Hướng dẫn cách quản lý KPI hiệu quả cho doanh nghiệp theo 7 bước

KPI là chỉ số quan trọng được nhiều doanh nghiệp áp dụng với mục đích tạo động lực làm việc nghiêm túc và gia tăng hiệu suất công việc cho các nhân viên. Thực hiện hiệu quả quy trình quản lý chỉ số KPI giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng được một hệ thống làm việc công bằng, hiện đại, có quy tắc và phù hợp với từng mục tiêu của chiến lược doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn trong việc quản lý chỉ số này. Do đó, trong bài viết sau Bizfly sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý KPI hiệu quả cho doanh nghiệp theo 7 bước.

Bước 1: Lựa chọn người xây dựng KPI 

Để quản lý KPI hiệu quả, trước tiên doanh nghiệp cần lựa chọn được người xây dựng chỉ số KPI đúng đắn. Người xây dựng quy trình quản lý phải là người có chuyên môn cao, hiểu một cách tổng quan nhất về thị trường, mục tiêu, chiến lược cũng như nhiệm vụ và năng lực của từng bộ phận của doanh nghiệp trong một dự án.

 Lựa chọn người xây dựng KPI 

Thông thường người thực hiện nhiệm vụ KPI sẽ là các trưởng bộ phận, trưởng phòng hoặc trưởng ban. Trong các trường hợp bộ phận hay phòng ban đó quá lớn thì người thực hiện sẽ là cấp quản lý thấp hơn.

Bước 2: Xây dựng câu hỏi hiệu suất (KPQ) 

Xây dựng câu hỏi hiệu suất (KPQ) là một bước quan trọng trong quy trình quản lý KPI bởi nó có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thu hẹp một cách ngắn gọn và xúc tích nhất danh sách các chỉ số đo lường. Từ đó, tính chính xác và tính liên kết với các chiến lược, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo tốt hơn.

Điều này giúp các nhà lãnh đạo có thể hiểu rõ những hành động cần thiết mà người đảm nhận xây dựng quy trình quản lý mong muốn. Qua đó đưa ra được các quyết định chính xác nhất về việc có nên cho nhà xây dựng đó tiếp tục thực hiện quản lý với những chỉ tiêu đánh giá KPI đã được đưa ra.

Bước 3: Xác định phạm vi kết quả KRA 

Tại mỗi phòng ban, mỗi bộ phận khác nhau thuộc doanh nghiệp sẽ có những chức năng và nhiệm vụ đặc trưng khác nhau. Vì vậy, người đảm nhận vai trò xây dựng hệ thống quản lý KPI cần thiết phải nắm rõ được chi tiết về công việc của từng bộ phận, từng phòng ban để đảm bảo những kết quả thu được luôn gắn liền với chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban đó trong dự án quản lý của doanh nghiệp.

Bước 4: Xác định nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng bộ phận 

Khi tiến hành xây dựng quy trình quản lý KPI, người phụ trách xây dựng cần phải xác định được một cách rõ ràng và chính xác nhất nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của từng vị trí nhân viên thuộc từng bộ phận khác nhau. Trong phần mô tả nhiệm vụ và trách nhiệm này, doanh nghiệp cần liệt kê cụ thể các nhiệm vụ, hành động, công việc mà các vị trí nhân viên phải thực hiện và bám sát theo đúng tích chất công việc mà nhân viên đó được giao. Có như vậy, doanh nghiệp mới có cơ sở chính xác để thiết lập hệ thống các chỉ số KPI phù hợp nhất.

Bước 5: Xây dựng các chỉ số đo lường hiệu suất 

Xây dựng các chỉ số đo lường hiệu suất 

Dựa vào chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên, từng bộ phận và từng phòng ban, người phụ trách xây dựng hệ thống quản lý KPI cần phải nhanh chóng thiết lập được một cách bao quát nhất các chỉ số đo lường hiệu suất đại diện của các bộ phận trong doanh nghiệp:

• Đối với chỉ số của bộ phận: Người phụ trách quy trình quản lý cần xây dựng được các chỉ số chung và chỉ số đặc trưng cho bộ phận trong doanh nghiệp để làm cơ sở xây dựng chỉ số KPI cho từng vị trí, từng chức danh của nhân viên trong bộ phận.
• Đối với chỉ số của hệ thống: Người phụ trách quy trình quản lý cần dựa trên trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh cũng như các chỉ số bộ phận trong doanh nghiệp để xây dựng chính xác và đúng đắn nhất các chỉ số đánh giá và đo lường hiệu suất của từng vị trí chức danh.

Bước 6: Đưa ra điểm số để đo lường 

Mục đích cuối cùng của việc xây dựng chỉ số KPI chính là tạo động lực thúc đẩy, dẫn dắt doanh nghiệp nhanh chóng đạt được các chiến lược và mục tiêu kinh doanh mà mình đã đề ra trước đó. Vì vậy, việc xây dựng mục tiêu kinh doanh cũng như quy trình quản lý KPI đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể xác định luôn là điều quan trọng và là điều mong muốn của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Mức độ hoàn thành chỉ số KPI của nhân viên hay bộ phận đều được quy đổi theo thang điểm từ 2 đến 5. Chỉ số này có mức điểm càng cao thì mức độ đánh giá càng hiệu quả.

Bước 7: Liên kết kết quả đánh giá KPI và lương thưởng 

Với mỗi mức độ hoàn thành chỉ số KPI khác nhau, người xây dựng quy trình quản lý KPI nên xác định một cách cụ thể và phù hợp nhất các mức lương thưởng cũng như đãi ngộ cho các nhân viên, bộ phận, phòng ban. Bởi điều này khi được áp dụng sẽ tạo điều kiện cũng như động lực cho nhân viên, từ đó họ sẽ thực hiện công việc hiệu quả hơn, đạt được năng suất cao nhất trong quá trình hoàn thành các mục tiêu của dự án.

Khi áp dụng quy trình quản lý KPI, bạn có thể linh hoạt thực hiện các bước tuỳ vào từng vị trí, bộ phận và lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Với kiến thức của Bizfly, bạn đã nắm rõ được quy trình quản lý KPI để đạt được mục tiêu triển khai chiến lược phù hợp và biến các mục tiêu trở thành hành động cụ thể hiệu quả.