Hướng dẫn cách xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán

KPI là một chỉ số phổ biến và quan trọng có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xác định chất lượng làm việc của nhân viên và quy định được chính xác nhất mức lương của nhân viên tại từng vị trí khác nhau. Đối với phòng kế toán, KPI cũng giữ một vai trò quan trọng không nhỏ giúp quản lý tài chính doanh nghiệp.

Các chuyên gia Bizfly sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán để đánh giá KPI phòng kế toán một cách hợp lý nhất. Bạn có thể áp dụng và thức hiện theo chỉ dẫn trong bài viết sau.

Ý nghĩa của việc xây dựng kpi cho phòng kế toán 

Việc áp dụng KPI đối với các nhân viên thuộc phòng kế toán sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được chính xác nhất mức độ thực hiện công việc và hoàn thành các mục tiêu cá nhân của toàn bộ nhân viên và các bộ phận thuộc phòng kế toán. KPI phòng kế toán sẽ được thể hiện qua các tỷ lệ, số liệu, chỉ tiêu định lượng,... khác nhau và phù hợp với từng chỉ tiêu riêng biệt theo từng đặc điểm riêng biệt của kế toán.

Ý nghĩa của việc xây dựng kpi cho phòng kế toán 

Hệ thống KPI tại các bộ phận sẽ có những cấp độ khác nhau tùy thuộc vào từng phòng ban kế toán tại các doanh nghiệp. Điều này vừa làm thước đo, vừa làm mục tiêu cho các tiến độ và kết quả hoàn thành công việc.

Cách xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán 

Để xây dựng chỉ số KPI phòng kế toán một cách có hiệu quả và đạt được những ý nghĩa nói trên, bạn cần thực hiện theo hướng dẫn của Bizfly với các bước bao gồm:

Bước 1: Xác định vai trò khi xây dựng kpi 

Trước tiên, bạn cần xác định được vai trò cũng như vị trí của người sẽ thực hiện việc xây dựng KPI. Đối với bước này, bạn có thể xác định theo hai cách đó là:

• Phòng kế toán tự chủ động xây dựng KPI cho chính phòng ban của mình với trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng) sẽ là người thực hiện giám sát. Với phương pháp này, bộ KPI sẽ bám sát tốt hơn các đặc tính của nhân viên trong phòng và công việc kế toán.
• Đội ngũ quản lý cấp cao sẽ là người đưa ra bộ KPI cho phòng kế toán hoặc phòng kế toán áp dụng bộ KPI dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Tuy là phương pháp khoa học và khách quan nhưng lại không thể bám sát được thực tế của bộ phận kế toán và nhiệm vụ, chức năng của bộ phận.

Bước 2: Đánh giá các tiêu chí cần có của kpi 

Để có thể thu hẹp một cách triệt để các tiêu chí đo lường của KPI phòng kế toán, trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng) sẽ là người đánh giá các tiêu chí cần thiêt phải có của KPI dựa trên bản mô tả công việc.

Cách xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán 

Bước 3: Xây dựng chỉ số KPI cho kế toán 

Khi xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán, bạn cần đảm bảo được các yếu tố có trong KPI sẽ gắn bó chặt chẽ với các mục tiêu cụ thể được đưa ra tại phòng kế toán. Sau khi thống nhất KPI với các mục tiêu mà phòng kế toán đưa ra, người xây dựng KPI cần ứng dụng các tiêu chí SMART (mục tiêu cụ thể - mục tiêu đo lường được - mục tiêu có thể đạt được - mục tiêu thực tế - mục tiêu có thời hạn cụ thể) để đánh giá chính xác từng chỉ số thực hiện từng công việc.

Chiến lược xây dựng chỉ số KPI cho bộ phận kế toán 

Bạn có thể áp dụng một số những chiến lược xây dựng KPI phòng kế toán như sau:

• KPI của các cấp lãnh đạo (cấp trên) là chiến lược của phòng kế toán (cấp dưới).
• KPI của tổng thể toàn bộ doanh nghiệp là chiến lược của phòng kế toán.
• KPI của phòng kế toán là chiến lược của các nhân viên thuộc phòng kế toán.

Khi tiến hành xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán, người tiến hành triển khai và xây dựng chiến lược cần sử dụng thước đo của doanh nghiệp dưới cả 3 góc độ nói trên để đảm bảo hoàn thành vai trò và trách nhiệm chung của toàn bộ phòng kế toán như cung cấp thông tin đầy đủ, kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả và vận hành tốt nhất các bộ phận thuộc doanh nghiệp.

Một số mẫu KPI cho bộ phận kế toán 

Hệ thống KPI với những tiêu chí đánh giá chức danh kế toán của các công ty, phòng ban, vị trí khác nhau sẽ là khác nhau. Đối với KPI phòng kế toán, các tiêu chí đánh giá thường được sử dụng như phân tích tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu, phân tích chỉ số tài chính,...  Cụ thể đối với từng chức danh kế toán như sau.

Một số mẫu KPI cho bộ phận kế toán 

KPI cho kế toán trưởng 

Các chỉ tiêu cụ thể trong KPI với chức danh kế toán trưởng đó là:

• Giảm các chi phí hàng tồn kho.
• Giảm các chi phí mua hàng.
• Nâng cao năng lực quản lý của kế toán trưởng đối với phòng kế toán.
• Xây dựng được năng lực chuẩn xác của phòng.
• Hoàn thành một cách chính xác và đúng hạn các báo cáo tài chính.
• Chi tiêu các dòng tiền hợp lý.
• Đảm bảo được độ chính xác trong dự báo ngân sách.
• Đạt được mục tiêu đào tạo nhân sự.
• Các công việc thực hiện và tinh thần thái độ:
• Kiểm soát chặt chẽ, kịp thời và chính xác mọi số liệu trên hệ thống ERP.
• Hoạch định các chiến lược cân đối dòng tiền và các chiến lược về tài chính.
• Cần có tinh thần làm việc tích cực, sẵn sàng hỗ trợ, chia sẻ công việc với các đồng nghiệp.
• Các dự án và công việc đột xuất: Xây dựng nhanh chóng các kế hoạch có liên quan đến các phòng ban.

KPI cho kế toán tổng hợp 

KPI cho kế toán tổng hợp 

Các chỉ tiêu cụ thể trong KPI dành cho chức danh kế toán tổng hợp đó là: 

• Kết quá kỳ vọng hay mục tiêu cá nhân gắn liền với KPI bộ phận
• Nâng cao năng lực quản lý cao nhất cho phòng kế toán.
• Xây dựng năng lực của phòng một cách chuẩn xác.
• Hoàn thành một cách chính xác và đúng hạn các báo cáo tài chính.
• Phân tích một cách cụ thể nhất các chỉ số tài chính
• Xác định tỷ lệ nợ trên số vốn sở hữu.
• Các công việc thường xuyên thực hiện và tinh thần thái độ: 
• Cập nhật một cách chính xác và kịp thời các số liệu trên hệ thống ERP.
• Kiểm soát tuân thủ các báo cáo thuế và chuẩn mực kế toán
• Quản lý chặt chẽ các công nợ
• Quản lý các tài sản vô hình và hữu hình
• Thực hiện các báo cáo quản trị và báo cáo thống kê theo đúng yêu cầu kinh doanh.
• Thường xuyên tham gia các khóa đào tạo để nâng cao năng lực.
• Cần có tinh thần hỗ trợ, san sẻ công việc với đồng nghiệp.
• Các dự án và công việc đột xuất: Mức độ hoàn thành các nhiệm vụ đột xuất được giao bởi trưởng phòng. 

KPI cho kế toán thanh toán 

KPI cho kế toán thanh toán 

Đối với chức danh kế toán thanh toán, các chỉ tiêu KPi cụ thể bao gồm:

• Kết quá kỳ vọng hay mục tiêu cá nhân gắn liền với KPI bộ phận:
• Xây dựng năng lực của phòng một cách chuẩn xác.
• Hoàn thành một cách chính xác và đúng hạn các báo cáo tài chính.
• Chi tiêu hợp lý các dòng tiền thu và chi.
• Các công việc thường xuyên thực hiện và tinh thần thái độ: 
• Cập nhật một cách chính xác và kịp thời các số liệu trên hệ thống ERP.
• Kiểm soát tuân thủ kế toán thanh toán, hạch toán kế toán và quy định về thuế.
• Cần có tinh thần hỗ trợ, san sẻ công việc với đồng nghiệp.
• Các dự án và công việc đột xuất: Mức độ hoàn thành các nhiệm vụ đột xuất được giao bởi trưởng phòng. 

Với những chia sẻ của Bizfly trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ được ý nghĩa, các chiến lược xây dựng chỉ số KPI phòng kế toán cũng như các mấu KPI cho từng bộ phận kế toán. Từ những thông tin hữu ích đó, bạn có thể dễ dàng xây dựng được KPI cho phòng kế toán phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.