CSF là gì? Vì sao nên kết hợp CSF và KPI trong quản trị doanh nghiệp?

CSF là một nhân tố quan trọng thường được áp dụng ngay khi doanh nghiệp hay tổ chức đang gặp hỗn loạn trong các mục tiêu, dự án và chiến lược khiến các nhà lãnh đạo quên mất sự ưu tiên hàng đầu của mình. Và nếu bỏ qua CFS khi doanh nghiệp chưa nắm được các nhân tố thành công trong dự án của mình, họ có thể sẽ không tập trung và làm những công việc không thể thúc đẩy tiến độ dự án.

Vậy, CSF là gì? Lời giải đáp cho câu hỏi này sẽ được Bizfly chia sẻ trong bài sau đồng thời giúp bạn hiểu hơn tầm quan trọng của việc kết hợp CSF và KPI. 

CSF là gì? 

CSF (Critical Success Factors) hay yếu tố thành công then chốt là một thuật ngữ quản lý được đo bằng một hay nhiều chỉ số KPI vô cùng phổ biến hiện nay. Nó được đánh giá là một thành phần hay một yếu tố cực quan trọng và cần thiết để một dự án hay một tổ chức có thể hoàn thành tốt nhất mục tiêu cuối cùng của mình.

Khái niệm CSF là gì? 

Do đó, CSF chính là hành động hay nhân tố chủ chốt có khả năng đảm bảo được sự thành công cho dự án của một doanh nghiệp hay một tổ chức. Nếu doanh nghiệp thất bại trong việc xác định các yếu tố CSF của mình, họ có thể gặp phải những nguy cơ dẫn đến sai lầm nghiêm trọng.

Phân loại CSF 

Để có thể hiểu một cách đầy đủ hơn nữa CSF là gì, bạn có thể tìm hiểu thêm về các loại CSF dưới đây:

• CSF ngành: Đây là đặc trưng cơ bản của ngành công nghiệp mà doanh nghiệp đang hoạt động. Các đặc trưng này là điều tối thiểu mà doanh nghiệp bạn phải duy trì để có thể đảm bảo khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường.
• CSF môi trường: Đây là kết quả của những tác động đến tổ chức của bạn từ môi trường vĩ mô.
• CSF chiến lược: Đây là những chiến lược cạnh tranh cụ thể mà các doanh nghiệp lựa chọn để hướng tới. Đó có thể là các chiến lược STP như khách hàng mục tiêu, phân khúc khách hàng, chiến lược giá, định vị thương hiệu,...
• CSF giai đoạn: Là những thay đổi và sự tăng trưởng nội bộ của doanh nghiệp, và những thay đổi này sẽ chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian ngắn.

Vì sao doanh nghiệp lại sử dụng CSF? 

Hiểu rõ CSF là gì đồng thời nhận thức, đo lường và giao tiếp với CSF một cách hiệu quả, đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp nhận được một số lợi ích sâu sắc có thể thấy được như là:

Vì sao doanh nghiệp lại sử dụng CSF? 

• Loại bỏ các chỉ số đo lường không có khả năng tác động trực tiếp hay không liên quan đến sự thành công của doanh nghiệp để giúp nguồn lực và chi phí được tối ưu hiệu quả.
• Giúp các nhân viên hiểu rõ được các mục tiêu cần thiết phải ưu tiên và điều chỉnh từng hành vi trong các công việc hàng ngày để đảm bảo công việc đó nhất quán với các mục tiêu của tổ chức.
• Ứng dụng CSF sẽ giúp quy trình làm việc của các nhân viên trong doanh nghiệp được tối ưu hoá. Điều này sẽ giúp cho các cuộc họp, báo cáo hay nhiệm vụ sẽ trở nên tinh giản hơn bởi những vấn đề không quan trọng hoặc không liên quan đến mục tiêu sẽ được loại bỏ.

So sánh sự khác nhau giữa CSF và KPI 

Nhiều người khi tìm hiểu CSF là gì thường có sự nhầm lẫn lớn với một thuật ngữ khác có tên là KPI. Tuy nhiên, thực tế, mặc dù có sự liên kết và phụ thuộc lẫn nhau nhưng đây là hai thuật ngữ khác biệt và tồn tại nhiều điểm khác nhau có thể thấy:

• CSF thường cập nhật đến những nguyên nhân có thể dẫn đến thành công hay những hành động mà bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra. Thông thường, các doanh nghiệp thuộc cùng một lĩnh vực sẽ có tập hợp CSF tương tự nhau như tăng doanh số, cải thiện sự hài lòng cho khách hàng, tăng dòng tiền, tuyển dụng người có kỹ năng phù hợp,...
• KPI là kết quả hành động đạt được của doanh nghiệp tức là các chỉ số đo lường có thể đánh giá được các mục tiêu được đề ra đã hoàn thành thành công hay là chưa. Giữa các doanh nghiệp khác nhau sẽ có từng chỉ số KPI khác nhau tuỳ thuộc vào các ưu tiên và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Chỉ số KPI thường định lượng và chi tiết hơn CSF.

Vì sao doanh nghiệp nên kết hợp CSF và KPI? 

Nhiều doanh nghiệp khi tìm hiểu CSF là gì thường được khuyến khích kết hợp CSF và KPI bởi một số lý do sau:

Vì sao doanh nghiệp nên kết hợp CSF và KPI? 

• Doanh nghiệp sẽ thiếu năng lực cải tiến nếu doanh nghiệp áp dụng CSF nhưng thiếu KPI: Tương đương với việc quản lý cân nặng, bạn sẽ không thể tiến hành giảm cân nếu không đứng lên cân và kiểm soát cân nặng của mình theo định kỳ. Do đó, nếu bạn chỉ áp dụng và thực thi các CSF mà bỏ qua việc gắn chúng với KPI đo lường hiệu quả thì chắc chắn bạn sẽ không thể xác định được mức độ hoàn thành tốt công việc của mình đang ở đâu trong quy trình. Điều này sẽ khiến CSF mất đi tính hiệu quả.
• Doanh nghiệp sẽ thiếu cạnh tranh nếu áp dụng KPI nhưng bỏ qua CSF: Đây được xem là trường hợp phổ biến xuất hiện tại nhiều doanh nghiệp. Bởi khi bạn xác lập KPI mà chưa xác định được các CSF quyết định lợi thế cạnh tranh thì chắc chắn doanh nghiệp sẽ không thể thu hút và giữ chân khách hàng hiệu quả cho dù đã hoàn thành đủ các chỉ tiêu KPI theo tháng, theo quý hoặc theo năm. 

Từ những điều trên cho thấy, doanh nghiệp cần biết cách sử dụng và kết hợp KPI với các ưu tiên chiến lược CSF để đảm bảo hiệu quả cao nhất cho kế hoạch hoàn thành mục tiêu của mình.

Với những chia sẻ chi tiết của Bizfly trong bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ CSF là gì cũng như lợi ích của nhân tố then chốt CSF. Qua đó tập trung hoàn thành được các mục tiêu chiến lược và đảm bảo tính thành công cao nhất cho dự án của mình.

>> Xem thêm: Hướng dẫn chuyển đổi từ kpi sang okr hiệu quả cho doanh nghiệp