Mẫu quản lý khách hàng bằng Google Sheet chuyên nghiệp

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách quản lý khách hàng bằng Google Sheet bởi sự tiện lợi và hiệu quả mà nó mang lại. Bạn có thể xử lý dữ liệu khách hàng từ xa, mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị. Để tìm hiểu rõ hơn về giải pháp này, hãy theo dõi bài viết dưới đây của Bizfly.

Quản lý khách hàng bằng Google Sheet là gì?

Google hiện nay đang cung cấp cho người dùng bộ ứng dụng tiện ích bao gồm trình soạn thảo văn bản Google Docs, trang tính Google Sheet, biểu mẫu Google Form và bảng trình bày Google Slide. Tất cả đều hỗ trợ thao tác trực tuyến miễn phí trên các thiết bị có kết nối Internet.

Đối với Google Sheet, về cơ bản các tính năng đều tương đồng với Excel nhưng được cải tiến hơn để mở rộng tiện ích cho người dùng. Do đó, doanh nghiệp có thể biến nền tảng này thành công cụ quản lý khách hàng bằng cách tận dụng các sheet, tính năng chuyên biệt để thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng.

Lợi ích của việc quản lý khách hàng bằng Google Sheet

Quản lý khách hàng bằng Google Sheet mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể như: 

• 100% dữ liệu trực tuyến: Trang tính và dữ liệu sẽ được Google lưu trữ trực tuyến trên bộ nhớ đám mây liên kết với tài khoản Gmail. Điều này giúp tiết kiệm diện tích lưu trữ hồ sơ ở nơi làm việc như cách truyền thống, tránh hư hỏng hoặc thất lạc. Đồng thời cách thức lưu trữ này cũng có tính bảo mật cao hơn.
• Truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi: Chỉ cần có thiết bị thông minh được kết nối Internet, người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa Google Sheet dù ở bất cứ đâu.
• Làm việc đa nhiệm: Trang tính cho phép nhiều người dùng truy cập cùng một lúc thông qua việc chia sẻ file. Do đó, quá trình cộng tác, phối hợp làm việc diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. 
• Nhập và thay đổi dữ liệu dễ dàng: So với cách lưu trữ hồ sơ truyền thống, việc quản lý khách hàng bằng Google Sheet sẽ đơn giản và dễ dàng hơn. Bởi lẽ, công cụ này được tích hợp các hàm tính toán tự động giúp quá trình xử lý công việc nhanh chóng và chính xác. 
• Loại bỏ rào cản về ngôn ngữ: Google Sheet có hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt giúp các công ty loại bỏ rào cản về ngôn ngữ khi sử dụng. Từ đó, nâng cao đáng kể chất lượng công việc so với Excel.
• Không tốn phí: Sử dụng Google Sheet để quản lý khách hàng là cách ít tốn kém nhất, rất thích hợp với các doanh nghiệp startup, vừa và nhỏ.

Mẫu quản lý khách hàng bằng Google Sheet chuyên nghiệp

Dưới đây là một số mẫu giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả và chuyên nghiệp với Google Sheet:

Mẫu quản lý khách hàng bằng Google Sheet số 1 (Kiểu cơ bản)

Các mẫu dưới đây sẽ cho phép doanh nghiệp thu thập những thông tin cơ bản về khách hàng như tên, số điện thoại, email, công ty, địa chỉ, lịch sử mua hàng,...

Đây là mẫu đã được đơn giản hoá, do đó phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, ít khách hàng hoặc doanh nghiệp B2B. Với lượng dữ liệu vừa phải, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nắm bắt tình trạng cụ thể của từng khách hàng.

TẢI MẪU TẠI ĐÂY

TẢI MẪU TẠI ĐÂY

TẢI MẪU TẠI ĐÂY

Mẫu quản lý khách hàng bằng Google Sheet số 2 (Kiểu nâng cao)

Mẫu quản lý khách hàng nâng cao sẽ phù hợp cho các doanh nghiệp B2C có lượng thông tin lớn hoặc B2B nhưng muốn thu thập nhiều thông tin chi tiết về khách hàng.

Ngoài những thông tin cơ bản, mẫu nâng cao còn bao gồm những dữ liệu về giai đoạn trong hành trình mua hàng, mức độ ưu tiên của khách hàng, giá trị giao dịch, tỷ lệ chốt deal thành công,...

TẢI MẪU TẠI ĐÂY

Mẫu quản lý khách hàng bằng Google Sheet số 3 (Tiềm năng và cơ hội)

Mẫu quản lý thông tin giúp doanh nghiệp xác định các cơ hội biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự, phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp với quy mô khác nhau.

Cụ thể, doanh nghiệp sẽ có thể theo dõi các nguồn cơ hội, tỷ lệ thành công, thông tin về khách hàng tiềm năng, chấm điểm khách hàng,... thông qua mẫu dưới đây để từ đó, lập kế hoạch nhằm cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.

TẢI MẪU TẠI ĐÂY

TẢI MẪU TẠI ĐÂY

Cách sử dụng Google Sheet trong quản lý khách hàng hiệu quả

Để quá trình quản lý khách hàng bằng Google Sheet được khai thác tốt nhất, các doanh nghiệp cần lưu ý: 

Kết hợp Google Sheet với các công cụ khác

Bộ công cụ Google có rất nhiều ứng dụng có thể kết hợp cùng Google Sheet để hỗ trợ thu thập và lưu trữ dữ liệu khách hàng, bao gồm: 

• Google Form: Cho phép người dùng thiết kế và phát khảo sát trực tuyến nhằm thu thập dữ liệu khách hàng. Sự kết hợp giữa Google Sheet và Google Form sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt tâm lý khách hàng cung như xu hướng phát triển của thị trường. Từ đó, cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ cho phù hợp. 
• Google Data Studio: Ứng dụng thống kê, sàng lọc, báo cáo và truy xuất dữ liệu dưới dạng dashboard. Khi liên kết cùng Google Sheet, Google Data Studio có thể hiển thị các thông tin về khách hàng như vùng miền, phân khúc chi tiêu,... một cách chi tiết.
• Tiện ích bổ sung: Ứng dụng này được phát triển bởi các chuyên gia ngoài Google nhằm nâng cao chức năng ứng dụng của Google. Chúng có thể bổ sung rất nhiều thông tin cực hữu ích như cập nhật số liệu tự động, thực hiện khảo sát,...

Điều chỉnh để phù hợp với doanh nghiệp

Khi quản lý khách hàng bằng Google Sheet, người dùng cần điều chỉnh bố cục, nội dung và hình thức file,... sao cho phù hợp với nhu cầu và mục tiêu đã đặt ra. Để làm được điều này, hãy xác định rõ:

• Những thông tin cần thống kê và lưu trữ
• Con số cần được quan tâm và thống kê chi tiết nhất
• Xác định mục cần được phân tích thành nhiều mảng nhỏ hơn

Khi đã làm rõ 3 điều trên, nhà quản trị có thể dễ dàng xác định thông tin nào là phù hợp nên đưa vào bảng tính, thông tin nào không để từ đó, định hình và cải thiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Am hiểu các hàm số, thuật toán trên Google Sheet

Để quá trình quản lý khách hàng bằng Google Sheet phát huy được hiệu quả, người dùng phải thành thạo các hàm, thuật toán, được liên kết sẵn trong Google Sheet.  Dưới đây là những hàm thông dụng nhất: 

• Hàm =Sum: Tính tổng chi phí, doanh thu, lợi nhuận,... 
• Hàm =Sumif: Tính tổng theo từng hạng mục (cột)
• Hàm =Countif: Đếm các giá trị trong cột theo hạng mục cụ thể

Ngoài ra, người dùng cũng nên tìm hiểu thêm các tính năng trên Google Sheet để tối ưu quá trình quản lý khách hàng, chẳng hạn như:

• Thay đổi đơn vị tiền tệ
• Liên kết với file Google khác
• Tạo dải lựa chọn,...

Một số nhược điểm khi quản lý khách hàng bằng Google Sheet

Mặc dù là cung cấp nhiều tính năng đa dạng cũng như mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng việc quản lý khách hàng bằng Google Sheet vẫn còn tồn tại một số nhược điểm, chẳng hạn như:

Các vấn đề về bảo mật

Dữ liệu trong trang tính sẽ được Google lưu trữ trên điện toán đám mây, cùng với đó việc phân quyền truy cập của Google Sheet cũng chưa thực sự tối ưu. Tất cả những điều này có thể gây ra rủi ro về bảo mật, nếu bạn có nhiều dữ liệu quan trọng thì đây quản lý khách hàng bằng Google Sheet sẽ không phải là lựa chọn phù hợp.

Hoạt động kém hiệu quả khi lưu trữ lượng dữ liệu quá lớn

Lượng dữ liệu quá nhiều có thể khiến Google Sheet hoạt động kém hiệu quả, lag, tải file chậm,... Bạn có thể gặp phiền toái khi cần đến 2 hoặc 3 phút mới có thể thực hiện thao tác. Cũng vì lẽ đó, Google Sheet rất khó để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp lớn.

Đòi hỏi người dùng thành thạo các hàm

Nếu bạn không rành kiến thức về tin học văn phòng, đặc biệt là các hàm tính toán thì chắc chắn sẽ gặp khó khăn khi quản lý khách hàng bằng Google Sheet. Bạn sẽ cần dành nhiều  thời gian để tìm hiểu và học hỏi mới có thể sử dụng công cụ này một cách hiệu quả.

Các thao tác thủ công tốn thời gian

Mặc dù cung cấp nhiều tính năng đa dạng những phần lớn các thao tác trên Google Sheet vẫn phải thực hiện thủ công. Điều này vừa khiến doanh nghiệp tốn thời gian, công sức, vừa làm giảm hiệu suất công việc. 

Tính khả dụng thấp 

Google Sheet chỉ cho phép người dùng truy cập và lưu dữ liệu trực tuyến. Điều này sẽ trở thành vấn đề nếu bạn cần sử dụng hay điều chỉnh dữ liệu khách hàng khi không có kết nối Internet. 

Giải pháp thay thế Google Sheet giúp quản lý khách hàng hiệu quả

Có thể thấy, quản lý khách hàng bằng Google Sheet vẫn còn tồn tại khá nhiều khuyết điểm và không hẳn là một giải pháp hoàn hảo, đặc biệt trong thời đại công nghệ phát triển, doanh nghiệp tiếp cận ngày càng nhiều khách hàng tiềm năng. 

Để khắc phục những nhược điểm trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp CRM để hỗ trợ quản lý khách hàng hiệu quả. Hiện nay trên thị trường, BizCRM đang là phần mềm giúp quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. 

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của phần mềm này:

• Hỗ trợ quản lý khách hàng tập trung: Thu thập và lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, các hoạt động tương tác, lịch sử trò chuyện,... Doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, sàng lọc hay check trùng nhằm đảm bảo dữ liệu được quản lý chất lượng.
• Phân nhóm khách hàng theo tiêu chí tuỳ chỉnh: Thay vì thực hiện các thao tác phân loại thủ công, phần mềm CRM cho phép doanh nghiệp đặt ra các tiêu chí để phân loại khách hàng tự động, chẳng hạn như:

- Phân loại theo giai đoạn (Trước, trong, sau mua)

- Phân loại theo nhu cầu khách hàng

- Phân loại theo nguồn dữ liệu

- Phân loại theo sản phẩm

• Tự động phân phối khách hàng: Dữ liệu khách hàng sau khi phân nhóm sẽ được tự động chia cho nhân viên sale giúp doanh nghiệp kịp thời tiếp cận, tránh việc khách hàng rơi vào tay đối thủ. Nếu quản lý khách hàng bằng Google Sheet, công đoạn này sẽ tốn rất nhiều thời gian vì phải thực hiện thủ công.
• Chăm sóc khách hàng tự động: Hỗ trợ nhắc nhở nhân viên lịch chăm sóc, làm việc với khách hàng, cung cấp kịch bản chăm sóc tự động,... giúp giảm thiểu vấn đề bỏ quên khách hàng. Đây cũng là một trong những tính năng vượt trội hơn của CRM so với Google Excel.
• Bảo mật dữ liệu tuyệt đối: Tính năng phân quyền data cho phép người dùng truy cập dữ liệu với những tác vụ nhất định, tránh tình trạng bị xoá hoặc mất dữ liệu do mọi người có cùng quyền chỉnh sửa. Bên cạnh đó, tính năng bảo mật dữ liệu tuyệt đối của BizCRM sẽ hạn chế nguy cơ rò rỉ thông tin cho bên thứ ba.

Việc lựa chọn giải pháp CRM hay Google Sheet để quản lý khách hàng còn tuỳ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ trên của Bizfly, bạn đã có cái nhìn rõ nét hơn về việc quản lý khách hàng bằng Google Sheet.