Quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, tác động trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp. Vậy quản lý đơn hàng là gì? Các phương pháp quản lý đơn hàng hiệu quả như thế nào? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu ngay qua bài viết sau.

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là quy trình kiểm soát và theo dõi tình trạng đơn hàng của doanh nghiệp, đảm bảo tất cả các công đoạn từ kiểm tra chất lượng mẫu mã, nhận đơn hàng đến khi hoàn tất và xử lý xong đơn hàng hoạt động một cách suôn sẻ.

Đây được xem là một hoạt động quan trọng nhất của quá trình bán hàng. Bởi lẽ, thông qua quá trình này, doanh nghiệp có thể kiểm soát và quản lý các hàng tồn kho, quy trình đóng gói và vận chuyển hàng hóa nhằm tối ưu hóa vận hành và giảm thiểu sai sót khi vận chuyển hàng hóa tới khách hàng.

Tầm quan trọng của quản lý đơn hàng đối với doanh nghiệp

Trong thực tế, doanh nghiệp thường gặp phải nhiều khó khăn trong quá trình quản lý. Khi số lượng đơn hàng tăng cao, việc quản lý thủ công bằng sổ sách, excel rất tốn thời gian, công sức và dễ xảy ra sai sót trong việc theo dõi tình trạng đơn hàng, tồn kho, dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc giao sai sản phẩm cho khách hàng. 

Do đó, các doanh nghiệp cần xây dựng và tạo cho mình những quy trình quản lý hiệu quả nhất. Làm tốt khâu quản lý đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa sai sót và tiết kiệm thời gian, nhân lực, qua đó đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng đúng hẹn.

Như vậy, quản lý đơn hàng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, doanh thu và uy tín thương hiệu. 

Để tối ưu quy trình quản lý đơn hàng và hạn chế sai sót khi số lượng giao dịch tăng cao, nhiều doanh nghiệp sử dụng BizShop – phần mềm giúp kiểm soát đơn hàng, tồn kho và vận hành bán hàng đồng bộ, hiệu quả.

Quy trình quản lý đơn hàng chuẩn

Trong kinh doanh, mỗi doanh nghiệp hay mỗi cửa hàng đều có cho mình những quy trình quản lý đơn hàng riêng. Nhưng quy trình chính của hoạt động quản lý đơn hàng thường bao gồm 4 bước sau: 

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Đây là giai đoạn đầu tiên của quản lý đơn hàng, sau khi người mua đặt hàng trên các sàn thương mại điện tử hoặc các website,... Đơn hàng sẽ được chuyển về doanh nghiệp hoặc các shop kinh doanh để xác nhận.

Bước 2: Xử lý đơn hàng

Sau khi tiếp nhận thông tin đơn hàng của người mua, các cửa hàng hoặc doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hàng và đóng gói sản phẩm, sau đó chuyển hàng cho đơn vị vận chuyển.

Bước 3: Giao hàng

Sau khi chuẩn bị hàng, nhân viên sẽ giao hàng cho các đơn vị vận chuyển như: Giao hàng nhanh, J&T,.. hoặc các shipper để giao hàng tới cho người tiêu dùng. Quá trình vận chuyển sẽ được cập nhật liên tục trên website vận chuyển, sàn thương mại điện tử giúp người mua cũng như người bán dễ dàng cập nhật trạng thái đơn hàng. 

Bước 4: Xử lý các vấn đề phát sinh sau bán hàng

Bước cuối cùng trong quản lý đơn hàng là các dịch vụ hậu mãi, hỗ trợ, chăm sóc khách hàng khi cần thiết. Trong trường hợp khách hàng muốn đổi trả hoặc có những góp ý về sản phẩm, các cửa hàng hoặc doanh nghiệp sẽ giải quyết những vấn đề này của khách hàng nhanh nhất có thể.

Quản lý đơn hàng hiệu quả với phần mềm chuyên nghiệp

Để nâng cao hoạt động quản lý đơn hàng, các doanh nghiệp cần có những giải pháp phù hợp. Sau đây là một số phương pháp quản lý đơn hàng hiệu quả:

Quản lý đơn hàng tồn kho

Thay vì quản lý hàng tồn kho bằng sổ sách như trước kia, các doanh nghiệp hiện đã ứng dụng công nghệ vào quản lý hàng hoá. Nhờ sự dịch chuyển này, tỷ lệ sai lệch số liệu, nhầm lẫn đơn hàng đã giảm đi đáng kể.

Các phần mềm quản lý đơn hàng như Bizshop hiện có nhiều tính năng hỗ trợ người dùng. Chỉ vài thao tác đơn giản, người quản lý có thể nắm được thông tin về:

- Đơn hàng định kỳ

- Số lượng hàng hoá còn tồn theo từng lô hàng, màu sắc, kích thước hay thậm chí cả thương hiệu

- Tình trạng phiếu kiểm kho phân theo từng tiêu chí như: Loại kho, người kiểm, ngày kiểm hay mục đích kiểm hàng.

Thông qua dữ liệu thu được, người quản lý sẽ dễ dàng nắm được mức tồn kho của các mặt hàng từ đó xây dựng kế hoạch để xử lý số hàng tồn này. Qua đó, tránh được tình trạng hỏng hóc, hết hạn sử dụng gây ra thiệt hại về kinh tế.

Phân loại hàng hóa

Không chỉ quản lý hàng tồn kho, phần mềm quản lý đơn hàng còn có tính năng quản lý danh sách sản phẩm và theo dõi chúng một cách khoa học. Bạn dễ dàng tìm kiếm theo các tiêu chí như giá bán, tồn kho, mã sản phẩm…

Quản lý đơn vị vận chuyển

Để đảm bảo hàng có thể an toàn đến tay người tiêu dùng, các cửa hàng hay các doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình những đơn vị vận chuyển uy tín, đồng thời luôn cập nhật tình trạng vận chuyển đơn hàng, nhằm hạn chế những rủi ro về chậm trễ hay thất lạc đơn hàng.

Xử lý trường hợp hoàn trả hàng

Sau khi giao hàng, khách hàng có những thắc mắc và mong muốn đổi trả do sai lệch về mẫu mã, màu sắc hay những lỗi mắc phải trong vận chuyển như: Móp méo, vỡ,...Thì doanh nghiệp cần làm rõ và giải quyết cho khách hàng một cách khéo léo và hợp lý nhất.

Phần mềm quản lý đơn hàng Bizshop cung cấp các giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả cho các cửa hàng, các doanh nghiệp. Với cách quản lý tập trung mọi đơn hàng và cập nhật đầy đủ thông tin đơn hàng từ các kênh bán hàng đồng bộ trên màn hình duy nhất giúp quản lý đơn hàng một cách gọn gàng, hiệu quả. 

Ngoài ra cùng với việc tích hợp nhiều đơn vị vận chuyển cùng lúc, Bizshop hỗ trợ các doanh nghiệp xử lý đơn hàng cũng như theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý này còn cung cấp những công cụ quản lý khách hàng, hàng hóa vận chuyển, thanh toán, hỗ trợ doanh nghiệp phân tich và báo cáo hiệu suất hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực, giảm thiểu tối đa sai sót trong việc quản lý đơn hàng.

BizShop giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình đơn hàng – từ phân loại hàng hóa, kết nối đơn vị vận chuyển đến xử lý đổi trả – trên một nền tảng duy nhất, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất vận hành.

Lợi ích khi quản lý đơn hàng bằng phần mềm

Với sự phát triển của công nghệ, sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng trong việc kinh doanh góp phần đem lại lợi ích không nhỏ cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Nâng cao hiệu quả quản lý

Khi sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng, các doanh nghiệp có thể theo dõi đơn hàng và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng hơn.

• Tự động hóa quy trình

Việc sử dụng những phần mềm này tiết kiệm thời gian và công sức, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quy trình quản lý đơn hàng.

• Tăng năng suất làm việc

Thay thế biện pháp thủ công bằng cách sử dụng các phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nguồn nhân lực, chi phí vận hành và nâng cao khả năng làm việc.

• Cải thiện dịch vụ khách hàng

Phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, giúp doanh nghiệp giao hàng nhanh chóng và kịp thời cho khách hàng.

Q&A: Quản lý đơn hàng

Dưới đây là một số thắc mắc thường gặp trong công việc quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng bằng excel có dễ không?

Excel là công cụ phổ biến, dễ dàng cài đặt và sử dụng, không đòi hỏi nhiều kiến thức kỹ thuật, các doanh nghiệp có thể tạo những file Excel theo dõi tình trạng đơn hàng, báo cáo đơn hàng định kỳ,... 

Với ưu điểm dễ dàng thống kê dữ liệu và nhanh chóng tìm kiếm thông tin, có thể sử dụng ngay khi thiết bị không có kết nối Internet, các doanh nghiệp có thể dễ dàng thực những thao tác trên ứng dụng này. 

Tuy nhiên Excel có hạn chế về khả năng tự động hóa các tác vụ quản lý đơn hàng, khiến việc xử lý đơn hàng tốn thời gian và công sức. Ứng dụng này có thể là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với nhu cầu quản lý đơn hàng đơn giản. 

Cùng với đó, đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn và nhu cầu quản lý đơn hàng phức tạp hơn, việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng chuyên nghiệp sẽ mang lại hiệu quả cao hơn

Các phần mềm quản lý đơn hàng phổ biến

Các phần mềm quản lý đơn hàng phổ biến hiện nay có thể kể đến như:

• Bizshop
• Sapo GO
• KiotViet
• Haravan
• Maybanhang.net
• Nhanh.vn

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn tất cả những thông tin mà Bizfly tổng hợp về quản lý đơn hàng. Đừng quên thường xuyên theo dõi các bài viết tiếp theo để cập nhật những kiến  thức thú vị