Những khó khăn thường gặp trong quản lý khách hàng mà doanh nghiệp nào cũng gặp phải

Quản lý khách hàng đóng vai trò quyết định tới sự phát triển và thành công của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai hiệu quả vấn đề này. Trong bài viết sau, Bizfly sẽ chỉ ra những khó khăn thường gặp trong quản lý khách hàng mà doanh nghiệp nào cũng gặp phải để có kế hoạch khắc phục và mang đến hiệu suất kinh doanh cao.

Dữ liệu thông tin khách hàng bị phân tán 

Trước hết, khó khăn thường gặp trong quản lý khách hàng mà doanh nghiệp nào cũng gặp phải là dữ liệu bị phân tán. Thông thường, mỗi nhân viên kinh doanh trong doanh nghiệp sẽ được giao một tệp khách hàng riêng. Nhân viên sẽ quản lý khách hàng trên Excel, kênh điện tử, hệ thống bán hàng để xử lý và phân tích nhu cầu của khách hàng. 

Dữ liệu thông tin khách hàng bị phân tán 

Điều này khiến cho việc đánh giá tính chính xác và hiệu quả trong cách khai thác khách hàng của nhân viên gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa, các hồ sơ khách hàng bị phân tán, không được cập nhật kịp thời, gây lãng phí tài nguyên và cơ hội kinh doanh. Đồng thời, nhà quản trị cũng gặp khó khăn khi khai thác và tìm hiểu rõ hơn về đối tượng khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. 

Đọc thêm: Quản lý khách hàng bằng excel: Lỗi thời và chậm phát triển 

Thông tin không được cập nhật kịp thời 

Thông tin không được cập nhật và chia sẻ kịp thời là một khó khăn trong quản lý khách hàng theo phương thức truyền thống. Trong khi đó, nhu cầu và hành vi tiêu dùng của khách hàng luôn thay đổi theo thời gian, đặc biệt là trong thời buổi kinh tế nhiều biến động như hiện nay.

Vì thế, kiểm soát phản hồi nhu cầu của người mua là việc vô cùng quan trọng bởi điều này giúp nhân viên và công ty đáp ứng kịp thời và tăng hiệu quả chốt đơn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay lưu trữ dữ liệu theo phương thức truyền thống khiến cho việc chia sẻ thông tin gặp nhiều khó khăn. Các tình huống quan trọng không được cập nhật và xử lý kịp thời.

Nếu không nhanh chóng cập nhật dữ liệu, doanh nghiệp có thể đánh giá sai về khả năng tiêu dùng của khách hàng. Hậu quả là gây ra những tổn thất lớn và làm lệch hướng các chiến dịch quảng bá và bán hàng. 

Mất nhiều thời gian xử lý thủ công 

Một trong những khó khăn trong quản lý khách hàng là mất nhiều thời gian xử lý do phương thức lưu trữ thủ công. Báo cáo trong doanh nghiệp yêu cầu tính chính xác, kịp thời và nhanh chóng. Tuy nhiên, phương thức lưu trữ thủ công, phân tán khiến doanh nghiệp phải tập hợp và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. 

Vấn đề này càng khó khăn hơn trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cơ sở phụ thuộc vào báo cáo của công ty tổng. Điều đó khiến cho thời gian quản trị và đánh giá hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp không được tối ưu. Mặt khác, doanh nghiệp cũng gặp khó khăn khi đưa ra các kế hoạch hay quyết sách phù hợp với tình hình thực tế. 

Gặp khó khăn trong việc theo dõi và quản lý nhân viên 

Theo dõi và quản lý nhân viên là một khó khăn trong quản lý khách hàng của doanh nghiệp. Tính chất công việc của nhân viên kinh doanh thường khá linh hoạt do phải làm việc với các đối tác, khảo sát thị trường,.... Với cách quản lý khách hàng truyền thống như hiện tại, nhà quản trị rất khó để theo dõi và quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên. 

Gặp khó khăn trong việc theo dõi và quản lý nhân viên 

Các quy trình đánh giá vẫn còn mang tính thủ công, chưa chuyên nghiệp và thường được thực hiện trên các công cụ như email, excel. Các báo cáo tổng hợp hàng ngày không lượng hóa được hiệu suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, việc đánh giá nhân viên dễ mang quyết định cảm tính, không thực sự phản ánh đúng hiệu quả làm việc. 

Không khai thác triệt để data khách hàng tiềm năng 

Phân tán thông tin dẫn đến thiếu thông tin giao tiếp giữa các bộ phận là khó khăn trong quản lý khách hàng của doanh nghiệp. Vấn đề này có thể gây ra tình trạng không nhận định hoặc không khai thác data khách hàng tiềm năng.

Chính điều đó sẽ khiến cho việc quản trị data khách hàng trở nên yếu kém, mất đi cơ hội bán hàng tiềm năng. Hơn nữa, nó cũng khiến cho khách hàng không đề ra những kế hoạch chăm sóc khách hàng hiệu quả, mất đi tính chuyên nghiệp và uy tín trên thị trường. 

Phản hồi của khách hàng bị quên hoặc bỏ sót 

Nhiều tình huống khách hàng đã phản hồi bằng tin nhắn, email,... về vấn đề hay nhu cầu của họ với sản phẩm nhưng không được xử lý. Việc bỏ sót phản hồi của người mua là một khó khăn trong quản lý khách hàng mà doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Nguyên nhân là bởi doanh nghiệp không có công cụ ghi nhận, kiểm soát thông tin và trả lời tự động các phản hồi của khách hàng. 

Xử lý vấn đề của khách hàng một cách rời rạc 

Hầu hết trong các doanh nghiệp hiện nay, việc kiểm soát phản hồi và xử lý vấn đề của khách hàng đều diễn ra một cách rời rạc. Khi có sự cố xảy ra, nhân viên không được sự hỗ trợ của cấp trên mà tự giải quyết. Điều này có thể gặp nhiều rủi ro và biến sự cố ở mức độ nhỏ thành nghiêm trọng do thiếu nghiệp vụ chuyên môn và kỹ năng đàm phán.

Xử lý vấn đề của khách hàng một cách rời rạc 

Tình trạng này tiếp diễn sẽ khiến uy tín bị suy giảm và gây khó khăn trong giải quyết vấn đề chung khi lượng khách hàng gặp sự cố lớn. Và BizCRM là một trong những phương pháp tối ưu nhất, giúp doanh nghiệp giải quyết toàn bộ những khó khăn trên.

• Hoạt động dựa trên nguyên lý phân quyền, mã hoá dữ liệu và lưu trữ đám mây, phần mềm có khả năng bảo mật data khách hàng tuyệt đối. 
• Mọi thông tin đều được phần mềm CRM tự động lưu trữ, thống kê, sau đó lọc, phân chia thành các trường cụ thể và chuyển đổi khi cần thiết. 
• Các thông tin được lưu trữ tập trung trên một hệ thống quản lý duy nhất, quá trình export/import dễ dàng, tự động loại bỏ thông tin trùng lặp và hợp nhất hiệu quả. 
• Phần mềm có tích hợp sẵn cổng API,hỗ trợ nhà quản trị và nhân viên khai thác tối đa nguồn data khách hàng với tính năng tự động đẩy dữ liệu sang công cụ như SMS, Chatbot, Email,... 
• BizCRM tạo ra các target chính xác khách hàng cho từng kênh theo thời điểm cụ thể và có thống kê-báo cáo hiệu quả Marketing, Sale. Nhờ đó, nhà quản trị có thể đưa ra những kế hoạch kịp thời, loại bỏ hoàn toàn quyết định cảm tính khi đánh giá nhân viên. 
• Cải thiện hiệu quả kinh doanh, tăng doanh thu tối đa và tiết kiệm chi phí, thời gian cho các hoạt động lưu trữ, quản lý thông tin khách hàng. 

Quản lý thông tin khách hàng là bài toán khó đối với các doanh nghiệp hiện nay. Qua bài viết trên, Bizfly đã chỉ ra những khó khăn trong quản lý khách hàng khiến hiệu quả kinh doanh bị hạn chế và kém phát triển. Để giải quyết các vấn đề này, hãy tìm hiểu về BizCRM ngay hôm nay để bứt phá doanh thu.