Phần mềm CRM cho giáo dục và các tính năng quan trọng

Trước đây, nhiều trung tâm đào tạo thường tiêu tốn nhiều thời gian để quản lý học viên hay tìm kiếm thông tin của học viên mới. Thế nhưng, với sự giúp sức của giải pháp chuyển đổi số CRM thì việc quản lý thông tin trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. 

Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng biết thiết lập một phần mềm CRM chuẩn cho lĩnh vực giáo dục. Bởi vậy, Bizfly sẽ chia sẻ với bạn những thông tin quan trọng về phần mềm CRM cho giáo dục để giúp bạn nắm rõ và quản lý học viên hiệu quả nhất.

Tổng quan về phần mềm CRM cho giáo dục

Phần mềm CRM cho giáo dục là giải pháp quản lý chăm sóc khách hàng dành riêng cho các trung tâm giáo dục, đào tạo. Nhờ đó dễ dàng quản lý chi tiết quá trình kết nối, tương tác và chăm sóc khách hàng đến với trung tâm. Hệ thống CRM cho giáo dục giúp xây dựng phễu khách hàng ngay từ khi còn tiềm năng đến khi tham gia khóa học đã đăng ký.

Tổng quan về phần mềm CRM cho giáo dục

Ngoài ra, phần mềm này còn giúp cho các phụ huynh, học viên dễ dàng tương tác trực tiếp trên mạng xã hội, website, tổng đài, sms hay những ứng dụng nội bộ khác. 

Phần mềm CRM giáo dục đào tạo giúp trung tâm dễ dàng quản lý các học viên, lịch hẹn, cuộc gọi sale, tin nhắn và cả những email đã gửi... Hơn nữa, đánh giá được cả mức độ tiềm năng của phụ huynh, học viên, giúp cho bộ phận chăm sóc khách hàng có kế hoạch định hướng tương tác và đem lại hiệu quả cao nhất. 

Phần mềm CRM cho giáo dục có ý nghĩa quan trọng như thế nào?

Việc ngành giáo dục sử dụng phần mềm CRM với mục tiêu cải thiện chất lượng giáo dục và nâng cao tính chuyên nghiệp của trung tâm. Bên cạnh đó là vô số những lợi ích khác nhau, bao gồm:

• Giúp các cơ sở giáo dục có thể quản lý danh sách học viên nhanh chóng và dễ dàng thông qua phân loạị đối tượng mục tiêu và nhóm tiềm năng. Nhờ vậy trung tâm của bạn sẽ tránh được những nhầm lẫn thông tin hay bỏ quên học viên trong quá trình quản lý danh sách.
• Phần mềm CRM giúp trung tâm của bạn tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian nhờ khả năng đồng bộ các công việc cùng một lúc, nhận thông tin và phân chia chính xác. Điều này cũng dẫn tới việc kiểm soát KPI nhân viên nội bộ hiệu quả hơn (đặc biệt là bộ phận tuyển sinh).
• Để nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và tính chuyên nghiệp trong xử lý công việc, sử dụng phần mềm CRM cho giáo dục giúp trung tâm của bạn quản lý lịch học - hẹn gặp học viên chính xác hơn dựa vào các tính năng thông minh, trong đó phải kể đến công cụ email và click2call.
• Quản lý các KPI cho các nhân viên của từng bộ phận, đặc biệt bộ phận tuyển sinh. Nhờ đó giúp cho nhân viên nắm rõ được công việc cần phải làm và tạo động lực giúp phát triển. 

Tham khảo thêm bài viết: CRM là gì? Lợi ích, mục tiêu và chức năng của phần mềm CRM để hiểu rõ hơn về giá trị mà phần mềm CRM mang lại cho các doanh nghiệp, trong đó có lĩnh vực giáo dục.

Những tính năng chính của phần mềm CRM cho giáo dục

Một phần mềm CRM tốt và chất lượng ngoài việc đem đến hiệu quả trong khâu quản lý thông tin thì còn là cần phải có đầy đủ các tính năng cần thiết và đơn giản, dễ sử dụng để nhà quản trị có thể thao tác dễ dàng, đối với lĩnh vực giáo dục cũng vậy.

