Tự động hóa chăm sóc khách hàng cho CÔNG TY TNHH LÃNH ĐẠO KHAI PHÓNG với giải pháp BizMail

CÔNG TY TNHH LÃNH ĐẠO KHAI PHÓNG là đơn vị đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực phát triển năng lực lãnh đạo, kỹ năng quản trị và đồng hành cùng học viên thông qua các chương trình coaching – mentoring đa dạng. Với tần suất tổ chức liên tục các khóa học, workshop và sự kiện chuyên môn, doanh nghiệp cần duy trì kết nối thường xuyên với nhiều nhóm học viên khác nhau. Điều này đòi hỏi một hệ thống email đủ linh hoạt để phân loại đối tượng, truyền tải nội dung theo từng chương trình đào tạo, đồng thời đảm bảo sự liền mạch và nhất quán trong toàn bộ quá trình tương tác với khách hàng.

1. Thực trạng

Trước khi ứng dụng giải pháp BizMail, hoạt động chăm sóc học viên và khách hàng tiềm năng tại Lãnh Đạo Khai Phóng gặp nhiều thách thức:

• Các luồng chăm sóc qua email chủ yếu thực hiện thủ công, thiếu tính hệ thống.
• Không có cơ chế tự động kích hoạt email theo hành vi như đăng ký mới, tham gia sự kiện, hoàn thành bài học.
• Nội dung gửi không đồng bộ giữa các chương trình đào tạo, gây rời rạc trải nghiệm học viên.
• Nhóm khách hàng đa dạng (học viên đang học, học viên tiềm năng, người quan tâm sự kiện, doanh nghiệp) nhưng chưa có công cụ phân tệp chính xác và tự động.

Hệ quả là doanh nghiệp dễ bỏ lỡ cơ hội chuyển đổi học viên tiềm năng, trong khi đội ngũ vận hành phải tốn nhiều thời gian xử lý thủ công, làm giảm hiệu quả tổng thể của hoạt động chăm sóc khách hàng.

2. Bài toán & Mục tiêu triển khai

Trước nhu cầu mở rộng hoạt động đào tạo và tăng tính tự động hóa, doanh nghiệp đặt ra bài toán:

• Cần một hệ thống email có khả năng automation linh hoạt, cho phép thiết lập kịch bản theo từng hành trình học viên.
• Cần giảm tải thao tác thủ công, đảm bảo email được gửi đúng thời điểm và đúng đối tượng.
• Tăng tính cá nhân hóa nội dung theo nhóm học viên, theo khóa học và theo mức độ tương tác.
• Cần công cụ theo dõi chi tiết hành vi như tỉ lệ mở, tỉ lệ click, mức độ quan tâm để hỗ trợ đội ngũ tư vấn.
• Tăng tính nhất quán thương hiệu trong toàn bộ quá trình truyền thông với học viên và khách hàng tiềm năng.

Mục tiêu khi triển khai BizMail là xây dựng một hệ thống chăm sóc khách hàng hoàn toàn tự động, vận hành ổn định, giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm học viên và thúc đẩy chuyển đổi.

3. Quá trình tư vấn & triển khai

Bizfly đã phối hợp cùng đội ngũ của Lãnh Đạo Khai Phóng để thực hiện triển khai theo các bước:

Phân tích quy trình chăm sóc hiện tại

Đội ngũ Bizfly tiến hành thu thập và phân tích toàn bộ quy trình vận hành gồm: tiếp nhận đăng ký mới, chăm sóc trước khóa học, nhắc lịch học, chăm sóc sau khóa học, chăm sóc người tham gia workshop và chuỗi nurturing học viên quan tâm.

Xây dựng luồng kịch bản automation theo hành trình học viên

Dựa trên dữ liệu và mô hình hoạt động thực tế, Bizfly đề xuất bộ workflow gồm:

• Luồng chăm sóc học viên mới đăng ký.
• Luồng nhắc lịch workshop/sự kiện.
• Luồng chăm sóc học viên đang tham gia khóa đào tạo.
• Luồng chăm sóc sau khóa học (follow-up, upsell khóa nâng cao).
• Luồng chăm sóc học viên không tương tác hoặc lâu ngày không quay lại.

Tất cả đều được cấu hình tự động theo điều kiện: thời gian, hành vi mở/click email, trạng thái tham gia khóa học.

Cá nhân hóa nội dung theo từng tệp khách hàng

Hệ thống tự động phân loại các đối tượng: học viên mới, học viên tiềm năng, người quan tâm sự kiện, doanh nghiệp.
BizMail cho phép cá nhân hóa nội dung theo khóa học, tên học viên, lịch học, thông tin giảng viên và trạng thái tương tác.

Tích hợp theo dõi hành vi và báo cáo

Bizfly thiết lập bộ báo cáo theo từng chiến dịch và theo từng luồng workflow, bao gồm:

• Tỉ lệ mở email
• Tỉ lệ click
• Mức độ quan tâm
• Email không nhận được / email vào spam

Thông tin này được đội ngũ tư vấn của doanh nghiệp sử dụng để tiếp cận đúng khách hàng tiềm năng và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi.

Đảm bảo tốc độ gửi ổn định, hạn chế spam

BizMail được cấu hình chuẩn DNS (SPF, DKIM, DMARC), đảm bảo khả năng vào inbox cao và giảm tối thiểu tình trạng email rơi vào spam.

4. Kết quả đạt được

Sau khi triển khai BizMail, Lãnh Đạo Khai Phóng đạt được những kết quả rõ rệt:

• Hệ thống chăm sóc tự động hóa 100% theo hành trình học viên

Các luồng kịch bản hoạt động mượt mà, không còn phụ thuộc thao tác thủ công của đội ngũ vận hành.

• Tăng mạnh hiệu suất đội ngũ tư vấn – vận hành

Thời gian gửi email, nhắc lịch, follow-up trước kia mất hàng giờ mỗi tuần, nay được tự động hóa hoàn toàn, giúp đội ngũ tập trung vào công việc tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu.

• Tỉ lệ tương tác tăng nhờ nội dung cá nhân hóa

Nhờ gửi đúng thông điệp, đúng người, đúng thời điểm, tỉ lệ mở email và tỉ lệ click đều tăng đáng kể.

• Trải nghiệm học viên được nâng cấp rõ rệt

Học viên nhận được email đầy đủ, đúng lúc, nhất quán, từ đó cảm nhận sự chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp.

• Gia tăng tỉ lệ chuyển đổi từ học viên tiềm năng

Các luồng nurturing tự động giúp nuôi dưỡng khách hàng trong thời gian dài, hỗ trợ đội ngũ tư vấn tiếp cận khách hàng “đúng nhu cầu – đúng thời điểm”.

BizMail đã giúp Lãnh Đạo Khai Phóng xây dựng hệ thống chăm sóc học viên tự động hóa toàn diện, vận hành ổn định và nhất quán. Giải pháp không chỉ nâng cao trải nghiệm học viên mà còn tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp mở rộng hoạt động đào tạo trong tương lai.

Doanh nghiệp giáo dục quan tâm đến giải pháp của Bizfly có thể để lại thông tin tại đây để được tư vấn chi tiết:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN