Thủy Nguyễn 13:07 23/07/2021

Quản lý đơn hàng là gì? 5 Cách quản lý đơn hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Việc quản lý đơn hàng luôn là một yếu tố quan trọng trong việc bán hàng online hoặc tại cửa hàng, không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh mà với trải nghiệm khách hàng. Trong bài viết này, Bizfly sẽ chia sẻ đến bạn một cách tổng quan nhất về các quy tắc quản lý đơn hàng hiệu quả trong kinh doanh.

Bạn đã hiểu rõ quản lý đơn hàng là gì chưa? 

Quản lý đơn hàng trong kinh doanh là một quy trình tiếp nhận và xử lý các thông tin đặt hàng của khách hàng được thực hiện bởi nhân viên quản lý bắt đầu từ tạo đơn, đẩy đơn, vận chuyển và hoàn thành đơn hàng.

Bạn đã hiểu rõ quản lý đơn hàng là gì chưa

Quản lý đơn hàng trong kinh doanh

Bên cạnh đó, nó cũng là quy trình duyệt thông tin về những sản phẩm thay thế, ngày giao hàng, những đơn hàng cần thực hiện trước và trạng thái xử lý đơn. Quá trình này sẽ được thực hiện và xử lý thông qua sổ sách, điện thoại và các chứng cứ khác có liên quan như đơn hàng thay đổi, hoá đơn, bảng báo giá,...

Bizfly cung cấp bộ giải pháp chuyển đổi số (chatbot, CRM, Email Marketing và thiết kế website​...) giúp doanh nghiệp tăng trưởng 100% doanh thu, tiết kiệm 50% chi phí

Đăng ký nhận ngay ưu đãi "MUA 1 TẶNG 1" khi mua giải pháp của Bizfly tại đây:

Ý nghĩa của việc quản lý đơn hàng trong kinh doanh 

Không đơn giản chỉ là một giai đoạn cuối của quy trình bán hàng, việc quản lý đơn hàng còn ảnh hưởng nhiều đến chất lượng đơn hàng, tiến trình giao, nhận đơn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Bởi thực tế cho thấy, việc tạo đơn phải dựa trên tồn kho, khả năng bán hàng và các yếu tố vận chuyển liên quan. Vì vậy mà người kinh doanh cần phải đảm bảo sự cân đối giữa nhiều yếu tố. 

Cách quản lý đơn hàng hiệu quả, đơn giản 

Vậy làm thế nào để có thể quản lý các đơn hàng một cách đơn giản mà lại có hiệu quả? Dưới đây là một số cách quản lý mà bạn có thể tham khảo.

Phân loại đơn hàng

Việc phân loại đơn hàng là vô cùng quan trọng trong việc quản lý đơn hàng để việc xử lý đơn hàng đảm bảo được tiến độ và tránh sự chậm trễ. Ngoài ra, đây là yếu tố bắt buộc phải có trong quá trình quản lý để đảm bảo quy trình đẩy đơn cũng như vận chuyển hàng hoá đến với khách hàng.

Quản lý hệ thống vận chuyển 

Khi đã lên đơn hàng, người bán sẽ thực hiện đóng gói và xác nhận thông tin cần thiết như thời gian giao hàng, thời gian khách nhận hàng,.. sau đó giao lại cho bên đối tác vận chuyển. Trong quá trình vận chuyển, người bán cũng cần phải theo dõi tình trạng của đơn hàng để đảm bảo không bị quá thời gian giao hàng hoặc thất lạc đơn hàng của khách hàng.

Cách quản lý đơn hàng hiệu quả, đơn giản

Hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý vấn đề trả hàng 

Khi hàng được giao cho khách hàng sẽ xuất hiện các trường hợp trả hàng, từ chối nhận hàng với những lý do khác nhau như hàng lỗi, hàng không đúng mẫu,.. Khi đó, chủ kinh doanh cần nhanh chóng và rõ ràng trong việc quản lý quá trình đổi, trả hàng để các vấn đề được xử lý dễ dàng hơn.

Lựa chọn hệ thống quản lý phù hợp 

Bên cạnh các phương pháp quản lý đơn hàng thủ công thì những hệ thống phần mềm quản lý thông minh trong thời đại công nghệ phát triển đang dần nhận được sự ủng hộ từ nhiều chủ kinh doanh. 

Nó được xem là giải pháp tối ưu giúp quá trình vận đơn diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu tổn thất và tiết kiệm chi phí nhân lực một cách tối đa.

Quản lý hàng tồn kho 

Tồn kho là yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến khả năng tạo đơn hay bán hàng của bạn trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Vì vậy, bạn phải kiểm tra và quản lý đơn hàng một cách thường xuyên và chính xác bằng hệ thống quản lý tồn kho để đảm bảo hiện tượng lệch kho không xảy ra. 

Ngoài ra, cần đồng bộ kho giữa các kênh bán hàng để tránh tình trạng hết đơn mà không biết.

=> Xem thêm bài viết: Các phần mềm quản lý kho hàng miễn phí và tốt nhất hiện nay

4 Nguyên tắc trong quản lý đơn hàng cho nhà kinh doanh 

Việc nắm rõ những nguyên tắc cơ bản trong quản lý đơn hàng dưới đây sẽ giúp các nhà kinh doanh có thể đạt được những hiệu quả nhất định trong công việc kinh doanh của mình.

Chỉ nhập 1 lần cho dữ liệu đơn hàng 

Khi sao chép hay nhập dữ liệu đơn hàng, bạn nên ứng dụng các công nghệ có liên quan đến nguồn dữ liệu. Hạn chế việc nhập lại dữ liệu bằng tay để đảm bảo tính chuẩn xác khi lưu thông trên kênh phân phối.

Cách hữu ích nhất mà bạn có thể áp dụng chính là tự nhập dữ liệu đơn hàng vào hệ thống quản lý của công ty ngay tại điểm bán. Điều này giúp hệ thống truyền dữ liệu nhanh chóng đến với thành viên khác thuộc kênh phân phối. 

Tự động hóa quy trình bán hàng 

Quá trình đặt và quản lý tại doanh nghiệp cần phải được tự động hoá để nó có thể trở nên tối ưu và đảm bảo được tính linh hoạt trong việc đối phó với những trường hợp như lỗi đơn hàng, chồng chéo chức năng. Ngoài ra, hệ thống phải có khả năng gửi những dữ liệu cần thiết đến cho các thành viên liên quan để thuận tiện và kịp thời xử lý các trường hợp sự cố khác.

4 Nguyên tắc trong quản lý đơn hàng cho nhà kinh doanh

Nguyên tắc trong quản lý đơn hàng

Tích hợp hệ thống đặt hàng với hệ thống liên quan 

Hệ thống tiếp nhận đơn hàng cần đảm bảo có những dữ liệu, thông tin mô tả về sản phẩm, chương trình khuyến mãi hay giá cả đồng nhất với nhau. Cùng tích hợp với hệ thống đặt hàng để giúp khách hàng nhanh chóng đưa ra quyết định mua hàng và hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu đặt hàng trong hệ thống.

Theo dõi trình trạng đơn hàng và xử lý 

Việc theo dõi tình trạng các đơn hàng và xử lý là vô cùng quan trọng khi mà các đơn hàng phát sinh mỗi ngày là rất lớn và nhiều đơn hàng có quá trình hoàn thành đơn kéo dài.

Điều này giúp kế toán có thể phân loại trạng thái đơn, nắm được số lượng đơn hoàn thành hay các đơn chưa thực hiện. Từ đó, tránh tình trạng bỏ sót đơn, rút ngắn quy trình bán hàng và để làm việc trực tiếp với các thành viên liên quan khi xảy ra lỗi hàng. 

=> Có thể bạn quan tâm:​ Top 12 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất hiện nay

Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng 

Bên cạnh việc nắm rõ được cách quản lý hay những nguyên tắc trong quản lý thì bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý các đơn hàng để nhận được một số lợi ích đáng kể

Đồng bộ hệ thống quản lý 

Với phần mềm quản lý các đơn hàng, bạn có thể quản lý được các giao dịch phát sinh trong kinh doanh và toàn bộ các nghiệp vụ vận hành ngay tại cửa hàng từ bán hàng, tạo đơn, quản lý và đánh giá hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp bạn loại bỏ được nguy cơ hết hàng trong khi tạo đơn.

Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng

Phần mềm quản lý đơn hàng

Tiết kiệm thời gian, chi phí 

Khi bạn lên đơn, check kho với phần mềm quản lý đơn hàng thì mọi dữ liệu thông tin cần thiết của đơn sẽ được đồng bộ và tích hợp. Ngoài ra, phần mềm quản lý giúp bạn tiết kiệm được chi phí, thời gian vận hành cửa hàng, thuê quản lý nhân sự,.. hơn nữa là giải pháp tối ưu giúp bạn loại bỏ những tổn thất có thể xảy ra trong công việc kinh doanh của mình.

Quản lý hệ thống vận chuyển dễ dàng 

Có rất nhiều phần mềm quản lý hợp tác với các đối tác vận chuyển trên toàn quốc giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc tìm kiếm các đơn vị vận chuyển. Các chủ kinh doanh còn có thể lựa chọn đơn vị phù hợp và khả năng quản lý tình trạng đơn hàng một cách chi tiết nhất.

Quản lý đơn hàng là yếu tố quan trọng và cần thiết trong quy trình kinh doanh của các chủ cửa hàng và doanh nghiệp. Với nội dung Bizfly chia sẻ trong bài, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về yếu tố này và có thể vận hành nó tốt nhất cho công việc của mình

Có thể bạn thích
Shopper Marketing là gì và đặc điểm của Shopper Marketing
Vậy cụ thể, Shopper Marketing là gì? Cùng Bizfly tìm hiểu nội dung này và đồng thời tiến hành so sánh hai thuật ngữ Shopper Marketing và Consumer Marketing.
Marketing là gì? Đặc điểm, tầm quan trọng của Marketing
Marketing là một trong những chiến thuật vô cùng quan trọng khi kinh doanh được xem như là vũ khí lợi hại giúp doanh nghiệp tìm ra các chiến lược
Cách đặt tên thương hiệu phù hợp với mọi doanh nghiệp
Đặt tên thương hiệu phù hợp là việc đầu tiên các nhà kinh doanh phải làm khi thành lập doanh nghiệp. Và một tên thương hiệu nổi bật sẽ thu thút được khách hàng hiệu quả.
Cách chặn quảng cáo trên Chrome hiệu quả nhất hiện nay
Chặn quảng cáo trên Chrome là cách loại bỏ đi những phiền phức và khó chịu khi sử dụng công cụ này nhằm mục đích phục vụ nhu cầu cá nhân.