5 giai đoạn của quá trình xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp

Quản lý và vận hành doanh nghiệp luôn là thách thức vô cùng lớn đối với các nhà lãnh đạo. Trước thị trường đầy biến động và nhiều rủi ro thì nên vận hành công ty như thế nào mới đảm bảo sự vững vàng? Tham khảo thông tin Bizfly chia sẻ dưới đây để tìm lời giải cho vấn đề này. 

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp

Xây dựng một quy trình vận hành hoàn hảo sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho tổ chức công ty như: 

• Cải thiện tối đa năng suất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức đào tạo nhân viên mới
• Quy trình vận hành hợp lý giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro cho tất cả các đầu công việc
• Tiêu chuẩn hóa nhiệm vụ một cách rõ ràng nên các phòng ban và nhân sự có thể tự nhân bản, thực hiện theo
• Quy trình vận hành doanh nghiệp hỗ trợ tối ưu và giải quyết triệt để các đầu công việc cũ để tạo ra bước tiến mới đột phá mới, nhanh chóng hơn
• Quy trình vận hành tạo ra lối mòn để nhân viên trong tổ chức thực hiện theo và lấy đó làm nền tảng để nhìn ra sai sót phát sinh nhằm sửa chữa kịp thời.
• Nhân viên trong công ty có thể chủ động chuyển giao quy trình vận hành cho người mới và tạo ra một doanh nghiệp luôn chủ động - tự động trong mọi lĩnh vực. 

Việc xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp có vai trò vô cùng quan trọng

5 giai đoạn xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp tối ưu

Một quy trình vận hành tối ưu thường trải qua 5 giai đoạn dưới đây: 

Giai đoạn 1: Xây dựng quy trình - Design

• Xác định mục đích, phạm vi và nhu cầu: Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định mục đích, nhu cầu và phạm vi áp dụng quy trình vận hành doanh nghiệp để đảm bảo sự kết nối cũng như khả năng vận hành trơn tru. 
• Mô hình hóa trong quy trình thành bản mô tả: Quá trình này thường được thực hiện theo công thức 5W - H - 5M bao gồm: xác định mục tiêu - yêu cầu, nội dung công việc, địa điểm - nhân sự và thời gian thực hiện, phương pháp thực hiện và nguồn lực. 
• Phân loại đối tượng tham gia quy trình: Doanh nghiệp cần xác định 3 nhóm tham gia cụ thể bao gồm: người thực hiện, người giám sát và người hỗ trợ. 
• Kiểm tra và kiểm soát quy trình: Để quy trình vận hành doanh nghiệp không chỉ nằm trên bàn giấy, nhà lãnh đạo cần kiểm tra - kiểm soát để tối ưu và đưa ra những cải thiện kịp thời. 

Hoàn thiện tài liệu: Người quản lý nên cung cấp thêm biểu mẫu, thông tin và văn bản quy chuẩn để nhân viên tiếp thu nhanh hơn. 

Giai đoạn 2: Mô hình hóa quy trình - Modelling

Giai đoạn mô hình hóa sẽ giúp người thực hiện quy trình vận hành doanh nghiệp xác định rõ ràng các vấn đề: 

• Đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra thông qua quy trình vận hành tiêu chuẩn
• Tạo bản tham chiếu tái thiết kế và cho phép doanh nghiệp lược bỏ hoặc cải tiến thêm.
• Mô hình hóa giúp nhân viên mới và cũ hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của quy trình

Giai đoạn 3: Triển khai quy trình - Execution

Các nhà lãnh đạo nên triển khai quy trình vận hành doanh nghiệp thông qua phần mềm và quản lý quy trình tự động để: 

• Tiết kiệm không gian và dung lượng lưu trữ
• Đảm bảo dễ hiểu và nhân rộng tương tác
• Thiết lập trật tự ưu tiên và phân luồng công việc tốt hơn
• Hỗ trợ lưu trữ tác vụ trên cùng một file hệ thống
• Hỗ trợ đo lường, thống kê hiệu quả công việc của từng nhân viên để nâng cao chất lượng quy trình

Giai đoạn 4: Theo dõi và đánh giá - Monitoring

Doanh nghiệp cần theo dõi hiệu quả của quy trình vận hành doanh nghiệp thông qua các chỉ số Process Performance Indicators. Dưới đây là 3 nhóm chính:

• Chỉ số chất lượng kết quả đầu ra của sản phẩm dịch vụ
• Nhóm chỉ số thời gian thực hiện và thời gian đưa kết quả đến với khách hàng hoặc người tiếp nhận
• Chỉ số về chi phí chênh lệch giữa đầu vào và đầu ra, chi phí sai sót/hư hỏng hoặc lợi nhuận từ kết quả đầu ra,... 

Giai đoạn 5: Điều chỉnh và tối ưu: Optimization

Thông qua những theo dõi và đánh giá quy trình vận hành ở bước 4, người quản lý cần xác định các thiếu sót hoặc hạn chế ở quy trình hiện tại để thiết kế, chỉnh mới. 

Các kỹ năng cần có để vận hành doanh nghiệp thành công

Để xây dựng được một quy trình vận hành thành công và tối ưu nhất, nhà lãnh đạo cần có những kỹ năng dưới đây: 

• Hoạch định chiến lược: Một chiến lược hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp phác thảo chân dung khách hàng mục tiêu để thâm nhập vào thị trường mang lại cho mình nhiều giá trị. 
• Xây dựng chiến lược thương hiệu: Doanh nghiệp cần xây dựng logo, slogan, tầm nhìn, sứ mệnh, màu sắc,... để tạo dựng “đặc điểm thương hiệu” riêng nhằm thúc đẩy chiến dịch truyền thông. 
• Quản lý dòng tiền và vốn: Nhà quản lý cần chú ý đến dòng tiền ra - vào để phân bổ ngân sách hợp lý nhằm giảm thiểu thiếu hụt nguồn vốn. 
• Kiểm soát và xây dựng quy trình nội bộ: Để vận hành doanh nghiệp trơn tru hơn lãnh đạo cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ để: tiết kiệm chi phí và thời gian hoạt động, đồng thời giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh. 
• Áp dụng digital marketing và nền tảng số: Áp dụng các phần mềm nền tảng số sẽ giúp doanh nghiệp quản lý đa nhiệm cho tất cả mọi hoạt động. Ngoài ra, sử dụng các nền tảng Digital Marketing như: Zalo, Facebook, Instagram, Linkedin,... sẽ giúp công ty đẩy mạnh doanh thu. 

Các kỹ năng cần có để vận hành doanh nghiệp thành công

Xem thêm: Hoạch định chiến lược là gì? 6 bước của quy trình hoạch định chiến lược

Các phương pháp vận hành doanh nghiệp tự động

Dưới đây là 5 bước giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình vận hành. 

• Đơn giản hóa: Đơn giản hóa quy trình làm việc của tất cả nhân viên, bộ phận và phòng ban để ai nhìn vào cũng có thể áp dụng ngay. 
• Hệ thống hóa: Người quản lý cần hợp tác với trưởng bộ phận để hệ thống hóa quy trình và truyền tải đến nhân viên liên quan. Như vậy, mỗi nhân viên sẽ thực thi theo đúng quy trình được đặt ra và chịu trách nhiệm nhanh chóng với các sai sót. 
• Tối ưu hóa: Quy trình vận hành doanh nghiệp được áp dụng một cách triệt để là cơ sở để tự động hóa diễn ra thành công. Trong khi thực hiện, nếu xuất hiện tác nhân có khả năng phá vỡ quy trình này thì doanh nghiệp cần loại bỏ ngay lập tức. Ngoài ra, người quản lý cũng nên tối ưu quy trình để giảm chi phí, nhân lực mà vẫn đảm bảo hiệu suất. 
• Tự động hóa: Để doanh nghiệp có thể vận hành tự động, người quản lý cần áp dụng các phần mềm hiện đại và sử dụng “đòn bẩy” công nghệ như: CRM, ERP,... vào quy trình hoạt động. 
• Nhân bản hóa: Doanh nghiệp cần nhân bản hóa quy trình vừa hoạch định cho nhân sự mới để rút ngắn thời gian đào tạo và nâng cao hiệu suất công việc. 

Trên đây là những thông tin trọng tâm về quy trình vận hành doanh nghiệp mà Bizfly muốn chia sẻ đến doanh nghiệp. Hy vọng rằng, những kiến thức trên sẽ giúp các công ty/ doanh nghiệp xây dựng được một quy trình vận hành tối ưu và hiệu quả nhất.