Quản lý công nợ là gì? Bật mí 6 cách quản lý công nợ hiệu quả

Quản lý công nợ được xem là một trong những yếu tố quan trọng tác động tới sự thành bại của một doanh nghiệp. Nếu không có một quy trình quản lý rõ ràng thì doanh nghiệp sẽ tiến tới bờ vực của phá sản. Chính vì vậy, nhận thức về tầm quan trọng của quản lý công nợ và những biện pháp để quản lý hiệu quả là thực sự cần thiết. Trong bài viết dưới đây Bizfly sẽ chia sẻ những kiến thức cơ bản xoay quanh vấn đề này.

Quản lý công nợ là gì?

Quản lý công nợ là chuỗi hoạt động ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Bao gồm: Công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp. Từ đó giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý được tài chính một cách tốt nhất.

Doanh nghiệp cần nắm rõ các khoản công nợ để dễ dàng quản lý, theo dõi

Phân loại về các khoản công nợ

Các khoản công nợ mà doanh nghiệp cần chú ý khi thực hiện quản lý công nợ như sau: Các khoản phải thu của khách hàng; Các khoản phải trả cho nhà cung cấp, phân phối; Các khoản thu, trả khác và Các khoản tạm ứng.

• Các khoản phải thu của khách hàng là khoản tiền mà doanh nghiệp chưa thu được sau khi đã bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng đó. Hiểu đơn giản là khách hàng đã mua hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa trả tiền cho doanh nghiệp.
• Các khoản phải trả cho nhà cung cấp, phân phối là khoản tiền mà doanh nghiệp đã sử dụng để mua vật tư, trang thiết bị,... từ các nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán.
• Các khoản thu, trả khác bao gồm: thu nội bộ, tạm ứng, ký quỹ, ký cược,...trả tiền công cho nhân viên, thuế nộp Nhà nước, các khoản vay nợ,...
• Các khoản tạm ứng là khoản tiền hay vật tư dùng để giao cho người tạm ứng nhằm thực hiện công việc đã được phê duyệt.

Cách quản lý công nợ hiệu quả hiện nay

Để quản lý công nợ một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng một vài cách thức sau:

Xây dựng hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Một trong những cách giúp cho doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả đó là xây dựng hệ thống theo dõi hoàn chỉnh. Trong đó quy trình hệ thống phải đảm bảo được các yếu tố như: xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân khi làm việc với khách hàng, bộ phận kế toán công nợ cần nắm rõ quy trình kế toán,...

Để theo dõi các khoản nợ của khách hàng, bộ phận công nợ bắt buộc phải có các File theo dõi cũng như cập nhật phát sinh mới nhất liên quan. Các File theo dõi công nợ có thể được lập bằng cách truyền thống là ghi sổ nợ. Tiên tiến hơn có thể sử dụng File Excel hoặc phần mềm kế toán. Tùy vào từng doanh nghiệp, tổ chức sẽ có cho mình một kế hoạch xây dựng hệ thống theo dõi riêng.

Hệ thống theo dõi hoàn chỉnh giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả

Thường xuyên kiểm tra khoản phải thu

Thường xuyên kiểm tra các khoản phải thu sẽ giúp cho việc quản lý công nợ đạt hiệu quả cao. Bộ phận kế toán sẽ phải thường xuyên kiểm tra thời hạn của các khoản nợ phải thu; đo lường các khoản phải thu của doanh nghiệp. 
Bên cạnh đó, cần sớm phát hiện ra những khoản nợ có vấn đề để có hướng xử lý kịp thời, tránh gây thất thoát cho doanh nghiệp.

Gửi hóa đơn, chứng từ nhanh chóng

Có thể nói gửi hóa đơn, chứng từ đến khách hàng nhanh chóng là một trong những cách quản lý công nợ hiệu quả nhất. Tuy nhiên cách thức này lại không được các doanh nghiệp chú tâm tới. Kế toán công nợ cần chủ động điện thoại hoặc thông báo cho người có trách nhiệm thanh toán hóa đơn để đảm bảo được hóa đơn đã đến tay đúng người, đúng địa chỉ. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng hóa đơn bị thất lạc hay ảnh hưởng tới thời gian thanh toán chúng.

Gửi hóa đơn, chứng từ tới khách hàng tạo điều kiện thu hồi nợ nhanh chón

Ghi nhật ký thu nợ

Với mỗi một khoản nợ quá hạn mà chưa được thanh toán, kế toán công nợ cần ghi lại thường xuyên vào trong sổ sách. Đặc biệt là cần theo dõi lịch sử cuộc gọi, email đã gửi,.. Từ đó có thể nhận biết được các bất cập trong quá trình thu nợ và đề ra được biện pháp xử lý kịp thời nhất.

Xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác

Duy trì, xây dựng mối quan hệ với đối tác sẽ hỗ trợ cho quản lý công nợ đạt hiệu quả cao. Ngoài việc hối thúc khách hàng nhanh chóng trả nợ thì bộ phận thu hồi nợ của doanh nghiệp có thể thông báo tới khách hàng các điều kiện sẽ được hưởng chiết khấu, các chứng từ liên quan,.. để tạo mối quan hệ tốt nhất với khách hàng.

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ

Nếu như trước đây, việc tính toán các khoản công nợ dựa vào file Excel hoặc sổ sách, thì ngày nay, điều đó đã trở nên dễ dàng hơn với phần mềm quản lý công nợ. Phần mềm này sẽ giúp các doanh nghiệp có thể đồng bộ được dữ liệu, thông tin theo một hệ thống nhất định, tránh tình trạng bị mất dữ liệu quan trọng và không thể lấy lại.

Không những thế, nó còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí nhân lực trong việc kiểm soát và tính toán chi phí công nợ. Ngoài ra, nó còn có khả năng xác nhận công nợ với khách hàng, lập báo cáo công nợ và dễ dàng tìm kiếm cũng như phân loại khách hàng một cách hiệu quả.

Trên đây là một vài kiến thức về quản lý công nợ mà các doanh nghiệp cần chú ý. Nếu doanh nghiệp chưa tìm được giải pháp quản lý công nợ hiệu quả có thể tham khảo 6 cách thức mà Bizfly đã chia sẻ ở trên để áp dụng.