Những tính năng chính của phần mềm CRM cho giáo dục

Sau đây là những tính năng chính cần phải có trong một phần mềm CRM cho giáo dục chuyên nghiệp:

• Chức năng quản lý giảng viên, học viên, quản lý khóa học, chương trình học và cả thông tin của giảng viên theo từng bộ môn, quản lý hợp đồng khi tham gia học...
• Đăng ký khóa học, in phiếu thu tiền và những biểu mẫu liên quan. 
• Tiếp thị khách hàng tự động trên các nền tảng mạng xã hội ( facebook, zalo..), website, email...
• Tuyển sinh học viên tự động (Sales Automation)
• Điều hành giáo vụ ( Operation Automation )
• Lọc và phân loại, phân lớp ngày từ khi đăng ký khóa học
• Chăm sóc khách hàng sau bán hàng (Customer Service Automation)
• Ứng dụng quản lý CRM trực tiếp ngay trên điện thoại di động cho học viên, phụ huynh, giáo viên ( Mobile Application )
• Đảm bảo các nghiệp vụ quản lý lớp: Điểm danh, chấm thi, bảo lưu, chuyển lớp, chuyển khóa học, dừng học...
• Cấp quyền Import/Export dữ liệu phụ huynh, học viên chặt chẽ
• Lưu trữ thông tin khách hàng đến từ nhiều nguồn (Website, Apps, chat, hệ thống POS... )
• Lưu lịch sử tương tác của phụ huynh và học viên
• Phát hiện và sàng lọc những thông tin trùng lặp. 
• Chỉ định kịch bản chăm sóc cho 1 hoặc 1 nhóm phụ huynh, học viên
• Lưu lịch sử hoạt động chăm sóc của sale
• Thống kê hoạt động, hiệu quả của nhân viên chăm sóc
• Mã hóa dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin
• CRM cho giáo dục còn tích hợp được đa kênh Chat, Email, CRM...

Những gợi ý giúp việc chăm sóc khách hàng giáo dục, đào tạo hiệu quả

Khách hàng quan trọng nhất của ngành giáo dục là học viên. Bởi vậy để tạo nên sự khác biệt giữa rất nhiều trung tâm khác nhau, bạn cần có một chính sách chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và ấn tượng.

Với CRM cho giáo dục bạn có thể đưa ra những thông tin phù hợp và nhanh chóng nhất đến với phụ huynh, học viên. Dưới đây là một số gợi ý cho trung tâm của bạn:

• Trong ngày sinh nhật của học viên, bạn nên gửi lời chúc mừng để thể hiện sự quan tâm tới họ.
• Gửi lời cám ơn học viên trong quá trình thanh toán xong học phí hay kết thúc một khóa học.
• Khi có một khóa học bị hủy hay bị trì hoãn trong ngày, bạn cần gửi lời thông báo từ email tới học viên, phụ huynh của mình.
• Khi giáo viên nghỉ dạy đột xuất hãy gửi tin nhắn thông báo cho học viên.
• Nếu trong quá trình học, học viên có kết quả học tập bị giảm sút thì hãy gửi tin nhắn thông báo tới số điện thoại của phụ huynh.
• Cần gửi email nhắc nhở rõ ràng, chi tiết trước những kỳ thi quan trọng về thời gian và địa điểm.

Với vài cách chú ý chăm sóc khách hàng đã nêu ở trên sẽ giúp trung tâm của bạn dễ dàng tạo được niềm tin trong lòng học viên - Những người trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu cho trung tâm của bạn.

Có thể thấy, CRM đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục của trung tâm dạy học và các cấp trường học. Nhờ có phần mềm này mà các đơn vị này tối ưu được quy trình làm việc, theo sát được chất lượng học sinh/sinh viên, tạo ra một môi trường chuyên nghiệp và hiện đại. 

Bạn có thể trải nghiệm thử Bizfly CRM đến từ VCCorp, giải pháp lưu trữ thông tin khổng lồ, thống kê báo cáo nhanh gọn, độ bảo mật thông tin cao. Trải nghiệm ngay 15 ngày dùng thử miễn phí chỉ có tại VCCorp.

Bizfly CRM miễn phí dùng thử trong 15 ngày