Case Study Tân Thiên: Từ Excel Sang CRM Quản Lý Đơn Hàng với BizCRM

Làm thế nào để một doanh nghiệp truyền thống với hơn 20 năm kinh nghiệm có thể bứt phá khỏi những bảng tính Excel chồng chéo và sự phụ thuộc vào các nhóm chat Zalo? Tại Công ty Tân Thiên, câu trả lời nằm ở việc xây dựng một "nhịp cầu" kỹ thuật số kết nối mượt mà giữa bộ phận Sale, bộ phận Báo giá và Ban Giám đốc.

Hãy cùng khám phá hành trình Tân Thiên số hóa quy trình báo giá phức tạp và kiểm soát dòng hàng nhập khẩu một cách minh bạch, chính xác nhất qua bài viết dưới đây.

Thách thức khi sự tăng trưởng tỉ lệ nghịch với hiệu suất vận hành

Thành lập từ năm 2001, Công ty Tân Thiên đã xây dựng được một vị thế vững chắc trong lĩnh vực cung ứng sản phẩm dịch vụ với tệp khách hàng vô cùng đa dạng. Đặc thù của Tân Thiên là kinh doanh các mặt hàng không có sẵn, chỉ khi khách hàng phát sinh nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp mới tiến hành đặt hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài.

Chính vì vậy, khâu báo giá trở thành "trái tim" của mọi giao dịch. Giá cả không cố định mà biến động theo nguồn cung quốc tế và yêu cầu riêng biệt của từng dự án. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp cực kỳ khắt khe: Sale tiếp nhận nhu cầu, nhưng một bộ phận chuyên trách khác mới là đơn vị đủ năng lực để thẩm định và lên báo giá chính thức.

Tân Thiên đối mặt với những "nút thắt" lớn trong quy trình bán hàng:

• Dữ liệu khách hàng chồng chéo: Việc quản lý bằng Excel khiến thông tin bị phân mảnh, tình trạng trùng khách giữa các Sale diễn ra thường xuyên, gây khó khăn trong việc quản trị tập trung.
• Quy trình báo giá "nghẽn cổ chai": Vì giá cả biến động theo nguồn cung quốc tế, khâu báo giá cần sự phối hợp giữa Sale và bộ phận chuyên trách. Việc nhắc nhở qua Zalo khiến thông tin dễ bị thất lạc, dẫn đến phản hồi khách hàng chậm trễ.
• Đứt gãy thông tin đơn hàng: Quy trình từ Chốt đơn đến Đặt hàng quốc tế và Giao hàng luôn là "bài toán nan giải" khi thông tin không được cập nhật kịp thời, gây thụ động trong việc phản hồi tiến độ cho khách hàng.

Giải pháp thiết lập "Xương sống" quy trình trên nền tảng CRM

Để giải quyết triệt để, giải pháp CRM đã được tinh chỉnh để trở thành trung tâm điều phối hoạt động cho cả 3 bộ phận cốt lõi:

• Hệ thống hóa dữ liệu Company & Contact: Loại bỏ hoàn toàn tình trạng trùng lặp dữ liệu. Mỗi doanh nghiệp, mỗi liên hệ đều được định danh duy nhất với lịch sử chăm sóc xuyên suốt.
• Số hóa quy trình duyệt báo giá đa tầng:
  • Bước 1: Sale khởi tạo yêu cầu báo giá ngay trên hệ thống.
  • Bước 2: Bộ phận Báo giá tiếp nhận, cập nhật giá và phê duyệt tức thì.
  • Bước 3: Hệ thống tự động gửi thông báo (Push Notification) để Sale gửi báo giá cho khách.
  • Tương tác thời gian thực: Mọi yêu cầu điều chỉnh từ khách hàng được Sale ghi chú và "Tag" bộ phận liên quan trực tiếp trên báo giá, xóa bỏ hoàn toàn việc trao đổi rời rạc qua mạng xã hội.
• Tự động hóa bằng Rule Automation: Thiết lập các quy tắc nhắc nhở thông minh cho từng bộ phận khi có yêu cầu mới hoặc đơn hàng chưa được xử lý, đảm bảo không có bất kỳ "deadline" nào bị bỏ lỡ.

Thành quả vận hành không sai sót, dữ liệu không "ngủ quên"

Sự xuất hiện của CRM đã mang lại những thay đổi mang tính bước ngoặt cho đội ngũ Tân Thiên:

• Đội ngũ Sale chủ động hơn: Dễ dàng theo dõi tiến trình báo giá và đơn hàng của các bộ phận liên quan để cập nhật kịp thời cho khách hàng. Lịch sử chăm sóc được lưu trữ giúp tối ưu hóa tỷ lệ chốt đơn.
• Bộ phận Báo giá chính xác hơn: Theo dõi được toàn bộ luồng trao đổi, tránh nhầm lẫn thông tin giữa các phiên bản báo giá khác nhau. Dễ dàng quản lý các báo giá đã phát sinh đơn hàng.
• Giám đốc quản trị toàn diện: Chủ động kiểm soát các đơn hàng được tạo từ những báo giá đã duyệt.
  • Theo dõi sát sao các đơn hàng chưa được "order" từ nhà cung cấp nước ngoài để đốc thúc kịp thời.
  • Có công cụ báo cáo và nhắc nhở tự động, giúp giảm 90% thời gian quản lý thủ công.

Kết luận

Câu chuyện của Tân Thiên là minh chứng rõ nét rằng công nghệ không chỉ thay thế sổ sách, mà còn là công cụ giúp các doanh nghiệp lâu đời tìm lại sự gắn kết trong quy trình vận hành. Khi dòng thông tin thông suốt, dòng tiền và sự hài lòng của khách hàng sẽ tự động tăng trưởng.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN