Thành công và trách nhiệm của mọi công ty đều xuất phát từ các bước lập kế hoạch triển khai dự án hoàn hảo. Dù bạn là bất kỳ ai hay ở bất kỳ chức vụ nào, bạn chỉ cần áp dụng đúng các bước hướng dẫn sau đây thì sẽ luôn đạt được kết quả mong muốn cho những dự án khác nhau.

Hãy theo dõi cùng Bizfly nhé!

Phần mềm BizTicket giúp quản lý dự án, giao việc hiệu quả, tham khảo thêm TẠI ĐÂY

Đặt mục tiêu rõ ràng cho dự án

Việc xác định mục tiêu rõ ràng là bước quan trọng nhất trong quá trình lập kế hoạch dự án, vì nó định hướng mọi hoạt động và quyết định. Một mục tiêu tốt không chỉ giúp bạn tập trung nguồn lực mà còn là cơ sở để đánh giá mức độ thành công của dự án.

1. Xác định mục tiêu theo mô hình SMART
Một cách hiệu quả để thiết lập mục tiêu là áp dụng mô hình SMART. Mỗi mục tiêu cần phải:

• Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần được diễn đạt rõ ràng và chi tiết, tránh sự mơ hồ. Ví dụ, thay vì nói "tăng doanh số," hãy nêu rõ "tăng doanh số lên 20% trong 6 tháng."
• Measurable (Đo lường được): Đặt các chỉ số để theo dõi tiến độ và kết quả, như doanh thu, số lượng khách hàng, hoặc thời gian hoàn thành.
• Achievable (Có thể đạt được): Đảm bảo mục tiêu khả thi dựa trên nguồn lực và điều kiện hiện tại. Ví dụ, nếu doanh số hiện tại tăng 5% mỗi tháng, mục tiêu tăng 50% trong một tháng là không thực tế.
• Relevant (Liên quan): Mục tiêu cần gắn liền với chiến lược tổng thể của tổ chức hoặc dự án lớn hơn.
• Time-bound (Có thời hạn): Xác định rõ thời gian hoàn thành, ví dụ: "Hoàn thành việc triển khai hệ thống phần mềm trước ngày 31/12."

2. Hiểu rõ mục tiêu từ các bên liên quan
Mỗi dự án thường có nhiều bên liên quan (stakeholders), từ đội ngũ thực hiện đến khách hàng hoặc nhà quản lý. Vì vậy:

• Thu thập ý kiến: Tổ chức các buổi họp hoặc khảo sát để xác định mong đợi của các bên liên quan.
• Đồng thuận mục tiêu: Đảm bảo mọi người đều hiểu và thống nhất về mục tiêu, tránh việc hiểu sai hoặc ưu tiên mâu thuẫn.

3. Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ
Một mục tiêu lớn thường bao gồm nhiều yếu tố phức tạp. Để dễ dàng thực hiện, hãy chia mục tiêu thành các phần nhỏ hơn:

• Mục tiêu ngắn hạn: Ví dụ, "Xây dựng nhóm dự án trong 2 tuần đầu."
• Mục tiêu trung hạn: "Hoàn thành thiết kế sản phẩm trong tháng đầu tiên."
• Mục tiêu dài hạn: "Ra mắt sản phẩm chính thức trong vòng 3 tháng."

Việc chia nhỏ giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết.

Phần mềm BizCRM - Giải pháp giúp quản lý và lên kế hoạch kinh doanh hiệu quả, đăng ký dùng thử ngay dưới đây

KHÁM PHÁ NGAY

Lập các bước hành động cụ thể

Khi đã xác định rõ mục tiêu, bước tiếp theo là lập các bước hành động cụ thể để hiện thực hóa mục tiêu đó. Một kế hoạch hành động chi tiết không chỉ giúp bạn triển khai dự án mượt mà mà còn giúp đội ngũ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

1. Phân tích dự án và xác định các nhiệm vụ chính
Trước tiên, hãy chia dự án thành các nhiệm vụ chính hoặc giai đoạn cụ thể.

• Xác định các giai đoạn lớn: Ví dụ, trong một dự án phát triển sản phẩm, các giai đoạn có thể bao gồm: nghiên cứu thị trường, thiết kế sản phẩm, sản xuất thử nghiệm, và ra mắt sản phẩm.
• Lập danh sách nhiệm vụ: Liệt kê tất cả công việc cần thực hiện trong từng giai đoạn. Đừng bỏ sót bất kỳ chi tiết nào, từ các nhiệm vụ lớn đến các bước nhỏ.

2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên

Không phải tất cả các nhiệm vụ đều quan trọng như nhau. Để tối ưu nguồn lực, hãy sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên:

• Công việc quan trọng và khẩn cấp: Cần thực hiện ngay.
• Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch thực hiện sau.
• Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp: Có thể giao cho người khác.
• Công việc không quan trọng và không khẩn cấp: Xem xét loại bỏ.

3. Phân bổ vai trò và trách nhiệm

Mỗi thành viên trong đội ngũ cần hiểu rõ nhiệm vụ của mình và trách nhiệm với dự án.

• Phân công công việc cụ thể: Giao nhiệm vụ rõ ràng cho từng người dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm của họ.
• Thiết lập điểm liên lạc: Xác định ai là người chịu trách nhiệm chính (owner) và ai sẽ hỗ trợ (supporter) cho từng nhiệm vụ.
• Tài liệu hóa: Ghi lại phân công công việc trong tài liệu dự án hoặc các công cụ quản lý như Trello, Asana.

4. Điều chỉnh linh hoạt khi cần thiết

Kế hoạch hành động cần được điều chỉnh khi có những thay đổi không lường trước:

• Đánh giá thường xuyên: Tổ chức các buổi họp định kỳ để đánh giá tiến độ và thảo luận vấn đề.
• Ưu tiên thay đổi: Nếu cần điều chỉnh, hãy đảm bảo các thay đổi phù hợp với mục tiêu lớn nhất của dự án.

Tính toán chi phí

Một kế hoạch tài chính chi tiết không chỉ giúp bạn kiểm soát chi phí mà còn thuyết phục được các bên liên quan về tính khả thi của dự án.

1. Phân loại các loại chi phí
Đầu tiên, hãy xác định tất cả các loại chi phí mà dự án có thể phát sinh. Chúng thường bao gồm:

• Chi phí nhân sự: Lương nhân viên (theo giờ, ngày, hoặc tháng), Chi phí thuê chuyên gia, tư vấn bên ngoài, Chi phí đào tạo nhân sự (nếu có).
• Chi phí vật liệu và tài nguyên: Nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, Công cụ, thiết bị cần mua hoặc thuê.
• Chi phí công nghệ: Mua hoặc phát triển phần mềm, ứng dụng, Chi phí máy móc, phần cứng.
• Chi phí quản lý: Chi phí tổ chức họp hành, quản lý dự án, Chi phí hành chính (in ấn, giấy tờ, v.v.).
• Chi phí marketing: Chi phí chạy quảng cáo, làm nội dung, Thiết kế, in ấn các tài liệu truyền thông.
• Chi phí dự phòng: Phục vụ cho các rủi ro hoặc chi phí phát sinh không lường trước.

2. Ước lượng chi phí cho từng hạng mục

Sau khi liệt kê các loại chi phí, bạn cần ước lượng cụ thể cho từng hạng mục:

• Dựa trên dữ liệu thực tế: Sử dụng dữ liệu từ các dự án trước đó hoặc báo giá từ nhà cung cấp.
• Tìm kiếm báo giá: Nếu cần thuê dịch vụ hoặc mua thiết bị, hãy thu thập báo giá từ ít nhất 3 nhà cung cấp để đảm bảo tính chính xác và cạnh tranh.

3. Xác định ngân sách tổng thể

Tổng ngân sách = Chi phí trực tiếp + Chi phí gián tiếp + Chi phí dự phòng.

• Chi phí trực tiếp: Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc thực hiện nhiệm vụ, như nguyên vật liệu, nhân công.
• Chi phí gián tiếp: Các chi phí chung như quản lý, điện, nước.
• Chi phí dự phòng: Thông thường là 10-20% tổng chi phí để đối phó với rủi ro.

4. Đánh giá ngân sách và điều chỉnh
Sau khi tính toán, hãy đánh giá lại để đảm bảo ngân sách hợp lý:

• So sánh với mục tiêu: Ngân sách có phù hợp với mục tiêu dự án không?
• Kiểm tra nguồn tài chính: Doanh nghiệp có đủ nguồn lực để thực hiện không? Có cần tìm nguồn tài trợ không?
• Điều chỉnh: Cắt giảm hoặc tối ưu hóa chi phí ở những hạng mục không cần thiết.

Tính toán về thời gian thực hiện

Thời gian thực hiện là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của dự án. Một kế hoạch thời gian rõ ràng giúp các bên liên quan nắm bắt tiến độ, phối hợp hiệu quả và hoàn thành dự án đúng hạn.

• Xác định thời gian cho từng nhiệm vụ: Dựa trên độ phức tạp và kinh nghiệm từ các dự án trước, ước lượng thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ. Các nhiệm vụ quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến tiến độ chung cần được ưu tiên hoàn thành trước.
• Xây dựng lịch trình tổng thể: Bạn cần chia nhỏ dự án thành các giai đoạn cụ thể (giai đoạn khởi đầu, thực thi, hoàn thiện). Mỗi mốc đánh dấu một bước hoàn thành quan trọng của dự án.
• Dự phòng thời gian: Thêm khoảng thời gian dự phòng vào mỗi giai đoạn để xử lý các sự cố không mong muốn, trong trường hợp có thay đổi yêu cầu, lịch trình cần được cập nhật ngay lập tức.

Phác thảo những nguy cơ tiềm ẩn và cách ứng phó

Dự án nào cũng tiềm ẩn rủi ro, từ yếu tố con người, tài chính, đến công nghệ. Việc xác định và chuẩn bị trước các phương án ứng phó giúp giảm thiểu tác động của rủi ro và đảm bảo dự án không bị gián đoạn.

• Nhận biết các nguy cơ tiềm ẩn như: Rủi ro về nguồn lực, rủi ro về tiến độ, rủi ro về công nghệ, rủi ro bên ngoài như thay đổi chính sách, biến động kinh tế....
• Đánh giá mức độ nguy cơ: Đánh giá khả năng xảy ra của từng nguy cơ, mức độ ảnh hưởng nếu rủi ro xảy ra, tập trung vào các rủi ro có xác suất và tác động cao....
• Lập kế hoạch ứng phó rủi ro: Cần có kế hoạch ngăn ngừa rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chuyển giao rủi ro, chấp nhận rủi ro...

Thực thi dự án

Giai đoạn thực thi là lúc biến kế hoạch chi tiết thành hành động thực tế. Đây là giai đoạn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên, sự giám sát liên tục, và khả năng xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh.

Triển khai từng nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

• Giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân hoặc nhóm, đảm bảo họ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
• Thực hiện các nhiệm vụ quan trọng trước để đảm bảo tiến độ tổng thể của dự án.

Giao tiếp liên tục giữa các bên liên quan

• Sử dụng các công cụ như Slack, Microsoft Teams để giữ cho mọi người luôn đồng bộ.
• Tổ chức các buổi họp ngắn (daily stand-up meetings) để thảo luận về tiến độ, rào cản, và kế hoạch tiếp theo.
• Nếu có bất đồng giữa các bên liên quan, cần giải quyết nhanh chóng để tránh ảnh hưởng đến tiến độ.

Theo dõi sát sao để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh

• So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch đã đề ra để phát hiện sớm các dấu hiệu chậm trễ.
• Nếu có vấn đề phát sinh, nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch hoặc nguồn lực để khắc phục.

Theo dõi/đánh giá

Giai đoạn theo dõi và đánh giá giúp đảm bảo dự án đi đúng hướng và đạt được kết quả như mong đợi. Đây cũng là cơ hội để rút kinh nghiệm cho các dự án trong tương lai.

• Sử dụng phần mềm quản lý dự án: Trello, Asana, Jira: Theo dõi các nhiệm vụ đang thực hiện, nhiệm vụ hoàn thành, và các công việc còn lại. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo BizTicket (vận hành bởi VCCorp). Phần mềm hỗ trợ giao việc, theo dõi tiến độ công việc hiệu quả, tối ưu quy trình làm việc cho doanh nghiệp.
• So sánh với mục tiêu ban đầu: Đánh giá xem các kết quả đạt được có đúng với các chỉ số KPI đã đề ra không. Nếu không đạt mục tiêu, tìm hiểu lý do (kế hoạch chưa phù hợp, thiếu nguồn lực, hoặc vấn đề không lường trước).

Bạn chỉ cần nâng cao các kỹ năng cần thiết, sở hữu bí quyết hiệu quả và các công cụ phù hợp thì việc thực hiện theo các bước lập kế hoạch triển khai dự án chắc chắn đơn giản hơn nhiều lần. Hoàn thành tốt công việc hay kết quả dự án đạt đúng yêu cầu, tất cả sẽ đều được thực tế hóa đúng với mong đợi của bạn.