Phòng kinh doanh: Vai trò, Chức năng và các vị trí quan trọng

Phòng kinh doanh là một bộ phận tất yếu trong doanh nghiệp, đảm nhiệm vai trò quan trọng liên quan đến việc mua bán hàng của tổ chức. Nhiều quan niệm cho rằng, doanh nghiệp có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào hiệu quả của bộ phận này. Vì vậy, trong bài viết này Bizfly sẽ cung cấp đến bạn những thông tin cơ bản về bộ phận kinh doanh để bạn nắm rõ hơn nhé! 

Phòng kinh doanh là gì?

Phòng kinh doanh - Sales department là một trong những bộ phận nòng cốt và thiết yếu của doanh nghiệp,  làm nhiệm vụ quản lý và thực hiện các hoạt động liên quan đến tạo ra doanh số bán hàng và lợi nhuận. 

Phòng kinh doanh sẽ phụ trách việc xây dựng chiến lược kinh doanh, chiến lược sản phẩm, quản lý mối quan hệ với khách hàng, tìm kiếm các cơ hội kinh doanh mới, thậm chí là chiến lược Marketing.

Có 3 mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến hiện nay, mỗi mô hình phù hợp với những đặc điểm và mục tiêu kinh doanh khác nhau:

Mô hình dây chuyền (The Assembly Line)

Được chia thành các nhóm chuyên biệt theo từng giai đoạn bán hàng: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, Chốt đơn hàng, Chăm sóc khách hàng sau bán. Mỗi nhóm phụ trách chuyên sâu một giai đoạn. Mô hình này sẽ phù hợp cho doanh nghiệp có sản phẩm/dịch vụ đồng nhất, quy trình bán hàng cụ thể.

• Ưu điểm:

- Tăng hiệu quả chuyên môn hóa công việc.

- Tăng năng suất bán hàng.

- Dễ dàng quản lý và theo dõi hiệu quả công việc.

• Nhược điểm:

- Thiếu tính linh hoạt trong việc xử lý các tình huống phức tạp.

- Gây khó khăn trong việc phối hợp giữa các nhóm.

- Dễ gây nhàm chán cho nhân viên do công việc lặp đi lặp lại.

Mô hình hòn đảo (The Island)

Mỗi nhân viên kinh doanh sẽ phụ trách toàn bộ quy trình bán hàng cho một nhóm khách hàng nhất định.Nhân viên tự chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động, từ tìm kiếm khách hàng tiềm năng đến chốt đơn hàng và chăm sóc khách hàng sau khi bán. Mô hình này sẽ phù hợp cho doanh nghiệp có sản phẩm/dịch vụ đa dạng, thị trường phân tán.

• Ưu điểm:

- Tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh với thị trường.

- Tăng tính trách nhiệm cao cho nhân viên.

- Thuận tiện trong tạo dựng mối quan hệ với khách hàng.

• Nhược điểm:

- Đòi hỏi cao về năng lực nhân viên mới có thể đạt được hiệu quả

- Khó khăn trong việc quản lý và theo dõi hiệu quả công việc.

- Dễ xảy ra tình trạng chồng chéo công việc giữa các nhân viên.

Mô hình nhóm (The Pod)

Chia thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm gồm 4-5 nhân viên có kỹ năng và kinh nghiệm bổ sung cho nhau. Mỗi nhóm tự chịu trách nhiệm cho toàn bộ quy trình bán hàng cho nhóm khách hàng nhất định. Mô hình này phù hợp cho doanh nghiệp có sản phẩm/dịch vụ phức tạp, cần sự phối hợp cao giữa các bộ phận.

• Ưu điểm:

- Tăng sức mạnh tập thể và khả năng giải quyết vấn đề.

- Tăng tính sáng tạo và hiệu quả công việc.

- Tạo môi trường làm việc gắn kết và hỗ trợ lẫn nhau.

• Nhược điểm:

- Cần có sự lãnh đạo và điều phối hiệu quả để nhóm hoạt động một cách thống nhất

- Dễ xảy ra mâu thuẫn và tranh chấp trong nội bộ nhóm.

- Chi phí quản lý cao hơn.

Tầm quan trọng của phòng kinh doanh

Một số vai trò dưới đây cho thấy phòng kinh doanh có sức ảnh hưởng lớn như thế nào đối với doanh nghiệp: 

Thúc đẩy doanh số và  gia tăng lợi nhuận

Phòng kinh doanh là bộ phận gặp gỡ, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và bán hàng. Vì thế, bộ phận này đóng vai trò quyết định trong việc thúc đẩy doanh số và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tìm kiếm - mở rộng thị trường

Bên cạnh nhiệm vụ thúc đẩy doanh số, phòng kinh doanh phải thực hiện việc nghiên cứu, tìm kiếm và mở rộng thị trường mới cho doanh nghiệp. Việc này bao gồm cả nghiên cứu các thị trường quốc tế, khám phá phân khúc thị trường mới và tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng chưa được khai thác.

Thiết lập và duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng

Nhân viên sale nói riêng và phòng kinh doanh nói chung phải có trách nhiệm trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với  đối tác, nhà cung cấp, đặc biệt là với khách hàng ... Điều sẽ giúp phòng kinh doanh có thêm các cơ hội hợp tác, mở rộng thị trường và xây dựng lòng tin với khách hàng.

Tham mưu ý kiến cho cấp lãnh đạo

Phòng kinh doanh còn hỗ trợ cấp lãnh đạo qua việc đưa ra các ý kiến về các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như dự báo doanh thu, lợi nhuận trong tương lai dựa theo xu hướng thị trường, phân tích cạnh tranh và điều kiện kinh tế. 

Chức năng của phòng kinh doanh?

Từ việc xác định vai trò của phòng kinh doanh ở trên, ta rút ra được chức năng của bộ phận này như sau: 

Chức năng tham mưu cho cấp trên

Tham mưu cho cấp trên như Ban Giám đốc, giám đốc chi nhánh,.... về các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh, đồng thời đề xuất các chiến lược kinh doanh hiệu quả hay thậm chí là xây dựng và triển khai các chiến dịch Marketing, quảng cáo sản phẩm - dịch vụ. 

Ngoài ra, phòng sale còn có khả năng tư vấn cho cấp trên về các vấn đề liên quan đến sản phẩm - dịch vụ mới hoặc giải pháp cải thiện sản phẩm, giá cả…. 

Chức năng hướng dẫn, huấn luyện

Chức năng hướng dẫn, chỉ đạo của phòng kinh doanh thể hiện qua việc xây dựng và triển khai các kế hoạch kinh doanh: kế hoạch phát triển sản phẩm, phân phối sản phẩm, kế hoạch marketing,... Đào tạo, huấn luyện nhân viên sale mới về kiến thức, kỹ năng bán hàng và chăm sóc khách hàng,... 

Xây dựng & phát triển nguồn khách hàng

Chức năng này đòi hỏi phòng kinh doanh phải tập trung vào việc tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng mới, đồng thời duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng cũ và khách hàng hiện có để giúp công ty đạt được sự bền vững và mở rộng thị trường một cách hiệu quả.

Chức năng theo dõi và báo cáo

Bộ phận kinh doanh sẽ theo dõi quá trình bán hàng, thông tin về doanh số, số lượng sản phẩm đã bán, số lượng khách hàng đã tiếp cận và các chỉ số kinh doanh khác. Đồng thời chuẩn bị và lập báo cáo về hoạt động kinh doanh để cập nhật tình hình cho các cấp quản lý và  bộ phận liên quan. 

Kích thích quá trình tiêu thụ sản phẩm 

Chức năng này thể hiện rõ qua việc phòng kinh doanh sẽ tham mưu cho Ban giám đốc các vấn đề liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như việc huy động vốn,cho vay, tư vấn tài chính, liên doanh, thanh toán quốc tế,,...

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ gì?

Nhiệm vụ của phòng kinh doanh được chia theo từng cấp bậc sau: 

Nhiệm vụ tổng quát của phòng sale 

Lập chiến lược và thực thi:

• Nghiên cứu thị trường và khách hàng mục tiêu để xây dựng chiến lược tiếp cận hiệu quả.
• Lập kế hoạch giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường và thu hút khách hàng.
• Cân đối giá thành, lập báo giá và đàm phán hợp đồng với khách hàng.

Hỗ trợ Ban Giám đốc:

• Báo cáo tiến độ và kết quả của việc kinh doanh của các bộ phận, đảm bảo tuân thủ quy trình và tiến độ sản xuất.
• Cập nhật tiến độ sản xuất và thời gian cần thiết phải hoàn thành sản phẩm cho các phân xưởng.
• Tham mưu thêm các ý kiến khác cho Ban Quản Lý

Phát triển kinh doanh:

• Triển khai sản xuất, đảm bảo cung cấp sản phẩm chất lượng cao đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Đề xuất chiến lược Marketing và giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh cho từng giai đoạn.
• Lập kế hoạch phát triển thị trường, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng hiện tại và mở rộng sang khách hàng mới.

Nhiệm vụ trong quan hệ với  khách hàng

• Xây dựng chính sách bán hàng để gửi đến khách hàng như khuyến mãi, chiết khấu, giá cả,...
• Thiết lập kế hoạch bán hàng theo từng giai đoạn nhất định để trình lên cho cấp trên phê duyệt và triển khai theo đúng kế hoạch
• Duy trì tệp khách hàng mục tiêu cho doanh nghiệp
• Thu thập, quản lý thông tin khách hàng dựa theo quy trình, chính sách của doanh nghiệp.

Tư vấn tài chính cho Ban Lãnh Đạo

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tư vấn tài chính theo từng tình hình cụ thể cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp bao gồm chi phí, dòng tiền, quản trị, cấu trúc tài chính, công nghệ thông tin,...

Phát triển sản phẩm - dịch vụ của doanh nghiệp 

• Thu thập, phân tích thông tin thị trường để xác định nhu cầu và định hướng phát triển sản phẩm.
• Đề xuất ý tưởng mới trong việc phát triển hoặc cải tiến sản phẩm hiện có
• Phối hợp với các phòng ban khác để thử nghiệm và đánh giá sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.

Các vị trí cơ bản của phòng kinh doanh

Giám đốc kinh doanh

Nhiệm vụ công việc: 

• Thiết lập và triển khai chiến lược kinh doanh
• Quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh
• Quản lý nhân sự cho bộ phận phụ trách
• Thiết lập quan hệ với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng 

Mức lương của vị trí này sẽ dao động từ 20- 45 triệu/ tháng tùy theo năng lực, kinh nghiệm và chuyên môn 

Trưởng phòng kinh doanh

Nhiệm vụ công việc: 

• Quản lý đội ngũ nhân viên của phòng
• Xây dựng - thực thi kế hoạch kinh doanh
• Quản lý kết hợp đánh giá các hoạt động kinh doanh

Mức lương của vị trí này dao động từ 15 - 30 triệu/tháng phụ thuộc kinh nghiệm, năng lực. 

Trưởng nhóm kinh doanh

Nhiệm vụ công việc: 

• Quản lý nhóm nhân viên trong team
• Lên kế hoạch và thực thi chiến lược bán hàng
• Đảm bảo mục tiêu doanh số hằng tháng 
• Đánh giá và lập báo cáo định kỳ

Mức lương của vị trí này sẽ dao động khoảng từ 10 - 15 triệu tùy theo kinh nghiệm và hiệu suất của team 

Nhân viên Telesales

Nhiệm vụ công việc: 

• Nghiên cứu và tìm hiểu về sản phẩm -  dịch vụ
• Lập danh sách khách hàng tiềm năng
• Tiếp cận khách hàng thông qua cuộc gọi điện thoại để thuyết phục họ chốt đơn
• Giải đáp các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm - dịch vụ họ quan tâm

Mức lương của vị trí này dao động khoảng 7-10 triệu đồng + % doanh số/tháng.

Nhân viên kinh doanh

• Nhiệm vụ công việc: 

• Tìm kiếm nhóm khách hàng tiềm năng
• Giới thiệu và tư vấn tận tình về các sản phẩm/dịch vụ
• Thuyết phục khách hàng chốt đơn hàng
• Báo cáo định kỳ kết quả cho cấp trên.

• Mức lương của vị trí này dao động từ 7 triệu - 15 triệu phụ thuộc vào kinh nghiệm, doanh số và hoa hồng. 

Nhân viên chăm sóc khách hàng

• Nhiệm vụ công việc: 
• Tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc, yêu cầu của khách hàng
• Xử lý các phàn nàn của khách hàng một cách nhanh chóng và thỏa đáng
• Cung cấp thêm thông tin về sản phẩm/dịch vụ khi khách hàng cần
• Hỗ trợ quá trình đăng ký, mua hàng, sử dụng sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng
• Giải quyết cho khách hàng các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng sản phẩm
• Thăm dò nhu cầu khác của khách hàng
• Giới thiệu thêm các sản phẩm/dịch vụ mới cho khách hàng
• Thu thập thông tin và phản hồi bằng cách gọi điện, email, khảo sát
• Phân tích các phản hồi từ khách hàng để cải thiện sản phẩm/dịch vụ. 

Làm thế nào để đo lượng hiệu quả phòng kinh doanh?

Để đánh giá hiệu quả của phòng kinh doanh người ta thường dựa chủ yếu vào chỉ số KPI áp dụng đánh giá cho các cá nhân. Đánh giá KPI nên dựa vào các chỉ số cơ bản dưới đây: 

• Doanh thu hàng tháng
• Chi phí đầu tư để có được một khách hàng mới
• Doanh số mục tiêu 
• Doanh thu theo khu vực 

Xem thêm: Quy trình xây dựng hệ thống kpi hiệu quả và phù hợp với mọi doanh nghiệp

Trên đây là toàn bộ thông tin về phòng kinh doanh mà Bizfly đã cung cấp cho bạn chi tiết trên các phương diện. Hi vọng những gì chúng tôi cung cấp sẽ thực sự hữu ích cho quá trình tìm kiếm của bạn.