Case Study ABC Talent: Tối Ưu Tuyển Sinh & Vận Hành Với Bizfly

Trong kỷ nguyên giáo dục số, sự cạnh tranh không chỉ nằm ở các chương trình giảng dạy mà còn ở tốc độ và chất lượng trải nghiệm trải nghiệm của khách hàng. ABC Talent, đơn vị tiên phong trong đào tạo kỹ năng cho trẻ em, đã thực hiện cuộc cách mạng quản trị thông qua bộ giải pháp tích hợp BizCRM, BizChat và Call Center. Bài viết phân tích sâu trình bày chuyển đổi số lượng tối ưu nguồn lực của doanh nghiệp và nâng cao vị trí thị trường.

ABC Talent và thách thức quản trị trong giai đoạn tăng trưởng nóng

ABC Talent được biết đến là đơn vị giáo dục uy tín, chuyên cung cấp các chương trình đào tạo kỹ năng sống, ngoại ngữ và phát triển cá nhân dành riêng cho học sinh lứa tuổi tiểu học. Khi quy mô học viên bắt đầu tăng trưởng mạnh mẽ, việc tiếp cận phụ huynh qua đa kênh từ Fanpage, Website, Hotline cho đến các sự kiện đăng ký trực tiếp đã tạo ra một áp lực dữ liệu khổng lồ lên bộ máy vận hành vốn còn mang tính thủ công.

Trước khi thực hiện bước đi chuyển đổi số, ABC Talent đã phải đối mặt với những rào cản mang tính hệ thống làm chậm nhịp độ phát triển của doanh nghiệp

• Quản lý dữ liệu khách hàng rời rạc: Thông tin phụ huynh và học sinh được lưu trữ phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau như tệp Excel cá nhân, nhóm tin nhắn Zalo và thậm chí là sổ tay ghi chép. Việc thiếu một kho lưu trữ tập trung dẫn đến tình trạng trùng lặp thông tin khách hàng nghiêm trọng. Trong nhiều trường hợp, dữ liệu quan trọng bị thất thoát hoàn toàn khi bàn giao giữa bộ phận tư vấn tuyển sinh và bộ phận quản lý đào tạo, gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của trung tâm.
• Quy trình tư vấn thiếu sự đồng nhất và chuẩn hóa: Đội ngũ giáo viên tư vấn thường tự theo dõi tiến độ chăm sóc khách hàng theo phương pháp cá nhân, không có một Pipeline hay phễu chuyển đổi chuẩn để áp dụng chung cho toàn hệ thống. Điều này khiến cấp quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc đo lường tỷ lệ chuyển đổi qua từng giai đoạn, đồng thời không thể kiểm soát hiệu quả làm việc thực tế của từng nhân sự tham gia vào quy trình tuyển sinh.
• Hạn chế trong tương tác và chăm sóc khách hàng đa kênh: Nhân viên thường xuyên phải liên hệ với phụ huynh bằng điện thoại cá nhân, dẫn đến việc doanh nghiệp hoàn toàn không có nhật ký cuộc gọi hay ghi âm để kiểm soát chất lượng tư vấn. Việc phân chia khách hàng tiềm năng cho đội ngũ sale vẫn thực hiện theo cảm tính, khiến khách hàng đôi khi bị bỏ sót hoặc không nhận được phản hồi kịp thời trong khung giờ vàng, làm giảm đáng kể khả năng chốt đơn.
• Khó khăn trong vận hành và quản lý lớp học: Các hoạt động nghiệp vụ như sắp xếp danh sách lớp, theo dõi thời khóa biểu và cập nhật tình trạng bảo lưu hay chuyển lớp của học viên đều được thực hiện thủ công. Cách làm này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây ra những sai sót đáng tiếc về sỉ số và lịch học, tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp đối với các phụ huynh đang sử dụng dịch vụ.

Chiến lược số hóa toàn diện cho ABC Talent cùng bộ giải pháp Bizfly 

Nhận diện rõ những điểm nghẽn đang kìm hãm sự phát triển, ban lãnh đạo ABC Talent đã cùng đội ngũ chuyên gia từ Bizfly xây dựng một lộ trình số hóa toàn diện. Mục tiêu trọng tâm là xây dựng một hệ thống quản trị khách hàng thông minh, nơi mọi luồng dữ liệu đều được lưu thông mượt mà và các quy trình tương tác được tự động hóa tối đa để nâng cao năng suất lao động.

Hợp nhất dữ liệu đa nguồn về hệ thống BizCRM duy nhất

BizCRM - Giải pháp quản lý khách hàng của Bizfly được thiết lập để đóng vai trò là trục xương sống dữ liệu cho toàn bộ hoạt động của ABC Talent. Thay vì phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn một cách thủ công như trước, giờ đây toàn bộ thông tin từ các chiến dịch Facebook Lead Ads, biểu mẫu trên Website và cuộc gọi hotline đều được tự động đồng bộ về CRM theo thời gian thực. Hệ thống sở hữu thuật toán thông minh giúp tự động lọc trùng và chuẩn hóa hồ sơ phụ huynh, giúp chuyên viên tuyển sinh có cái nhìn xuyên suốt và đa chiều về lịch sử tương tác cũng như nhu cầu cụ thể của từng gia đình trước khi bắt đầu cuộc gọi tư vấn.

Thiết lập Pipeline tư vấn và cơ chế phân bổ khách hàng tự động

Để chuyên nghiệp hóa khâu bán hàng, Bizfly đã xây dựng cho ABC Talent một Pipeline tuyển sinh chuẩn hóa với các giai đoạn được phân định rõ ràng bao gồm: Tiếp nhận khách hàng, Phân công nhân sự, Liên hệ tư vấn, Chốt lịch học thử, Xác nhận ghi danh và cuối cùng là Thu phí kích hoạt. Điểm đột phá nằm ở cơ chế chia Lead tự động, hệ thống sẽ tự động phân phối khách hàng cho tư vấn viên dựa trên các quy tắc luân phiên hoặc năng lực chuyên môn.

Điều này không chỉ đảm bảo tốc độ phản hồi phụ huynh nhanh nhất mà còn tạo ra sự công bằng, minh bạch trong việc phân chia khối lượng công việc cho đội ngũ kinh doanh.

Tích hợp Call Center và BizChat trực tiếp trên nền tảng quản trị

Nhằm tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp và nâng cao tiêu chuẩn dịch vụ, ABC Talent đã tích hợp các kênh tương tác trực tiếp vào quy trình làm việc hàng ngày. Với Call Center, tư vấn viên có thể thực hiện cuộc gọi ngay trên giao diện hệ thống chỉ với một cú click chuột, đồng thời hệ thống tự động ghi âm và lưu nhật ký cuộc gọi vào hồ sơ khách hàng.

Song song đó, giải pháp BizChat giúp hội thoại từ Facebook, Website và Zalo OA được gom về một cửa sổ duy nhất, giúp nhân viên xử lý yêu cầu của phụ huynh xuyên suốt, không bỏ sót bất kỳ tương tác nào dù khách hàng liên hệ qua kênh nào đi nữa.

Xây dựng Module quản lý lớp học và học viên chuyên sâu

Dựa trên những yêu cầu đặc thù của ngành giáo dục, Bizfly đã tùy chỉnh module quản lý vận hành để giúp ABC Talent chuyên nghiệp hóa các hoạt động đào tạo. Hệ thống cho phép quản lý chi tiết danh sách lớp học, thời khóa biểu và giáo viên phụ trách một cách khoa học. Mọi biến động về trạng thái của học viên như đang theo học, bảo lưu, chuyển lớp hay hoàn thành khóa học đều được cập nhật tức thì.

Điều này giúp bộ phận đào tạo và kế toán có thể đối soát dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu tối đa các tranh chấp về học phí hoặc quyền lợi học tập của học viên.

Những thay đổi tích cực và thành quả sau quá trình triển khai

Chỉ sau một thời gian ngắn vận hành chính thức hệ thống tích hợp, ABC Talent đã ghi nhận những kết quả thực tế mang tính đột phá, thay đổi hoàn toàn diện mạo vận hành của doanh nghiệp

• Hệ thống dữ liệu tập trung đạt tỷ lệ tuyệt đối: Xóa bỏ hoàn toàn tình trạng phân mảnh dữ liệu, giúp ABC Talent sở hữu kho Big Data chuẩn chỉnh. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các chiến dịch Re-marketing và chăm sóc khách hàng tự động một cách hiệu quả trong tương lai.
• Hiệu suất đội ngũ tư vấn tăng trưởng vượt bậc: Nhờ cơ chế tự động hóa quy trình phân bổ khách hàng và Pipeline rõ ràng, tốc độ phản hồi phụ huynh được cải thiện đáng kể. Sự chủ động này giúp tỷ lệ chốt lịch học thử và chuyển đổi sang học viên chính thức tăng trưởng mạnh so với giai đoạn trước khi triển khai hệ thống.
• Chuẩn hóa chất lượng dịch vụ khách hàng: Với tính năng ghi âm và thống kê chi tiết từ Call Center, nhà quản lý dễ dàng đánh giá chính xác năng lực tư vấn của từng nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ và chuẩn hóa kịch bản giao tiếp, đảm bảo mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp nhất cho phụ huynh.
• Tối ưu hóa quy trình vận hành đào tạo: Module quản lý lớp học đã giúp giảm bớt hơn tám mươi phần trăm thời gian thao tác thủ công cho bộ phận hành chính. Tính chính xác trong việc sắp xếp lịch học và theo dõi sĩ số được đảm bảo tuyệt đối, giúp nâng cao uy tín của trung tâm trong mắt khách hàng.
• Năng lực báo cáo và ra quyết định dựa trên dữ liệu: Ban lãnh đạo hiện đã sở hữu hệ thống báo cáo thời gian thực về mọi chỉ số quan trọng từ hiệu suất sale, tỷ lệ chuyển đổi từng giai đoạn cho đến doanh thu thực tế. Những số liệu này là cơ sở vững chắc để doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược và điều chỉnh ngân sách marketing một cách tối ưu nhất.

Kết luận

Thành công của ABC Talent đã khẳng định rằng chuyển đổi số trong giáo dục không đơn thuần là cài đặt một phần mềm mà là thay đổi duy nhất dựa trên dữ liệu. Việc kết hợp nhịp nhàng giữa quản trị, tương tác và vận hành lớp học đã tạo nên một bệ phóng chắc chắn cho doanh nghiệp.

Hệ thống này không chỉ giúp ABC Talent chuyên nghiệp hóa ở quy mô hiện tại mà còn sẵn sàng cho nhân viên bản hàng cơ sở mới trong tương lai mà không gặp bất kỳ rào cản nào về mặt quản lý. Bizfly tự hào là đối tác đồng hành, cung cấp giải pháp chuyển đổi toàn diện được thiết kế riêng để đáp ứng nhu cầu sâu của ngành giáo dục.

Doanh nghiệp, trung tâm lĩnh vực giáo dục cần tư vấn giải pháp có thể để lại thông tin tại đây:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN