Case Study Đại học Phương Đông: Tăng 30% tỷ lệ tuyển sinh nhờ BizCRM & BizChat

Trong lĩnh vực giáo dục đại học, tuyển sinh không chỉ là cuộc đua về thông tin mà còn là cuộc đua về tốc độ phản hồi và sự thấu hiểu thí sinh. Khi thí sinh ngày càng chủ động tìm hiểu thông tin qua các nền tảng số, khả năng phản hồi nhanh, chính xác và nhất quán trở thành yếu tố quyết định tỷ lệ chuyển đổi từ quan tâm sang đăng ký.

Thông tin tuyển sinh đổ về từ đa kênh (website, Facebook, Zalo OA), biến nền tảng số thành huyết mạch để nuôi dưỡng mối quan hệ với thí sinh tiềm năng. Vì lẽ đó, việc chuyển đổi sang một hệ thống quản lý tập trung và thông minh là yếu tố then chốt để Phòng Tuyển sinh tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường tỷ lệ chuyển đổi.

1. Vì sao mô hình vận hành cũ không còn đáp ứng được bài toán tuyển sinh đa kênh?

Là một cơ sở giáo dục đại học uy tín, Đại học Phương Đông xác định nền tảng số là kênh tiếp cận chính để kết nối với thí sinh tiềm năng. Mỗi ngày, Phòng Tuyển sinh tiếp nhận hàng trăm lượt câu hỏi liên quan đến ngành học, phương thức xét tuyển, học phí và cơ hội nghề nghiệp.

Tuy nhiên, khi khối lượng tương tác tăng nhanh, mô hình vận hành cũ dần bộc lộ nhiều hạn chế. Việc thiếu một hệ thống quản lý tập trung khiến trải nghiệm tư vấn không đồng nhất và làm giảm hiệu quả khai thác dữ liệu thí sinh.

Trước khi hợp tác với Bizfly, Phòng Tuyển sinh Đại học Phương Đông đã đầu tư vào một số giải pháp công nghệ, nhưng các hệ thống này hoạt động rời rạc và thiếu ổn định. Nhân sự tuyển sinh phải dành nhiều thời gian xử lý công cụ hơn là tập trung vào tư vấn và chăm sóc thí sinh.

Những vấn đề chính bao gồm:

• Dữ liệu thí sinh phân mảnh, lưu trữ ở nhiều hệ thống khác nhau, khó tổng hợp và kiểm soát.
• Hệ thống quản lý hồ sơ cũ phức tạp, thường xuyên gặp lỗi kỹ thuật, làm giảm năng suất làm việc.
• Tương tác đa kênh rời rạc, nhân viên phải liên tục chuyển tab giữa Fanpage, Zalo OA và biểu mẫu.
• Tốc độ phản hồi chậm, dễ bỏ sót tin nhắn hoặc trả lời không nhất quán, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm thí sinh.
• Những hạn chế này khiến nhà trường gặp khó khăn trong việc duy trì sự quan tâm của thí sinh, đặc biệt trong các giai đoạn cao điểm tuyển sinh.

Bài toán đặt ra cho Đại học Phương Đông là một giải pháp không chỉ giúp hợp nhất dữ liệu thí sinh, mà còn phải tối ưu quy trình tư vấn đa kênh và nâng cao năng suất đội ngũ tuyển sinh. Giải pháp đó cần đóng vai trò như một “trung tâm điều phối”, nơi mọi tương tác và thông tin đều được quản lý tập trung và cập nhật theo thời gian thực.

2. Các BizCRM và BizChat đã giải quyết bài toán tuyển sinh tại Đại học Phương Đông

Quá trình hợp tác bắt đầu bằng sự lắng nghe chân thành và chuyên sâu nhằm xác định rõ ràng những "điểm đau". Đội ngũ Bizfly đã trực tiếp quan sát cách nhân viên tuyển sinh làm việc hàng ngày để thấu hiểu rằng vấn đề là thiếu một trung tâm quản lý và hợp nhất tương tác. Cần một giải pháp hợp nhất mọi điểm chạm tương tác và biến dữ liệu thô thành thông tin hữu ích cho quá trình tư vấn.

Từ đó, hai trụ cột giải pháp được thống nhất: hợp nhất giao tiếp (BizChat) và quản lý quan hệ khách hàng thông minh (BizCRM).

Ở giai đoạn xử lý dữ liệu, Bizfly tập trung giải quyết triệt để bài toán phân mảnh thông tin:

• Chuyển đổi và làm sạch dữ liệu thí sinh từ nhiều nguồn, đảm bảo không trùng lặp khi đưa vào CRM mới.
• Tùy chỉnh các trường thông tin theo nghiệp vụ giáo dục như khối thi, nguyện vọng ngành, điểm chạm đầu tiên và lịch sử tư vấn.

Ở giai đoạn tương tác và tư vấn, hệ sinh thái Bizfly giúp hợp nhất toàn bộ điểm chạm:

• Tích hợp Fanpage và Zalo OA về một giao diện duy nhất trên BizChat, loại bỏ tình trạng chuyển tab liên tục.
• Xây dựng hồ sơ thí sinh toàn diện trên BizCRM, hiển thị đầy đủ lịch sử tương tác và thông tin liên quan ngay khi bắt đầu tư vấn.

Nhờ đó, chuyên viên tuyển sinh có thể phản hồi nhanh hơn, chính xác hơn và cá nhân hóa nội dung tư vấn theo từng thí sinh.

3. Kết quả đạt được sau khi triển khai giải pháp BizCRM và BizChat

Sau khi triển khai thành công hệ sinh thái giải pháp tích hợp, Đại học Phương Đông đã chứng kiến sự thay đổi tích cực và rõ ràng trong hiệu suất làm việc của Phòng Tuyển sinh:

• Tăng 30% Tốc độ Phản hồi: Nhờ BizChat, chuyên viên tư vấn quản lý và phản hồi hàng trăm tin nhắn ngay trên một màn hình duy nhất. Điều này giúp tốc độ phản hồi trung bình tăng 30%, trực tiếp cải thiện sự hài lòng và giữ chân thí sinh tiềm năng.
• Khắc phục hoàn toàn phân mảnh dữ liệu: Giải pháp CRM đã trở thành "bộ não" của Phòng Tuyển sinh. Mọi thông tin đều được lưu trữ tập trung và hiển thị tức thời trong hồ sơ thí sinh.
• Nâng cao Chất lượng Tư vấn và Cá nhân hóa: Tư vấn viên nắm được toàn bộ lịch sử và điểm chạm của thí sinh, từ đó đưa ra lời khuyên cá nhân hóa, đúng trọng tâm và có chiều sâu hơn. Sự thấu hiểu này đã góp phần cải thiện đáng kể tỷ lệ chuyển đổi từ quan tâm thành đăng ký chính thức.
• Xây dựng nền tảng hệ thống: Hệ thống mới có tính ổn định, dễ dùng, có khả năng mở rộng, đảm bảo nhà trường sẵn sàng đối phó với sự gia tăng lưu lượng truy vấn trong các mùa tuyển sinh cao điểm sắp tới.

Case study Đại học Phương Đông cho thấy sức mạnh của việc kết hợp CRM và nền tảng giao tiếp đa kênh trong lĩnh vực giáo dục. Giải pháp không chỉ giúp nhà trường phản hồi nhanh hơn, mà còn chuyển đổi mô hình tuyển sinh từ phản ứng thụ động sang thấu hiểu và chăm sóc chủ động.

Với BizCRM và BizChat, Đại học Phương Đông đã xây dựng được một hệ thống tuyển sinh hiện đại, chuyên nghiệp và lấy thí sinh làm trung tâm ngay từ điểm chạm đầu tiên.

Doanh nghiệp lĩnh vực giáo dục cần tư vấn giải pháp có thể để lại thông tin tại đây.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN