Các bước lập kế hoạch triển khai dự án hoàn hảo, thành công

Thành công và trách nhiệm của mọi công ty đều xuất phát từ các bước lập kế hoạch triển khai dự án hoàn hảo. Dù bạn là bất kỳ ai hay ở bất kỳ chức vụ nào, bạn chỉ cần áp dụng đúng các bước hướng dẫn sau đây thì sẽ luôn đạt được kết quả mong muốn cho những dự án khác nhau.

Hãy theo dõi cùng Bizfly nhé!

Đặt mục tiêu rõ ràng cho dự án

Mường tượng một bức tranh tổng quát, bạn cần xác định được mục tiêu rõ ràng đối với từng dự án. Mục tiêu càng rõ ràng, việc triển khai càng suôn sẻ và dễ thành công. Tuy nhiên, để xác định một mục tiêu hiệu quả, bạn cần quan tâm đến các yếu tố sau: 

Đặt mục tiêu rõ ràng cho dự án

• Luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn
• Hoàn thành danh sách công việc trong dự án
• Đảm bảo chất lượng công việc
• Tính toán, duy trì tốt ngân sách
• Tránh và ngăn chặn các trường hợp vi phạm đồng
• Trước khi bắt đầu dự án, chú ý bảo mật các nguồn tài nguyên

Bizfly cung cấp bộ giải pháp chuyển đổi số (chatbot, CRM, Email Marketing và thiết kế website​...) giúp doanh nghiệp tăng trưởng 100% doanh thu, tiết kiệm 50% chi phí

KHÁM PHÁ NGAY

Các bước hành động

Bạn nên ưu tiên thiết lập theo thứ tự công việc, tiến hành lần lượt các hoạt động cụ thể nhằm đạt thành công những mục tiêu đề ra. Doanh nghiệp thực hiện theo các bước hành động, bao gồm:

• Yêu cầu công việc
• Nhân sự phụ trách
• Phương thức áp dụng
• Kết nối các đầu việc bằng những cách thức cụ thể
• Báo cáo trình bày kết quả công việc (sử dụng bản báo cáo, tập tin PowerPoint,...)

==> Có thể bạn quan tâm: Sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn chuyên nghiệp

Tính toán chi phí

Trong các bước lập kế hoạch triển khai dự án, bạn sẽ cần cân đối ngân sách và chi phí tối ưu các bước hành động. Đầu mục cụ thể cần tính toán chi phí bao gồm:

• Nhân sự
• Nguyên vật liệu
• Thời gian

Thời gian thực hiện

Bạn cần thực tế hóa mọi kỳ hạn được thiết lập. Thông thường, một dự án sẽ có những mục tiêu khác nhau tương ứng với các mức kỳ hạn khác nhau (dài hạn, trung hạn hoặc ngắn hạn). Các đầu việc sẽ được sắp xếp vào từng giai đoạn chi tiết, lịch trình làm việc nên rõ ràng để tránh gây hiểu nhầm. Khi công bố bảng biểu được lập, mọi người đều hiểu rõ và đáp ứng đúng chất lượng công việc.

Phác thảo những nguy cơ tiềm ẩn và cách ứng phó

Một người quản lý  giỏi sẽ là người thiết lập được một kế hoạch dự án rõ ràng và chi tiết, kèm theo những phán đoán trường hợp phát sinh cụ thể.

Phác thảo những nguy cơ tiềm ẩn và cách ứng phó

Sẽ thực sự khó khăn để bạn có thể dự đoán chính xác nguy cơ bất ngờ sẽ xảy ra; ví dụ như thời tiết, lỗi kỹ thuật hay bất ổn ngân sách... Do đó, hãy chủ động giảm bớt các tác động tiềm ẩn thông qua việc quản lý cả rủi ro. 

Xem thêm: Quy trình chăm sóc khách hàng sau bán hàng giúp giữ chân khách hàng

Thực thi

Đây là một mục khá quan trọng nhưng lại dễ bị ngó lơ. Bạn cần chắc chắn rằng các bên liên quan đều phải nắm rõ vai trò, cam kết về mặt kết quả để đạt được mục tiêu đã định khi thực thi kế hoạch. Quản lý sát sao toàn bộ quá trình sẽ dễ dàng định hướng đúng, chỉnh sửa lại phạm vi và đánh giá lại kế hoạch dự án.  

Theo dõi/đánh giá

Sự theo dõi và đánh giá của bạn chính là bước đi then chốt của quá trình hoạch định này; tập trung lưu trữ chính xác tất cả số liệu, hồ sơ,...; phân tích nguồn gốc dẫn đến sai lệch số liệu và luôn trong trạng thái sẵn sàng giải quyết các vấn đề phát sinh nhằm đạt đến mục tiêu đã định.

Sử dụng công cụ hỗ trợ

Hiện nay, thị trường đang có rất nhiều sự lựa chọn đa dạng cho các công cụ hỗ trợ quản lý các dự án. Mỗi loại sẽ có công dụng và đặc tính riêng nổi bật; hãy cân nhắc kỹ rồi quyết định theo nhu cầu bằng việc cân nhắc và so sánh các sản phẩm mà bạn quan tâm. Doanh nghiệp của bạn nên đảm bảo tối thiểu rằng công cụ hỗ trợ quản lý dự án của bạn có khả năng:

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
• Có những thông tin chuyên sâu, áp dụng đẩy nhanh tiến độ dự án
• Tùy chỉnh lại kế hoạch sao cho phù hợp với nhu cầu toàn đội
• Sắp xếp và liên kết tất cả tác vụ nhằm tạo dòng thời gian và kế hoạch

Bạn chỉ cần nâng cao các kỹ năng cần thiết, sở hữu bí quyết hiệu quả và các công cụ phù hợp thì việc thực hiện theo các bước lập kế hoạch triển khai dự án chắc chắn đơn giản hơn nhiều lần. Hoàn thành tốt công việc hay kết quả dự án đạt đúng yêu cầu, tất cả sẽ đều được thực tế hóa đúng với mong đợi của bạn.