Phòng kinh doanh: Vai trò, Chức năng và các vị trí

Phòng kinh doanh là bộ phận thiết yếu trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trực tiếp liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa và dịch vụ của tổ chức. Nhiều người cho rằng, sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào hiệu quả làm việc của phòng này. Vì vậy, trong bài viết này, Bizfly sẽ cung cấp những thông tin cơ bản về phòng kinh doanh để bạn hiểu rõ hơn.

Cấu trúc phòng kinh doanh bao gồm các bộ phận chính:

• Bộ phận Bán hàng (Sales): Phụ trách tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tư vấn và chốt đơn hàng.
• Bộ phận Phát triển kinh doanh (Business Development): Tập trung xây dựng chiến lược mở rộng thị trường, tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới và phát triển sản phẩm/dịch vụ.
• Bộ phận Chăm sóc khách hàng (Customer Service): Đảm bảo duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng, xử lý phản hồi và hỗ trợ sau bán để gia tăng sự hài lòng và trung thành.

Bộ phận Hỗ trợ kinh doanh (Sales Support/Operations): Hỗ trợ các hoạt động hành chính, quản lý dữ liệu khách hàng và phối hợp với các bộ phận khác nhằm tối ưu hóa quy trình bán hàng.

Phòng kinh doanh là gì?

Phòng kinh doanh – hay Sales department – là bộ phận trung tâm trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động nhằm tạo ra doanh số và lợi nhuận bền vững cho công ty. Đây cũng là nơi xây dựng chiến lược kinh doanh, tiếp cận và giữ chân khách hàng, đồng thời khai thác các cơ hội mở rộng thị trường.

Trong thực tế, phòng kinh doanh thường đảm nhận nhiều lĩnh vực như thiết kế chiến lược sản phẩm, quản lý mối quan hệ khách hàng, phát triển thị trường và phối hợp triển khai các chiến dịch marketing để thúc đẩy doanh số bán hàng.

Có 3 mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến hiện nay, mỗi mô hình phù hợp với những đặc điểm và mục tiêu kinh doanh khác nhau:

Mô hình dây chuyền (The Assembly Line)

Mô hình dây chuyền tổ chức phòng kinh doanh thành các nhóm chuyên môn riêng biệt, mỗi nhóm chịu trách nhiệm một giai đoạn cụ thể trong quy trình bán hàng. ví dụ: một doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện tử đồng nhất có thể phân chia thành nhóm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, nhóm chăm sóc và nuôi dưỡng khách hàng, nhóm chốt đơn hàng và nhóm hỗ trợ sau bán hàng.

Ưu điểm:

• Tăng hiệu quả chuyên môn hóa khi mỗi nhóm tập trung chuyên sâu vào công đoạn riêng.
• Nâng cao năng suất và tốc độ xử lý nhờ quy trình làm việc rõ ràng, cụ thể.
• Dễ dàng quản lý, đánh giá và điều chỉnh từng khâu trong chuỗi bán hàng.

Nhược điểm:

• Thiếu linh hoạt khi gặp những tình huống phức tạp hoặc ngoại lệ do sự phân chia quá cứng nhắc.
• Phối hợp giữa các nhóm có thể bị gián đoạn, ảnh hưởng tới trải nghiệm khách hàng.
• Nhân viên có thể cảm thấy nhàm chán vì công việc lặp đi lặp lại, thiếu sự đa dạng.

Mô hình hòn đảo (The Island)

Trong mô hình hòn đảo, mỗi nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình bán hàng cho nhóm khách hàng riêng của mình. ví dụ: một công ty phần mềm với nhiều dòng sản phẩm đa dạng có thể giao cho từng nhân viên đảm nhiệm toàn bộ công đoạn từ tìm kiếm, tư vấn đến chăm sóc khách hàng trong một phân khúc nhất định.

Ưu điểm:

• Tăng sự linh hoạt và nhanh nhạy trong việc ứng phó với biến động thị trường nhờ quyền tự chủ cá nhân.
• Gia tăng trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy sự cam kết cao trong các hoạt động kinh doanh.
• Thuận lợi xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng vì có người đồng hành xuyên suốt.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi năng lực và kỹ năng rất cao từ nhân viên kinh doanh.
• Quản lý và đánh giá hiệu suất trở nên phức tạp do nhiệm vụ mang tính cá nhân cao.
• Rủi ro chồng chéo công việc và thông tin khi phạm vi khách hàng của các nhân viên giao nhau.

Mô hình nhóm (The Pod)

Mô hình nhóm chia phòng kinh doanh thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm gồm 4-5 thành viên có kỹ năng và kinh nghiệm đa dạng để hỗ trợ nhau cùng hoàn thành quy trình bán hàng cho một nhóm khách hàng nhất định. ví dụ: trong doanh nghiệp cung cấp các thiết bị y tế phức tạp, nhóm sẽ phối hợp chặt chẽ để tư vấn kỹ thuật, chăm sóc khách hàng và xử lý đơn hàng.

Ưu điểm:

• Phát huy sức mạnh tập thể trong giải quyết vấn đề và tạo ra ý tưởng mới.
• Tăng cường sự hỗ trợ và phối hợp nội bộ giữa các thành viên trong nhóm.
• Nâng cao hiệu quả công việc nhờ phối hợp đa dạng kỹ năng trong nhóm chuyên biệt.

Nhược điểm:

• Cần lãnh đạo nhóm có năng lực điều phối để nhóm hoạt động đồng bộ.
• Nguy cơ phát sinh mâu thuẫn hoặc tranh chấp nội bộ nếu thiếu kỹ năng quản lý tốt.
• Chi phí quản lý và duy trì cao hơn so với các mô hình khác.

Tầm quan trọng của phòng kinh doanh

Dưới đây là một số vai trò nổi bật cho thấy sức ảnh hưởng lớn của phòng kinh doanh đối với doanh nghiệp:

Thúc đẩy doanh số và gia tăng lợi nhuận

Phòng kinh doanh là bộ phận trực tiếp gặp gỡ và bán hàng cho khách hàng, vì vậy giữ vai trò then chốt trong việc nâng cao doanh số và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tìm kiếm và mở rộng thị trường

Bên cạnh nhiệm vụ bán hàng, phòng kinh doanh còn nghiên cứu, tìm kiếm và mở rộng thị trường mới. Việc này bao gồm cả việc khám phá thị trường quốc tế, phân khúc tiềm năng và khai thác nguồn khách hàng chưa được phục vụ.

Thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng

Nhân viên bán hàng và phòng kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng, duy trì quan hệ với đối tác, nhà cung cấp và đặc biệt là khách hàng. Điều này giúp tạo thêm cơ hội hợp tác, mở rộng thị trường và xây dựng lòng tin lâu dài.

Tham mưu cho cấp lãnh đạo

Phòng kinh doanh hỗ trợ lãnh đạo bằng cách cung cấp các phân tích và dự báo về doanh thu, lợi nhuận dựa trên xu hướng thị trường, cạnh tranh và điều kiện kinh tế thực tế.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng đã tăng trưởng 25% doanh số năm qua nhờ phòng kinh doanh cung cấp dự báo thị trường chính xác và đề xuất điều chỉnh chiến lược tiếp cận khách hàng kịp thời, giúp công ty thành công mở rộng sang thị trường mới.

Chức năng của phòng kinh doanh

Dựa trên vai trò đã đề cập, phòng kinh doanh thực hiện các chức năng chính sau:

Tham mưu cho cấp trên

Phòng kinh doanh tham vấn Ban Giám đốc và giám đốc chi nhánh về chiến lược kinh doanh, kế hoạch tiếp thị nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và tối ưu hiệu quả hoạt động. Việc đưa ra đề xuất dựa trên phân tích khách hàng, đối thủ và xu hướng là trọng tâm của chức năng này.

Ví dụ: phòng kinh doanh có thể đề xuất các chương trình khuyến mãi phù hợp thời vụ hoặc phát triển sản phẩm mới theo nhu cầu thị trường nhằm tăng doanh thu và thị phần.

Hướng dẫn và huấn luyện

Phòng kinh doanh xây dựng và thực hiện các chương trình đào tạo, huấn luyện nhân viên mới cũng như nâng cao kỹ năng cho đội ngũ hiện tại. Qua đó, nhân viên được trang bị kiến thức sản phẩm, kỹ năng tư vấn, bán hàng và xử lý tình huống nhằm cải thiện hiệu suất làm việc.

Ví dụ: phòng kinh doanh tổ chức các khóa huấn luyện đàm phán và chăm sóc khách hàng định kỳ để nâng cao tỷ lệ chốt đơn và giữ chân khách hàng.

Xây dựng và phát triển nguồn khách hàng

Phòng kinh doanh tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới, duy trì khách hàng hiện tại và mở rộng mạng lưới khách hàng nhằm đạt mục tiêu tăng trưởng bền vững.

Ví dụ: Phòng kinh doanh sử dụng công cụ CRM để quản lý dữ liệu khách hàng và tổ chức sự kiện giao lưu nhằm củng cố lòng trung thành khách hàng.

Theo dõi và báo cáo

Phòng kinh doanh theo dõi sát sao các chỉ số như doanh số theo ngày/tháng, số lượng khách hàng tiếp cận, tỷ lệ chuyển đổi và tình trạng đơn hàng để đảm bảo tiến độ và hiệu quả kinh doanh.

Ví dụ: Nhân viên phụ trách KPI kiểm tra báo cáo doanh số hàng tuần và điều chỉnh kế hoạch kịp thời khi doanh số giảm so với mục tiêu.

Kích thích tiêu thụ sản phẩm

Phòng kinh doanh phối hợp đề xuất các giải pháp tài chính, hợp tác liên doanh và tổ chức hoạt động bán hàng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong quá trình mua sắm.

Ví dụ: Phòng kinh doanh phối hợp bộ phận tài chính triển khai chương trình vay tiêu dùng ưu đãi cho khách hàng mua sản phẩm cao cấp.

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ gì?

Nhiệm vụ của phòng kinh doanh được chia theo từng cấp bậc sau: 

Nhiệm vụ tổng quát của phòng sale 

Lập chiến lược và thực thi:

• Nghiên cứu thị trường và khách hàng mục tiêu để xây dựng chiến lược tiếp cận hiệu quả.
• Lập kế hoạch giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường và thu hút khách hàng.
• Cân đối giá thành, lập báo giá và đàm phán hợp đồng với khách hàng.

Hỗ trợ Ban Giám đốc:

• Báo cáo tiến độ và kết quả của việc kinh doanh của các bộ phận, đảm bảo tuân thủ quy trình và tiến độ sản xuất.
• Cập nhật tiến độ sản xuất và thời gian cần thiết phải hoàn thành sản phẩm cho các phân xưởng.
• Tham mưu thêm các ý kiến khác cho Ban Quản Lý

Phát triển kinh doanh:

• Triển khai sản xuất, đảm bảo cung cấp sản phẩm chất lượng cao đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Đề xuất chiến lược Marketing và giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh cho từng giai đoạn.
• Lập kế hoạch phát triển thị trường, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng hiện tại và mở rộng sang khách hàng mới.

Nhiệm vụ trong quan hệ với  khách hàng

• Xây dựng chính sách bán hàng để gửi đến khách hàng như khuyến mãi, chiết khấu, giá cả,...
• Thiết lập kế hoạch bán hàng theo từng giai đoạn nhất định để trình lên cho cấp trên phê duyệt và triển khai theo đúng kế hoạch
• Duy trì tệp khách hàng mục tiêu cho doanh nghiệp
• Thu thập, quản lý thông tin khách hàng dựa theo quy trình, chính sách của doanh nghiệp.

Tư vấn tài chính cho Ban Lãnh Đạo

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tư vấn tài chính theo từng tình hình cụ thể cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp bao gồm chi phí, dòng tiền, quản trị, cấu trúc tài chính, công nghệ thông tin,...

Phát triển sản phẩm - dịch vụ của doanh nghiệp 

• Thu thập, phân tích thông tin thị trường để xác định nhu cầu và định hướng phát triển sản phẩm.
• Đề xuất ý tưởng mới trong việc phát triển hoặc cải tiến sản phẩm hiện có
• Phối hợp với các phòng ban khác để thử nghiệm và đánh giá sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.

Các vị trí cơ bản của phòng kinh doanh

Giám đốc kinh doanh

Giới thiệu: Giám đốc kinh doanh là người đứng đầu bộ phận, chịu trách nhiệm quản lý chiến lược và vận hành toàn diện nhằm đạt mục tiêu doanh số và lợi nhuận.

• Thiết lập và triển khai chiến lược kinh doanh tổng thể.
• Quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ chiến lược với khách hàng và đối tác lớn.
• Phân bổ nguồn lực và giám sát hiệu quả hoạt động.
• Đưa ra các quyết định quan trọng liên quan phát triển doanh thu và thị trường.

Yêu cầu năng lực: Kinh nghiệm quản lý cấp cao, kỹ năng lãnh đạo xuất sắc, khả năng hoạch định chiến lược và quản lý đa nhiệm hiệu quả.

Mức lương dao động từ 20 - 45 triệu đồng/tháng, tùy theo năng lực, kinh nghiệm và chuyên môn.

Trưởng phòng kinh doanh

Giới thiệu: Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ nhân viên, xây dựng và thực thi kế hoạch nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả.

• Quản lý và đào tạo đội ngũ nhân viên kinh doanh.
• Lập kế hoạch, triển khai và giám sát hoạt động kinh doanh.
• Đánh giá hiệu quả và cải tiến quy trình.
• Phối hợp với các phòng ban để thực hiện chiến lược.
• Báo cáo kết quả và đề xuất phương án cải thiện.

Yêu cầu năng lực: Kỹ năng lãnh đạo, tổ chức, lập kế hoạch cùng khả năng giao tiếp, đàm phán tốt.

Mức lương dao động từ 15 - 30 triệu đồng/tháng, phụ thuộc kinh nghiệm và năng lực.

Trưởng nhóm kinh doanh

Giới thiệu: Trưởng nhóm kinh doanh tổ chức, giám sát và thúc đẩy nhóm đạt doanh số theo kế hoạch.

• Quản lý và hỗ trợ nhóm nhân viên kinh doanh.
• Lên kế hoạch và thực hiện chiến lược bán hàng trong nhóm.
• Đảm bảo đạt mục tiêu doanh số hàng tháng.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng trong phân khúc.
• Lập báo cáo hoạt động cho trưởng phòng.

Yêu cầu năng lực: Kỹ năng lãnh đạo nhóm, giao tiếp tốt, hiểu sâu về sản phẩm và thị trường.

Mức lương khoảng 10 - 15 triệu đồng, tùy theo kinh nghiệm và hiệu suất.

Nhân viên Telesales

Giới thiệu: Nhân viên Telesales gọi điện tìm kiếm và chăm sóc khách hàng tiềm năng, tạo cơ hội chốt đơn qua điện thoại.

• Nắm vững thông tin sản phẩm/dịch vụ.
• Lập danh sách và phân loại khách hàng tiềm năng.
• Tiếp cận khách hàng, thuyết phục và chốt giao dịch qua điện thoại.
• Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng.
• Đạt chỉ tiêu doanh số và duy trì quan hệ khách hàng.

Yêu cầu năng lực: Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục tốt và khả năng xử lý tình huống nhanh.

Mức lương dao động khoảng 7 - 10 triệu đồng + % doanh số/tháng.

Nhân viên kinh doanh

Giới thiệu: Nhân viên kinh doanh trực tiếp làm việc với khách hàng, tư vấn và chốt đơn hàng nhằm tạo doanh thu cho doanh nghiệp.

• Tìm kiếm và khai thác khách hàng tiềm năng.
• Tư vấn và giới thiệu sản phẩm/dịch vụ phù hợp.
• Thuyết phục và chốt đơn hàng.
• Báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ.
• Duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Yêu cầu năng lực: Kỹ năng giao tiếp tốt, đàm phán và chăm sóc khách hàng tận tâm.

Mức lương từ 7 - 15 triệu đồng, tùy thuộc kinh nghiệm, doanh số và hoa hồng.

Nhân viên chăm sóc khách hàng

Giới thiệu: Nhân viên chăm sóc khách hàng hỗ trợ và giữ gìn mối quan hệ bằng cách xử lý yêu cầu, phản hồi và các vấn đề phát sinh khi khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ.

• Tiếp nhận và xử lý thắc mắc, yêu cầu khách hàng nhanh chóng.
• Giải quyết khiếu nại và phản hồi hợp lý nhằm bảo vệ uy tín công ty.
• Cung cấp thông tin sản phẩm/dịch vụ và hỗ trợ khách hàng trong quá trình mua hàng.
• Thăm dò nhu cầu và giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới phù hợp.
• Phân tích phản hồi để cải thiện chất lượng dịch vụ và sản phẩm.

Yêu cầu năng lực: Kỹ năng giao tiếp, xử lý vấn đề và kiến thức sản phẩm sâu sắc.

Làm thế nào để đo lượng hiệu quả phòng kinh doanh?

Để đánh giá hiệu quả phòng kinh doanh, ngoài các chỉ số doanh thu hàng tháng, chi phí thu hút khách hàng và doanh số mục tiêu, các doanh nghiệp còn sử dụng các KPI chi tiết để đo lường hiệu quả từng cá nhân và nhóm:

• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng: Tỷ lệ phần trăm khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng thực sự, phản ánh năng lực bán hàng.
• Chi phí thu hút khách hàng (CAC): Tổng chi phí marketing, quảng cáo và telesales cho mỗi khách hàng mới, giúp kiểm soát chi phí.
• Giá trị vòng đời khách hàng (CLV): Doanh thu dự kiến từ một khách hàng suốt thời gian hợp tác, thể hiện tiềm năng lợi nhuận lâu dài.
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng: Phần trăm khách hàng cũ tiếp tục mua hàng, đánh giá chất lượng dịch vụ.
• Doanh thu theo khu vực hoặc sản phẩm: Giúp xác định thị trường hoặc sản phẩm hoạt động hiệu quả để tập trung phát triển.

Xem thêm: Quy trình xây dựng hệ thống kpi hiệu quả và phù hợp với mọi doanh nghiệp

Để phòng kinh doanh hoạt động hiệu quả, sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác như Marketing, Sản xuất và Tài chính là rất quan trọng. Marketing hỗ trợ tạo nguồn khách hàng tiềm năng, Sản xuất đảm bảo cung ứng sản phẩm đúng tiến độ và chất lượng, trong khi Tài chính quản lý chi phí và hỗ trợ tài chính cho các chiến dịch. Sự liên kết này giúp tăng hiệu quả chung của doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ thông tin về phòng kinh doanh mà Bizfly cung cấp chi tiết từ nhiều góc độ. Hy vọng những kiến thức này sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu.