Case Study Đại học Thái Bình Dương: Tăng Open Rate Email nhờ BizMail

Trong công tác tuyển sinh và chăm sóc sinh viên hiện đại, Email là kênh kết nối "xương sống". Tuy nhiên, làm thế nào để gửi email số lượng lớn mà không bị rơi vào Spam, đồng thời đo lường chính xác hiệu quả ngay trên hệ thống CRM có sẵn? Dưới đây là Case Study về cách Trường Đại học Thái Bình Dương đã giải quyết triệt để bài toán này thông qua việc tích hợp giải pháp Biz Email Delivery vào hệ thống Odoo CRM.

1. Thực trạng vận hành tại Đại học Thái Bình Dương

Hiện nay, Trường Đại học Thái Bình Dương đang sử dụng Odoo CRM làm nền tảng cốt lõi để quản lý quy trình tuyển sinh và chăm sóc sinh viên. Nhà trường xác định Email Marketing là kênh truyền thông chiến lược để duy trì kết nối với phụ huynh và sinh viên.

Mặc dù hệ thống CRM hiện tại đáp ứng tốt các nghiệp vụ quản lý hồ sơ cơ bản, nhưng module Email mặc định lại bộc lộ nhiều hạn chế về hạ tầng kỹ thuật, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất truyền tải thông tin.

2. Những thách thức trong quy trình chăm sóc sinh viên

Qua quá trình vận hành thực tế, Nhà trường đối mặt với 3 "nỗi đau" lớn, cản trở hiệu quả tuyển sinh:

Hiệu quả truyền thông thấp do Spam Đây là vấn đề nghiêm trọng nhất. Tỷ lệ email rơi vào hòm thư Spam (Junk/Spam box) rất cao. Điều này khiến các thông báo nhập học, lịch thi hay tin tức quan trọng thường xuyên bị bỏ lỡ, làm đứt gãy luồng thông tin giữa Nhà trường và sinh viên.

"Mù" dữ liệu đo lường Hệ thống cũ không cung cấp các chỉ số quan trọng như Open Rate (tỷ lệ mở), Click Rate (tỷ lệ nhấp), hay lượt xem. Đội ngũ tuyển sinh gửi email đi nhưng không biết người nhận có đọc hay không, dẫn đến việc thiếu cơ sở dữ liệu để đánh giá và tối ưu hóa nội dung cho các chiến dịch sau.

Rào cản tích hợp hệ thống Nhà trường mong muốn cải thiện chất lượng gửi Email nhưng lại e ngại việc thay đổi hệ thống Odoo CRM hiện tại. Bất kỳ sự xáo trộn nào cũng có thể gây gián đoạn quy trình làm việc hoặc làm mất tính đồng bộ của dữ liệu khách hàng.

3. Giải pháp Biz Email Delivery: "Bình cũ rượu mới"

Để giải quyết bài toán trên mà không làm thay đổi thói quen làm việc của nhân viên, giải pháp Biz Email Delivery chuyên sâu đã được triển khai để bổ trợ sức mạnh cho Odoo CRM với các tính năng trọng tâm:

Tích hợp trực tiếp – Dữ liệu Realtime

• Kết nối liền mạch: Hệ thống Biz Email Delivery được đấu nối trực tiếp vào Odoo CRM qua API/SMTP.
• Đúng người - Đúng thời điểm: Email được kích hoạt tự động dựa trên trạng thái hồ sơ trên CRM.
• Trải nghiệm người dùng: Nhân viên tuyển sinh không cần chuyển đổi hệ thống, họ vẫn thao tác gửi mail hoàn toàn trên giao diện Odoo quen thuộc.

Tăng uy tín & Giảm Spam nhờ xác thực Domain Giải pháp hỗ trợ thiết lập các tiêu chuẩn xác thực tên miền doanh nghiệp quốc tế, bao gồm:

• SPF, DKIM, DMARC: Các bản ghi giúp xác minh danh tính người gửi.
• Kết quả: Tăng độ tin cậy (Trust score) cho thương hiệu Nhà trường đối với các tổ chức ISP (Google, Microsoft...), từ đó giảm tối đa tỷ lệ email bị chặn hoặc vào Spam, nâng cao khả năng tiếp cận người nhận.

Báo cáo 360 độ để tối ưu chiến dịch Hệ thống cung cấp bộ báo cáo trực quan mà CRM mặc định thường thiếu:

• Tỷ lệ mở mail (Open Rate).
• Tỷ lệ nhấn link (Click Rate).
• Tỷ lệ email bị trả lại (Bounce) hoặc báo cáo spam.
• Phân tích hành vi tương tác theo từng chiến dịch cụ thể.

Dữ liệu này là "tài sản" quý giá giúp Nhà trường thấu hiểu hành vi của sinh viên/phụ huynh để điều chỉnh nội dung phù hợp.

4. Kết quả đạt được sau khi triển khai

Việc "bắt tay" giữa Odoo CRM và giải pháp Biz Email Delivery đã mang lại diện mạo mới cho quy trình truyền thông của Đại học Thái Bình Dương:

• Tối ưu luồng dữ liệu: Dữ liệu được đồng bộ Real-time 2 chiều. Thông tin thông suốt, loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian cho nhân viên.
• Nâng cao thương hiệu: Việc xác thực Domain giúp email của Nhà trường trở nên chuyên nghiệp, chính thống và đáng tin cậy hơn trong mắt phụ huynh.
• Cơ sở ra quyết định đúng đắn: Với các báo cáo minh bạch, Nhà trường đã chuyển từ việc "gửi email theo cảm tính" sang "truyền thông dựa trên dữ liệu", giúp xây dựng các chiến dịch Email Marketing hướng mục tiêu (Targeted) tốt hơn trong tương lai.

Trường hợp của Đại học Thái Bình Dương là minh chứng cho việc không nhất thiết phải đập đi xây lại hệ thống CRM để có hiệu quả tốt hơn. Việc tích hợp các giải pháp chuyên sâu như Biz Email Delivery vào nền tảng có sẵn là bước đi thông minh để tối ưu chi phí và hiệu suất.

Như vậy, các trung tâm, trường học cần tư vấn giải pháp có thể để lại thông tin tại đây, đội ngũ chuyên viên của Bizfly sẽ hỗ trợ và tư vấn cụ thể:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN