Quản lý khách hàng bằng excel còn có thể mang lại hiệu quả cao?

Quản lý khách hàng bằng Excel là một trong những cách phổ biến mà nhiều cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp vẫn đang sử dụng. Đây được coi là phần mềm đắc lực, hỗ trợ con người tính toán, nhập dữ liệu nhanh chóng và chính xác với hàng triệu ô tính.

Tuy nhiên khi sử dụng Excela để quản lý khách hàng, nó sẽ xảy ra một vài hạn chế. Các chuyên gia Bizfly sẽ giúp bạn làm rõ những ưu nhược điểm trong cách quản lý khách hàng bằng Excel trong bài sau.

Vì sao nhiều doanh nghiệp triển khai quản lý khách hàng bằng Excel?

Phần mềm excel là phần mềm phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý khách hàng bởi hai lý do chính sau đây.

Miễn phí

Ưu điểm đầu tiên của phần mềm excel là tính toán, lưu trữ thông tin khách hàng hoàn toàn miễn phí. Chỉ cần download phần mềm về máy bạn có thể sử dụng bất cứ lúc nào mà không cần lo lắng về chi phí cài đặt hay sử dụng phần mềm.

Lợi ích của việc quản lý khách hàng bằng Excel

Dễ sử dụng 

Dễ sử dụng chính là ưu điểm thứ hai khi quản lý khách hàng bằng excel. Hầu hết, mọi học sinh, sinh viên đều có thể sử dụng các công cụ trên phần mềm này một cách dễ dàng. Excel vừa miễn phí, lại dễ dàng sử dụng, điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo nhân viên một cách đáng kể.

Bất cập trong việc quản lý khách hàng bằng Excel

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, chắc chắn doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi những bất cập trong việc quản lý khách hàng bằng excel, cụ thể là:

File quản lý bị quá tải dữ liệu 

Quá tải dữ liệu là một trong những hạn chế thường  gặp ở excel khiến cho người dùng cảm thấy cực kỳ khó chịu. Khi quản lý khách hàng bằng file excel mà thông tin, dữ liệu cần nhập lên tới 5000, 10000 thì file excel của bạn sẽ rất dễ rơi vào tình trạng đơ hoặc bị treo file.

Dữ liệu bị sửa đổi 

Bên cạnh hai tính năng dễ sử dụng và miễn phí, excel còn có thể điều chỉnh thông tin, dữ liệu một cách dễ dàng nếu như bạn không đặt mật khẩu cho file đang sử dụng. Điều này đang là một mối lo ngại đối với doanh nghiệp khi sử dụng quản lý khách hàng bằng excel.

Mất thời gian trong quá trình nhập liệu 

Hạn chế thứ hai khi quản lý khách hàng bằng excel chính là mất quá nhiều thời gian để nhập dữ liệu, báo cáo. Việc phải căng mắt tỉ mỉ nhập từng ô dữ liệu vào file khiến nhân viên cảm thấy chán nản và hiệu quả công việc bị giảm sút. Bên cạnh đó, trong quá trình nhập, số lượng hàng hóa lớn có thể dẫn đến sai sót, nhầm lẫn các dữ liệu.

Bất cập trong việc quản lý khách hàng bằng Excel

Kho dữ liệu cồng kềnh 

Khi muốn nhập dữ liệu và thêm thông tin của khách hàng mới, bạn phải copy sang một file khác cho chắc chắn, sau đấy mới cho lên kho dữ liệu chung. Mỗi lần làm như vậy, bạn sẽ tạo ra rất nhiều file. khiến cho kho dữ liệu này trở nên cồng kềnh và không thể biết chính xác được đâu là file đầy đủ nhất.

Hạn chế trong tra cứu dữ liệu 

Dữ liệu khách hàng trong file excel rất nhiều, điều này khiến bạn khó tra cứu dữ liệu và mất rất nhiều thời gian, chưa kể nếu không may bạn lỡ tay xóa file hoặc quên chưa nhấn nút “save” thì điều này càng trở nên khó khăn hơn. Ngoài ra, rất nhiều doanh nghiệp thường lưu trữ file excel khách hàng tại máy chủ ở công ty.

Nếu muốn tra cứu dữ liệu khách hàng bạn cần phải đăng nhập vào hệ thống, xác định ID và mật khẩu. Điều này gây ra nhiều khó khăn khi làm việc ở một nơi khác.

Tải miễn phí mẫu quản lý khách hàng bằng Excel dễ sử dụng

Mẫu quản lý khách hàng số 1

Mẫu quản lý khách hàng số 2

Mẫu quản lý khách hàng số 3

Mẫu quản lý khách hàng số 4

BizCRM - Giải pháp quản lý khách hàng tự động, loại bỏ hạn chế từ Excel

Sử dụng phần mềm CRM đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý khách hàng thay vì Excel. Trong đó không thể không thể không kể đến phần mềm BizCRM, sản phẩm nằm trong Bộ giải pháp Bizfly Martech, vận hành bởi VCCorp với nhiều tính năng giúp loại bỏ toàn bộ nhược điểm của Excel, nâng cao hiệu quả quản lý khách hàng cho doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang BizCRM?

• BizCRM giúp quản lý tập trung, bảo mật: Tất cả thông tin khách hàng được lưu trữ tại một nơi, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng truy cập, phần quyền nhân viên rõ ràng, bảo vệ dữ liệu khách hàng.
• Tăng hiệu quả làm việc: Nhiều tác vụ lặp đi lặp lại như gửi email, theo dõi tiến độ được tự động hóa, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Phần mềm BizCRM cung cấp các báo cáo, thống kê trực quan, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.
• Chăm sóc khách hàng tốt hơn: Dễ dàng theo dõi toàn bộ quá trình tương tác với khách hàng, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp, kết nối các kênh liên lạc như email, chat, điện thoại, giúp chăm sóc khách hàng một cách liền mạch.
• Tối ưu hóa quá trình bán hàng: Theo dõi chặt chẽ từng giai đoạn của quá trình bán hàng, giúp tăng tỷ lệ chốt đơn.

Một số tính năng nổi bật của BizCRM

• Quản lý khách hàng: Lưu trữ, phân loại, đánh giá khách hàng một cách toàn diện.
• CRM Sale: Quản lý tiến trình cơ hội bán hàng, công việc, lịch hẹn, đánh giá hiệu quả làm việc của sales
• CRM Marketing: Quản lý chất lượng data, gửi email, sms marketing, remarketing...
• Báo cáo, thống kê trực quan: Cung cấp các báo cáo tùy chỉnh, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động.

BizCRM được tin tưởng bởi 5600+ khách hàng ở mọi lĩnh vực như giáo dục, bán lẻ, bất động sản,... Nếu bạn quan tâm và muốn dùng thử các tính năng của phần mềm có thể liên hệ hotline 0964 69 12 99 hoặc để lại thông tin dưới đây, chuyên gia của chúng tôi sẽ liên hệ và tư vấn chi tiết.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

Trên đây là toàn bộ thông tin về quản lý khách hàng bằng excel cũng như giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng rằng, những thông tin trên mà Bizfly mang đến sẽ giúp cho bạn có thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm để nâng cao doanh thu và phát triển doanh nghiệp vững chắc.