Quản lý khách hàng bằng Google Sheet: Lợi ích, quy trình và cách sử dụng

Ngày nay, việc quản lý khách hàng bằng Google Sheet được nhiều người tìm đến bởi sự đơn giản và hiệu quả mà nó mang lại. Thông qua Google Sheet bạn có thể xử lý các dữ liệu khách hàng từ xa, mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị một cách dễ dàng. Cùng Bizfly tìm hiểu kỹ hơn về giải pháp sử dụng công cụ Google Sheet này để quản lý khách hàng tại đây. 

Google Sheet là gì?

Google Sheet là chương trình bảng tính miễn phí nằm trong dịch vụ Google Drive được cung cấp bởi Google. Về cơ bản, các tính năng về bảng tính của Google Sheet tương đồng với Excel nhưng được cải tiến hơn để mở rộng tiện ích cho người sử dụng.

Google Sheet là gì?

Giá trị của việc quản lý khách hàng bằng Google Sheet mang lại

Quản lý khách hàng bằng Google Sheet mang đến rất nhiều giá trị cho doanh nghiệp như: 

• 100% dữ liệu trực tuyến: trang tính được Google lưu trữ trực tuyến trên bộ nhớ đám mây liên kết với một tài khoản Gmail. Từ đó, giúp tiết kiệm diện tích lưu trữ hồ sơ ở nơi làm việc như cách truyền thống, tránh được hư hỏng hoặc thất lạc. Đồng thời Google Sheet còn có tính bảo mật cao hơn.
• Truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi: Chỉ cần có thiết bị thông minh được kết nối internet, người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa Google Sheet dù ở bất cứ đâu.
• Làm việc đa nhiệm: Trang tính cho phép nhiều người dùng truy cập cùng một lúc thông qua cách chia sẻ file. Do đó, quá trình cộng tác, phối hợp làm việc sẽ nhanh chóng và thuận lợi hơn. 
• Nhập và thay đổi dữ liệu dễ dàng: So với cách lưu trữ hồ sơ truyền thống, việc quản lý khách hàng bằng Google Sheet sẽ đơn giản và dễ dàng hơn. Bởi lẽ, công cụ này được tích hợp các hàm tính toán tự động giúp quá trình xử lý công việc nhanh chóng và chính xác. 
• Loại bỏ rào cản về ngôn ngữ: Google Sheet có hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt giúp các công ty loại bỏ rào cản về ngôn ngữ khi sử dụng. Từ đó, nâng cao đáng kể chất lượng công việc so với Excel.
• Không tốn phí: Sử dụng Google Sheet để quản lý khách hàng là cách ít tốn kém nhất, rất thích hợp với các doanh nghiệp startup, vừa và nhỏ. 

Có thể bạn quan tâm: Quản lý khách hàng bằng excel: Lỗi thời và chậm phát triển

Quy trình các bước sử dụng Google Sheet trong quản lý khách hàng

Việc quản lý khách hàng bằng Google Sheet sẽ rất đơn giản nếu các doanh nghiệp áp dụng đúng 5 bước sau: 

Phân tích đề bài

Ở bước này doanh nghiệp cần tìm ra lời giải cho các vấn đề:

• Xác định các thông tin dữ liệu khách hàng cần lưu trữ và liệt kê chúng. 
• Phân loại đâu là thông tin được cấu hình từ hệ thống (định nghĩa được) và thông tin tự nhập liệu (không định nghĩa được). 
• Xác định các thông tin báo cáo tổng hợp cũng như các số liệu, chỉ số mà bản thân quan tâm nhất khi đọc báo cáo. 

Quy trình các bước quản lý khách hàng bằng Google Sheet

Xây dựng cấu trúc dữ liệu

Tạo sheet lưu trữ dữ liệu có thể định nghĩa. Chú ý cần thêm những dữ liệu mới nếu có phát sinh. Nhập thông tin của khách hàng như: ngày nhập, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ, dịch vụ sử dụng,... vào Google Sheet. Thông tin trên có thể thay đổi tùy theo dịch vụ và nhu cầu của doanh nghiệp. 

Xây dựng hệ thống chi tiết

• Tạo File Google Sheet thông qua Google Drive
• Trên file vừa tạo, thiết lập 1 Sheet Data để lưu trữ dữ liệu được định nghĩa và 1 Sheet CRM để lưu các thông tin định nghĩa về khách hàng.

Kết nối báo cáo với Google Data Studio

Doanh nghiệp có thể quản lý khách hàng bằng Google Sheet dễ dàng hơn khi kết nối cùng Google Data Studio.

• Bước 1:  Tạo nguồn dữ liệu mới và kết nối với Google Sheet. 
• Click vào dấu + ở dashboard chính của Google data studio và ấn chọn Data source rồi kéo tìm mục Google Sheet. 
• Bước 2: Lựa chọn trình kết nối dữ liệu Google Sheet và cấp quyền cho tài khoản
• Bước 3: Kết nối Google Sheet cùng Google data studio thông qua URL bảng tính. Chú ý đảm bảo dữ liệu đã đúng định dạng và có thể thao tác hàm bình thường trước khi kết nối. 
• Bước 4: Click chọn data visualization từ menu thả xuống. 
• Bước 5: Xem và xuất báo cáo, bấm nút “view” nếu muốn xem trước bản báo cáo. 

Điều chỉnh

Người dùng nên tạo cấu trúc rõ ràng cho các trường thông tin và định nghĩa để thay đổi hệ thống dễ dàng hơn. 

Cách sử dụng Google Sheet trong quản lý khách hàng hiệu quả

Để quá trình quản lý khách hàng bằng Google Sheet được khai thác tốt nhất, các doanh nghiệp cần lưu ý: 

Kết hợp với các công cụ khác

Bộ công cụ Google có rất nhiều ứng dụng có thể kết hợp cùng Google Sheet để hỗ trợ thu thập và lưu trữ dữ liệu khách hàng. Một vài ứng dụng tiêu biểu gồm: 

Cách sử dụng Google Sheet trong quản lý khách hàng hiệu quả

• Google Form: Ứng dụng này hỗ trợ khảo sát trực tuyến để thu thập dữ liệu của tệp khách hàng lớn. Bảng khảo sát này được đưa ra với 2 hình thức: trắc nghiệm hoặc điền câu trả lời. Sự kết hợp giữa trình quản lý khách hàng bằng Google Sheet với Google Form sẽ giúp người dùng khắc họa được chân dung khách hàng và thị trường mục tiêu. Từ đó, cải thiện chất lượng sản phẩm hiệu quả hơn. 
•  Google Data Studio: Ứng dụng thống kê, lọc, báo cáo và truy xuất dữ liệu dưới dạng dashboard. Khi được liên kết cùng Google Sheet, ứng dụng có thể hiển thị các thông tin: vùng miền, phân khúc chi tiêu,... một cách chi tiết.
• Tiện ích bổ sung: Ứng dụng này được phát triển bởi các chuyên gia ngoài Google nhằm nâng cao chức năng chức năng ứng dụng của Google. Chúng có thể bổ sung rất nhiều thông tin cực hữu ích như: cập nhật số liệu tự động, thực hiện khảo sát,..

Điều chỉnh để phù hợp với doanh nghiệp

Khi quản lý khách hàng bằng Google Sheet người dùng cần điều chỉnh: bố cục, nội dung và hình thức file,... theo đúng mục tiêu và nhu cầu của bản thân. 
Để làm được điều này, hãy xác định: 

• Thông tin cần thống kê và lưu trữ
• Con số quan tâm nhất và con số cần thống kê chi tiết nhất
• Xác định mục cần phân tích thành nhiều mảng nhỏ

Khi xác định được 3 điều trên, nhà quản trị có thể nắm bắt dễ dàng các thông tin cũng như định hình doanh nghiệp và khách hàng tiềm năng.

Am hiểu các hàm số, thuật toán trên Google Sheet

Để quá trình quản lý khách hàng bằng Google Sheet phát huy được hiệu quả, người dùng phải thành thạo thuật toán, hàm được liên kết sẵn trong Google Sheet.  Dưới đây là những hàm thông dụng nhất: 

• =Sum: tính tổng chi phí, doanh số, doanh thu,... 
• =Sumif: tính tổng theo từng hạng mục (cột)
• =Countif: đếm các giá trị trong cột theo hạng mục cụ thể

Ngoài ra, người dùng cũng nên tìm hiểu thêm các tính năng trên Google Sheet như: thay đổi đơn vị tiền tệ, liên kết file Google khác, tạo dải lựa chọn,... để tối ưu hóa trình quản lý khách hàng.

Với tính năng đa dạng và dễ thao tác nên việc quản lý khách hàng bằng Google Sheet chính là giải pháp tuyệt vời mà các công ty, doanh nghiệp không nên bỏ qua.  Chỉ với những thao tác cơ bản với Google Sheet, doanh nghiệp của bạn có thể định hình những thông số vô cùng quan trọng cho sự phát triển trong tương lai.

Xem thêm bài viết: Top 17 phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất cho doanh nghiệp