Case Study SECOTAB: Tự động hóa bán hàng & CSKH B2B với BizCRM

Chia sẻ

Trong lĩnh vực thiết bị công nghiệp và giải pháp kỹ thuật, bán hàng không chỉ dừng ở việc chào giá và chốt đơn. Mỗi giao dịch thường kéo dài qua nhiều giai đoạn kỹ thuật, đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi sát sao toàn bộ vòng đời khách hàng, từ tư vấn – khảo sát – triển khai cho đến bảo trì, tái mua.

Đó cũng chính là bài toán mà CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KỸ THUẬT VÀ CÔNG NGHỆ SECOTAB đã gặp phải và lựa chọn giải quyết bằng BizCRM, giải pháp CRM tự động hóa dành cho doanh nghiệp B2B kỹ thuật.

Bối cảnh doanh nghiệp

SECOTAB là đơn vị chuyên cung cấp và phân phối thiết bị thông gió, quạt công nghiệp, hệ thống hút – cấp gió cho nhà xưởng, tòa nhà và các công trình công nghiệp. Khách hàng của doanh nghiệp rất đa dạng, bao gồm nhà thầu cơ điện (M&E), doanh nghiệp sản xuất, chủ đầu tư nhà máy – kho xưởng.

Đặc thù của SECOTAB nằm ở chu kỳ giao dịch dài và quy trình bán hàng phức tạp, thường phải đi qua nhiều bước như: tư vấn kỹ thuật, khảo sát thực tế, báo giá, đàm phán, chốt đơn và cuối cùng là bảo trì - thay thế thiết bị theo chu kỳ. Điều này khiến việc quản lý khách hàng và theo dõi tiến độ bán hàng trở nên khó khăn nếu không có một hệ thống quản trị phù hợp.

Thực trạng Vận hành trước khi chuyển đổi

Trước khi sử dụng giải pháp CRM BizCRM, bộ máy kinh doanh của SECOTAB đã phải đối mặt với các vấn đề sau:

Dữ liệu phân tán, thiếu đồng bộ và dễ thất thoát: Mỗi Sales quản lý dữ liệu riêng bằng file Excel, dẫn đến tình trạng dễ thất lạc thông tin khách hàng, thiếu đồng bộ, và khó kiểm soát được dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc.
Mất khách hàng do Chu kỳ bán hàng dài: Khó theo dõi trạng thái khách hàng trong từng giai đoạn (tiếp nhận yêu cầu, khảo sát, gửi báo giá, đàm phán). Việc không theo sát kịp thời khiến SECOTAB dễ mất khách hàng tiềm năng giữa các giai đoạn đàm phán kéo dài.
CSKH Hậu mãi Thụ động: Không có hệ thống tự động nhắc lịch bảo trì, thay thế thiết bị theo chu kỳ. Đây là yếu tố rất quan trọng với nhóm thiết bị thông gió, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tái mua và chăm sóc sau bán.
Quản trị Thiếu Minh bạch: Khó kiểm soát hiệu suất làm việc của đội nhóm kinh doanh (KPIs, tỷ lệ chuyển đổi, chu kỳ bán hàng) vì thiếu báo cáo tập trung.
Tương tác Thủ công: Việc gửi thông tin khuyến mãi, catalogue hoặc báo giá cho từng nhóm khách hàng còn thủ công, tốn thời gian và dễ bỏ sót.

Bài toán đặt ra cho SECOTAB là SECOTAB cần một hệ thống CRM không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ thông tin khách hàng, mà phải đóng vai trò là nền tảng vận hành xuyên suốt cho toàn bộ quy trình bán hàng B2B kỹ thuật. Giải pháp đó cần giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tự động hóa các điểm chạm quan trọng và cung cấp dữ liệu minh bạch để nhà quản lý ra quyết định chính xác hơn.

Giải pháp BizCRM - Lõi tự động hoá quy trình kỹ thuật

Bizfly đã triển khai BizCRM cho SECOTAB với định hướng xây dựng một hệ thống CRM được tùy chỉnh riêng cho ngành thiết bị và giải pháp kỹ thuật, tập trung vào việc tạo ra luồng dữ liệu xuyên suốt và tự động hóa các điểm chạm quan trọng trong chu kỳ bán hàng dài.

1. Chuẩn hóa Quy trình Bán hàng và Quản lý Dự án (Pipeline Management)

Thiết lập Pipeline Chuyên biệt: Thiết lập các pipeline bán hàng rõ ràng, chi tiết theo từng loại dự án (nhà xưởng - nhà thầu cơ điện (M&E) – thương mại – bán lẻ) để dễ dàng theo dõi trạng thái và đo lường tỷ lệ chuyển đổi của từng phân khúc.
Phân công Lead Tự động: Tự động phân công lead mới cho Sales theo các tiêu chí đã định (theo khu vực, theo loại thiết bị quan tâm hoặc theo khả năng xử lý của Sales), đảm bảo tính công bằng và tốc độ xử lý.
Quản lý Hồ sơ Toàn diện: BizCRM trở thành nơi lưu trữ đầy đủ lịch sử khách hàng: cuộc gọi, tư vấn kỹ thuật, file báo giá, hợp đồng, biên bản khảo sát, giúp Sales và CSKH nắm bắt tình hình nhanh chóng.

2. Tự động hóa Chăm sóc và Hậu mãi (CSKH & Automation)

Tạo luồng Chăm sóc Tự động: Thiết lập các workflow automation cho các bước quan trọng: tiếp nhận yêu cầu, gửi catalogue, nhắc khảo sát, gửi báo giá, follow sau báo giá và chăm sóc sau lắp đặt.
Tự động nhắc Lịch Bảo trì: Tính năng quan trọng nhất được tùy chỉnh là tự động nhắc lịch bảo trì – thay thế định kỳ theo chu kỳ của nhóm thiết bị thông gió, đảm bảo khách hàng luôn được chăm sóc đúng lúc.
Phân loại và Gắn thẻ Thông minh: Gắn thẻ phân loại thiết bị quan tâm và phân khúc khách hàng (nhà thầu cơ điện (M&E) - nhà xưởng) để Sales tư vấn chính xác, gửi thông tin khuyến mãi, catalogue phù hợp một cách nhanh chóng.

Kết quả Đạt được

Sau khi đưa BizCRM vào vận hành, SECOTAB đã ghi nhận những thay đổi đáng kể, giải quyết triệt để các vấn đề cũ và nâng cao năng lực cạnh tranh:

Lĩnh vực	Trước khi Triển khai	Sau khi Triển khai BizCRM
Quản lý Dữ liệu	Dữ liệu Sales Phân tán (Excel), dễ thất lạc.	Tập trung và Chuẩn hóa 100% dữ liệu vào BizCRM. Loại bỏ thất thoát và trùng lặp.
Hiệu quả Bán hàng	Mất khách giữa chu kỳ đàm phán dài, khó follow.	Tỷ lệ chuyển đổi tăng nhờ pipeline rõ ràng và luồng chăm sóc tự động, không bỏ sót.
Chăm sóc Hậu mãi	Bỏ lỡ cơ hội tái mua, bảo trì thủ công.	Tự động nhắc lịch bảo trì/thay thế định kỳ, tối ưu hóa cơ hội upsell và tái mua.
Quản trị & Báo cáo	Khó kiểm soát hiệu suất đội nhóm, báo cáo thủ công.	Báo cáo Real-time theo nhân viên, sản phẩm, tỷ lệ thắng – thua. Nhà quản lý ra quyết định phân bổ nguồn lực chính xác hơn.
Trải nghiệm Khách hàng	Tương tác chậm, thiếu lịch sử tư vấn.	Tăng tính chuyên nghiệp nhờ lịch sử giao dịch và tư vấn đầy đủ. Gửi thông tin (báo giá, catalogue) nhanh chóng và chính xác theo nhu cầu.

BizCRM đã trở thành trung tâm dữ liệu giúp SECOTAB vận hành bán hàng hiệu quả, chuẩn hóa chăm sóc khách hàng và tăng tính chuyên nghiệp trong mỗi lần tương tác, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của một doanh nghiệp kỹ thuật B2B.

Doanh nghiệp lĩnh vực kinh doanh thiết bị công nghiệp cần tư vấn giải pháp có thể để lại thông tin tại đây.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN