn, cho phép bạn theo dõi hiệu suất và sự phát triển của doanh nghiệp.

Thêm nữa, KPI không nên được thực hiện một lần, bạn liên tục đánh giá chúng để đảm bảo chúng có thể đạt được và đi đúng hướng.

Áp dụng quy trình BSC

Bạn có thể áp dụng quy trình BSC vào quá trình xây dựng và triển khai KPI, các tiêu chí BSC áp dụng cho KPI bao gồm:

• Cơ cấu tổ chức phải được chuẩn hoá.
• Định hướng chiến lược phải được thống nhất.
• Tiến hành thiết lập bản đồ chiến lược.
• Xây dựng hệ thống chỉ tiêu cho công ty và phân bổ chỉ tiêu cho các bộ phận.
• Xây dựng hệ thống chỉ tiêu cho bộ phận và phân bổ chỉ tiêu cho các vị trí.
• Viết các quy chế đánh giá.
• Hướng dẫn triển khai.

Một số mẫu KPI cho nhân viên, bộ phận trong doanh nghiệp

Dưới đây là một số mẫu KPI cho nhân viên và các bộ phận mà doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng vào mô hình của công ty mình:

• KPI cho bộ phận kinh doanh
• KPI cho nhân viên kinh doanh
• KPI cho nhân viên chăm sóc khách hàng
• KPI cho nhân viên kỹ thuật
• KPI cho phòng kế toán
• KPI cho nhân viên thiết kế - designer
• KPI cho Marketing
• KPI tuyển dụng

Qua bài viết trên, Bizfly đã giúp bạn có thể hiểu rõ hơn KPI là gì và cách xây dựng, triển khai, đánh giá KPI tối ưu cho doanh nghiệp. Hi vọng, với những kiến thức mà Bizfly chia sẻ, bạn có thể áp dụng tốt nhất cho doanh nghiệp của mình, giúp phát triển doanh nghiệp và tăng trưởng doanh thu.