Case Study Hanoi Academy: Số Hóa Tuyển Sinh Liên Cấp Với CRM Bizfly

Giữa biển dữ liệu tuyển sinh từ nhiều nguồn, Hanoi Academy đã tìm thấy lời giải cho bài toán tối ưu tỷ lệ chuyển đổi và quản trị liên phòng ban nhờ giải pháp CRM chuyên biệt. Cùng nhìn lại hành trình số hóa đầy cảm hứng của trường song ngữ đầu tiên tại Hà Nội: Từ những thách thức trong việc theo dõi hồ sơ liên cấp đến hệ thống vận hành minh bạch, giúp kết nối nhà trường và phụ huynh bền chặt hơn bao giờ hết.

1. Thách thức trong quản trị dữ liệu tuyển sinh liên cấp

Với lưu lượng khách hàng quan tâm cực kỳ lớn mỗi mùa chiêu sinh, Hanoi Academy đối mặt với những bài toán hóc búa trong vận hành:

• Dữ liệu phân mảnh: Thông tin phụ huynh đổ về từ nhiều nguồn (sự kiện, Hotline, Website, mạng xã hội) khiến việc quản lý tập trung trở nên khó khăn.
• Khó đo lường hiệu quả Marketing: Trường triển khai nhiều chiến dịch và Landing Page khác nhau nhưng thiếu công cụ đánh giá chính xác tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate) từ các nguồn Ads.
• Quy trình phối hợp thủ công: Việc theo dõi trạng thái kiểm tra đầu vào của học sinh và quản lý học phí giữa bộ phận Tuyển sinh - Kế toán chưa có sự liên thông, dễ gây sai sót hoặc chậm trễ.

2. Giải pháp CRM chuyên biệt cho Giáo dục từ Bizfly

Nhận diện được những "nút thắt" đó, đội ngũ chuyên viên đã đồng hành cùng Hanoi Academy để triển khai hệ thống CRM tối ưu theo đặc thù ngành giáo dục:

• Mô hình quản lý Phụ huynh - Học sinh: Thiết lập cấu trúc dữ liệu thông minh giúp quản lý theo hộ gia đình (Một phụ huynh có thể theo dõi hồ sơ của nhiều con học tại trường).
• Tự động hóa luồng dữ liệu (Webhook): Kết nối trực tiếp CRM với toàn bộ Landing Page. Dữ liệu từ các chiến dịch được đổ về tập trung, giúp xác định chính xác nguồn khách hàng tiềm năng.
• Số hóa quy trình nghiệp vụ:
  • Module Kiểm tra đầu vào: Quản lý chi tiết trạng thái kiểm tra đầu vào.
  • Module Đơn hàng & Thanh toán: Theo dõi dòng tiền, công nợ và học phí của từng học sinh theo thời gian thực.
• Kết nối liên phòng ban: Tạo môi trường làm việc chung cho bộ phận Tuyển sinh (chăm sóc khách hàng) và Kế toán (quản lý tiền về).

3. Những con số và thay đổi tích cực sau triển khai

Việc đưa giải pháp CRM giáo dục vào vận hành đã mang lại sự chuyển mình mạnh mẽ cho bộ phận tuyển sinh của Hanoi Academy:

• Tối ưu hóa ngân sách Marketing: Nhờ báo cáo tỷ lệ chuyển đổi chi tiết, bộ phận Marketing dễ dàng nhận diện nguồn khách hàng chất lượng để tập trung ngân sách, giảm thiểu lãng phí.
• Nâng cao trải nghiệm phụ huynh: Toàn bộ lịch sử tương tác, chăm sóc được lưu trữ giúp chuyên viên tuyển sinh hiểu sâu nhu cầu của từng gia đình, từ đó tư vấn cá nhân hóa và chuyên nghiệp hơn.
• Vận hành thông minh & Minh bạch: Bộ phận Tuyển sinh dễ dàng phân loại và theo dõi hành trình khách hàng. Kế toán nắm bắt tức thời tình trạng đóng phí và công nợ, giảm 80% thời gian đối soát thủ công.
• Nền tảng dữ liệu sạch: Xây dựng được kho Big Data chuẩn chỉnh, tạo tiền đề vững chắc cho các chiến dịch Re-marketing và tự động hóa (Automation) trong tương lai.

Hành trình số hóa tại Hanoi Academy là minh chứng cho việc ứng dụng công nghệ CRM đúng cách sẽ giúp các tổ chức giáo dục tối ưu hóa nguồn lực và nâng tầm vị thế thương hiệu trong kỷ nguyên số.

Đừng bỏ lỡ: Bí quyết nâng cao hiệu quả tuyển sinh với phần mềm BizCRM

500+ đơn vị giáo dục đã tin tưởng và lựa chọn BizCRM như Đại học Đại Nam, Educap, Onschool, Đại học Văn Hiến.... Nếu bạn cũng đang quan tâm đến các tính năng của BizCRM trong lĩnh vực giáo dục có thể để lại thông tin dưới đây để được tư vấn cụ thể.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Kết luận

Với sự đồng hành của Bizfly, chắc chắn Hanoi Academy sẽ đạt được nhiều thành công hơn nữa trong công tác tuyển sinh, quản lý học viên, giáo viên, tối ưu được thời gian, chi phí. Để tìm hiểu thêm về giải pháp BizCRM bạn có thể truy cập theo link dưới đây.