Case study Meditec: Chuyển đổi số chăm sóc bệnh nhân với Bizfly

Trong hệ thống y tế tư nhân, trải nghiệm bệnh nhân không chỉ đến từ chuyên môn điều trị mà còn từ cách bệnh viện tiếp nhận, đặt lịch và chăm sóc sau khám. Khi bệnh nhân đến từ nhiều kênh khác nhau, việc thiếu một hệ thống vận hành tập trung dễ khiến thông tin phân mảnh và quy trình chăm sóc kém liền mạch.

Đó là bài toán mà Bệnh viện Meditec đối mặt khi vừa phải đảm bảo chất lượng khám chữa bệnh, vừa tối ưu tốc độ xử lý và trải nghiệm bệnh nhân. Meditec đã lựa chọn hệ sinh thái giải pháp của Bizfly để tái cấu trúc toàn bộ hành trình chăm sóc bệnh nhân.

Những điểm nghẽn trong chăm sóc và điều phối trước khi chuyển đổi số

Bệnh viện Meditec là một trong những đơn vị y tế tư nhân tiếp nhận lượng bệnh nhân lớn mỗi ngày, bao gồm cả bệnh nhân tái khám và bệnh nhân mới đến từ nhiều nguồn thông tin khác nhau. 

Mỗi ngày, Meditec tiếp nhận lượng lớn bệnh nhân mới và bệnh nhân tái khám đến từ nhiều nguồn như phần mềm HIS, website, fanpage, Zalo OA và hotline. Ngoài ra, dữ liệu còn được tổng hợp thủ công từ đội ngũ Sale và y bác sĩ.

Việc dữ liệu phân tán ở nhiều hệ thống khác nhau khiến bệnh viện gặp khó khăn trong việc theo dõi lịch sử tương tác, lịch hẹn và hồ sơ bệnh nhân một cách đầy đủ và nhất quán.

Trước khi triển khai giải pháp của Bizfly, Meditec gặp nhiều vấn đề phổ biến của các bệnh viện tư nhân quy mô lớn. Các hạn chế chính bao gồm:

• Dữ liệu bệnh nhân trùng lặp, khó đồng bộ giữa các bộ phận.
• Không có hệ thống đo lường hiệu quả tư vấn, đặt lịch và chăm sóc.
• Quy trình phối hợp giữa Sale, điều phối lịch và bác sĩ chưa liền mạch.
• Việc nhắc lịch khám và tái khám chủ yếu thực hiện thủ công, tốn nhiều nhân sự.
• Đơn hàng dịch vụ và lịch khám chưa được liên thông, khó đối soát và báo cáo.

Những điểm nghẽn này không chỉ làm giảm hiệu suất vận hành mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của bệnh nhân.

Nhu cầu xây dựng hệ thống chăm sóc bệnh nhân tập trung tại Meditec

Trước những điểm nghẽn trong vận hành, Meditec xác định cần một hệ thống đóng vai trò trung tâm để quản lý toàn bộ dữ liệu và hành trình chăm sóc bệnh nhân. Hệ thống này không chỉ giúp hợp nhất thông tin từ nhiều nguồn, mà còn phải đảm bảo sự phối hợp liền mạch giữa các bộ phận như tư vấn, điều phối lịch khám và bác sĩ.

Bên cạnh đó, nền tảng vận hành mới cần đủ linh hoạt để thích ứng với đặc thù ngành y tế, đồng thời hỗ trợ tự động hóa các hoạt động lặp lại nhằm giảm tải cho đội ngũ nhân sự và nâng cao trải nghiệm bệnh nhân.

Hệ sinh thái Bizfly – lõi vận hành cho hành trình chăm sóc bệnh nhân

Sau quá trình khảo sát thực tế và phân tích quy trình vận hành tại bệnh viện, Bizfly đã đề xuất triển khai một hệ sinh thái giải pháp đồng bộ, lấy CRM làm trung tâm để tái cấu trúc toàn bộ hành trình chăm sóc bệnh nhân tại Bệnh viện Meditec.

Hệ sinh thái Bizfly được xây dựng nhằm giải quyết đồng thời ba bài toán lớn: 

• Tập trung dữ liệu
• Chuẩn hóa quy trình 
• Tự động hóa tương tác với bệnh nhân trên nhiều kênh.

BizCRM – trung tâm quản lý dữ liệu và hành trình bệnh nhân

Giải pháp CRM của Bizfly - BizCRM được triển khai như lõi dữ liệu của toàn bộ hệ thống, tự động tiếp nhận thông tin bệnh nhân từ các nguồn như HIS, website, fanpage, Zalo OA và hotline. Hệ thống giúp chuẩn hóa dữ liệu, loại bỏ trùng lặp và xây dựng hồ sơ bệnh nhân thống nhất theo từng cá nhân.

Mỗi hồ sơ bệnh nhân lưu trữ đầy đủ lịch sử tương tác, lịch khám, dịch vụ đã sử dụng và trạng thái chăm sóc, giúp đội ngũ tư vấn và điều phối nắm bắt nhanh bối cảnh trước khi liên hệ hoặc tiếp nhận bệnh nhân.

Kết nối tương tác đa kênh và tối ưu tư vấn với BizChat

BizChat giúp Meditec quản lý toàn bộ tương tác từ các kênh nhắn tin như Fanpage, Zalo OA và website trên một giao diện duy nhất. Nhân viên có thể trả lời, gắn thẻ và ghi chú thông tin bệnh nhân ngay trong quá trình tư vấn, đảm bảo không bỏ sót tin nhắn và duy trì sự nhất quán về nội dung tư vấn.

Việc tập trung tương tác đa kênh giúp rút ngắn thời gian phản hồi và nâng cao trải nghiệm của bệnh nhân ngay từ điểm chạm đầu tiên.

Tối ưu tổng đài và điều phối cuộc gọi với Call Center tích hợp CRM

Hệ thống Call Center được tích hợp trực tiếp vào BizCRM, cho phép tự động ghi nhận lịch sử và ghi âm cuộc gọi. Khi bệnh nhân gọi đến, thông tin hồ sơ được hiển thị tức thì, giúp nhân viên nắm nhanh tình trạng và tư vấn chính xác hơn.

Giải pháp này giúp Meditec kiểm soát tốt chất lượng cuộc gọi, tối ưu việc phân bổ cuộc gọi và nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ tư vấn và điều phối.

Tự động hóa nhắc lịch và chăm sóc sau khám với ZNS/SMS

Để giảm tải cho đội ngũ điều phối và hạn chế tình trạng bệnh nhân quên lịch, Meditec triển khai các kịch bản gửi ZNS/SMS tự động thông qua hệ sinh thái Bizfly. Các thông báo được gửi đúng thời điểm, bao gồm xác nhận lịch khám, nhắc lịch trước giờ khám và nhắc tái khám định kỳ.

Việc tự động hóa này không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực, mà còn góp phần nâng cao sự hài lòng và chủ động của bệnh nhân trong quá trình điều trị.

Kết quả đạt được sau khi Meditec triển khai hệ sinh thái Bizfly

Với hệ sinh thái Bizfly, Meditec đã xây dựng được một quy trình chăm sóc bệnh nhân xuyên suốt, từ tiếp nhận thông tin, tư vấn, đặt lịch, khám chữa bệnh đến chăm sóc sau khám. Mọi dữ liệu đều được cập nhật tập trung trên BizCRM, giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng và hạn chế tối đa sai sót.

Quy trình được chuẩn hóa giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm việc hỏi lại thông tin và mang đến trải nghiệm liền mạch cho bệnh nhân ở mọi điểm chạm.

Sau khi đưa hệ sinh thái Bizfly vào vận hành, Meditec ghi nhận những cải thiện rõ rệt trong công tác quản lý và chăm sóc bệnh nhân:

• Dữ liệu bệnh nhân được tập trung và đồng bộ, giảm đáng kể tình trạng trùng lặp và thiếu thông tin.
• Quy trình chăm sóc trước – trong – sau khám được chuẩn hóa trên toàn hệ thống.
• Tốc độ phản hồi và điều phối lịch khám được cải thiện rõ rệt.
• Giảm tải khối lượng công việc thủ công cho đội ngũ Sale, điều phối và CSKH.
• Ban lãnh đạo có dữ liệu realtime để theo dõi hiệu suất vận hành và chất lượng dịch vụ.

Bizfly – nền tảng chuyển đổi số toàn diện cho ngành Chăm sóc sức khỏe (Healthcare)

Trong bối cảnh y tế tư nhân ngày càng cạnh tranh, chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở việc triển khai từng phần mềm riêng lẻ, mà đòi hỏi một nền tảng đủ khả năng kết nối dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và hỗ trợ vận hành xuyên suốt hành trình bệnh nhân. 

Với Meditec, Bizfly được lựa chọn như một nền tảng trung tâm để tái cấu trúc toàn bộ hệ thống chăm sóc bệnh nhân theo hướng đồng bộ và bền vững.

Lõi của hệ sinh thái Bizfly là BizCRM, đóng vai trò trung tâm quản lý dữ liệu và điều phối quy trình. BizCRM không chỉ lưu trữ thông tin bệnh nhân, mà tổ chức dữ liệu theo hành trình thực tế trong y tế, từ tiếp nhận, tư vấn, đặt lịch, khám chữa bệnh đến chăm sóc sau khám và tái khám.

Cụ thể, BizCRM cho phép Meditec:

• Tập trung dữ liệu bệnh nhân từ nhiều nguồn như HIS, website, fanpage, Zalo OA, hotline và các kênh offline, giúp loại bỏ tình trạng phân mảnh và trùng lặp dữ liệu.
• Xây dựng hồ sơ bệnh nhân thống nhất, lưu trữ đầy đủ lịch sử tương tác, lịch khám, dịch vụ đã sử dụng và trạng thái chăm sóc, hỗ trợ đội ngũ tư vấn và điều phối nắm bắt nhanh bối cảnh trước mỗi lần liên hệ.
• Chuẩn hóa quy trình chăm sóc bệnh nhân giữa các bộ phận Sale, điều phối lịch và bác sĩ, đảm bảo thông tin được chuyển giao liền mạch, hạn chế sai sót và giảm việc hỏi lại thông tin.
• Hỗ trợ điều phối và theo dõi lịch khám ngay trên CRM, giúp kiểm soát tiến độ, giảm trễ lịch và tối ưu phân bổ nguồn lực.
• Kết nối trực tiếp với các kênh tương tác như BizChat và Call Center, cho phép nhân viên tư vấn xử lý tin nhắn và cuộc gọi ngay trên hồ sơ bệnh nhân, nâng cao tốc độ phản hồi và chất lượng tư vấn.
• Tự động hóa các hoạt động chăm sóc quan trọng như nhắc lịch khám, nhắc tái khám, thông báo kết quả và chăm sóc sau khám thông qua ZNS/SMS, giúp giảm tải đáng kể công việc thủ công cho đội ngũ vận hành.

Kết luận

Nhờ BizCRM làm lõi dữ liệu và quy trình, Meditec không chỉ cải thiện hiệu suất vận hành, mà còn từng bước chuyển đổi mô hình chăm sóc bệnh nhân từ phản ứng thụ động sang chủ động, cá nhân hóa và nhất quán trên mọi điểm chạm. 

Hệ sinh thái Bizfly vì thế không chỉ là một bộ công cụ công nghệ, mà trở thành nền tảng vận hành dài hạn, giúp Meditec sẵn sàng mở rộng quy mô và nâng cao trải nghiệm bệnh nhân trong kỷ nguyên số.

Doanh nghiệp lĩnh vực giáo dục cần tư vấn giải pháp có thể để lại thông tin tại đây.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN