7 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả hàng ngày giúp đạt kết quả tốt

Trong cuộc sống hiện đại, hầu hết chúng ta thường bị đắm chìm vào trong guồng quay của công việc và không thể cân đối được thời gian để nghỉ ngơi hay chăm sóc bản thân mình. Nếu không biết phân bổ và quản lý công việc một cách hiệu quả, con người rất khó để có thể thoát ra khỏi áp lực công việc từ đó dẫn đến kiệt sức.

Vậy làm thế nào để sắp xếp và phân bổ công việc một cách tối ưu? Cùng Bizfly tìm hiểu bộ kỹ năng quản lý công việc hiệu quả từ đó giúp con người nâng cao hiệu suất làm việc và cân bằng cuộc sống theo nội dung sau.

Phân loại công việc

Kỹ năng quản lý công việc đầu tiên đó chính là phân loại công việc. Để quản lý công việc hiệu quả, chúng ta cần nắm rõ kỹ năng phân loại công việc theo nguyên tắc mức độ quan trọng của từng sự việc. Công việc nào khẩn cấp và quan trọng đặt ưu tiên hàng đầu, tiếp đến công việc quan trọng nhưng không cẩn cấp, công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng và cuối cùng là việc không quan trọng, không cẩn cấp.

Phân loại công việc - Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Khi đã xác định được mục tiêu chúng ta sẽ có thêm động lực để phấn đấu, hăng say làm việc từ đó đạt được hiệu suất công việc tốt nhất. Nếu không có mục tiêu rõ ràng sẽ giống như việc mò mẫm trong bóng tối không biết phải đi về đâu, đi như thế nào.

Xây dựng giới hạn thời gian cho từng công việc

Có bao giờ các bạn tự đặt ra câu hỏi rằng, cùng với từng đó thời gian làm việc trong một ngày (24 tiếng) mà có người hoàn thành công việc, có người thì lại bị thiếu thời gian hay không? Đây chính là sự khác biệt giữa những người biết lên kế hoạch công việc và đặt giới hạn thời gian cho chúng và những người còn lại thì không.

Khi đã đặt thời gian cho một công việc cụ thể, chúng ta sẽ luôn phải nỗ lực và tập trung để có thể hoàn thành công việc đó trong giới hạn thời gian đặt ra. Điều này giúp hạn chế tình trạng trì hoãn, lề mề và tạo động lực giúp thúc đẩy năng suất công việc tối ưu.

Lên kế hoạch cụ thể các công việc cần làm

Lên kế hoạch cụ thể cho các công việc cần làm là kỹ năng quản lý công việc hiệu quả mà mọi người cần sở hữu. Khi bắt tay vào làm việc, để không bị tốn sức lực cũng như bị rối, chúng ta cần phải lên kế hoạch cụ thể cho từng công việc cần thực hiện.

Việc này sẽ giúp kiểm soát số lượng công việc và đảm bảo mức độ hoàn thành cho công việc đó. Sau khi đã hệ thống toàn bộ việc cần làm theo thứ tự trước sau, chúng ta sẽ dễ dàng đi vào thực hiện từng công việc theo kế hoạch đã đề ra mà không cần lo lắng việc mình làm có đem lại hiệu quả hay không.

Nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý

Không phải cứ lao đầu vào làm một cách sống chết đã là một cách làm việc hiệu quả. Điều chúng ta cần thực hiện đó chính là cân đối giữa việc thực hiện công việc và thời gian nghỉ ngơi hợp lý.

Nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý

Việc nghỉ ngơi sau những khoảng thời gian căng thẳng làm việc trên công ty sẽ giúp chúng ta thư giãn đầu óc, tái tạo năng lượng. Qua đó có cái nhìn đa chiều hơn về quy trình làm việc từ đó đánh giá được những sai lầm cũng như cơ hội để phát triển trong tương lai. Đây là kỹ năng quản lý công việc hiệu quả và tối ưu mà nhiều người sử dụng.

Đánh giá công việc theo từng giai đoạn

Để quản lý công việc hiệu quả, chúng ta cần phải nhìn nhận và đánh giá công việc theo từng giai đoạn để từ đó rút ra được kinh nghiệm trong mỗi lần thực hiện. Việc này sẽ giúp chúng ta biết được mình đã thực hiện tốt công việc hay chưa, điều gì gây cản trở trong quá trình làm việc hay cách làm có thực sự đúng hay không…

Trong quá trình đánh giá công việc, mọi người cũng nên sử dụng các hệ thống bảng biểu, sơ đồ so sánh các khoảng thời gian để từ đó nhìn nhận một cách trực quan nhất về công việc đã thực hiện.

Sử dụng các công cụ nhắc nhở công việc

Với việc phải đối mặt với khối lượng công việc nhiều và tần suất liên tục trong ngày sẽ khiến cho chúng ta đôi khi bị quên mất nhiệm vụ cần phải thực hiện. Chính vì vậy, mọi người cần sử dụng thêm các phần mềm nhắc nhở công việc như phần mềm ghi chú, công cụ nhắc việc trên điện thoại, phần mềm quản lý công việc…để giúp hạn chế tình trạng bỏ quên công việc của mình.

Sử dụng các công cụ nhắc nhở công việc - Kỹ năng quản lý công việc tối ưu

Phân chia công việc hợp lý khi làm việc nhóm

Đôi khi, việc phân chia công việc trong một nhóm làm việc lại là vấn đề vô cùng đau đầu đối với những người lãnh đạo. Mỗi người lại có điểm mạnh, điểm yếu riêng biệt, nhiệm vụ của nhà quản trị là làm sao có thể phân bổ công việc phù hợp với năng lực của từng người để thúc đẩy năng suất làm việc đạt mức cao nhất.

Nhà quản trị cũng cần phải lắng nghe ý kiến của các thành viên trong team khi xây dựng bảng phân chia công việc để từ đó đạt được thỏa thuận chung nhất của cả nhóm. Tránh tình trạng tự ý lên kế hoạch và phân chia công việc không đồng đều dẫn đến hoạt động làm việc kém hiệu quả.

Có thể thấy được rằng, để quản lý công việc một cách hiệu quả đòi hỏi chúng ta không những phải có kế hoạch công việc cụ thể, đặt mục tiêu chi tiết, giới hạn thời gian cho từng việc mà còn cần phân bổ thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Với nội dung thông tin bên trên đã giúp bạn đọc hiểu biết hơn về các kỹ năng quản lý công việc tối ưu hiện nay đồng thời có thể lựa chọn cho mình phương án phù hợp để cải thiện hiệu quả làm việc.

>> Xem thêm: 17 yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cần thay đổi