Quản lý doanh nghiệp là yếu tố cốt lõi quyết định sự tồn tại và phát triển của một tổ chức trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh. Tuy nhiên, không phải nhà lãnh đạo nào cũng nắm rõ quy trình và các phương pháp quản trị hiệu quả. Qua bài viết, Bizfly sẽ giới thiệu đến bạn những thông tin này và điểm qua một số xu hướng quản trị trong kỷ nguyên số.

1. Quản lý doanh nghiệp là gì

Quản lý doanh nghiệp là quá trình điều hành và phối hợp các nguồn lực như con người, tài chính, thiết bị, công nghệ nhằm thực hiện các mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Người quản trị doanh nghiệp cần làm việc cùng với cá nhân và tập thể để thực hiện hoạt động như hoạch định, tổ chức, triển khai, kiểm tra và điều chỉnh. Mục tiêu là đảm bảo công ty vận hành hiệu quả, phát triển đúng định hướng và đạt lợi nhuận cao. 

2. Tại sao cần quản lý doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, một công ty muốn tồn tại và phát triển bền vững không thể thiếu vai trò của quản lý. Dưới đây là những lý do vì sao tổ chức doanh nghiệp quan trọng:

• Giữ vững định hướng chung cho toàn doanh nghiệp: Trong một tổ chức, mỗi cá nhân và bộ phận có thể theo đuổi những mục tiêu và lợi ích riêng biệt. Nếu không có sự quản lý, các mục tiêu đó dễ đi chệch hướng so với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Vai trò của người quản lý là hiểu rõ sự khác biệt này, điều phối và dung hòa lợi ích cá nhân với lợi ích chung để đảm bảo mọi hoạt động đều hướng tới sứ mệnh đã xác định.
• Sử dụng nguồn nhân lực một cách hợp lý: Nguồn nhân lực là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Việc phân chia công việc không hợp lý sẽ dẫn đến lãng phí nhân tài, giảm hiệu quả hoạt động, thậm chí tạo ra bất mãn nội bộ. Một nhà quản lý giỏi cần biết đánh giá đúng năng lực, kinh nghiệm và khả năng chịu áp lực của từng nhân viên, từ đó bố trí công việc phù hợp để khai thác tối đa điểm mạnh của mỗi người.
• Tối ưu hiệu suất làm việc và chi phí vận hành: Quản lý doanh nghiệp giúp tổ chức hoạt động theo quy trình khoa học nên sẽ không lãng phí nguồn lực, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Khi bộ máy vận hành trơn tru, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Hiện nay, để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp đang lựa chọn BizCRM để số hóa quy trình quản lý khách hàng, phân công công việc, theo dõi hiệu suất và kết nối dữ liệu giữa các phòng ban theo luồng thống nhất.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

3. Quy trình quản lý doanh nghiệp

Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững, bạn cần phải có một hệ thống quản trị bài bản và khoa học.Dưới đây là các bước quan trọng trong quy trình quản lý doanh nghiệp:

• Xác định tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức: Tầm nhìn và sứ mệnh đóng vai trò như kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nếu xác định rõ ràng tầm nhìn (doanh nghiệp muốn đạt được điều gì trong tương lai) và sứ mệnh (doanh nghiệp tồn tại để làm gì), bạn sẽ luôn giữ vững định hướng trong suốt quá trình phát triển. Đồng thời, bạn cũng hoạch định chiến lược phù hợp.
• Xây dựng hệ thống mục tiêu và chiến lược: Sau khi đã xác định tầm nhìn và sứ mệnh, doanh nghiệp cần cụ thể hóa thành hệ thống mục tiêu và chiến lược thực hiện. Các mục tiêu phải rõ ràng, khả thi, đo lường được. Đây là cơ sở để nhà quản lý theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả và tổ chức doanh nghiệp đi đúng hướng trong quá trình vận hành.
• Xây dựng sơ đồ tổ chức: Việc thiết kế sơ đồ tổ chức giúp xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng bộ phận và từng cá nhân trong doanh nghiệp. Bộ máy nhân sự được sắp xếp hợp lý sẽ hỗ trợ phân công công việc đúng người, đúng khả năng, đồng thời tạo cơ sở để đánh giá hiệu suất làm việc và thực hiện chế độ khen thưởng phù hợp.
• Thiết lập quy trình, quy định và hướng dẫn công việc: Doanh nghiệp cần có hệ thống quy trình làm việc rõ ràng, nhất quán để đảm bảo các hoạt động diễn ra trôi chảy và giảm thiểu sai sót. Các quy định và hướng dẫn chi tiết cũng giúp nhân viên hiểu đúng quy trình cần thực hiện, từ đó nâng cao tính chủ động, tinh gọn bộ máy vận hành.
• Ứng dụng phần mềm quản lý: Trong thời đại công nghệ số, bạn cần trang bị các phần mềm quản trị doanh nghiệp để tự động hóa nhiều quy trình, quản lý nhân sự và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.

4. Phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc quản lý doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở vận hành bộ máy mà còn phải liên tục tối ưu nguồn lực, chiến lược và quy trình. Vậy đâu là những phương pháp quản lý doanh nghiệp cần áp dụng để đạt hiệu quả cao? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé. 

4.1  Hoạch định chiến lược

Hoạch định chiến lược là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý doanh nghiệp. Đây là quá trình nhà quản lý xác định rõ công ty cần đạt được điều gì, bằng cách nào và trong khoảng thời gian nào. Các kế hoạch cần dựa trên mục tiêu chung đã đề ra, làm cơ sở cho mọi hoạt động sau này.

Một chiến lược được hoạch định bài bản sẽ giúp định hướng lộ trình triển khai công việc và tạo ra tiêu chí đánh giá hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thúc đẩy tiến độ dự án, nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận và tạo động lực cho nhân viên cùng làm việc theo một mục tiêu chung. 

4.2 Phân công công việc

Nhà quản lý cần nắm rõ năng lực, chuyên môn, kinh nghiệm và khối lượng công việc của từng nhân viên, từ đó phân chia nhiệm vụ phù hợp với từng cá nhân và phòng ban. Giao việc đúng người, đúng năng lực sẽ giúp đảm bảo tiến độ công việc, tối ưu nguồn lực và giảm thiểu chi phí vận hành.

Bên cạnh đó, trong quản lý doanh nghiệp hiện đại, quy trình phân công công việc khoa học sẽ giúp tăng năng suất chung và tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp, công bằng. Từ đó, bạn có thể khuyến khích nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình.

4.3 Tổ chức và phân tầng hệ thống nhân viên

Phân tầng rõ ràng giúp xác định ai chịu trách nhiệm ở từng cấp bậc, ai có quyền ra quyết định và ai sẽ trực tiếp thực hiện công việc. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao tính phối hợp giữa các bộ phận.

Ở phương pháp này, nhà quản lý cần có khả năng giao tiếp tốt để hướng dẫn, đào tạo, hỗ trợ nhân viên phát triển. Đồng thời, người này phải khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến đóng góp, sáng kiến và phản hồi mang tính xây dựng để không ngừng cải thiện hoạt động của đội nhóm. Ngoài ra, việc theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc định kỳ  cũng giúp nhà quản lý nhận diện được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân sự, từ đó đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp. 

4.4 Đo lường & Kiểm soát dữ liệu doanh nghiệp

Dữ liệu là tài sản quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế, việc đo lường và kiểm soát dữ liệu thường xuyên sẽ giúp các công ty vận hành ổn định, hạn chế rủi ro mất mát hoặc rò rỉ thông tin. Một hệ thống quản lý dữ liệu hiệu quả cần tập trung vào những yếu tố sau:

• Quản lý dòng tiền: Lập kế hoạch giám sát dòng tiền, quản lý chặt các khoản thu – chi, tối ưu quy trình hàng tồn kho và lựa chọn đối tác phù hợp.
• Theo dõi lượng hàng hóa bán ra: Phân tích kịp thời xu hướng tăng giảm để đưa ra phương án thúc đẩy bán hàng hoặc điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp với thị trường.
• Kiểm soát hàng tồn kho: Đảm bảo lượng hàng tồn ở mức tối ưu, tránh thiếu hụt nguyên liệu hoặc tồn đọng hàng hóa gây lãng phí chi phí và ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất.
• Đánh giá năng suất làm việc: Theo dõi hiệu suất của từng nhân viên và phòng ban thông qua KPI, từ đó đưa ra quyết định khen thưởng, điều chỉnh hoặc hỗ trợ phát triển phù hợp.

5. Xu hướng quản trị doanh nghiệp trong thời đại số

Những xu hướng mới trong thời đại số đòi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt thay đổi để thích ứng và duy trì lợi thế cạnh tranh. Dưới đây là một số xu hướng bạn có thể tham khảo: 

5.1 Xu hướng quản trị Doanh nghiệp hiện đại

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các doanh nghiệp buộc phải cập nhật và áp dụng những xu hướng quản trị mới để duy trì năng lực cạnh tranh. Cụ thể như sau:

• Tự động hóa quy trình: Tự động hóa quy trình đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Việc ứng dụng công nghệ để thay thế các tác vụ thủ công không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa nguồn lực. Ví dụ như, nhiều doanh nghiệp đã tự động hóa các khâu quản lý dự án, chăm sóc khách hàng và quản lý kho hàng, từ đó đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc và nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Phân tích dữ liệu thông minh (Data Analytics): Với sự phát triển mạnh mẽ của Big Data, đo lường và kiểm soát dữ liệu đang trở thành công cụ không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. Các tổ chức hiện đại luôn chú trọng thu thập, khai thác dữ liệu để làm cơ sở đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Trên thực tế, nhiều công ty FMCG đang sử dụng dữ liệu để dự báo nhu cầu tiêu dùng, quản lý chuỗi cung ứng và điều chỉnh chiến lược tiếp thị kịp thời.
• Ứng dụng AI trong nâng cao trải nghiệm khách hàng: Công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) đã làm thay đổi cách vận hành doanh nghiệp bằng cách tạo ra các sản phẩm, dịch vụ và nội dung phù hợp hơn với từng cá nhân. Ngoài ra, nhiều thương hiệu đã sử dụng Chatbot AI, tổng đài tự động và hệ thống chăm sóc khách hàng thông minh để rút ngắn thời gian phản hồi và tăng sự hài lòng của người mua. 

5.2 Sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp với BizCRM

BizCRM là giải pháp quản lý khách hàng toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hoạt động marketing, bán hàng và quản lý trên một nền tảng duy nhất. Phần mềm được thiết kế để lưu trữ, phân luồng và chăm sóc khách hàng hiệu quả. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể bứt phá doanh thu và nâng cao chất lượng dịch vụ. Các ưu điểm nổi bật của BizCRM là:

• Lưu trữ, đồng bộ toàn bộ data khách hàng từ website, fanpage về cùng một hệ thống.
• Tự động phân chia và chuyển data cho nhân viên chăm sóc khách hàng theo quy trình cụ thể.
• Tích hợp các công cụ tương tác tự động như chatbot, email, SMS… để chăm sóc khách hàng theo kịch bản cá nhân hóa.
• Đảm bảo an toàn dữ liệu khách hàng với các tiêu chuẩn bảo mật cao cấp.
• BizCRM nằm trong hệ sinh thái Bizfly, bao gồm các giải pháp Chat, Email, SMS, Loyalty, giúp doanh nghiệp vận hành đồng bộ và hiệu quả.
• Cho phép dễ dàng kết nối với các phần mềm, ứng dụng bên thứ ba khác.
• Hệ thống linh hoạt, có thể thiết kế và điều chỉnh theo đặc thù quy trình và nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.

6. Ví dụ thực tế về Quản lý doanh nghiệp thành công

Quản lý doanh nghiệp thành công luôn là yếu tố then chốt giúp một tổ chức phát triển bền vững và vươn xa. Dưới đây là một số ví dụ điển hình từ các tập đoàn lớn.

6.1 Microsoft - Chiến lược quản lý nhân sự

Dưới sự quản lý của Satya Nadella, Microsoft đã xây dựng thành công một chiến lược quản lý nhân sự lấy sự kết nối và phát triển con người làm trọng tâm. Bên cạnh việc đặt tầm nhìn mới cho công ty, Nadella còn tập trung cải tiến văn hóa doanh nghiệp, biến một môi trường từng mang nặng tính cạnh tranh nội bộ thành một tập thể đoàn kết, giàu tinh thần học hỏi. 

Ông khuyến khích nhân viên từ mọi cấp độ chia sẻ ý tưởng, tham gia phản hồi và phát triển tư duy sáng tạo. Sự thay đổi này giúp nhân viên Microsoft cảm thấy được lắng nghe, được truyền cảm hứng và có cơ hội phát triển kỹ năng cá nhân trong quá trình thực thi các mục tiêu chung.

Bên cạnh đó, Nadella còn tạo ra một môi trường cho phép nhân viên thử nghiệm các ý tưởng mới mà không sợ mắc sai lầm. Điều này đã giúp Microsoft khơi dậy sự sáng tạo, nâng cao năng suất và trở thành một trong những tập đoàn công nghệ có giá trị vốn hóa lớn nhất thế giới.

6.2 IKEA - Quản lý chuỗi cung ứng

Trường hợp của IKEA cũng là một trong những ví dụ về quản lý doanh nghiệp thành công. Với hơn 400 cửa hàng tại hơn 50 quốc gia, IKEA đã xây dựng một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng tích hợp chặt chẽ, đảm bảo sản phẩm được sản xuất tiết kiệm chi phí, vận chuyển nhanh chóng và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.

Từ khâu mua nguyên vật liệu, IKEA đã hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp toàn cầu nhằm đảm bảo chất lượng và chi phí tối ưu. Công ty sử dụng mô hình sản xuất thông qua các nhà thầu phụ ở những khu vực chi phí thấp như Trung Quốc và Việt Nam, với quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt. Trong khâu vận chuyển và hậu cần, IKEA nổi bật với hệ thống cross-docking, đóng gói phẳng sản phẩm và sử dụng đa dạng phương thức vận tải, giúp giảm chi phí vận chuyển và rút ngắn thời gian giao hàng.

Kết luận

Quản lý doanh nghiệp thành công có ảnh hưởng đến tất cả đội ngũ quản lý và điều hành doanh nghiệp, sự tồn tại tổ chức. Để phát triển bền vững, các công ty cần không ngừng hoàn thiện quy trình quản lý, linh hoạt ứng dụng công nghệ, tối ưu nguồn lực và xây dựng đội ngũ nhân sự gắn kết.