TeenUp chuẩn hóa quản lý học viên và tư vấn tuyển sinh với BizCRM – BizChat – BizMail

Trong lĩnh vực đào tạo kỹ năng cho học sinh, quản lý học viên không chỉ dừng ở tuyển sinh mà còn kéo dài trong suốt quá trình theo dõi học tập, chăm sóc phụ huynh và vận hành lớp học. Đặc thù của mô hình này là người học là học sinh, nhưng người ra quyết định lại là phụ huynh, đòi hỏi hệ thống quản lý phải xử lý song song hai nhóm đối tượng với mối quan hệ chặt chẽ.

Đó là bài toán mà Trung tâm TeenUp đối mặt khi quy mô học viên ngày càng mở rộng và dữ liệu phát sinh từ nhiều kênh khác nhau. TeenUp đã lựa chọn hệ sinh thái giải pháp của Bizfly để chuẩn hóa quản lý học viên và tự động hóa toàn bộ quy trình tư vấn – chăm sóc – đào tạo.

Thực trạng quản lý dữ liệu học viên trước khi triển khai Bizfly

TeenUp là đơn vị đào tạo và phát triển kỹ năng cho học sinh từ cấp THCS đến THPT, với nhiều chương trình như kỹ năng mềm, định hướng học tập, giao tiếp và tư duy. Hoạt động vận hành của trung tâm bao gồm nhiều khâu: tư vấn tuyển sinh, tổ chức test đầu vào, xếp lớp, theo dõi tiến độ học tập và chăm sóc phụ huynh trong suốt khóa học.

Trước khi triển khai hệ sinh thái Bizfly, hoạt động quản lý học viên tại TeenUp được vận hành dựa trên nhiều công cụ và phương thức khác nhau, thiếu một hệ thống trung tâm để kết nối dữ liệu và điều phối quy trình.

Dữ liệu học viên và phụ huynh phân tán, thiếu cấu trúc thống nhất

Thông tin phụ huynh và học sinh được lưu trữ rải rác ở nhiều file Excel và công cụ riêng lẻ, không có cấu trúc chuẩn để thể hiện mối quan hệ một phụ huynh – nhiều học sinh. Việc cập nhật dữ liệu phụ thuộc nhiều vào thao tác cá nhân, dễ phát sinh sai lệch hoặc trùng lặp.

Những vấn đề cụ thể bao gồm:

• Không có hồ sơ tổng hợp thể hiện đầy đủ thông tin của một gia đình.
• Lịch sử học tập, chuyển lớp và thay đổi khóa học không được lưu trữ tập trung.
• Khó truy vết hành trình học tập của từng học viên theo thời gian.

Hoạt động tư vấn đa kênh chưa được hợp nhất

Phụ huynh liên hệ với TeenUp qua nhiều kênh như Fanpage, Zalo OA, website và hotline. Tuy nhiên, các kênh này được quản lý tách biệt, không có hệ thống chung để lưu trữ và liên kết dữ liệu.

Hệ quả trong quá trình tư vấn:

• Nhân viên phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều nền tảng khi trả lời phụ huynh.
• Dễ bỏ sót tin nhắn hoặc trùng lặp tư vấn.
• Không phân biệt rõ phụ huynh mới và phụ huynh đã từng tương tác.

Quy trình chăm sóc và thông báo học viên còn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công

Các hoạt động thông báo lịch học, khai giảng, thay đổi ca học hay nhắc lịch kiểm tra chủ yếu được thực hiện thủ công qua Zalo cá nhân hoặc email rời rạc. Cách làm này tiêu tốn nhiều thời gian của đội ngũ sale và giáo vụ.

Những hạn chế thường gặp:

• Mất nhiều thời gian gửi thông báo lặp lại cho từng phụ huynh.
• Thông tin dễ sai lệch hoặc gửi không đúng đối tượng.
• Khó kiểm soát việc phụ huynh đã nhận và đọc thông báo hay chưa.

Thiếu dữ liệu tổng hợp phục vụ quản trị và ra quyết định

Do dữ liệu phân tán và không được cập nhật theo thời gian thực, ban quản lý TeenUp gặp khó khăn trong việc theo dõi hiệu quả tuyển sinh và tình trạng vận hành lớp học.

Những điểm còn hạn chế ở góc độ quản trị:

• Báo cáo chủ yếu tổng hợp thủ công, mất thời gian.
• Không có dashboard tổng quan theo thời gian thực.
• Khó đánh giá hiệu quả tư vấn theo từng kênh và từng nhóm học viên.

Giải pháp triển khai hệ sinh thái Bizfly tại TeenUp

Trước những thách thức về dữ liệu và vận hành, Bizfly triển khai hệ sinh thái giải pháp lấy BizCRM làm trung tâm, kết hợp cùng BizChat và BizMail để xây dựng nền tảng quản lý học viên và tuyển sinh thống nhất cho TeenUp.

Giải pháp được thiết kế nhằm tập trung dữ liệu, chuẩn hóa mối quan hệ phụ huynh – học sinh và tự động hóa các hoạt động lặp lại trong vận hành giáo dục.

BizCRM – Trung tâm quản lý dữ liệu học viên và phụ huynh

Giải pháp CRM của Bizfly được triển khai như lõi dữ liệu của toàn bộ hệ thống, đóng vai trò tập trung và chuẩn hóa thông tin học viên, phụ huynh và quá trình tuyển sinh. Thay vì dữ liệu nằm rải rác ở nhiều file và công cụ khác nhau, BizCRM giúp TeenUp xây dựng một cơ sở dữ liệu thống nhất, phản ánh đầy đủ hành trình của từng học viên từ lúc quan tâm đến trong suốt quá trình học tập.

Hệ thống cho phép thiết lập mối quan hệ một phụ huynh – nhiều học sinh, phù hợp với đặc thù mô hình giáo dục, đồng thời hỗ trợ theo dõi chi tiết tình trạng học tập và tương tác của từng học viên.

BizCRM hỗ trợ TeenUp:

• Tập trung toàn bộ dữ liệu phụ huynh và học sinh từ website, form đăng ký, mạng xã hội và nguồn offline.
• Chuẩn hóa mối quan hệ phụ huynh – học sinh trong cùng một hồ sơ dữ liệu.
• Quản lý pipeline tuyển sinh rõ ràng từ tiếp nhận, tư vấn, test đầu vào đến khai giảng.
• Lưu trữ lịch sử học tập, chuyển lớp, thay đổi khóa học theo từng học viên.
• Cung cấp dữ liệu và báo cáo tổng hợp phục vụ quản lý và ra quyết định.

BizChat – Hợp nhất tư vấn đa kênh trong một giao diện

BizChat được triển khai nhằm giải quyết bài toán tư vấn đa kênh tại TeenUp. Toàn bộ hội thoại từ Fanpage, Zalo OA và website được đưa về một giao diện duy nhất, giúp đội ngũ tư vấn theo dõi và xử lý thông tin tập trung.

Việc hợp nhất hội thoại không chỉ giúp tránh bỏ sót tin nhắn, mà còn đảm bảo tư vấn liền mạch, nhất quán cho phụ huynh ngay cả khi được chuyển giữa nhiều nhân viên khác nhau.

BizChat giúp TeenUp:

• Quản lý tập trung toàn bộ hội thoại tư vấn từ các kênh số.
• Lưu trữ lịch sử trao đổi theo từng phụ huynh và học viên.
• Phân công tư vấn theo ca làm hoặc nhóm phụ trách.
• Giảm trùng lặp chăm sóc và nâng cao chất lượng phản hồi.
• Dễ dàng đánh giá hiệu quả tư vấn theo từng kênh.

BizMail – Tự động hóa thông báo và chăm sóc học viên

Giải pháp Email Marketing của Bizfly được sử dụng để tự động hóa các hoạt động thông báo và chăm sóc học viên trong suốt vòng đời học tập. Thay vì gửi email thủ công, TeenUp có thể xây dựng các kịch bản email tự động gắn với từng giai đoạn cụ thể, đảm bảo thông tin được gửi đúng thời điểm và đúng đối tượng.

Nội dung email được cá nhân hóa dựa trên dữ liệu từ BizCRM, giúp phụ huynh và học viên luôn nhận được thông tin phù hợp với tình trạng học tập thực tế.

BizMail hỗ trợ TeenUp:

• Xây dựng các luồng email tự động cho từng giai đoạn của học viên.
• Gửi thông báo lịch học, khai giảng và kiểm tra một cách nhất quán.
• Cá nhân hóa nội dung email theo từng phụ huynh và học sinh.
• Giảm tải đáng kể công việc thủ công cho đội ngũ sale và giáo vụ.
• Duy trì kết nối thường xuyên với phụ huynh trong suốt khóa học.

Kết luận

Case study TeenUp cho thấy việc chuẩn hóa dữ liệu và quy trình vận hành đóng vai trò then chốt trong quản lý giáo dục hiện đại. Khi dữ liệu học viên – phụ huynh được tập trung và các điểm chạm được kết nối, hoạt động tư vấn và chăm sóc trở nên liền mạch và hiệu quả hơn.

Với BizCRM làm trung tâm, kết hợp BizChat và BizMail, Bizfly đã giúp TeenUp xây dựng nền tảng vận hành thống nhất, giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công và sẵn sàng mở rộng quy mô đào tạo trong dài hạn.

Doanh nghiệp lĩnh vực giáo dục cần tư vấn giải pháp có thể để lại thông tin tại đây.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN