Quản lý khách hàng bằng excel còn có thể mang lại hiệu quả cao?

Quản lý khách hàng bằng Excel là một trong những cách phổ biến mà nhiều cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp vẫn đang sử dụng. Đây được coi là phần mềm đắc lực, hỗ trợ con người tính toán, nhập dữ liệu nhanh chóng và chính xác với hàng triệu ô tính.

Tuy nhiên khi sử dụng Excela để quản lý khách hàng, nó sẽ xảy ra một vài hạn chế. Các chuyên gia Bizfly sẽ giúp bạn làm rõ những ưu nhược điểm trong cách quản lý khách hàng bằng Excel trong bài sau.

Vì sao nhiều doanh nghiệp triển khai quản lý khách hàng bằng Excel?

Phần mềm excel là phần mềm phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý khách hàng bởi hai lý do chính sau đây.

Miễn phí

Ưu điểm đầu tiên của phần mềm excel là tính toán, lưu trữ thông tin khách hàng hoàn toàn miễn phí. Chỉ cần download phần mềm về máy bạn có thể sử dụng bất cứ lúc nào mà không cần lo lắng về chi phí cài đặt hay sử dụng phần mềm.

Lợi ích của việc quản lý khách hàng bằng Excel

Dễ sử dụng 

Dễ sử dụng chính là ưu điểm thứ hai khi quản lý khách hàng bằng excel. Hầu hết, mọi học sinh, sinh viên đều có thể sử dụng các công cụ trên phần mềm này một cách dễ dàng. Excel vừa miễn phí, lại dễ dàng sử dụng, điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo nhân viên một cách đáng kể.

Bất cập trong việc quản lý khách hàng bằng Excel

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, chắc chắn doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi những bất cập trong việc quản lý khách hàng bằng excel, cụ thể là:

File quản lý bị quá tải dữ liệu 

Quá tải dữ liệu là một trong những hạn chế thường  gặp ở excel khiến cho người dùng cảm thấy cực kỳ khó chịu. Khi quản lý khách hàng bằng file excel mà thông tin, dữ liệu cần nhập lên tới 5000, 10000 thì file excel của bạn sẽ rất dễ rơi vào tình trạng đơ hoặc bị treo file.

Dữ liệu bị sửa đổi 

Bên cạnh hai tính năng dễ sử dụng và miễn phí, excel còn có thể điều chỉnh thông tin, dữ liệu một cách dễ dàng nếu như bạn không đặt mật khẩu cho file đang sử dụng. Điều này đang là một mối lo ngại đối với doanh nghiệp khi sử dụng quản lý khách hàng bằng excel.

Mất thời gian trong quá trình nhập liệu 

Hạn chế thứ hai khi quản lý khách hàng bằng excel chính là mất quá nhiều thời gian để nhập dữ liệu, báo cáo. Việc phải căng mắt tỉ mỉ nhập từng ô dữ liệu vào file khiến nhân viên cảm thấy chán nản và hiệu quả công việc bị giảm sút. Bên cạnh đó, trong quá trình nhập, số lượng hàng hóa lớn có thể dẫn đến sai sót, nhầm lẫn các dữ liệu.

Bất cập trong việc quản lý khách hàng bằng Excel

Kho dữ liệu cồng kềnh 

Khi muốn nhập dữ liệu và thêm thông tin của khách hàng mới, bạn phải copy sang một file khác cho chắc chắn, sau đấy mới cho lên kho dữ liệu chung. Mỗi lần làm như vậy, bạn sẽ tạo ra rất nhiều file. khiến cho kho dữ liệu này trở nên cồng kềnh và không thể biết chính xác được đâu là file đầy đủ nhất.

Hạn chế trong tra cứu dữ liệu 

Dữ liệu khách hàng trong file excel rất nhiều, điều này khiến bạn khó tra cứu dữ liệu và mất rất nhiều thời gian, chưa kể nếu không may bạn lỡ tay xóa file hoặc quên chưa nhấn nút “save” thì điều này càng trở nên khó khăn hơn. Ngoài ra, rất nhiều doanh nghiệp thường lưu trữ file excel khách hàng tại máy chủ ở công ty.

Nếu muốn tra cứu dữ liệu khách hàng bạn cần phải đăng nhập vào hệ thống, xác định ID và mật khẩu. Điều này gây ra nhiều khó khăn khi làm việc ở một nơi khác.

Giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả hiện nay

Là một trong những giải pháp không thể thiếu, phần mềm quản lý khách hàng CRM hiện đang là công cụ tối ưu giúp mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. So với việc quản lý khách hàng bằng excel, sử dụng CRM có dụng những lợi ích như sau.

Giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả hiện nay

• Chăm sóc khách hàng hiệu quả: CRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp gửi SMS, email, tin nhắn đến khách hàng một cách tự động, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh cúng như tạo mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
• Khả năng lưu trữ dữ liệu lớn: Công cụ CRM cho phép doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng với số lượng cực kì lớn, bảo mật và an toàn trên một địa chỉ duy nhất.
• Tối ưu hóa chiến lược Marketing: CRM sẽ nắm bắt được mọi nhu cầu và sở thích của khách hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp định hướng các giải pháp, chiến lược kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng CRM giúp doanh nghiệp quản lý công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng, điều này tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí khi kinh doanh.
• Hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả hơn: Công việc của nhân viên sẽ được đơn giản hóa nếu sử dụng CRM. Họ biết được công việc nào cần làm và nên để sau, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
• Tăng doanh thu: Việc sử dụng CRM thay thế công cụ quản lý khách hàng bằng excel sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng thị phần và tăng tỉ lệ mua hàng của khách hàng. Qua đó mang về nhiều đột phá về doanh thu.

Nếu bạn đang kinh doanh và đang cần tìm giải pháp quản lý khách hàng, bạn có thể tham khảo công cụ CRM của Bizfly. Đây chắc chắn là một sự lựa chọn tuyệt vời mang lại nhiều hiệu quả kinh doanh cho mọi doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với BIzfly theo số hotline 1900636465 để được vấn và giải đáp miễn phí.

Trên đây là toàn bộ thông tin về quản lý khách hàng bằng excel cũng như giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng rằng, những thông tin trên mà Bizfly mang đến sẽ giúp cho bạn có thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm để nâng cao doanh thu và phát triển doanh nghiệp vững chắc.