Trong lĩnh vực quản lý quỹ, email là kênh bắt buộc để truyền tải các thông tin quan trọng như báo cáo định kỳ, thông báo giao dịch, tài liệu gửi nhà đầu tư và các thông báo tự động từ hệ thống nội bộ. Những dữ liệu này yêu cầu tính chính xác, kịp thời và bảo mật cao, nên hạ tầng gửi email phải luôn ổn định và tốc độ đủ nhanh để không làm gián đoạn trải nghiệm của nhà đầu tư.

Chính vì vậy, CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ QUỸ LPB đã lựa chọn BizMail Delivery – giải pháp gửi email qua SMTP chuyên biệt, giúp tối ưu tốc độ, đảm bảo độ tin cậy cao và vận hành mượt mà cho toàn bộ hệ thống email tự động của doanh nghiệp.

1. Thực trạng

Trước khi hợp tác với Bizfly, hệ thống gửi email tự động qua SMTP của LPB Fund Management gặp nhiều vấn đề, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của nhà đầu tư:

• Hệ thống SMTP hiện tại không đủ ổn định, thường xuyên bị gián đoạn trong quá trình gửi email.
  Sản lượng gửi mỗi ngày không đáp ứng nhu cầu vận hành của hệ thống nội bộ.
• Tốc độ gửi chậm, đặc biệt khi xử lý lượng lớn thông báo giao dịch hoặc báo cáo định kỳ.
• Tỷ lệ email vào spam cao do thiếu cấu hình uy tín tên miền.
• Không có công cụ giám sát log gửi – nhận, gây khó khăn trong việc truy vết hoặc xử lý lỗi.
• Không phù hợp để tích hợp sâu với hệ thống phần mềm vận hành, báo cáo và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

Những hạn chế trên ảnh hưởng trực tiếp tới mức độ tin cậy của hệ thống, sự hài lòng của nhà đầu tư và tính chuyên nghiệp của LPB trong quá trình vận hành.

2. Bài toán của LPB & Mục tiêu triển khai

LPB Fund Management mong muốn nâng cấp hạ tầng gửi email nội bộ để giải quyết các vấn đề:

• Thiếu giải pháp SMTP ổn định để gửi thông báo tự động.
• Email giao dịch và báo cáo định kỳ dễ rơi vào spam.
• Không có tiêu chuẩn bảo mật đầy đủ (DKIM, SPF, DMARC).
• Cần theo dõi tình trạng email gửi đi nhưng không có hệ thống log.
• Cần giải pháp có thể tích hợp trực tiếp vào nền tảng phần mềm hiện có của doanh nghiệp.

Mục tiêu triển khai

Bizfly xác định rõ mục tiêu hỗ trợ LPB:

• Tăng tốc độ và sản lượng gửi email qua SMTP.
• Đảm bảo email giao dịch vào inbox với tỷ lệ cao.
• Chuẩn hóa cấu hình tên miền theo tiêu chuẩn quốc tế.
• Cung cấp hạ tầng SMTP có độ ổn định, bảo mật và khả năng mở rộng.
• Tích hợp mượt mà vào hệ thống nội bộ, giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình gửi email.

3. Quá trình tư vấn & triển khai

Bizfly đã triển khai BizMail Delivery cho LPB theo quy trình chuẩn, đảm bảo khả năng vận hành ổn định ở quy mô lớn:

Phân tích hệ thống nội bộ & nhu cầu gửi email

Bizfly tiến hành khảo sát:

• Luồng gửi email tự động từ hệ thống LPB.
• Sản lượng gửi theo ngày/tuần/tháng.
• Các loại email: thông báo giao dịch, báo cáo, cập nhật quỹ, tài liệu gửi nhà đầu tư.
• Mức độ ưu tiên, yêu cầu độ trễ và bảo mật cho từng nhóm email.

Kết quả phân tích giúp Bizfly xác định cấu hình SMTP phù hợp và tối ưu nhất.

Chuẩn hóa cấu hình tên miền & bảo mật

Bizfly thiết lập đầy đủ các bản ghi:

• SPF
• DKIM
• DMARC

Mục tiêu:

• Tăng uy tín tên miền gửi email.
• Giảm đáng kể tỷ lệ email rơi vào spam.
• Tăng mức độ tin cậy khi gửi email giao dịch quan trọng.
• Bảo mật và xác thực các email gửi đi từ hệ thống LPB.

Tích hợp BizMail Delivery vào hệ thống nội bộ

Bizfly hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tích hợp SMTP trực tiếp vào phần mềm quản lý quỹ.
• Tích hợp API khi cần gửi số lượng lớn đồng thời.
• Tối ưu kết nối để đảm bảo tốc độ gửi nhanh và ổn định.

Việc tích hợp đảm bảo hệ thống tự động hoạt động mượt mà mà không ảnh hưởng đến quy trình vận hành hiện có.

Giám sát log & hỗ trợ vận hành

Bizfly cung cấp:

• Hệ thống log chi tiết cho từng email: gửi thành công, gửi lỗi, trạng thái mở.
• Công cụ theo dõi real-time để đội ngũ LPB kiểm soát luồng gửi rõ ràng.
• Hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng, đảm bảo hệ thống vận hành liên tục và không gián đoạn.

Tối ưu hạ tầng trong quá trình sử dụng

Dựa trên dữ liệu thực tế, Bizfly tiếp tục tối ưu:

• Điều chỉnh cấu hình khi sản lượng gửi tăng cao.
• Giảm thiểu rủi ro bị đánh dấu spam.
• Tối ưu tuyến gửi để đảm bảo email đi nhanh hơn, ổn định hơn.
• Tư vấn quy trình vận hành phù hợp cho các đợt gửi tải lớn.

Nhờ đó, hệ thống gửi email của LPB duy trì hiệu suất cao và tăng trưởng ổn định theo thời gian.

4. Kết quả đạt được

Sau khi triển khai BizMail Delivery, CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ QUỸ LPB ghi nhận những cải thiện rõ rệt:

• Hệ thống SMTP ổn định, đáp ứng đầy đủ nhu cầu gửi email tự động theo thời gian thực.
• Tốc độ gửi email tăng đáng kể, giúp thông báo giao dịch và báo cáo đến nhà đầu tư nhanh hơn.
• Tỷ lệ vào inbox cải thiện mạnh, gần như loại bỏ tình trạng email rơi vào spam.
• Uy tín tên miền tăng, nhờ cấu hình bảo mật DKIM – SPF – DMARC chuẩn hóa.
• Tích hợp mượt mà, đảm bảo toàn bộ quy trình gửi email được tự động hóa hoàn toàn từ hệ thống nội bộ.
• Theo dõi log rõ ràng, giúp đội ngũ LPB kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động gửi – nhận.
• Hiệu quả vận hành tăng cao, giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tính chuyên nghiệp khi trao đổi với nhà đầu tư.

BizMail Delivery đã trở thành nền tảng SMTP ổn định và đáng tin cậy cho toàn bộ hệ thống vận hành của LPBank. Giải pháp không chỉ tối ưu tốc độ và độ tin cậy khi gửi email giao dịch, mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và trải nghiệm của nhà đầu tư ở mọi điểm chạm.

Doanh nghiệp lĩnh vực ngân hàng, quản lý vốn quan tâm đến giải pháp của Bizfly có thể để lại thông tin tại đây để được tư vấn chi tiết:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN