5s là gì? Lợi ích và lưu ý khi doanh nghiệp sử dụng phương pháp 5s

Quy tắc 5s là một trong những phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất của môi trường làm việc đồng thời giảm bớt các chi phí về nguồn lực gây lãng phí. Bằng vào hệ thống tổ chức khuôn mẫu và sạch sẽ, phương pháp này hạn chế sự suy giảm năng suất làm việc hay các khoảng thời gian mà doanh nghiệp phải tạm dừng hoạt động do tình huống bắt buộc.

Các chuyên gia Bizfly sẽ chia sẻ đến bạn đọc lợi ích, quy tắc và các lưu ý khi sử dụng phương pháp 5s này vào trong doanh nghiệp. Tham khảo nội dung sau đây.

Phương pháp 5s là gì?

Phương pháp 5s được hiểu là việc doanh nghiệp xây dựng và quản lý một hệ thống không gian làm việc đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn. Trọng tâm của phương pháp này đó là hướng đến môi trường làm việc sạch đẹp từ đó mọi người làm việc một cách dễ dàng hơn.

Phương pháp 5s là gì?

Khi vận dụng phương pháp 5s, mọi người cần chú ý đến việc xây dựng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, từ thói quen sinh hoạt cho đến thái độ và phong cách sống cũng như suy nghĩ để hạn chế những xung đột nội bộ không đáng có. Mọi người có thể tìm hiểu vấn đề này tại đây: Văn hóa doanh nghiệp là gì? Cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả

Ý nghĩa của phương pháp 5s bắt nguồn từ Nhật bản bao gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Trong đó:

• Seiri (整理 Sàng lọc): Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết tại nơi làm việc.
• Seiton (整頓 Sắp xếp): Sắp xếp lại toàn bộ dụng cụ ở nơi làm việc tại các vị trí dễ tìm kiếm.
• Seiso (清掃 Sạch sẽ): Vệ sinh dụng cụ cá nhân, lau chùi, dọn dẹp bụi bẩn tại nơi làm việc.
• Seiketsu (清潔 Săn sóc): Duy trì và triển khai liên tục 3 quy tắc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ ở trên
• Shitsuke (躾 Sẵn sàng): Rèn luyện và tạo tính tự giác, tác phong tại nơi làm việc.

Lợi ích mà mô hình 5s mang lại

Với những lợi ích mà mô hình 5s mang lại sau đây, không khó để có thể nhận ra đây là phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng để cải tiến môi trường làm việc của doanh nghiệp mình:

• Tạo ra môi trường làm việc thoái mái, thuận tiện
• Giảm thiểu sự lãng phí trong quá trình vận hành doanh nghiệp: rút ngắn thời gian vận chuyển, tìm kiếm, lỗi chủ quan…
• Khuyến khích sự sáng tạo và năng động 
• Xây dựng ý thức làm việc tự giác, tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa nhân sự trong công ty
• Giảm thiểu chi phí hoạt động cho doanh nghiệp
• Nâng cao an toàn trong sản xuất và phòng ngừa rủi ro chủ động

Đối tượng nào nên sử dụng mô hình 5s?

Khi bắt đầu triển khai áp dụng mô hình 5s vào trong doanh nghiệp, các nhà quản trị cần phải là người tiên phong đầu tiên, sau đó là tất cả thành viên trong công ty cũng cần phải tham gia. Bởi nếu chỉ một vài cá nhân tham gia sẽ tạo ra sự hỗn độn, nhầm lẫn trong quá trình vận hành.

Đối tượng nào nên sử dụng mô hình 5s?

Một vài cá nhân sẽ giữ vai trò quan trọng khi triển khai mô hình 5s này so với người khác, điển hình là vị trí điều phối viên. Nhiệm vụ của điều phối viên đó là cài đặt và duy trì quy tắc 5s, theo dõi các nhiệm vụ hay đào tạo nhân sự mới về phương pháp này. 

Vai trò của nhân sự trong áp dụng quy tắc 5s

Nhân sự là một trong những đối tượng quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng quy tắc 5s vào trong doanh nghiệp. Các nhà quản trị cần phải đảm bảo tất cả nhân sự trong công ty phải tham gia vào tất cả các giai đoạn của quy trình 5s. Đảm bảo có một đội ngũ nhân sự có nhiệm vụ chịu trách nhiệm kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện cũng như ưu nhược điểm của phương pháp.

Để nhân sự hiểu rõ và tuân thủ các quy định khi triển khai phương pháp 5s, doanh nghiệp cần xây dựng các chương trình đào tạo và hướng dẫn nhân viên các quy trình cũng như lợi ích của quy tắc này để từ đó linh hoạt trong công việc đồng thời nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc trong công ty. Bởi vậy với các nhà quản trị thì việc nắm vững các kỹ năng quản lý nhân sự là yếu tố cơ bản và cần thiết.

Lưu ý khi sử dụng phương pháp 5s

Việc áp dụng quy tắc 5s vào trong doanh nghiệp không phải là một chuyện đơn giản có thể thực hiện trong một sớm một chiều. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược và quy tắc của riêng mình. Bởi mỗi một loại hình doanh nghiệp sẽ có các đặc thù riêng, nếu chỉ áp dụng theo một lối mòn thì rất có thể doanh nghiệp sẽ gặp thất bại mà không đạt được kết quả mong muốn.

Lưu ý khi sử dụng phương pháp 5s

Sau đây là một vài lưu ý dành cho doanh nghiệp khi sử dụng phương pháp 5s:

• Có sự hỗ trợ từ lãnh đạo: Để đạt được hiệu quả khi áp dụng phương pháp 5s cần phải có sự cam kết từ các nhà lãnh đạo trong công ty. Những người giữ vai trò quản lý, giám sát cần phải tham gia vào quá trình đánh giá quy trình làm việc và thu thập phản hồi từ người lao động.
• Kết nối các phòng ban: Việc kết nối các phòng ban với nhau cũng vô cùng quan trọng, Khi đưa nhân sự của bộ phận này sang bộ phận khác tham quan sẽ giúp họ làm quen tốt hơn với quy trình của doanh nghiệp.
• Đào tạo: Theo sự phát triển của doanh nghiệp thì sẽ có những thay đổi tại nơi làm việc vì vậy doanh nghiệp cần có chiến lược đào tạo và cập nhật xu hướng mới cho phương pháp 5s để phù hợp với sự thay đổi.
• Đánh giá: Khi triển khai quy tắc 5s doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu và đo lường hiệu suất của công việc. Việc đánh giá thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được ưu, nhược điểm của phương pháp này.

Với việc triển khai phương pháp 5s, doanh nghiệp có thể cải tiến môi trường cũng như tạo ra văn hóa làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí. Qua nội dung bài viết mà Bizfly chia sẻ đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm quy tắc 5s, lợi ích và các lưu ý khi triển khai một cách hiệu quả.

Đọc thêm: Quản lý nhân sự là gì? Quy trình và kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả