Quản lý dữ liệu là gì? Top 6 phương pháp quản lý dữ liệu tối ưu

Thực hiện Quản lý dữ liệu trong mọi doanh nghiệp hiện nay nhằm kiểm soát thông tin và nâng cao giá trị của dữ liệu trong suốt quá trình lưu trữ. Vậy làm cách nào để việc quản lý dữ liệu trở nên khoa học và dễ thực hiện? Nếu đây cũng là thắc mắc của bạn đọc thì bài viết mà Bizfly chia sẻ chính là những thông tin mà mọi người đang cần tìm kiếm.

Quản lý dữ liệu là gì?

Quản lý dữ liệu là quá trình thu thập, tổ chức, lưu trữ và duy trì dữ liệu hay các tệp thông tin của một tổ chức, cơ quan cụ thể. Quản lý dữ liệu là điều cần thiết thực hiện để triển khai hệ thống công nghệ thông tin thông qua ứng dụng kinh doanh, thu thập thông tin khách hàng để phân tích nhằm thúc đẩy quá trình đưa ra quyết định vận hành và các chiến lược cụ thể cho doanh nghiệp.

Quy trình quản lý dữ liệu là sự kết hợp giữa nhiều chức năng khác nhau để qua đó, các dữ liệu trong hệ thống của doanh nghiệp được đảm bảo tính chính xác và tính sẵn sàng khi truy cập.

Quản lý dữ liệu (Data Management) là quá trình thu thập, lưu trữ, sử dụng dữ liệu một cách hợp lý. 

Tầm quan trọng của việc quản lý dữ liệu

Dữ liệu khách hàng được xem là tài sản quý giá, là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, cải thiện chiến lược tiếp thị,.... Do đó, việc quản lý dữ liệu là quan trọng đối với các doanh nghiệp, cụ thể:

• Quản lý dữ liệu tốt giúp các tổ chức đạt được lợi thế cạnh tranh tiềm năng cao hơn so với các đối thủ kinh doanh nhờ việc cải thiện hiệu quả hoạt động và khả năng đưa ra quyết định tốt hơn.
• Các tổ chức, doanh nghiệp hay cơ quan khi tổ chức quản lý dữ liệu tốt sẽ linh hoạt phát hiện ra xu hướng thị trường mới một cách nhanh chóng để tận dụng tối đa các cơ hội kinh doanh.
• Quản lý dữ liệu cung cấp quyền kiểm soát doanh nghiệp cho các tổ chức giúp giảm thiểu các trường hợp vi phạm bảo mật và cho phép doanh nghiệp truy cập vào dữ liệu mọi lúc, mọi nơi khi nó được yêu cầu.
• Quản lý dữ liệu với khả năng tích hợp các loại dữ liệu khác nhau giúp người quản trị có thể thực hiện chuyển đổi thông tin, lưu trữ, xử lý và phân tích các thông tin đó để tìm ra những điều mới mẻ.

Các phương pháp giúp quản lý dữ liệu hiệu quả

Để có thể quản lý dữ liệu hiệu quả, mọi người có thể áp dụng một số phương pháp cơ bản như sau:

Quản lý việc cấp quyền truy cập

Các doanh nghiệp nên tiến hành kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập của người dùng vào các thông tin, dữ liệu. Một số dữ liệu có thể chia sẻ cho các nhân viên trong doanh nghiệp nhưng một số lại chỉ nên cho phép người quản lý có quyền truy cập. Điều này giúp đảm bảo cho việc sử dụng và bảo toàn dữ liệu cho doanh nghiệp.

Bảo mật dữ liệu, thông tin khách hàng

Các thiệt hại về bảo mật và quản lý dữ liệu, thông tin khách hàng sẽ gây ra thiệt hại rất lớn về tiền bạc, thời gian và công sức của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp khi tiến hành thu thập các thông tin cá nhân của khách hàng như email, tên, tuổi, số điện thoại,... thì phải đảm bảo tính bảo mật thông tin khách hàng này, tránh để chúng không bị phát tán ra bên ngoài. Có như vậy, doanh nghiệp mới có thể xây dựng niềm tin với khách hàng và hạn chế những rắc rối về vi phạm dữ liệu.

Sao lưu dữ liệu thường xuyên

Việc dữ liệu khách hàng bị đánh mất sẽ gây ra những hệ luỵ rất lớn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, để đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu và bảo vệ khách hàng, gia tăng độ đáng tin cậy, các doanh nghiệp nên tiến hành sao lưu dữ liệu một cách thường xuyên.

Các phương pháp giúp quản lý dữ liệu hiệu quả

Dọn dẹp lại kho dữ liệu

Nhiều thông tin khi chưa được sàng lọc đúng cách sẽ trở nên lỗi thời và không có nhiều tác dụng trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần có kế hoạch dọn dẹp lại kho dữ liệu theo một chu kỳ thời gian nhất định. Điều này giúp loại bỏ được những dữ liệu không cần thiết và tránh lãng phí tài nguyên.

Thu thập thông tin dữ liệu cần thiết

Doanh nghiệp chỉ nên thu thập những thông tin thực sự cần thiết và mang đến những giá trị lợi ích cho việc kinh doanh. Việc thu thập quá nhiều dữ liệu sẽ dẫn đến việc bỏ phí các dữ liệu không sử dụng, tốn chi phí cho nguồn lực thu thập và gây lãng phí nguồn tài nguyên của doanh nghiệp. Do đó, khi quản lý dữ liệu khách hàng, mọi người cần thu thập thông tin, doanh nghiệp và áp dụng các phương pháp, lộ trình rõ ràng và hợp lý.

Đầu tư vào các phần mềm quản lý data khách hàng

Khi công nghệ ngày càng phát triển thì việc dữ liệu của khách hàng càng cần phải được bảo vệ và quản lý dữ liệu theo cách thông minh nhất và an toàn nhất. Thực tế, các doanh nghiệp đã không còn lưu trữ dữ liệu khách hàng bằng những bảng tính cơ bản nữa. Thay vào đó, các phần mềm quản lý data khách hàng đang là sự lựa chọn hoàn hảo nhất.

Đọc thêm: Top 17 phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất cho doanh nghiệp

Rủi ro và thách thức trong việc quản lý dữ liệu

Nếu việc quản lý dữ liệu không được thực hiện tốt thì các doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những rủi ro và thách thức như sau:

Rủi ro và thách thức trong việc quản lý dữ liệu

• Một doanh nghiệp khi không thiết kế cấu trúc dữ liệu hiệu quả thì việc quản lý dữ liệu sẽ nhanh chóng đi đến thất bại. Thậm chí, ngay cả khi doanh nghiệp có cấu trúc dữ liệu tốt thì việc cho phép các nhà phân tích thực hiện việc tìm kiếm hay truy cập vào dữ liệu liên quan cũng là một thách thức lớn, nhất là khi dữ liệu đó được trải rộng trên nhiều hệ thống và cơ sở dữ liệu lớn.
• Rủi ro của quản lý dữ liệu có thể được giảm bớt khi doanh nghiệp chuyển sang nền tảng đám mây nhưng nó vẫn tạo ra một số những thách thức mới. Đơn giản có thể thấy việc di chuyển nền tảng dữ liệu lớn sang đám mây là rất phức tạp và chi phí cao.

Đối với doanh nghiệp, dữ liệu luôn được xem là nguồn tài sản có giá trị ảnh hưởng đến sự sống còn, khả năng phát triển lâu dài của chính doanh nghiệp đó. Vì vậy, quản lý dữ liệu nên là việc làm cần được các doanh nghiệp đặc biệt chú ý và thực hiện để giảm thiểu các lỗi tiềm ẩn, mở rộng thị trường và tiếp cận khách hàng nhanh chóng.