Case Study Ngôi Sao Việt: Số Hóa Báo Giá & CSKH Với BizCRM

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, mỗi khách hàng đều gắn với một bối cảnh riêng: tiệc cưới, hội nghị, sự kiện doanh nghiệp hay những dấu mốc quan trọng mang tính cá nhân. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ phản hồi nhanh, mà còn phải tư vấn chính xác, theo sát tiến độ và duy trì trải nghiệm nhất quán trong suốt quá trình làm việc.

Với Ngôi Sao Việt  đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, nhà hàng tiệc cưới và cho thuê sảnh – bài toán đặt ra không chỉ là bán dịch vụ, mà là làm sao kiểm soát tốt quy trình báo giá, đơn hàng và chăm sóc khách hàng khi khối lượng yêu cầu ngày càng tăng.

Vận hành thủ công trở thành rào cản trong ngành dịch vụ sự kiện

Dữ liệu khách hàng phân tán giữa các nền tảng online và offline

Khách hàng của Ngôi Sao Việt đến từ nhiều nguồn khác nhau như website, giới thiệu trực tiếp hoặc các kênh offline. Tuy nhiên, trước khi chuyển đổi số, thông tin khách hàng được lưu trữ rời rạc trên Google Sheet, sổ tay hoặc các file cá nhân của từng nhân viên.

Việc dữ liệu không được tập trung khiến đội ngũ Sale gặp khó khăn trong việc phân loại khách hàng theo đúng nhu cầu sự kiện, cũng như không thể xây dựng kế hoạch chăm sóc hoặc tái tiếp cận hiệu quả.

Những hệ quả rõ rệt trong quản lý dữ liệu:

• Không có hồ sơ khách hàng thống nhất
• Khó phân nhóm theo loại sự kiện (tiệc cưới, hội nghị, tiệc gia đình…)
• Hạn chế khả năng re-marketing và chăm sóc lại đúng thời điểm

Quy trình báo giá – duyệt – lên đơn còn nhiều thủ công

Trong ngành tổ chức sự kiện, báo giá không chỉ cần nhanh mà còn phải chính xác và đồng bộ với hợp đồng. Trước đây, Ngôi Sao Việt thực hiện báo giá, kiểm tra và duyệt hoàn toàn thủ công, dẫn đến việc mất nhiều thời gian và tiềm ẩn sai sót.

Sau khi báo giá được duyệt, việc chuyển sang bước lên đơn hàng hoặc hợp đồng lại tiếp tục thực hiện bằng tay, gây khó khăn trong khâu đối soát và theo dõi trạng thái giao dịch.

Những điểm nghẽn trong quy trình giao dịch:

• Báo giá chậm và khó kiểm soát hạn duyệt
• Không theo dõi được trạng thái giao dịch theo thời gian thực
• Dễ bỏ sót khách hàng trong giai đoạn phản hồi

CSKH thủ công và chưa kịp thời

Hoạt động chăm sóc khách hàng của Ngôi Sao Việt chủ yếu dựa vào thao tác thủ công. Doanh nghiệp chưa có hệ thống gửi email, SMS hay chăm sóc định kỳ theo từng nhóm khách hàng và từng giai đoạn sự kiện.

Điều này khiến việc duy trì trải nghiệm nhất quán và chuyên nghiệp trở nên khó khăn, đặc biệt khi số lượng khách hàng và sự kiện ngày càng tăng.

Từ vận hành thủ công sang mô hình dịch vụ số hóa và chủ động với BizCRM

Chuẩn hóa quy trình báo giá và đơn hàng trên một nền tảng thống nhất

BizCRM được triển khai như nền tảng trung tâm, cho phép Ngôi Sao Việt xây dựng quy trình khép kín từ tiếp nhận cơ hội đến báo giá, duyệt và lên đơn hàng ngay trên hệ thống. Toàn bộ biểu mẫu báo giá và hợp đồng được chuẩn hóa, giúp đảm bảo tính nhất quán khi gửi tới khách hàng và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý.

Bên cạnh việc số hóa dữ liệu và quy trình, Ngôi Sao Việt đặc biệt chú trọng đến thiết kế hệ thống báo giá và hợp đồng theo hướng đồng nhất và chuyên nghiệp. Toàn bộ luồng tương tác với khách hàng được quy chuẩn lại theo trình tự rõ ràng từ Cơ hội – Báo giá – Hợp đồng, giúp các bước làm việc được kế thừa liền mạch thay vì xử lý rời rạc như trước.

Các form báo giá và hợp đồng thông minh được thiết kế trực tiếp trên hệ thống, cho phép tự động lấy dữ liệu từ CRM, đồng thời áp dụng template file thống nhất về nội dung và hình thức. Nhờ đó, quy trình làm việc được rút ngắn, hạn chế sai sót thủ công và mang lại cho khách hàng cảm nhận rõ ràng về sự chuyên nghiệp ngay từ những lần trao đổi đầu tiên.

Những thay đổi trong vận hành bán hàng:

• Tạo báo giá trực tiếp trên CRM ngay khi tiếp nhận nhu cầu
• Duyệt báo giá và theo dõi lịch sử duyệt trên hệ thống
• Lên đơn hàng nhanh chóng từ báo giá đã được phê duyệt

Phân loại khách hàng và tự động hóa chăm sóc theo từng loại sự kiện

Trên nền dữ liệu tập trung, Ngôi Sao Việt triển khai phân loại khách hàng tự động dựa trên loại sự kiện, hành vi và trạng thái giao dịch. Mỗi nhóm khách hàng được thiết kế kịch bản chăm sóc phù hợp với từng giai đoạn trước – trong – sau sự kiện.

Hệ thống tích hợp chatbot, email marketing và SMS brandname, giúp kích hoạt các workflow chăm sóc một cách chủ động và nhất quán.

Các kịch bản chăm sóc tiêu biểu:

• Nhắc lịch thanh toán, lịch tổ chức sự kiện
• Gửi thông tin quan trọng trước ngày diễn ra sự kiện
• Khảo sát mức độ hài lòng và chăm sóc sau sự kiện

Quản lý tập trung công cụ và dữ liệu cho đội ngũ Sale – CSKH: Toàn bộ công cụ chăm sóc khách hàng được quản lý tập trung trên BizCRM, giúp dữ liệu được đồng bộ và sử dụng thống nhất giữa các bộ phận. Điều này giúp đội ngũ Sale, CSKH và Marketing phối hợp hiệu quả hơn, đồng thời giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công.

BizCRM mang lại thay đổi rõ rệt trong vận hành

Sau khi triển khai BizCRM, Ngôi Sao Việt đã chuyển đổi từ mô hình xử lý thủ công sang vận hành số hóa, với quy trình rõ ràng và dữ liệu được quản lý tập trung.

Những kết quả nổi bật đạt được:

• Tăng tốc độ xử lý giao dịch nhờ số hóa quy trình báo giá – đơn hàng
• Dữ liệu khách hàng được tập trung và phân loại chính xác theo loại sự kiện
• Hoạt động CSKH trở nên chủ động, nhất quán và tiết kiệm nguồn lực
• Ban quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình trạng giao dịch và hiệu suất Sale theo thời gian thực

BizCRM không chỉ giúp Ngôi Sao Việt giải quyết các điểm nghẽn trong vận hành, mà còn tạo nền tảng để doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng và duy trì sự chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Kết luận

Câu chuyện của Ngôi Sao Việt cho thấy, trong ngành tổ chức sự kiện, lợi thế cạnh tranh không chỉ đến từ dịch vụ hay quy mô, mà còn từ cách doanh nghiệp tổ chức quy trình và quản trị dữ liệu khách hàng. 

BizCRM giúp Ngôi Sao Việt xây dựng một mô hình vận hành số hóa bài bản, tạo nền tảng để nâng cao trải nghiệm khách hàng và duy trì sự chuyên nghiệp, nhất quán trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh sự kiện trong dài hạn.

Doanh nghiệp, trung tâm lĩnh vực bán lẻ cần tư vấn giải pháp có thể để lại thông tin tại đây:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN