Quy trình xây dựng hệ thống kpi hiệu quả và phù hợp với mọi doanh nghiệp

KPI là một chỉ số quen thuộc và quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay trong việc đo lường hay lượng hóa các chỉ tiêu làm việc hiệu quả của các nhân viên thuộc doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc xây dựng và kiểm soát mọi thứ hoạt động trên hệ thống KPI.

Các chuyên gia Bizfly sẽ giúp bạn nắm rõ được quy trình xây dựng hệ thống KPI hiệu quả và phù hợp với mọi doanh nghiệp trong bài viết sau.

Bước 1: Xác định người/bộ phận xây dựng KPI

Để xác định chính xác người hoặc bộ phận phụ trách xây dựng KPI, bạn có thể thực hiện theo hai cách cơ bản như sau.

Xác định người/bộ phận xây dựng KPI

Người xây dựng KPI là trưởng bộ phận/phòng/ban

Đây là người hiểu rõ nhất và tổng quan nhất các nhiệm vụ, yêu cầu của từng vị trí, chức danh trong bộ phận/phòng/ban. Việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi những nhà quản lý thấp hơn trong các trường hợp phòng ban quá lớn.

Ưu điểm của phương pháp này đó là tính khả thi của các chỉ số KPI sẽ cao hơn khi tự xây dựng hệ thống KPI cho phòng/ban của mình đồng thời thể hiện được rõ từng chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí thuộc phòng, ban. Tuy nhiên, đây lại là phương pháp thiếu khách quan dẫn đến việc xây dựng mục tiêu thấp và cần phải được giám sát bởi những người có chuyên môn.

Người xây dựng KPI là các nhà chuyên môn hoặc bộ phận chuyên trách

Đây là phương pháp có tính khách quan, khoa học và khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên. Tuy nhiên, phương pháp này không thể đảm bảo được mức độ chính xác của từng nhiệm vụ, từng chức năng của từng vị trí trong bộ phận/phòng/ban. Nhược điểm này chỉ được khắc phục khi có sự góp ý hay đánh giá của các bộ phận chức năng.                                                                               

Bước 2: Xác định chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận 

Như đã biết, từng vị trí thuộc bộ phận hay phòng ban của doanh nghiệp đều có từng chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Phần “mô tả công việc" của nhân viên đảm nhận vị trí chính là các trách nhiệm mà họ cần đảm bảo phải hoàn thành.

 Xác định chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận 

Do đó, để xây dựng được một hệ thống KPI toàn diện, mang lại hiệu quả cao nhất trong việc đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và chính xác từng chức năng, từng nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng phòng ban.

Bước 3: Xác định từng chức danh nhiệm vụ của bộ phận 

Với mỗi một chức danh, người xây dựng KPI cần xác định một số nhiệm vụ mà người đảm nhận chức danh, vị trí công việc liên quan mà người đó bắt buộc phải thực hiện. Xác định được từng chức danh nhiệm vụ của bộ phận chính là cách tạo ra cơ sở để xây dựng thành công các chỉ số KPIs quan trọng. Do đó, các nhiệm vụ được xác định và đưa ra phải cụ thể, rõ ràng và đảm bảo có thể thực hiện được.

Bước 4: Xác định hiệu suất của KPI 

Bước tiếp theo không thể thiếu trong quy trình xây dựng hệ thống KPI mà doanh nghiệp cần thực hiện đó là xác định hiệu suất của KPI. 

KPIs của bộ phận

Người xây dựng KPI sẽ dựa trên cơ sở, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng phòng, ban để xây dựng các chỉ số KPIs chung đặc trưng cho toàn thể bộ phận, phòng ban. Đây là các chỉ số quan trọng bởi nó tạo cơ sở và tiền đề để xây dựng các chỉ số KPIs cho từng vị trí, từng chức danh.

Hiệu suất của KPI cho từng vị trí chức danh

• Xây dựng các chỉ số đo lường hiệu suất KPI sẽ giúp người lao động có thể thực hiện các công việc theo đúng mô tả và yêu cầu của doanh nghiệp. Do đó, các chỉ số này cần được xây dựng dựa trên cơ sở các chỉ số KPI của từng bộ phận và những trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh.
• Các chỉ số KPI phải đảm bảo tiêu chí SMART và có phương án nghiệm thu thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng.

Bước 5: Xác định điểm cho từng chỉ tiêu 

Xác định điểm cho từng chỉ tiêu 

Tương đương với mức độ hoàn thành quy trình làm việc theo kết quả mà các điểm cho từng chỉ tiêu sẽ được xác định thành 2 đến 5 mức độ điểm số. Việc đánh giá sẽ trở nên khách quan hơn nếu mức độ điểm số xác định được càng nhiều. Tuy nhiên, nếu các mức độ điểm số bị chia quá nhỏ thì việc xác định điểm số, tổng điểm cuối cùng và đánh giá cuối cùng sẽ trở nên khó khăn.

Bước 6: Đo lường và điều chỉnh 

Dựa trên các khung điểm cho từng chỉ tiêu đã được xác định, các nhà quản lý hoặc các trưởng bộ phận sẽ tiến hành tổng kết số điểm để đưa ra kết luận đồng thời đưa ra một số những điều chỉnh phù hợp cho hệ thống KPI. KPI sẽ được điều chỉnh linh hoạt tuỳ thuộc vào từng bộ phận, từng chức danh khác nhau trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng có thể tiến hành thuê chuyên gia tư vấn có nhiều kinh nghiệm và kết hợp cùng đánh giá của các nhân viên để có thể đưa ra mức điều chỉnh KPI phù hợp nhất.

Trên đây là tổng hợp quy trình các bước trong quy trình xây dựng hệ thống KPI toàn diện nhất và đầy đủ nhất dành cho bạn đọc. Với những chia sẻ của Bizfly, bạn có thể dễ dàng hiểu được và áp dụng chính xác quy trình này để nhận được một hệ thống đánh giá hiệu suất làm việc hiệu quả.