Case Study Du học BUSA: Chuẩn hóa vận hành tư vấn du học với BizCRM

Trong lĩnh vực tư vấn du học, dữ liệu học viên không chỉ đến từ một kênh mà phát sinh liên tục từ website, fanpage, tổng đài, chat và tư vấn trực tiếp. Nếu thiếu một hệ thống vận hành tập trung, trải nghiệm học viên rất dễ bị đứt gãy.

Đó là thách thức mà Du học BUSA đã đối mặt khi quy mô học viên ngày càng mở rộng và quy trình vận hành ngày càng phức tạp. Doanh nghiệp cần một nền tảng đủ linh hoạt để kiểm soát dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và giảm tải cho đội ngũ tư vấn.

Những điểm nghẽn vận hành trước khi BUSA triển khai CRM tập trung

Là đơn vị tư vấn du học với số lượng học viên lớn, Du học BUSA phải xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ mỗi ngày từ nhiều nguồn khác nhau. Các quy trình nội bộ trải dài qua nhiều khâu như tuyển sinh, xử lý hồ sơ, thanh toán và tổ chức lớp học, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận.

Tuy nhiên, khi dữ liệu và quy trình không được tổ chức tập trung, việc vận hành trở nên nặng nề, dễ sai sót và khó mở rộng theo quy mô tăng trưởng.

Những vấn đề chính bao gồm:

• Dữ liệu Phân tán và Khó kiểm soát: Luồng xử lý data không được tập trung. Mỗi bộ phận quản lý dữ liệu theo cách riêng (Excel/Note cá nhân), gây rời rạc và khó kiểm soát dữ liệu học viên.
• Hiệu suất thấp và dễ sai sót: Thao tác xử lý dữ liệu (nhập liệu, cập nhật) mất nhiều thời gian, dễ sai sót và không theo kịp tốc độ nhập dữ liệu mới từ các kênh.
• Thiếu khả năng tùy biến: Hệ thống hiện tại thiếu khả năng tùy biến và mở rộng, không thể chỉnh sửa quy trình theo yêu cầu đặc thù của lĩnh vực du học (quản lý hồ sơ, lịch thi, trạng thái visa).
• Mất kiểm soát hành trình học viên: Khó theo dõi xuyên suốt hành trình của từng học viên từ lúc tiếp nhận – xử lý hồ sơ – đăng ký lớp học – thanh toán. Dẫn đến việc chăm sóc bị đứt gãy và bỏ sót các mốc quan trọng.
• Báo cáo thiếu chính xác: Báo cáo và thống kê về hiệu suất Sale, tiến độ hồ sơ, doanh thu thiếu chính xác, khiến việc quản lý và đưa ra quyết định chiến lược trở nên chậm và thiếu dữ liệu.

Việc không có một hệ thống CRM tập trung khiến BUSA mất nhiều thời gian vận hành, giảm hiệu suất xử lý hồ sơ và làm giảm trải nghiệm của học viên và phụ huynh.

Giải pháp BizCRM – nền tảng xây dựng lõi dữ liệu và quy trình tự động cho Du học BUSA

Sau quá trình làm việc trực tiếp với các bộ phận Sales, CSKH và Đào tạo, Bizfly đã triển khai BizCRM như một nền tảng trung tâm để quản lý toàn bộ dữ liệu và quy trình của BUSA.

Giải pháp CRM của Bizfly được thiết kế để giải quyết triệt để bài toán phân mảnh dữ liệu và đặc thù ngành du học, đồng thời tạo nền tảng cho tự động hóa vận hành.

Chuẩn hóa dữ liệu học viên theo nghiệp vụ tư vấn du học

BizCRM được thiết kế để giải quyết vấn đề phân mảnh dữ liệu và đặc thù ngành:

• Quản lý Tập trung: Quản lý khách hàng – sản phẩm – đơn hàng – thanh toán – lớp học trong cùng một hệ thống.
• Tùy biến Trường Dữ liệu Đặc thù: Tùy biến các trường dữ liệu như quốc gia du học, ngành học, trạng thái hồ sơ, lịch thi, lớp học, giúp dữ liệu được tổ chức một cách khoa học, chuyên biệt và dễ dàng tra cứu.

Kết nối dữ liệu đa kênh và lưu trữ toàn bộ lịch sử tương tác

• Đồng bộ Nguồn Data: Tự động đổ data từ BizChat và tổng đài vào CRM ngay khi phát sinh, giảm thao tác nhập liệu thủ công và tránh trùng lặp.
• Lưu trữ Lịch sử Tương tác: Lưu trữ toàn bộ lịch sử tương tác của học viên theo từng điểm chạm, giúp nhân viên tư vấn có cái nhìn toàn diện về học viên.

Tự động hóa (Automation các quy trình cốt lõi trong tư vấn và xử lý hồ sơ

CRM được thiết lập các Rule Automation để giảm tải công việc thủ công và đảm bảo tính kịp thời:

• Rule Chia Lead: Tự động chia lead cho Sales theo tiêu chí quốc gia – chương trình – nguồn data.
• Nhắc nhở Tiến độ: Rule tự động cập nhật thanh toán, đơn hàng, nhắc nhở Sales theo dõi học viên chưa hoàn thiện hồ sơ hoặc các mốc quan trọng của lớp học.
• Chăm sóc Đặc biệt: Nhắc lịch chăm sóc và các mốc quan trọng cho từng phân khúc (Học viên tiềm năng, Học viên đang làm hồ sơ, Phụ huynh).

Kết quả đạt được sau khi triển khai BizCRM tại Du học BUSA

BizCRM trở thành trung tâm dữ liệu và vận hành của BUSA, đảm bảo mọi bộ phận hoạt động theo quy trình thống nhất và đạt hiệu suất cao hơn:

• Tăng hiệu suất xử lý hồ sơ: Việc giảm thao tác nhập liệu thủ công và tự động hóa các bước cơ bản giúp đội ngũ Sales và CSKH tập trung hơn vào tư vấn, tăng tốc độ xử lý hồ sơ.
• Kiểm soát hành trình học viên xuyên suốt: Ban lãnh đạo và Sales có thể theo dõi chính xác và kịp thời trạng thái hồ sơ, lịch thanh toán, tiến độ lớp học của từng học viên, loại bỏ tình trạng bỏ sót hoặc nhầm lẫn.
• Nâng cao trải nghiệm phụ huynh: Phụ huynh được cập nhật thông tin chính xác và kịp thời về tiến độ, lịch học, và thanh toán, tăng sự hài lòng và tin tưởng vào dịch vụ của BUSA.
• Quản trị và ra quyết định dựa trên dữ liệu: Hệ thống báo cáo thống kê chuyên sâu cung cấp dữ liệu real-time về hiệu suất Sales, tỷ lệ chuyển đổi, số lượng học viên theo giai đoạn hồ sơ, doanh thu theo kênh, giúp ban lãnh đạo sàng lọc và nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác để đưa ra quyết định chiến lược.

Kết luận

Case study Du học BUSA cho thấy việc triển khai CRM không chỉ giúp giải quyết bài toán dữ liệu, mà còn đóng vai trò then chốt trong việc chuẩn hóa vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn du học.

BizCRM đã trở thành trung tâm dữ liệu và quy trình, giúp BUSA sẵn sàng mở rộng quy mô và nâng cao trải nghiệm học viên trong dài hạn.

Doanh nghiệp lĩnh vực giáo dục cần tư vấn giải pháp có thể để lại thông tin tại đây.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN