Hướng dẫn quản lý công việc bằng Google hiệu quả, tiết kiệm

Quản lý công việc là một trong những bài toán quan trọng mà cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm. Nếu làm tốt hoạt động này, hiệu suất làm việc sẽ được gia tăng từ đó đem lại giá trị cao cho tổ chức.

Hiện nay, với sự phát sự của công nghệ 4.0 thì việc quản lý công việc bằng Google được nhiều người đánh giá cao bởi tính tiện lợi và hiệu quả. Cùng Bizfly tìm hiểu nội dung này tại đây.

Một số cách quản lý công việc bằng các công cụ của Google

Cách quản lý công việc bằng Google Calendar

Nằm trong nhóm các công cụ được sử dụng nhiều nhất hiện nay, Google Calendar là một trong những phần mềm có cơ chế hoạt động đa nền tảng giúp người dùng lên kế hoạch, quản lý và tạo nhắc nhở một cách vô cùng chính xác trên màn hình máy tính, điện thoại.

Khác với việc quản lý công việc bằng excel, ưu điểm nổi bật của công cụ Google Calendar đó chính là giao diện thân thiện, đơn giản và thuận tiện cho người mới sử dụng. Google Calendar có thể đồng bộ bên trong Gmail vì vậy bất kỳ ai có tài khoản Gmail đều có thể sử dụng công cụ này để quản lý công việc. 

Một số cách quản lý công việc bằng các công cụ của Google

Điểm trừ duy nhất của công cụ này đó chính là thiếu sự linh hoạt trong việc chuyển đổi trạng thái hoạt động của từng công việc. Theo đánh giá của chuyên gia thì Google Calendar sẽ phù hợp với đối tượng hoạt động công việc cá nhân.

Cách quản lý công việc bằng Google Sheet

Google Sheet là một công cụ quản lý công việc bằng Google rất quen thuộc với hầu hết mọi người hiện nay, đặc biệt là dân văn phòng. Ứng dụng này giúp người dùng quản lý các hoạt động công việc hàng ngày, quản lý khách hàng hay dữ liệu dự án một cách dễ dàng bằng hệ thống biểu đồ trực quan.

Ngoài ra, công cụ này còn cho phép người dùng chia sẻ thông tin hay quyền truy cập đến cho một người hay nhóm người cụ thể và dễ dàng thay đổi quyền riêng tư, quyền chỉnh sửa trang tính. Đặc biệt, Google sheet hoàn toàn miễn phí và là một workplace online vô cùng hiệu quả. 

Đọc thêm: 7 cách các nhà quản trị phân công công việc phù hợp với nhân viên

Đồng bộ hóa tập tin với Google Drive

Quản lý công việc với Google Drive cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ tập tin với người khác một cách vô cùng đơn giản. Kết nối đồng bộ với Google Docs, Google Sheet hay Google Slides và lưu trữ tài liệu, hình ảnh từ máy tính với 15Gb miễn phí trên một tài khoản. Nếu như bạn muốn nâng cấp kho dữ liệu lưu trữ có thể mua gói dung lượng hàng tháng.

Đồng bộ hóa tập tin với Google Drive

Thu thập thông tin công việc bằng Google Form

Với Google Form, người dùng có thể tạo các bảng biểu, mẫu khảo sát trực tuyến nhằm mục đích thu thập thông tin, ý kiến từ khách hàng, nhân viên hay người tiêu dùng…Kết quả sẽ được tự động kết nối và cập nhật vào Google Sheet để tiện theo dõi và kiểm soát thông tin thu thập.

Chia sẻ dữ liệu công việc nhanh chóng với Google Doc, Google Slides

Nhắc đến các công cụ giúp chia sẻ dữ liệu công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả không thể không nhắc đến bộ công cụ Google Doc và Google Slides. Đây là hai công cụ tuyệt vời để nhằm mục đích tạo văn bản và các bản trình chiếu.

Với Google Doc, người dùng tạo và chỉnh sửa các đoạn văn bản, nội dung một cách trực tiếp. Còn Google Slides giúp người dùng triển khai đa dạng nội dung với các chủ đề, hình ảnh, video trực quan sinh động.

Điều nổi bật ở các công cụ này đó chính là hệ thống lưu tự động và hoạt động ngoại tuyến. Điều giúp cho người dùng có thể an tâm sử dụng, không bị mất dữ liệu khi gặp sự cố về hệ thống internet.

Hướng dẫn cách quản lý công việc với Google Sheet

Ngoài các phần mềm quản lý công việc tối ưu trên các nền tảng hệ điều hành android và ios thì Google Sheet là một trong những công cụ nằm trong hệ sinh thái của Google giúp người dùng tạo và thiết lập các bảng tính. Mục đích là nhằm theo dõi và lập kế hoạch quản lý công việc dễ dàng và hiệu quả.

Hướng dẫn cách quản lý công việc với Google Sheet

Chức năng của Google Sheet giống hệt với phần mềm Microsoft Excel với hàng trăm chức năng sắp xếp tác vụ và tính toán theo từng mức độ từ thấp đến cao. Đặc biệt, công cụ này cho phép người dùng chia sẻ tài liệu, thông tin với người khác dễ dàng nhờ hệ thống làm việc trực tuyến.

Các tính năng nổi bật trong quản lý công việc của Google Sheet

Sau đây là các tính năng nổi bật trong hoạt động quản lý công việc bằng Google Sheet mang lại:

• Tạo bảng tính online: Chỉ cần kết nối mạng internet, người dùng có thể tạo và chỉnh sửa các bảng tính một cách dễ dàng tại bất kỳ nơi đâu. Công cụ này còn tích hợp trên nhiều nền tảng và thiết bị giúp thuận tiện hơn trong việc sử dụng.
• Lưu trữ tài liệu tự động: Toàn bộ thông tin dữ liệu từ Google sheet sẽ được lưu trữ một cách tự động trên nền tảng điện toán đám mây Google Drive. Người dùng không lo tình trạng bị mất thông tin khi gặp sự cố.
• Thực hiện các tác vụ phức tạp: Với Google Sheet, người dùng có thể thực hiện rất nhiều các hàm số tính toán, macro, tập lệnh phức tạp. Đặc biệt, số liệu được hiển thị theo nhiều phương thức khác nhau từ bảng biểu cho đến sơ đồ giúp đánh giá công việc một cách trực quan nhất. 
• Khả năng làm việc nhóm hiệu quả: Thay vì phải gửi file Excel qua Mail như trước kia thì người dùng có thể chia sẻ tệp tài liệu cho người khác hay một nhóm người chỉ với một đường link mời cộng tác trực tuyến. Mọi người hoàn toàn có thể thao tác trực tiếp trên cùng một bảng tính và dữ liệu được tự động lưu giữ theo thời gian thực.

Cách công cụ Google Sheet quản lý công việc

Để quản lý công việc bằng Google sheet, đầu tiên hãy tạo lập một bảng tính cho dự án và phân chia công việc một cách cụ thể. Tiếp theo, người dùng sẽ tạo các trường thông tin như mô tả công việc, người thực hiện, deadline hoàn thành, trạng thái công việc và nhận xét. Người dùng hoàn toàn có thể đánh dấu các công việc quan trọng hay thông tin cần lưu ý bằng hệ thống bảng màu đa dạng hay ký hiệu trực quan.

Cách công cụ Google Sheet quản lý công việc

Tiếp theo, chia sẻ bảng tính đến cho những người khác trong dự án để có thể chỉnh sửa, thêm thông tin hay nội dung cần thiết. Nếu không muốn các thành viên chỉnh sửa một đoạn nội dung quan trọng, hãy sử dụng tính năng khóa nội dung trên thanh công cụ.

Ngoài ra, để đơn giản hóa việc chia sẻ và chỉnh sửa thông tin trong nhóm, người dùng có thể lên danh sách email các thành viên tham gia và thiết lập quyền quy cập nội dung cho từng người. Nếu bạn muốn xóa ai đó khỏi nhóm thì họ sẽ không thể quy cập hay chỉnh sửa nội dung trên bảng tính nữa.

Với hệ sinh thái đa nền tảng, các công cụ của Google mang đến cho người dùng phương pháp quản lý công việc một cách vô cùng hiệu quả và tiện ích. Đặc biệt với công cụ Google sheet, việc theo dõi và đánh giá tiến độ dự án của doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

Có thể bạn sẽ quan tâm: Top 12 phần mềm quản lý công việc miễn phí, trả phí tổt nhất