MBO là gì? 6 bước quy trình quản trị mục tiêu tối ưu

Hiện nay, MBO đề cao việc đánh giá hiệu quả công việc dựa trên tiêu chí gắn kết giữa mục tiêu từng cá nhân, phòng ban với sự phát triển chung của toàn doanh nghiệp một cách hiệu quả. 

Vậy MBO là gì, nó mang lại những lợi ích nào cho doanh nghiệp và quy trình quản trị với MBO như thế nào? Hãy cùng Bizfly khám phá bài viết sau để hiểu rõ hơn về phương pháp quản trị mục tiêu này.

MBO là gì? 

MBO (Management by Objectives) là quản trị theo mục tiêu, tập trung thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân hoặc nhóm nhân viên để theo dõi và đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu đó.

Mô hình quản trị mục tiêu xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1954, trong cuốn sách “Thực hành Quản trị” của tác giả Peter Drucker. Cuốn sách được xem như là một trong những cách hiệu quả nhất để các nhà quản trị tiếp cận và làm quen với công việc hoạch định chiến lược của mình. Dự vào các căn cứ của việc đo lường mục tiêu từng bộ phận và những kế hoạch công việc đã được đề ra, MBO giúp nhà quản trị quản lý toàn bộ công việc.

MBO (Management by Objectives) là mô hình quản lý được đề xuất bởi Peter Drucker.

MBO được chia thành 4 yếu tố cơ bản đó là:

• Sự cam kết của thành viên trong ban quản trị cao cấp
• Sự hợp tác vì mục tiêu chung của thành viên trong ban tổ chức
• Ý thức làm việc tự nguyện
• Trách nhiệm tổ chức kiểm soát định kỳ

So sánh MBO và MBP

Ngoài mô hình MBO, thì nhiều doanh nghiệp cũng quan tâm tới mô hình MBP - Quản lý theo quy trình. Được xem là đi ngược lại với bản chất của MBO và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống quản lý chất lượng ISO, nó mang lại định hướng rõ ràng, tăng tính xác định khách hàng mục tiêu cho doanh nghiệp. Vậy điểm khác biệt của hai mô hình này là gì?

Lợi ích khi doanh nghiệp triển khai MBO 

Ở phần trước, bài viết đã giúp bạn đọc lý giải khái niệm MBO là gì. Trong phần 2, Bizfly sẽ chỉ ra những lợi ích mà MBO mang lại khi triển khai trong doanh nghiệp. 

Lợi ích khi doanh nghiệp triển khai MBO 

Thúc đẩy việc lập kế hoạch trong doanh nghiệp 

Trước hết, MBO hỗ trợ các doanh nghiệp lập kế hoạch trong doanh nghiệp một cách rõ ràng, thực tế. Nó thúc đẩy các nhà quản trị chú trọng vào kết quả hơn là hành động, thiết lập mục tiêu cụ thể. Các mục tiêu được đặt ra chính xác, có phương pháp đo lường cho nó cũng như ràng buộc về mặt thời gian. 

Phát triển đội ngũ nhân sự 

Quản lý doanh nghiệp với phương pháp mục tiêu MBO giúp thúc đẩy nhân viên trong quá trình tự học hỏi và phát triển hơn. Quá trình này sẽ tạo nên những bước sáng tạo và đổi mới không ngừng. Đồng thời, nó cũng khuyến khích sáng kiến và phát triển khả năng của đội ngũ điều hành trong doanh nghiệp. 

Dễ dàng đánh giá theo nguyên tắc công bằng 

Quản lý MBO giúp các nhà quản trị kiểm định và đánh giá dựa trên nguyên tắc công bằng khi nhìn vào kết quả hoàn thành công việc. Năng lực được đánh giá khách quan, chính xác mà không có quyết định cảm tính. MBO giúp doanh nghiệp nhìn nhận thực tế cơ cấu vận hành có thực sự hiệu quả và mang tính tự đánh giá hơn là áp đặt cấp dưới. 

Tạo động lực cho nhân sự trong công ty 

Quản trị doanh nghiệp với MBO tạo ra động lực lớn và cam kết cho nhân viên doanh nghiệp. Sự tham gia của các cấp dưới trong việc thiết lập mục tiêu và đánh giá hiệu suất sẽ mang đến tính đồng thuận, cam kết bền chặt. Nó hướng toàn bộ nhân viên hướng đến mục tiêu và vận hành cỗ máy doanh nghiệp một cách trơn tru. Toàn bộ nhân viên đều cảm thấy hài lòng và trung thành với doanh nghiệp, truyền tinh thần làm việc đầy hứng khởi. 

Nâng cao năng lực cộng tác giữa các phòng ban 

MBO hỗ trợ nâng cao năng lực cộng tác trong các phòng ban nhờ làm rõ được cấu trúc và mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, nó cũng điều hướng mục tiêu của từng cá nhân theo mục tiêu phát triển chung. Quản lý doanh nghiệp bằng mục tiêu thúc đẩy cách nhìn của nhà quản trị và liên kết các bộ phận lại tạo thành một bộ máy xuyên suốt, ổn định. 

Quy trình quản trị mục tiêu theo MBO 

Vậy quy trình MBO là gì và nó gồm các bước như thế nào? Quy trình quản trị mục tiêu MBO gồm cod 6 bước cơ bản được xây dựng cụ thể. 

Quy trình quản trị mục tiêu theo MBO 

Bước 1: Xác định mục tiêu theo mô hình MBO  

Bên cạnh các mục tiêu dài hạn như tầm nhìn, chiến lược phát triển hay sứ mệnh, các định hướng do người giám sát đề ra chỉ là tạm thời. Đó hoàn toàn dựa trên sự quan sát và đánh giá từ những việc mà công ty có thể và cần đạt đến trong một khoảng thời gian ngắn. 

Mục tiêu theo mô hình MBO cần được xác định từ mục tiêu tổng thể (là những mục tiêu lớn, mang tính toàn diện). Sau đó, các bộ phận và nhân sự cấp dưới sẽ dựa trên mục tiêu lớn để thiết lập các mục tiêu con, đóng góp hiệu quả phát triển vào mục tiêu mẹ. 

Bước 2: Xác định mục tiêu của cá nhân 

Trong mô hình MBO, đây được xem là giai đoạn quyết định hiệu quả của việc thực hiện phương pháp này. Các nhà quản trị có thể bắt đầu làm việc với cấp dưới và xây dựng các mục tiêu cá nhân dựa trên báo cáo tóm tắt về chiến lược cần hướng đến. Các mục tiêu chi tiết của từng cá nhân cần đặt ra cụ thể và có thể đo lường được. Nhiều doanh nghiệp sử dụng phương pháp đo lường thông qua OKR, KPI để đo lường mức độ hoàn thiện và định hướng thực hiện mục tiêu của nhân sự. 

Khi xác định các mục tiêu con này, người quản trị cần thực hiện phân tích công việc, quyền hạn và chức năng từng bộ phận và nắm vững được số lượng nhân sự trong bộ phận đó. Khi đó mới có thể thực hiện giao việc phù hợp với mục tiêu lớn. 

Bước 3: Giám sát về hiệu suất thực hiện 

Doanh nghiệp có thể xem xét các công cụ quản lý công việc, hỗ trợ lên danh sách, quản lý tiến độ và đánh giá kết quả theo thời hạn và chất lượng. 

Các hoạt động giám sát trong mô hình MBO thường bao gồm:

• Đánh giá kết quả
• Đưa ra phản hồi và đánh giá
• Điều chỉnh và cập nhật kế hoạch trong thời gian ngắn nhất. 

Bước 4: Đánh giá hiệu suất 

Phương pháp MBO giúp đánh giá thường xuyên các hoạt động với sự tham gia của toàn bộ cấp quản lý có liên quan. Người thực hiện đánh giá hiệu suất cần đảm bảo tính minh bạch và dựa vào cả quá trình thực hiện theo quy trình MBO. Bên cạnh đó, dựa vào những đánh giá, dù tốt hay xấu cũng cần có biện pháp động viên nhân sự của mình để thúc đẩy nhiệt huyết làm việc, đưa ra những yêu cầu tốt hơn cho các mục tiêu đã đề ra. 

Việc đánh giá hiệu suất theo mô hình MBO sẽ được thực hiện bởi những đầu việc chính như sau:

• Xác định tiêu chí đánh giá
• Xem xét quy trình thực hiện công việc 
• So sánh kết quả
• Thống kê những khó khăn đột biến
• Đưa ra phản hồi và điều chỉnh

Bước 5: Thường xuyên phản hồi về kết quả 

Nhờ có MBO, nhân viên sẽ nhận được phản hồi liên tục về kết quả và mục tiêu trên cơ sở điểm mạnh-yếu của họ. Phản hồi có thể được bổ sung qua các cuộc đánh giá định kỳ trong cùng cấp. 

Bước 6: Ghi nhận thành tích đạt được 

Bước này sẽ ghi nhận những thành tích mà các nhân viên trong doanh nghiệp đạt được. MBO sẽ giúp các nhà quản trị xây dựng các chính sách, hoạt động khen thưởng nhân sự đạt mục tiêu. Từ đó khuyến khích và thúc đẩy tinh thần thực hiện mục tiêu doanh nghiệp. 

Bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn MBO là gì, ưu-nhược điểm, lợi ích và quy trình thực hiện. Qua đó giúp doanh nghiệp nhận ra các điểm yếu và cải thiện để đối phó với thay đổi mới. Với những thông tin này, doanh nghiệp sẽ có nhiều bài học kinh nghiệm khi quản trị bằng MBO.