Quản lý công việc bằng excel: Lợi ích, khó khăn và lưu ý cần nhớ

Ngày nay, việc sử dụng các công cụ nhằm phục vụ mục đích quản lý công việc được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng và đạt được hiệu quả nhất định. Trong đó, phải kể đến excel, một công cụ quản lý công việc miễn phí và tiện lợi phù hợp với hầu hết các lĩnh vực ngành nghề.

Tuy nhiên, việc sử dụng excel trong hoạt động quản lý công việc nếu không nắm bắt tốt sẽ không thể phát huy được toàn bộ lợi ích của công cụ này từ đó giảm giá trị trong công tác quản lý. Trong bài viết sau Bizfly sẽ chia sẻ đến bạn đọc cách quản lý công việc bằng Excel sao cho hiệu quả và tối ưu.

Lợi ích khi quản lý công việc bằng Excel

Đầu tiên, trước khi đi vào phân tích làm cách nào để sử dụng excel một cách hiệu quả trong quản lý công việc thì chúng ta sẽ cùng điểm qua một số lợi ích khi sử dụng công cụ này.

Lợi ích khi quản lý công việc bằng Excel

Giúp phân chia công việc hợp lý

Với công cụ excel, người dùng dễ dàng phân chia công việc hàng ngày và đánh giá kỹ năng quản lý công việc hiệu quả. Bên cạnh đó, người dùng còn có thể phân bổ thời gian theo từng công việc cụ thể đồng thời đưa ra các phương án dự phòng nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh tốt nhất.

Giúp giám sát tiến độ công việc hiệu quả

Quản lý công việc bằng Excel giúp người dùng nhận biết thông tin cần thiết để theo dõi tiến độ công việc hiệu quả như: công việc đã triển khai ở mức độ nào rồi, có hoàn thành công việc theo đúng tiến độ dự kiến hay không, những tác nhân gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện là gì… Người dùng sẽ có thể đánh giá lại việc thực hiện công việc và đưa ra được các phương án triển khai tác động khi cần thiết.

Giúp đánh giá hiệu quả công việc

Dựa vào bảng thông tin về kế hoạch triển khai và tiến độ hoàn thành công việc, người dùng đánh giá được mức độ đạt hiệu quả trong công việc, nắm bắt chi tiết những công việc nào đã hoàn thành, công việc nào chưa hoàn thành từ đó đưa ra các phương án phù hợp hơn. việc sử dụng excel trong công tác quản lý công việc giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như dễ dàng trong nắm bắt thông tin, tiến độ triển khai công việc. Tuy nhiên, việc sử dụng công cụ này cũng gặp phải rất nhiều hạn chế và gây khó khăn cho người dùng.

Khó khăn thường gặp khi sử dụng excel để quản lý công việc

Khó sử dụng, đòi hỏi phải am hiểu excel

Để có thể tạo ra được một file excel quản lý thông tin và tiến độ công việc đòi hỏi người dùng cần phải có kiến thức cũng như kỹ năng sử dụng Excel ở mức độ cơ bản cho đến nâng cao. Đặc biệt là khi tạo dựng các bảng biểu và sơ đồ để hiển thị thông tin một cách trực quan.

Thông thường, các doanh nghiệp đa phần là sử dụng những mẫu excel được cung cấp miễn phí hoặc mua các mẫu được rao bán trên internet. Tuy nhiên, đặc điểm chung của các mẫu này đó là không dành riêng cho một lĩnh vực cụ thể nào vì vậy nhiều khi sẽ không phù hợp với mong muốn của tổ chức.

Không gian lưu trữ dữ liệu ít

Đây được xem là một trong những điểm yếu hàng đầu mà bất kỳ ai khi sử dụng phần mềm excel để quản lý công việc đều gặp phải. Đặc biệt là những doanh nghiệp cần lưu trữ một lượng lớn thông tin để theo dõi và kiểm soát trong thời gian dài lại càng gặp phải khó khăn khi sử dụng công cụ này.

Khó khăn thường gặp khi sử dụng excel để quản lý công việc

Ngoài ra, trong quá trình sử dụng còn thường xuyên gặp phải tình trạng file bị nhiễm virus, sự cố mất điện hoặc chỉ đơn giản là lỡ tay xóa nhầm file hoặc quên không lưu trước khi tắt. Tất cả những điều này cũng gây ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình quản lý của doanh nghiệp.

Khó khăn trong việc chia sẻ thông tin

Một việc vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý công việc mà file Excel không thể đáp ứng được cho doanh nghiệp đó chính là khả năng chia sẻ thông tin và cập nhật tiến độ theo thời gian thực.

Với file excel, khi tiếp nhận thông tin từ người khác, bạn sẽ phải cập nhật dữ liệu một cách thủ công vào file báo cáo của mình rồi lại chuyển tiếp sang cho người khác. Cứ như vậy, việc cập nhật tiến độ công việc đã chiếm trọn rất nhiều thời gian gây lãng phí công sức và chi phí nhân sự của tổ chức

Không lưu trữ được kết quả công việc

Tuy rằng việc quản lý công việc bằng Excel sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan và quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả. Thế nhưng phần mềm này lại không thể cho người dùng biết được chi tiết tiến độ của từng công việc cũng như các thông số dữ liệu của nó đang ở mức độ như thế nào.

Có thể hiểu đơn giản như sau: Người quản trị khi thiết lập công việc của nhân viên vào trong file excel sẽ biết được kết quả hoàn thành của công việc do nhân viên đó báo cáo nhưng lại không có số liệu nào để chứng minh được rằng kết quả đó có đúng với thực tế thực hiện hay không. Việc này ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ cũng như kết quả của toàn bộ công ty nếu như kết quả đó phản ánh sai cho với thực tế.

Những điều cần lưu ý khi quản lý công việc bằng Excel

Như vậy, việc sử dụng file excel vừa mang lại hiệu quả cao nhưng cũng gây ra không ít khó khăn cho doanh nghiệp trong công tác quản lý công việc của nhân viên. Khi tạo file kế hoạch công việc, doanh nghiệp cần đưa ra các thông tin chi tiết liên quan đến công việc cần hoàn thành để cho quá trình theo dõi trở nên thuận tiện hơn.

Việc đưa ra càng nhiều yếu tố chi tiết liên quan đến công việc sẽ càng giúp doanh nghiệp có được các phương án dự phòng tốt hơn.

Những điều cần lưu ý khi quản lý công việc bằng Excel

Để gia tăng hiệu suất công việc và kiểm soát tiến trình làm việc hiệu quả rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các phần mềm quản lý công việc. Công cụ này không những giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc hơn so với quản lý công việc bằng Excel.

Ngoài ra, để quản lý tốt hoạt động này mọi người cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Lập danh sách cụ thể công việc sẽ làm và cần làm
• Đưa ra mục tiêu chi tiết cho từng công việc
• Đặt giới hạn thời gian khi triển khai công việc
• Đưa ra chi tiết người thực hiện công việc
• Có các phương án dự phòng khi triển khai
• Sắp xếp công việc theo trình tự quan trọng, ít quan trọng…
• Đưa ra những chỉ tiêu đánh giá hiệu suất công việc

Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin về việc sử dụng công cụ Excel để quản lý tiến độ công việc và đánh giá hiệu suất hoàn thành công việc. Tuy rằng vẫn còn rất nhiều hạn chế nhưng việc quản lý công việc bằng excel vẫn luôn đảm bảo mang lại giá trị cao cho hoạt động kinh doanh của tổ chức.