3+ Mẫu quản lý khách hàng bằng Google Sheet chuyên nghiệp

Quản lý khách hàng hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển mối quan hệ, tăng doanh thu và nâng cao sự hài lòng của khách. Trong thời đại công nghệ phát triển, Google Sheet trở thành lựa chọn phổ biến nhờ sự tiện lợi, chi phí thấp và khả năng truy cập trên nhiều thiết bị.

Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về quản lý khách hàng bằng Google Sheet, bao gồm định nghĩa, lợi ích, các mẫu quản lý chi tiết, cách sử dụng công cụ hiệu quả, những hạn chế và giải pháp thay thế phù hợp cho từng doanh nghiệp.

Quản lý khách hàng bằng Google Sheet là gì?

Google cung cấp cho người dùng bộ ứng dụng gồm trình soạn thảo văn bản Google Docs, trang tính Google Sheet, biểu mẫu Google Form và bảng trình bày Google Slide. Tất cả đều hỗ trợ thao tác trực tuyến miễn phí trên các thiết bị có kết nối Internet.

Về cơ bản, Google Sheet tương tự Excel nhưng được nâng cấp để mang lại nhiều tiện ích hơn cho người dùng. Do vậy, doanh nghiệp có thể tận dụng nền tảng này làm công cụ quản lý khách hàng bằng cách sử dụng các sheet và tính năng chuyên biệt để thu thập, lưu trữ thông tin khách hàng.

Lợi ích của việc quản lý khách hàng bằng Google Sheet

Quản lý khách hàng bằng Google Sheet mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, cụ thể như:

• Dữ liệu lưu trữ trực tuyến 100%: Trang tính và dữ liệu được lưu trữ trên đám mây của Google liên kết với tài khoản Gmail. Điều này giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, hạn chế hư hỏng hoặc mất mát tài liệu. Đồng thời, phương thức lưu trữ này cũng đảm bảo an toàn thông tin hơn.
• Truy cập và làm việc mọi lúc, mọi nơi: Chỉ cần thiết bị có kết nối Internet, người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa Google Sheet từ bất kỳ đâu.
• Hỗ trợ làm việc nhóm: Nhiều người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa đồng thời trên một file được chia sẻ, tạo điều kiện thuận lợi cho cộng tác và phối hợp nhanh chóng.
• Nhập liệu và chỉnh sửa dễ dàng: So với phương pháp lưu trữ truyền thống, Google Sheet tích hợp các hàm tính toán tự động giúp xử lý thông tin nhanh và chính xác hơn.
• Hỗ trợ tiếng Việt: Google Sheet có giao diện tiếng Việt thân thiện, xóa bỏ rào cản ngôn ngữ và nâng cao hiệu quả sử dụng so với Excel.
• Không mất phí: Sử dụng Google Sheet quản lý khách hàng là lựa chọn tiết kiệm chi phí, phù hợp với các doanh nghiệp khởi nghiệp và vừa, nhỏ.
• Tăng hiệu suất quản lý: Khả năng truy cập đồng thời và cập nhật tức thì giúp cải thiện hiệu quả quản lý khách hàng lên đến 30%, đồng thời giảm sai sót so với thao tác thủ công.
• Tiết kiệm kinh phí: So với việc đầu tư phần mềm quản lý chuyên dụng, Google Sheet giúp doanh nghiệp giảm chi phí hàng triệu đồng mỗi năm cho phần mềm.

Mẫu quản lý khách hàng bằng Google Sheet chuyên nghiệp

Dưới đây là một số mẫu giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả và chuyên nghiệp trên Google Sheet. Trước khi sử dụng, bạn nên tải mẫu về, sao lưu bản gốc và chỉnh sửa trên bản sao để tránh mất dữ liệu. Khi cần, chia sẻ file cho cộng tác viên qua email và phân quyền phù hợp giúp đồng bộ thông tin nhanh chóng.

Mẫu quản lý khách hàng bằng Google Sheet số 1 (Kiểu cơ bản)

Mẫu cơ bản này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, có lượng khách hàng vừa phải hoặc mô hình B2B. Các trường thông tin chính gồm: Tên khách hàng, số điện thoại, email, công ty, địa chỉ và lịch sử mua hàng. Mẫu giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý thông tin cơ bản phục vụ hoạt động bán hàng cũng như chăm sóc khách hàng.

TẢI MẪU TẠI ĐÂY

Mẫu quản lý khách hàng bằng Google Sheet số 2 (Kiểu nâng cao)

Mẫu nâng cao phù hợp với doanh nghiệp B2C có lượng khách hàng lớn hoặc B2B cần quản lý chi tiết hơn. Ngoài trường cơ bản, mẫu bổ sung các dữ liệu như giai đoạn trong hành trình mua hàng như khách hàng tiềm năng, đang đàm phán, đã mua, mức độ ưu tiên khách hàng, giá trị giao dịch, tỉ lệ chốt đơn thành công. Mẫu này giúp doanh nghiệp phân tích hiệu quả bán hàng, tập trung nguồn lực đúng khách hàng mục tiêu.

TẢI MẪU TẠI ĐÂY

Mẫu quản lý khách hàng bằng Google Sheet số 3 (Tiềm năng và cơ hội)

Mẫu này tập trung quản lý khách hàng tiềm năng và cơ hội bán hàng. Doanh nghiệp có thể theo dõi nguồn cơ hội (marketing, giới thiệu, sự kiện...), tỉ lệ thành công dự kiến, điểm số khách hàng dựa trên mức độ quan tâm và khả năng chốt đơn. Qua đó, bộ phận kinh doanh có thể phân tích, ưu tiên chăm sóc khách hàng tiềm năng và lập kế hoạch nâng cao tỷ lệ chuyển đổi hiệu quả.

TẢI MẪU TẠI ĐÂY

Cách sử dụng Google Sheet trong quản lý khách hàng hiệu quả

Để tận dụng tối đa Google Sheet trong quản lý khách hàng, doanh nghiệp nên lưu ý các cách sử dụng sau:

Kết hợp Google Sheet với các công cụ khác

Bộ công cụ Google có nhiều ứng dụng kết hợp với Google Sheet hỗ trợ thu thập và lưu trữ dữ liệu khách hàng, bao gồm:

• Google Form: Cho phép thiết kế và phát khảo sát trực tuyến để thu thập dữ liệu khách hàng. Kết hợp Google Sheet và Google Form giúp doanh nghiệp nắm bắt tâm lý khách cũng như xu hướng thị trường, từ đó cải thiện sản phẩm, dịch vụ phù hợp.
• Google Data Studio: Ứng dụng thống kê, lọc, báo cáo dữ liệu dưới dạng dashboard. Liên kết với Google Sheet, Data Studio hiển thị thông tin khách hàng như vùng miền, phân khúc chi tiêu chi tiết.
• Tiện ích bổ sung: Các add-on do bên thứ ba phát triển giúp mở rộng tính năng Google Sheet như cập nhật số liệu tự động, khảo sát,... rất hữu ích cho quản lý khách hàng.

Điều chỉnh phù hợp với doanh nghiệp

Khi quản lý khách hàng bằng Google Sheet, cần tùy chỉnh bố cục, nội dung và hình thức file sao cho phù hợp với nhu cầu và mục tiêu. Để làm điều này, hãy xác định rõ:

• Thông tin cần thu thập và lưu trữ
• Chỉ số cần quan tâm và phân tích chi tiết
• Mục có thể chia nhỏ để phân tích sâu hơn

Hiểu rõ các hàm và thuật toán trên Google Sheet

Để quản lý khách hàng hiệu quả trên Google Sheet, người dùng cần thành thạo các hàm và thuật toán có sẵn. Dưới đây là một số hàm phổ biến kèm ví dụ:

• Hàm =SUM: Tính tổng một cột dữ liệu. Ví dụ, công thức =SUM(D2:D100) tính tổng giá trị giao dịch trong cột D.
• Hàm =SUMIF: Tính tổng theo điều kiện. Ví dụ, =SUMIF(B2:B100,"=Ưu tiên cao",D2:D100) tính tổng giá trị giao dịch của khách hàng thuộc nhóm "Ưu tiên cao".
• Hàm =COUNTIF: Đếm số mục thỏa mãn điều kiện. Ví dụ, =COUNTIF(C2:C100,"Đang đàm phán") đếm số khách hàng giai đoạn đàm phán.

Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các tính năng hỗ trợ quản lý hiệu quả như:

• Thiết lập bộ lọc và sắp xếp để nhanh chóng tìm kiếm, phân loại khách hàng theo tiêu chí.
• Liên kết các sheet để tổ chức dữ liệu theo nhóm vẫn đảm bảo đồng bộ và cập nhật tự động.
• Thay đổi đơn vị tiền tệ trong định dạng số để phù hợp thị trường hoặc yêu cầu kế toán.
• Sử dụng Google Form liên kết Google Sheet để nhập liệu nhanh và tự động từ khách hàng hoặc nhân viên bán hàng.

Một số hạn chế khi quản lý khách hàng bằng Google Sheet

So với phần mềm CRM chuyên nghiệp, Google Sheet còn nhiều điểm hạn chế về bảo mật và tự động hóa. Một số hạn chế của phần mềm quản lý khách hàng bằng Google Sheet như:

Vấn đề bảo mật

Dữ liệu được lưu trên điện toán đám mây của Google, cùng với hạn chế trong phân quyền truy cập, có thể gây rủi ro bảo mật. Nếu doanh nghiệp có nhiều dữ liệu nhạy cảm, quản lý khách hàng bằng Google Sheet có thể không còn phù hợp.

Cách giảm thiểu rủi ro bảo mật:

• Sử dụng tính năng Protect Sheet để giới hạn quyền chỉnh sửa trên từng sheet, ngăn người dùng không được phép thay đổi dữ liệu quan trọng.
• Chỉ chia sẻ file với các email được phép truy cập, hạn chế chia sẻ công khai không kiểm soát.
• Thường xuyên sao lưu dữ liệu để dễ dàng khôi phục nếu có sự cố xảy ra.

Hiệu suất kém khi lưu trữ dữ liệu lớn

Khi dữ liệu ngày càng nhiều, Google Sheet có thể hoạt động chậm chạp, làm kéo dài thời gian tải và xử lý, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và trải nghiệm khách hàng trong giao dịch hoặc hỗ trợ.

Yêu cầu người dùng thành thạo các hàm

Người dùng cần thành thạo các hàm tính toán và thao tác trên Google Sheet để quản lý hiệu quả. Nếu chưa có kinh nghiệm, việc này sẽ gây khó khăn và mất nhiều thời gian học tập, tăng rủi ro sai sót dữ liệu.

Thao tác thủ công tốn thời gian

Dù có nhiều tính năng, Google Sheet vẫn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, dẫn đến mất công sức và giảm năng suất so với các phần mềm tự động chuyên nghiệp.

Tính khả dụng hạn chế

Google Sheet yêu cầu kết nối Internet để truy cập và đồng bộ dữ liệu. Điều này gây khó khăn khi cần làm việc offline, dẫn đến gián đoạn công việc quản lý khách hàng.

BizCRM - Giải pháp quản lý khách hàng online hiệu quả thay thế Google Sheet

Khi doanh nghiệp phát triển và dữ liệu ngày một lớn, Google Sheet trở nên hạn chế. Giải pháp CRM (Customer Relationship Management) là lựa chọn tối ưu giúp quản lý khách hàng chuyên nghiệp, toàn diện và tự động hơn.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

Bảng so sánh tổng quan ưu - nhược điểm giữa Google Sheet và phần mềm CRM tiêu biểu:

Các tính năng nổi bật của phần mềm CRM:

• Tự động phân phối khách hàng: Dữ liệu sau khi phân nhóm sẽ tự động phân bổ cho nhân viên phù hợp, giảm thời gian thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả chăm sóc.
• Chăm sóc khách hàng tự động: Hệ thống gửi nhắc lịch chăm sóc, theo kịch bản gọi điện, email tự động theo lịch, tránh bỏ sót khách hàng.
• Bảo mật dữ liệu cao: Phân quyền theo vai trò cụ thể, ghi nhận lịch sử truy cập, hạn chế rủi ro mất hoặc rò rỉ dữ liệu.
• Khả năng mở rộng: CRM kết nối với hệ thống bán hàng, marketing, tạo hệ sinh thái quản lý đồng bộ.

Chọn CRM thay thế Google Sheet giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, linh hoạt thích ứng với sự phát triển và cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Trên đây là toàn bộ 3+ Mẫu Quản lý khách hàng bằng Google Sheet hiệu quả. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho quá trình làm việc và vận hành tại doanh nghiệp bạn.