THEO DÕI TIẾN TRÌNH CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG TỪNG BƯỚC - BÍ MẬT CHỐT DEAL KHÔNG LỠ NHỊP

Để chinh phục khách hàng, điều quan trọng không chỉ nằm ở sản phẩm hay dịch vụ mà còn ở cách bạn nhìn nhận và nắm bắt thời cơ để quyết định “hạ gục” khách hàng trong suốt hành trình của họ. Việc theo dõi sát sao giúp bạn hiểu nhanh và chính xác nhu cầu cũng như mong muốn của khách, biến những cơ hội nhỏ thành những giao dịch lớn. Bài viết này sẽ cùng bạn khám phá những phương án tối ưu nhất trong tiến trình chăm sóc khách hàng, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ nhịp cầu nào trên con đường chinh phục khách hàng.

Tiến trình khách hàng là gì? Làm sao để xây dựng tiến trình khách hàng phù hợp?

Tiến trình bán hàng với phần mềm Quản lý Quan hệ khách hàng BizCRM (Sales Process), là một chuỗi các bước có hệ thống được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa hoạt động bán hàng. Tiến trình này giúp doanh nghiệp theo dõi, tổ chức và tối đa hóa hiệu quả trong việc chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế.
Mỗi doanh nghiệp có mô hình kinh doanh và cách tổ chức riêng biệt. Để đảm bảo xây dựng tiến trình bán hàng qua BizCRM một cách phù hợp nhất, doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin sau:
- Hệ thống thông tin khách hàng chuẩn hóa: Toàn bộ dữ liệu khách hàng cần được quy chuẩn theo một form mẫu cố định để đảm bảo tính nhất quán và dễ quản lý.
- Sơ đồ vận hành rõ ràng: Xác định cách tổ chức và phân công nhiệm vụ của các phòng ban để hỗ trợ quy trình hoạt động trơn tru.
- Lên kế hoạch và xây dựng quy tắc theo dõi chi tiết: Xây dựng các rules cụ thể để giám sát và quản lý hiệu quả từng giai đoạn trong quy trình bán hàng.
- Chọn phần mềm phù hợp và linh hoạt: Sử dụng phần mềm có tính tùy biến cao như BizCRM để dễ dàng điều chỉnh và thay đổi quy tắc vận hành khi cần thiết.
- Thiết lập quy trình bán hàng trên phần mềm: Mô phỏng quy trình này theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, đảm bảo tính thực tế và đồng bộ trong hệ thống.
- Theo dõi và sửa đổi : Liên tục bám sát để thay đổi và điều chỉnh tiến trình bán hàng với mục tiêu cuối cùng là xây dựng một lộ trình bán hàng phù hợp nhất với doanh nghiệp
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố trên giúp doanh nghiệp xây dựng cho mình một quy trình vận hành khép kín, chuyên nghiệp và không bỏ sót bất cứ điểm chạm nào của khách hàng.

Tiến trình bán hàng hoàn hảo, mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Tăng hiệu quả và tổ chức

Dễ dàng theo dõi trạng thái của từng khách hàng trong "Sales Pipeline", giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và tổ chức công việc khoa học.

Tăng tỷ lệ chốt đơn

Tối ưu hóa cách tiếp cận và thuyết phục khách hàng nhờ sử dụng dữ liệu chính xác từ BizCRM.
Phân tích hành vi và nhu cầu của khách hàng để đề xuất các giải pháp phù hợp, nâng cao cơ hội chốt đơn.

Dễ dàng đo lường hiệu suất

Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi qua từng giai đoạn (Lead > Qualified > Closed) để đánh giá hiệu quả quy trình.
Đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên hoặc nhóm kinh doanh, giúp tối ưu nguồn lực.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Đảm bảo mỗi khách hàng đều nhận được sự quan tâm kịp thời và chu đáo trong mọi giai đoạn. Cá nhân hóa dịch vụ bằng cách ghi nhận và sử dụng dữ liệu từ các lần tương tác trước, tạo sự hài lòng và gắn kết lâu dài.

Cách khởi động BizCRM để tiến trình bán hàng diễn ra mượt mà

Phân chia tiến trình bán hàng rõ ràng cho từng phòng ban

Mỗi data cần được gắn thẻ hoặc quy định rõ ràng nguồn thuộc về phòng ban nào ngay khi được nhập vào BizCRM. Các Tags này có thể dựa trên khu vực địa lý, loại sản phẩm, hoặc đặc thù khách hàng phù hợp với từng phòng ban.

Khi hệ thống có đủ cơ sở dữ liệu rule (quy tắc) sẽ được thiết laoaj để tự động phân phối data đến đúng phòng ban phụ trách. Điều này giúp data đi theo luồng chỉ định, giảm thiểu sự nhầm lẫn mà còn đảm bảo tiến trình bán hàng được quản lý hiệu quả hơn.

Quản lý khách hàng và ưu tiên tiếp cận

Tăng tỷ lệ chuyển đổi nhờ tập trung vào các khách hàng có tiềm năng cao.

Phân bổ thời gian hợp lý, tránh bỏ sót những khách hàng quan trọng.

Sau khi hoàn tất việc xử lý các khách hàng ưu tiên, đội ngũ bán hàng mới chuyển sang nhóm khách hàng mới hoặc tiềm năng.

Lên kịch bản tư vấn phù hợp với từng tiến trình

Giai đoạn tiếp cận: Nói gì để tạo ấn tượng đầu tiên?

Giai đoạn giới thiệu : Tư vấn gì để khách hàng ghi nhớ và muốn tìm hiểu sâu về giải pháp, sản phẩm của bạn?

Giai đoạn tiềm năng hoặc hẹn gặp: Cách thuyết phục khách hàng hiệu quả.

Giai đoạn báo giá và chốt đơn: Làm sao để giải quyết các thắc mắc và đạt được sự đồng thuận từ khách hàng.

Đánh giá và tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân sự

Theo dõi tiến độ: Xác định nhân viên nào đang làm tốt, nhân viên nào cần hỗ trợ.

Theo dõi tần suất : Các phòng ban đã hoạt động với tần suất ra sao? Có cần cải thiện gì không? Nên tăng mức độ tiếp cận khách hàng lên hay tiết chế lại?

Đánh giá hiệu quả tiếp cận khách hàng: Các phương pháp hiện tại có đem lại kết quả như mong muốn không? Nếu chưa, tổ chức các buổi đào tạo hoặc hướng dẫn thêm kỹ năng cho nhân viên.

Xây dựng tiến trình bán hàng bài bản qua BizCRM không chỉ đơn thuần là sử dụng phần mềm, mà còn là quá trình tối ưu hóa cách vận hành và phối hợp giữa các phòng ban. Bằng cách thiết lập tiến trình rõ ràng, quản lý khách hàng hiệu quả, xây dựng kịch bản chi tiết và liên tục cải tiến, doanh nghiệp sẽ đảm bảo tiến trình bán hàng luôn mượt mà và đạt được kết quả vượt mong đợi.

Dùng thử ngay