Quản lý đơn hàng là gì và cách quản lý đơn hàng hiệu quả

Việc quản lý đơn hàng không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh mà nó tác động tới cả trải nghiệm khách hàng. Trong bài viết này, Bizfly sẽ chia sẻ đến bạn một cách tổng quan nhất về quản lý đơn hàng và các quy tắc quản lý đơn hàng hiệu quả trong kinh doanh.

Quản lý đơn hàng là gì? 

Quản lý đơn hàng là quá trình quản lý và theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng từ khi đặt hàng đến khi sản phẩm được giao hoàn tất. Nó bao gồm các hoạt động như đặt hàng, xác nhận đơn hàng, lập hóa đơn, quản lý kho hàng, vận chuyển và giao hàng. 

Quản lý đơn hàng  bao gồm quy trình  duyệt thông tin về những sản phẩm thay thế, ngày giao hàng, những đơn hàng cần thực hiện trước và trạng thái xử lý đơn.

Các nhà quản lý thường sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng để giúp quản lý và theo dõi các đơn hàng một cách hiệu quả. Các phần mềm này có thể cung cấp các tính năng như xử lý đơn hàng tự động, thông báo đơn hàng đến khách hàng và quản lý hàng tồn kho. Một hệ thống quản lý đơn hàng tốt có thể giúp các doanh nghiệp tăng khả năng phục vụ khách hàng, tối ưu hóa quá trình sản xuất và giảm thiểu thời gian chuẩn bị và vận chuyển hàng hóa.

Công việc của quản lý đơn hàng 

Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ cần đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất, từ khâu sản xuất ra thành phẩm đến thực hiện đóng gói và giao cho khách hàng. Dưới đây là một số công việc chính của quản lý đơn hàng: 

• Nhận đơn hàng: Quản lý đơn hàng sẽ tiếp nhận và xác nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng.
• Xác nhận đơn hàng: Sau khi tiếp nhận đơn hàng, quản lý đơn hàng cần xác nhận lại thông tin đơn hàng để đảm bảo rằng đơn hàng được đặt đúng và có thể được xử lý một cách chính xác.
• Xử lý đơn hàng: Quản lý đơn hàng phải xử lý đơn hàng một cách chính xác và nhanh chóng để đảm bảo rằng sản phẩm được chuyển đến khách hàng đúng thời hạn.
• Theo dõi đơn hàng: Quản lý đơn hàng phải theo dõi và cập nhật trạng thái của đơn hàng để đảm bảo rằng khách hàng được cập nhật trạng thái đơn hàng của họ.
• Lập hóa đơn: Quản lý đơn hàng cần tạo ra hóa đơn để ghi nhận các chi tiết của đơn hàng và thông tin liên quan đến thanh toán.
• Quản lý kho: Quản lý đơn hàng cần quản lý kho hàng của doanh nghiệp để đảm bảo rằng sản phẩm sẵn sàng cho việc giao hàng cho khách hàng.
• Quản lý vận chuyển: Quản lý đơn hàng cần tìm kiếm và sử dụng các nhà vận chuyển đảm bảo rằng sản phẩm được chuyển đến khách hàng một cách nhanh chóng và an toàn.
• Quản lý trả lại và hoàn tiền: Nếu khách hàng yêu cầu trả lại hoặc đổi trả sản phẩm, quản lý đơn hàng cần xử lý các yêu cầu này một cách chính xác và kịp thời.

Cách quản lý đơn hàng hiệu quả, đơn giản 

Vậy làm thế nào để có thể quản lý các đơn hàng một cách đơn giản mà lại có hiệu quả? Dưới đây là một số cách quản lý mà bạn có thể tham khảo.

Phân loại đơn hàng

Để đảm bảo tiến độ và tránh sự chậm trễ trong quá trình vận chuyển và quá trình quản lý đơn hàng, bạn cần phân chia hàng hóa thành từng nhóm với quy chuẩn cụ thể. Có thể căn cứ vào công dụng sản phẩm, đặc điểm cấu tạo, hay tính chất đóng gói để xác định các danh mục hoặc sử dụng hệ thống phân loại, nó giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin đơn hàng cần thiết một cách nhanh chóng.

Quản lý hệ thống vận chuyển 

Khách hàng có xu thế ưu tiên sử dụng những nhãn hàng có tốc độ vận chuyển nhanh nhất, thông qua hệ thống vận chuyển bạn có thể quản lý thời gian giao hàng, thời điểm khách hàng sẽ nhận được sản phẩm và quản lý rủi ro chậm trễ, mất hàng nhanh chóng. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thường kí kết với đơn vị vận chuyển trung gian, việc quản lý hệ thống sẽ gặp một số rào cản, những lưu ý sau sẽ giúp bạn quản lý hệ thống vận chuyển hiệu quả hơn: 

• Thiết lập quy trình quản lý khoa học
• Đào tạo nhân sự quản lý, theo dõi quy trình bài bản
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ
• Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà vận chuyển

Quản lý hệ thống vận chuyển giúp hoạt động quản lý đơn hàng hiệu quả hơn

Quản lý đơn hàng bằng Excel

Quản lý đơn hàng bằng Excel là phương pháp truyền thống, phù hợp hơn với các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp lớn, số lượng hàng quá nhiều thì đây cũng là cách mà người quản lý xác định các yếu tố quan trọng để thực hiện quản lý chặt chẽ hơn.

Mẫu quản lý đơn hàng bằng Excel hoàn chỉnh sẽ bao gồm những yếu tố sau: 

• Thời gian đặt hàng
• Thông tin khách hàng ( Tên, số điện thoại, địa chỉ)
• Tên sản phẩm 
• Số lượng
• Giá thành
• Tình trạng đơn hàng
• Ghi chú 
• Nhân viên thực hiện đơn hàng

Mẫu file quản lý đơn hàng bằng Excel hoàn chỉnh

Giám sát đơn hàng

Bạn nên giám sát từng đơn hàng để đảm bảo rằng các sản phẩm được đóng gói đúng cách, chất lượng sản phẩm đạt chuẩn và thời gian giao hàng đúng như cam kết. Nếu có vấn đề gì xảy ra, bạn nên giải quyết nhanh chóng để đảm bảo rằng khách hàng của bạn hài lòng với dịch vụ của bạn. Bạn có thể sử dụng phần mềm giám sát đơn hàng hoặc xem trạng thái đơn hàng trên hệ thống đơn vị giao hàng. Nhưng trước đó, nên chủ động xác định những chỉ tiêu quan trọng như số lượng, thời gian giao, số lượng đơn trả lại...

Để quản lý đơn hàng hiệu quả bạn cần quan tâm đến vấn đề trả hàng

Quản lý hàng tồn kho 

Quản lý đơn hàng hiệu quả cần có phương pháp quản lý hàng tồn kho với những quy chuẩn sau:

• Xác định các loại hàng tồn kho cần quản lý với số lượng và thời gian lưu trữ tối đa.
• Thiết lập các quy trình, quy định quản lý, đảm bảo rằng hàng tồn kho được quản lý một cách hiệu quả và đúng cách.
• Quản lý nhập và xuất hàng chặt chẽ
• Điều chỉnh số lượng và giá trị hàng tồn kho, bao gồm kiểm tra, cập nhật và điều chỉnh thông tin.

Những quy chuẩn quản lý hàng tồn kho phổ biến nhất bao gồm ISO 9001 và ISO 14001. Doanh nghiệp có thể tham khảo các tiêu chuẩn này để thiết lập các quy trình quản lý

Có nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng ?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã đổi cách quản lý đơn hàng bằng excel sang sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng. Các phần mềm này được tích hợp những tính năng cải thiện quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Nên hầu hết các doanh nghiệp lớn đã lần lượt áp dụng công nghệ, phần mềm vào quá trình quản lý đơn hàng của mình có thể là phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí hoặc phải trả phí. Một số lợi ích lớn có thể nhận được từ phần mềm quản lý đơn hàng như: 

Đồng bộ hệ thống quản lý 

Với phần mềm quản lý các đơn hàng, bạn có thể quản lý được các giao dịch phát sinh trong kinh doanh và toàn bộ các nghiệp vụ vận hành ngay tại cửa hàng từ bán hàng, tạo đơn, quản lý và đánh giá hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp bạn loại bỏ được nguy cơ hết hàng trong khi tạo đơn.

Tiết kiệm thời gian, chi phí 

Khi bạn lên đơn, check kho với phần mềm quản lý đơn hàng thì mọi dữ liệu thông tin cần thiết của đơn sẽ được đồng bộ và tích hợp. Ngoài ra, phần mềm quản lý giúp bạn tiết kiệm được chi phí, thời gian vận hành cửa hàng, thuê quản lý nhân sự,.. hơn nữa là giải pháp tối ưu giúp bạn loại bỏ những tổn thất có thể xảy ra trong công việc kinh doanh của mình.

Tiết kiệm thời gian, chi phí 

Khi bạn lên đơn, check kho với phần mềm quản lý đơn hàng thì mọi dữ liệu thông tin cần thiết của đơn sẽ được đồng bộ và tích hợp. Ngoài ra, phần mềm quản lý giúp bạn tiết kiệm được chi phí, thời gian vận hành cửa hàng, thuê quản lý nhân sự,.. hơn nữa là giải pháp tối ưu giúp bạn loại bỏ những tổn thất có thể xảy ra trong công việc kinh doanh của mình.

Quy trình quản lý đơn hàng chuẩn 

Quy trình quản lý đơn hàng chuẩn được áp dụng với các ngành nghề khác nhau sẽ có x bước cơ bản sau: 

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Quá trình tiếp nhận đơn hàng sẽ thực hiện bằng các cách khác nhau ở các kênh bán hàng riêng biệt.

• Website bán hàng: Thu thập thông tin sản phẩm của đơn hàng, thông tin khách hàng và địa chỉ thông qua các tính năng mà bạn xây dựng trên website của mình. 
• Trang thương mại điện tử: Với các trang thương mại nổi bật như Shopee, Lazada, Tiki.. thông tin chi tiết của khách hàng và sản phẩm sẽ được báo về tài khoản của người bán.
• Nền tảng mạng xã hội: Người bán sẽ tiếp nhận đơn hàng thông qua tin nhắn của khách hàng để lại, hoặc bình luận. Người quản lý có thể sử dụng tính năng mua hàng của các nền tảng này để tiếp nhận đơn hàng nhanh chóng.
• Điện thoại: Người mua trực tiếp gọi điện, nhắn tin để thực hiện yêu cầu mua sắm. 

Để tiếp nhận thông tin đặt hàng chính xác, cần xác định rõ nhu cầu của khách hàng là gì. Hiện nay, đơn hàng được chia làm 4 loại: 

• Đặt hàng lại (Backorder): Sử dụng với những sản phẩm đã hết hết hàng, khách hàng sẽ thực hiện liên lạc với người cung cấp/ cửa hàng để hỏi về thời gian sản phẩm được sản xuất tiếp và thực hiện giao dịch. 
• Đặt hàng trước (Pre – Order): Đơn hàng được đặt khi sản phẩm chưa ra mắt trên thị trường, người mua sẽ đặt một khoản tiền đặt cọc cho sản phẩm. 
• Hàng order: Hàng hóa không có sẵn trong kho, người bán sử dụng hình ảnh, nội dung quảng bá cho người dùng trước. Sau đó, người dùng có nhu cầu sẽ thực hiện liên hệ đặt hàng và chờ hàng hóa được chuyển về. 
• Purchase order: Đơn đặt hàng với các nhà cung cấp mà doanh nghiệp sẽ mua nguyên vật liệu/ sản phẩm từ họ. 

Lưu ý: Khi xác định đúng loại nhu cầu đặt hàng và tiếp nhận đủ thông tin từ khách hàng hãy theo sát và đánh dấu những đơn quan trọng, có yêu cầu riêng về thời gian, chú thích thêm từ khách hàng. Sử dụng thêm hệ thống quản lý đơn hàng để kiểm soát chặt chẽ để mang lại hiệu quả tối ưu cho quy trình của bạn. 

Bước 2: Xử lý đơn hàng

Tiến hành đóng gói, vận chuyển và cập nhật trạng thái đơn hàng.

Tiến hành lấy hàng và đóng gói

Với quy mô kinh doanh nhỏ, việc lấy hàng sẽ dễ dàng hợn khi số lượng hàng ít. Nhưng trong trường hợp doanh nghiệp lớn, đối mặt với số lượng khách hàng nhiều, bạn hãy tham khảo một số cách lấy hàng sau:

• Lấy hàng từng đợt: Mỗi nhóm mặt hàng trong kho sẽ được từng nhân viên quản lý phụ trách, những mặt hàng này sẽ được tổng hợp thành một đơn hàng lớn và đưa vào đóng gói sau đó. Cách này phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, phải vận chuyển khối lượng đơn hàng nhiều sản phẩm khác nhau, khối lượng đơn hàng lớn.
• Lấy hàng theo nhóm: Các đơn hàng được chia thành các nhóm tương đồng và được lấy ra cùng lúc. Sau đó, các đơn hàng trong mỗi nhóm sẽ được phân bổ cho các vị trí trong kho để tối ưu hóa việc lấy hàng. 
• Lấy hàng theo khu vực: Phương pháp lấy và đóng gói hàng hóa trong kho bằng cách chia khu vực thành các khu vực nhỏ hơn để giảm thời gian di chuyển cho nhân viên. Mỗi nhân viên chỉ được phân công để lấy hàng trong một khu vực duy nhất, thay vì di chuyển qua lại giữa các khu vực khác nhau để lấy các mặt hàng khác nhau
• Lấy từng hàng hóa một: Đây là hình thức chỉ lấy số lượng hàng hóa cần thiết ngay tại thời điểm hiện tại. Phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, có số lượng đặt hàng ít. 

Sau đó tiến hành đóng gói sản phẩm với kích cỡ hộp phù hợp, nên có thêm mã vạch đơn hàng ở ngoài mặt bao bì đóng gói để thuận tiện trong việc kiểm tra đơn hàng. 

Bước 3: Vận chuyển đơn hàng 

Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ vận chuyển, sắp xếp các mặt hàng theo phương tiện vận chuyển và giao hàng cho bên vận chuyển. Bạn cần thực hiện những công việc sau: 

• In mã vận đơn. 
• Xác nhận đơn hàng đã được giao trong hệ thống quản lý hoặc trên các ứng dụng. 
• Gửi email hoặc tin nhắn qua zalo, điện thoại xác nhận giao hàng và tình trạng đơn hàng tới khách hàng. 

Bước 4: Xử lý các yêu cầu sau bán hàng

Trải nghiệm mua hàng tốt nhất chỉ khi bạn hoàn thiện đơn hàng chất lượng, giao thành công cho khách hàng và đặc biệt nhanh chóng phản hồi, giải đáp thắc mắc nếu có từ khách hàng sau mua. Chuyên viên cần có một số những kỹ năng Lắng nghe khách hàng, nắm chắc thông tin sản phẩm, đưa ra giải pháp ngay lập tức hoặc những gợi ý giải quyết vấn đề tạm thời, hẹn hỗ trợ chuyên sâu sau đó.  

4 Nguyên tắc trong quản lý đơn hàng cho nhà kinh doanh 

Việc nắm rõ những nguyên tắc cơ bản trong quản lý đơn hàng dưới đây sẽ giúp các nhà kinh doanh có thể đạt được những hiệu quả nhất định trong công việc kinh doanh của mình.

Tự động hóa quy trình bán hàng 

Quá trình đặt và quản lý đơn hàng tại doanh nghiệp cần phải được tự động hoá để nó có thể trở nên tối ưu và đảm bảo được tính linh hoạt trong việc đối phó với những trường hợp như lỗi đơn hàng, chồng chéo chức năng. Ngoài ra, hệ thống phải có khả năng gửi những dữ liệu cần thiết đến cho các thành viên liên quan để thuận tiện và kịp thời xử lý các trường hợp sự cố khác.

Tự đông hóa quy trình bán hàng là nguyên tắc trong quản lý đơn hàng hiệu quả

Tích hợp hệ thống đặt hàng với hệ thống liên quan 

Để quản lý đơn hàng hiệu quả thì hệ thống tiếp nhận đơn hàng cần đảm bảo có những dữ liệu, thông tin mô tả về sản phẩm, chương trình khuyến mãi hay giá cả đồng nhất với nhau. Cùng tích hợp với hệ thống đặt hàng để giúp khách hàng nhanh chóng đưa ra quyết định mua hàng và hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu đặt hàng trong hệ thống.

Chỉ nhập 1 lần cho dữ liệu đơn hàng 

Khi sao chép hay nhập dữ liệu đơn hàng, bạn nên ứng dụng các công nghệ có liên quan đến nguồn dữ liệu. Hạn chế việc nhập lại dữ liệu bằng tay để đảm bảo tính chuẩn xác khi lưu thông trên kênh phân phối.

Cách hữu ích nhất mà bạn có thể áp dụng chính là tự nhập dữ liệu đơn hàng vào hệ thống quản lý của công ty ngay tại điểm bán. Điều này giúp hệ thống truyền dữ liệu nhanh chóng đến với thành viên khác thuộc kênh phân phối. 

Chỉ nhập 1 lần cho dữ liệu đơn hàng nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý đơn hàng là yếu tố quan trọng và cần thiết trong quy trình kinh doanh của các chủ cửa hàng và doanh nghiệp. Với nội dung Bizfly chia sẻ trong bài, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về yếu tố này và có thể vận hành nó tốt nhất cho công việc của mình