Phân phối hàng hóa là gì? Quy trình và cách phân phối hàng hóa tối ưu

Hiện nay, việc phân phối hàng hóa cần được đầu tư và cải thiện để có thể đưa sản phẩm đến với khách hàng thuận lợi và tối ưu nhất. Vậy, mỗi doanh nghiệp nên thực hiện chúng theo các bước như thế nào? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu kỹ hơn về nội dung này tại đây.

Phân phối hàng hóa là gì?

Phân phối hàng hóa được định nghĩa là tất cả các giai đoạn của sản phẩm từ nơi sản xuất tới tay người tiêu dùng, bao gồm: lên kế hoạch chi tiết, tiến hành, giám sát, vận chuyển hàng hóa từ kho nhà sản xuất tới khách hàng nhằm đáp ứng các nhu cầu của người tiêu dùng.

Đây là một yếu tố cần thiết và bắt buộc cho sự tồn tại của một doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không thực hiện tốt vấn đề này thì sản phẩm sẽ khó được phân phối trên thị trường và đến tay người tiêu dùng. Như vậy, doanh nghiệp sẽ không thu được lợi nhuận và có nguy cơ thất bại đối với sản phẩm này.

Phân phối hàng hóa là gì?

Mục tiêu của phân phối hàng hóa

Mục tiêu của phân phối hàng hóa là cung cấp sản phẩm từ doanh nghiệp sản xuất tới khách hàng, mong muốn cuối cùng là tăng doanh số bán hàng, lợi nhuận và chỉ số nhận biết thương hiệu cho doanh nghiệp. Quá trình phân phối này cần được nghiên cứu và điều chỉnh theo các điều kiện thực tế để tối ưu phần chi phí đầu tư, thời gian. Thực hiện tốt vấn đề này giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường người tiêu dùng.

Có thể mọi người quan tâm: Kênh phân phối là gì? Top 5 mô hình kênh phân phối trong Marketing

Quy trình các bước phân phối hàng hóa hiệu quả

Để triển khai quy trình phân phối hàng hóa hiệu quả mọi người cần trải qua 5 bước như sau:

Bước 1: Xử lý đơn hàng

Phân phối hàng hóa có thể hiểu là chu kỳ từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi khách hàng nhận và thanh toán tiền. Theo xu hướng hiện này, đa số các doanh nghiệp muốn tối ưu chu kỳ này ngắn nhất có thể để tăng mức độ hài lòng của khách hàng và tăng lợi nhuận của chính doanh nghiệp.

Chu kỳ này thường bao gồm các giai đoạn:

• Khách hàng chuyển đơn đặt hàng cho nhà sản xuất
• Nhà sản xuất nhận, đối chiếu công nợ, lên kế hoạch sản xuất sản phẩm
• Nhà sản xuất chuyển thành phẩm cho khách hàng
• Khách hàng nhận và thanh toán.

Theo nhận định từ một số chuyên gia thì việc xử lý đơn hàng nếu không có công cụ hỗ trợ sẽ rất khó để mọi người có thể đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra một cách ổn thỏa. Đặc biệt khi mà số lượng đơn hàng phải xử lý trong một khoảng thời gian là vô cùng nhiều, việc sai sót là điều rất khó tránh khỏi. Vì vậy, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ bán hàng đa kênh ví dụ như BizShop là điều vô cùng cần thiết. Công cụ này sẽ đảm bảo cho quá trình xử lý đơn hàng của doanh nghiệp diễn ra ổn thỏa, không bỏ sót bất kỳ đơn hàng nào của khách.

Bước 2: Nhập và lưu hàng hóa trong kho

Doanh nghiệp cần xây dựng và lên kế hoạch tốt về thời gian bảo quản hàng hóa tại kho. Đây là hiện trạng thực tế tại hầu hết các nhà sản xuất do quá trình sản xuất và phân phối thường ít khi trùng khớp nhau. Ví dụ như, một số loại sản phẩm dược liệu chỉ được thu hoạch theo mùa như nhu cầu sử dụng của khách hàng là liên tục. Như vậy, doanh nghiệp cần lưu kho lượng lớn dược liệu để phục vụ cho cả năm và đảm bảo được nguồn cung ra thị trường.

Theo phân tích cho thấy, việc có sẵn hàng hóa tại kho giúp quá trình cung ứng cho khách hàng nhanh chóng và thuận tiện hơn. Nhưng doanh nghiệp sẽ đối mặt với nhiều vấn đề như chi phí tồn kho và rủi ro nếu nguồn hàng không ra được thị trường. Vì vậy, số lượng sản phẩm nhập và lưu kho cần được xem xét kỹ lưỡng trong kế hoạch phân phối hàng hóa.

Quy trình các bước phân phối hàng hóa hiệu quả

Bước 3: Xử lý hàng tồn kho

Số lượng hàng tồn kho cần được xem xét trước khi bước vào giai đoạn sản xuất sản phẩm. Các nhân viên bán hàng thường có mong muốn luôn có một nguồn hàng dự trữ sẵn tại kho để đáp ứng ngay khi khách hàng cần. Tuy nhiên, việc lưu trữ một số lượng hàng quá lớn sẽ làm giảm ngân sách của doanh nghiệp.

Vì vậy, người làm kinh doanh cần dựa trên kinh nghiệm, xu hướng sản phẩm trên thị trường và lịch sử các đơn đặt hàng để cân nhắc số lượng hàng tồn kho, tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp. Tốt nhất, số lượng hàng được dự trữ cho việc phân phối hàng hóa tại kho cần được để ở mức có thể đem lại lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp so với việc không dự trữ hàng tại kho.

Xem thêm bài viết: Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì? Lợi ích và tính năng cơ bản

Bước 4: Xác định lượng hàng hóa đặt tối ưu

Để xác định được lượng hàng hóa đặt tối ưu cần phân tích chi phí xử lý đơn hàng và chi phí dự trữ hàng hóa ở các số lượng đặt hàng khác nhau.

• Về chi phí xử lý đơn hàng, nó thường tỷ lệ nghịch với số lượng đặt hàng. Có nghĩa là số lượng đơn hàng tăng lên thì chi phí xử lý đơn hàng thấp hơn, nguyên nhân do số lượng nhiều thì giá các nguyên vật liệu thường rẻ hơn. 
• Về chi phí dự trữ, số lượng đặt hàng càng lớn thì phần chi phí này càng tăng cao do nguồn hàng chưa được đưa ra thị trường và chưa thể thu hồi vốn. 

Như vậy, số lượng sản phẩm giúp cân bằng được cả chi phí xử lý đơn hàng và chi phí dự trữ sẽ là lượng hàng hóa tối ưu cần đặt cho mỗi đơn hàng.

Bước 5: Vận chuyển hàng hóa

Vận chuyển hàng hóa là một phần quan trọng trong quá trình phân phối hàng hóa. Mỗi hình thức phương tiện vận chuyển sẽ có những ảnh hưởng khác nhau tới giá thành sản phẩm khi ra thị trường, thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm khi tới tay người tiêu dùng. Nếu doanh nghiệp đảm bảo được cả 3 yếu tố giá thành, chất lượng và lịch hẹn thì sẽ đạt được sự hài lòng và khách hàng.

Các hình thức vận chuyển thường được sử dụng hiện nay bao gồm đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường ống và đường hàng không. Doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố hợp đồng, chi phí, mức độ tin cậy, tần suất hoạt động, tốc độ giao hàng, đặc điểm sản phẩm để có thể lựa chọn được hình thức vận chuyển phù hợp.

Các cách phân phối hàng hóa phổ biến hiện nay

Để phân phối hàng hóa một cách hiệu quả mọi người có thể thực hiện một số cách như sau:

Bán hàng trực tuyến

Mạng lưới Internet phủ sóng toàn cầu là yếu tố quan trọng để việc bán hàng trực tuyến ngày càng được đẩy mạnh và đạt hiệu quả cao. Phần lớn người tiêu dùng hiện nay ưa thích hình thức mua bán và thanh toán trực tuyến hơn hình thức mua bán truyền thống.
Đối với hình thức phân phối hàng hóa này, khách hàng có thể đặt trực tuyến và nhờ nhà cung cấp giao tận nơi cho mình hoặc tự mình đến lấy. Điều này giúp khách hàng thuận tiện và linh hoạt hơn trong quỹ thời gian của mình.

Ưu điểm của bán hàng trực tuyến:

• Nhanh chóng, thuận tiện và dễ sử dụng
• Có thể không cần mặt bằng mở cửa hàng, bãi đỗ xe,… tiết kiệm chi phí

Nhược điểm của bán hàng trực tuyến:

• Khách hàng không được trực tiếp kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi mua.
• Một số trường hợp cá nhân lợi dụng hình thức trực tuyến để lừa đảo, chiếm đoạt tài sản.

Bán hàng trực tuyến là một trong các cách phân phối hàng hóa phổ biến hiện nay

Mở cửa hàng pop-up

Cửa hàng pop-up là những cửa hàng được dựng lên tạm thời để phục vụ sản phẩm theo xu hướng trong thời gian ngắn. 

Ưu điểm của hình thức phân phối hàng hóa bằng cửa hàng pop-up:

• Khách hàng được trực tiếp kiểm tra và lựa chọn sản phẩm trước khi mua.
• Tạo môi trường shopping thoải mái, gây được thiện cảm với khách hàng. Từ đó tăng thời gian tương tác của khách hàng với sản phẩm.

Nhược điểm của hình thức cửa hàng pop-up:

• Cần nguồn chi phí thuê mặt bằng, thuê nhà, trang trí nội thất, thuê nhân viên bán hàng.
• Lượng khách hàng ít do nhược điểm về địa lý và thời gian.

Đặt hàng qua thư

Phân phối hàng hóa bằng hình thức đặt hàng qua thư thường được áp dụng giữa các doanh nghiệp với nhau. 

Ưu điểm của đặt hàng qua thư:

• Catalouge giúp giới thiệu được tổng quát và chi tiết tất cả các sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh, thu hút khách hàng và có thể tái sử dụng.
• Tìm kiếm được các khách hàng lớn và khách hàng tiềm năng.

Nhược điểm của đặt hàng qua thư:

• Cần đầu tư nguồn chi phí để thiết kế và sản xuất catalouge.
• Phù hợp với nhóm khách hàng thuộc thế hệ trước, không quen với mạng lưới Internet.

Sử dụng đại diện bán hàng

Sử dụng người đại diện giúp thu hút nhiều nhóm khách hàng khác nhau và mở rộng thị trường kinh doanh sản phẩm. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức này trong phân phối hàng hóa và đạt được hiệu quả cao.

Sử dụng đại diện bán hàng cùng là cách phân phối hàng hóa tối ưu

Ưu điểm khi sử dụng đại diện bán hàng:

• Chi phí đầu tư thấp và thời gian ngắn để đưa sản phẩm tới các nhóm khách hàng khác nhau.
• Người đại diện hiểu rõ về sản phẩm nên tạo được độ tin cậy khi tương tác với người tiêu dùng.

Nhược điểm khi sử dụng đại diện bán hàng:

• Doanh nghiệp không kiểm soát được quá trình giới thiệu (về nội dung, phương thức) của người đại diện khi tương tác với khách hàng.

Bán buôn và nhà phân phối

Xây dựng hệ thống bán buôn và nhà phân phối là vị trí trung gian giữa doanh nghiệp và khách hàng và là hình thức phân phối hàng hóa phổ biến hiện nay.

Ưu điểm của hình thức bán buôn và nhà phân phối:

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và nhân lực trong việc phân phối sản phẩm. Ví dụ như vận chuyển 1000 đơn vị sản phẩm cho 1 nhà phân phối sẽ giúp tiết kiệm thời gian, số lượng nhân viên, số lượng xe, chi phí đi lại so với việc vận chuyển 1000 đơn vị sản phẩm cho 1000 cơ sở bán lẻ.

Nhược điểm của hình thức bán buôn và nhà phân phối:

• Làm tăng giá thành sản phẩm. Ví dụ nếu nhà sản xuất sản xuất sản phẩm hết chi phí 10 đồng, giá thành sản phẩm trên thị trường là 15 đồng. Vậy nếu giao trực tiếp cho khách hàng, lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ là 5 đồng. Nhưng nếu qua cơ sở bán buôn/ nhà phân phối, doanh nghiệp sẽ phải chia sẻ 5 đồng cho để hai bên cùng có lợi nhuận. 

Có thể bạn quan tâm: Chiến lược phân phối là gì? Quy trình xây dựng chiến lược phân phối hiệu quả

Bài viết cung cấp về các bước phân phối hàng hóa hiệu quả cũng như các hình thức phổ biến nhất hiện nay. Mong rằng qua bài viết của Bizfly sẽ cung cấp được nhiều thông tin hữu ích cho độc giả.