7 cách các nhà quản trị phân công công việc phù hợp với nhân viên

Vấn đề phân công công việc giữ một vai trò quan trọng đối với các thành viên trong cùng một nhóm hay một tập thể. Nếu việc phân công nhiệm vụ cho từng thành viên hợp lý thì công việc chung sẽ đạt được hiệu quả tốt hơn. Ngược lại, nếu việc phân chia này không tốt thì chắc chắn tiến độ làm việc sẽ bị ảnh hưởng một cách tiêu cực.

Đây được coi là vấn đề phức tạp nhưng qua bài viết của Bizfly, bạn sẽ biết được cách phân công công việc trong nhóm đạt được hiệu quả. Bạn có thể tham khảo ngay tại đây.

Phân công công việc là gì? 

Phân công công việc là một kỹ năng cần thiết trong quản lý nhân sự, nhằm hỗ trợ người quản trị phân tích, sắp xếp và giao nhiệm vụ cùng quyền hạn thực hiện từng công việc khác nhau cho mỗi thành viên trong nhóm. Đây được xem là một nhiệm vụ cơ bản và giữ vai trò quan trọng để giúp hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp đề ra.

Phân công công việc là gì? 

Do đó, người chịu trách nhiệm phân chia nhiệm vụ, công việc trong nhóm phải là người đảm bảo được tính minh bạch và phù hợp để gia tăng sự gắn kết giữa các thành viên và nâng cao năng suất làm việc hiệu quả. Bên cạnh trách nhiệm phân chia công việc, leader hay nhà quản lý cần phải hỗ trợ cung cấp nguồn lực, phương tiện một cách đầy đủ đồng thời tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất cho các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, điều cần thiết phải nói ra bởi leader là kết quả làm việc mong muốn để nhân viên nắm rõ được công việc mà bản thân đang thực hiện.

Xem thêm: 7 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả hàng ngày giúp đạt kết quả tốt

Vai trò của việc phân công công việc 

Phân công công việc giữ một vai trò quan trọng đối với cả người được bàn giao công việc và người giao việc, cụ thể:

Đối với người được bàn giao công việc

• Các thành viên được bàn giao công việc sẽ có nhiều cơ hội cải thiện kỹ năng và nâng cao chuyên môn làm việc của bản thân.
• Khi hoàn tất công việc, họ sẽ cảm thấy hài lòng về bản thân.
• Nâng cao giá trị của bản thân đồng thời tạo ra cơ hội chinh phục và thách thức năng lực.
• Có thêm nhiều công việc mới và cải thiện tốt tinh thần làm việc.
• Bản thân người được bàn giao công việc sẽ hiểu rõ các nhiệm vụ cần làm và có trách nhiệm cao hơn với công việc của mình.

Đối với người giao việc

• Người có trách nhiệm giao việc sẽ giảm áp lực công việc, có thêm nhiều thời gian để thực hiện các công việc khác và nâng cao sự kế thừa hiệu quả của nguồn nhân lực.
• Thể hiện được năng lực lãnh đạo của bản thân, từ đó hình thành được lòng tin với nhân viên, tạo ra sức ảnh hưởng và hoàn thành các công việc một cách nhanh chóng.

Lý do doanh nghiệp gặp khó khăn khi phân công công việc 

Mặc dù phân công công việc có vai trò quan trọng và mang lại nhiều lợi ích nhưng không ít các doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn thậm chí là phân công công việc không hiệu quả. Một số lý do chính dẫn đến điều này có thể thấy được dưới đây.

Lý do doanh nghiệp gặp khó khăn khi phân công công việc 

Suy nghĩ phân công công việc là chuyển giao công việc

Phân công công việc không chỉ dừng lại ở giao việc, các nhà quản lý cần có trách nhiệm giám sát và đưa ra các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc cụ thể dựa trên nguyện vọng và năng lực của cá nhân thành viên trong nhóm. Đây là cơ hội để người quản lý chứng minh được năng lực và khả năng lãnh đạo của mình.

Cho rằng bản thân làm tốt hơn người khác

Người quản lý có thể lựa chọn không giao công việc cho nhân viên khi họ thấy rằng nhân viên không thể hoàn thành tốt công việc được bằng mình. Chính bởi suy nghĩ này khiến cho người quản lý tự làm mọi thứ. Tuy nhiên, điều này là hoàn toàn sai khi khối lượng công việc và cấp bậc tăng lên. Vì vậy, người quản lý và cấp dưới cần có sự tin tưởng lẫn nhau để trao cho nhau cơ hội thể hiện năng lực làm việc.

Lo sợ lãng phí thời gian

Nhiều nhà quản lý cho rằng quyết định phân công công việc có thể gây lãng phí thời gian cho việc hướng dẫn người khác cách thực hiện nhiệm vụ. Điều này có thể đúng trong lần đầu khi bạn bắt đầu kỹ năng phân chia công việc nhưng theo thời gian, khi nhân viên bắt đầu thành thạo các công việc được giao thì thời gian hoàn thành công việc sẽ được rút ngắn.

Nguyên tắc cần nhớ khi phân công công việc 

Bạn nên tiến hành phân công công việc dựa trên những nguyên tắc cơ bản như sau:

• Đảm bảo phân chia công việc hợp lý một cách đúng đắn đến đúng người, đúng năng lực và đúng thời điểm.
• Đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong việc chia nhiệm vụ công việc tới từng người.
• Khi thực hiện phân công công việc, người quản lý cần đề cao tính công bằng và hợp lý với năng lực của từng thành viên.
• Thường xuyên giám sát tiến độ để đảm bảo không có sai sót trong quá trình hoàn thành công việc.
• Yêu cầu các thành viên thường xuyên phản hồi và báo cáo tiến độ công việc.

Bí quyết để phân công công việc phù hợp cho nhân viên 

Để nắm được cách phân công công việc hiệu quả và phù hợp với năng lực của các nhân viên, bạn có thể tham khảo những bí quyết phân chia mà Bizfly chia sẻ sau.

Bí quyết để phân công công việc phù hợp cho nhân viên 

Đề ra mục tiêu cho từng công việc

Bằng cách này, bạn sẽ làm chủ được cách phân chia công việc trong nhóm và dễ dàng giải thích các công việc cụ thể cho từng nhân viên. Bên cạnh đó, đặt ra mục tiêu rõ ràng còn giúp bạn đề ra được những tiêu chí đo hiệu suất làm việc hiệu quả cho từng thành viên trong suốt quá trình làm việc.

Hiểu rõ năng lực từng thành viên

Để phân chia công việc một cách công bằng và không gây ra tranh cãi giữa các thành viên, bạn cần xác định được những ưu thế và hạn chế của từng thành viên. Từ đó, độ hao phí chất xám sẽ được hạn chế và nhân sự sẽ nhận được công việc hợp với năng lực.

Chia sẻ công việc

Bạn không nên ôm vào mình quá nhiều công việc để rồi kết quả không như ý. Việc chia sẻ nhiệm vụ không chỉ giảm bớt khối lượng công việc mà còn trao cơ hội để các thành viên thể hiện năng lực của mình.

Trao quyền cho nhân viên

Bên cạnh việc giao nhiệm vụ thì bạn cũng cần trao quyền hạn, cung cấp nguồn nhân lực và các công cụ hỗ trợ xử lý công việc cho nhân viên. Điều này không chỉ giúp nhân viên không chỉ hoàn thành tốt công việc của mình mà còn giúp họ giải quyết được những vấn đề phát sinh khác một cách tự do và chủ động cũng như thúc đẩy sự nỗ lực và chuyên nghiệp.

Đọc thêm: Cách tạo động lực cho nhân viên giúp tăng trưởng doanh số 

Đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm công việc

Tất cả các thành viên trong nhóm đều được bàn giao một nhiệm vụ cụ thể và nhiệm vụ của từng người sẽ có mối liên kết với nhau. Do đó, bạn cần chú ý đảm bảo sự tương tác, kết nối và hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên trong quá trình làm việc.

Điều phối công việc linh hoạt

Nếu xảy ra một vấn đề rủi ro trong quá trình tiến hành công việc thì bạn cần đưa ra được đánh giá rõ ràng, xem xét nguồn nhân lực và điều phối linh hoạt để giải quyết vấn đề đó. Tuy nhiên, để tránh gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc, bạn cần điều chỉnh nhân lực hợp lý.

Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Bằng cách đánh giá kết quả thực hiện công việc của các thành viên, bạn có thể xác định được năng lực làm việc của từng người để đưa ra những điều chỉnh phù hợp.

Trên đây là bài viết về cách phân công công việc hiệu quả và những ảnh hưởng của nó đến năng suất làm việc của từng thành viên trong nhóm. Mong rằng, bài viết mà Bizfly chia sẻ sẽ giúp bạn thực hiện việc phân chia các nhiệm vụ cho từng thành viên tham gia công việc một cách hợp lý và có hiệu quả.