Educap & Hành trình số hóa quy trình quản lý khách hàng với giải pháp của Bizfly

Educap – một trung tâm tiếng Anh dành cho giáo viên – đã có cho mình sứ mệnh rõ ràng, học viên gắn bó, và mô hình đào tạo hiệu quả. Nhưng càng phát triển, họ càng đối mặt với một thách thức không nhỏ: Làm sao để vận hành bài bản hơn, chăm sóc học viên tốt hơn mà không đánh mất sự tận tâm ban đầu?

Educap - Từ một sứ mệnh đẹp đến bài toán vận hành

Educap ra đời năm 2016 với một mục tiêu giản dị nhưng sâu sắc: Nâng cao trình độ tiếng Anh cho giáo viên và giúp họ tạo ra nhiều cơ hội nghề nghiệp hơn cho chính mình và cộng đồng. Trong từng khóa học, từng buổi chia sẻ, Educap không chỉ giảng dạy mà còn gieo vào học viên cảm hứng và niềm tin rằng: “Giáo dục có thể thay đổi cuộc đời.”

Và khi giá trị thật được lan tỏa, Educap lớn mạnh một cách tự nhiên. Khách hàng tìm đến ngày một đông, các khóa học diễn ra liên tục. Nhưng đi kèm với đó, là một nỗi trăn trở ngày càng rõ rệt:

Làm sao để vẫn giữ được sự chăm sóc kỹ lưỡng và tận tâm khi số lượng học viên không ngừng tăng?

Educap từng cố gắng khắc phục bằng nhiều công cụ khác nhau – CRM từ Getfly, nền tảng chat của Pancake… Nhưng càng dùng, càng thấy mệt mỏi. Dữ liệu rời rạc, bộ phận này không hiểu bộ phận kia đang làm gì, những thao tác tưởng đơn giản lại tốn hàng giờ.

Khách hàng không thấy rõ sự chuyên nghiệp, nhân sự thì ngày càng áp lực, Educap nhận ra: Đã đến lúc cần một sự thay đổi căn bản.

Gặp gỡ Bizfly và hành trình thay đổi toàn bộ quy trình

Khi tiếp nhận bài toán từ Educap, Bizfly hiểu rằng đây không chỉ là một yêu cầu kỹ thuật. Mà là nhu cầu thật sự từ một doanh nghiệp muốn làm tốt hơn – vì họ trân trọng khách hàng, vì họ nghiêm túc với sứ mệnh giáo dục.

Chúng tôi bắt đầu bằng việc… lắng nghe. Lắng nghe từ những con người cụ thể:

• Nhân viên sale, ngày nào cũng phải lọc từng dòng dữ liệu lộn xộn để tìm thông tin khách
• Nhân viên chăm sóc, chẳng biết khách đã học lớp nào, thanh toán chưa, có phản hồi gì…
• Bộ phận đào tạo thì không theo dõi được tiến độ lớp, còn kế toán thì luôn cập nhật chậm trễ tình trạng thanh toán

Mỗi người một nỗi đau. Và để “chữa lành” – chỉ có cách chuẩn hóa toàn bộ quy trình.

Thiết kế lại một hệ sinh thái từ gốc đến ngọn

Chúng tôi cùng Educap xem xét và đánh giá lại toàn bộ thông tin:

• Những trường thông tin nào cần lưu? Phân loại khách hàng ra sao?
• Quy trình chăm sóc khách hàng sẽ diễn ra thế nào – từ lần đầu tiếp cận đến sau khóa học?
• Làm sao để bộ phận đào tạo, sale, CSKH, kế toán kết nối mượt mà qua dữ liệu?
• Và hơn hết: Làm sao để hệ thống đủ mạnh để mở rộng khi Educap lớn hơn?

Toàn bộ bản đồ quy trình được dựng lại. Từ đó, Bizfly triển khai bộ ba giải pháp:

• BizCRM (quản lý khách hàng – sản phẩm – lớp học – đơn hàng),
• BizChatAI (gom hội thoại từ mọi nền tảng: Facebook, Zalo, web…),
• BizMail (chăm sóc – nhắc nhở – báo cáo qua email tự động).

Không còn dữ liệu bị bỏ quên, không còn khách hàng bị lỡ mất tin nhắn.

Giá trị thực tế sau chuyển đổi – không chỉ là con số

Điều thú vị là: Không ai trong Educap gọi đây là “chuyển đổi số.”

Với họ, đó đơn giản là "cuối cùng cũng có một hệ thống hỗ trợ thật sự để làm việc nhẹ nhàng và hiệu quả hơn."

• Bộ phận marketing lần đầu tiên có thể thấy rõ: data đến từ đâu, có chăm sóc không, sale đã gọi chưa, khách có mở email không.
• Bộ phận sale không còn tranh nhau data. Dữ liệu tự động chia, quy trình rõ ràng. Họ chỉ cần tập trung vào... bán hàng.
• Bộ phận đào tạo nắm được học viên đã học lớp nào, lớp nào đang đông, lớp nào cần mở thêm.
• Kế toán theo dõi được đơn hàng, trạng thái thanh toán ngay trong hệ thống – không cần hỏi sale hay gửi file Excel.

Tất cả được liên kết bằng một hệ thống thống nhất – tự động – cập nhật theo thời gian thực.

Và điều lớn nhất: Họ lấy lại được thời gian và sự bình tĩnh để chăm sóc học viên đúng như triết lý ban đầu của mình.

Đừng bỏ qua: Đại học Ngân hàng TPHCM - Chuyển đổi số trong tuyển sinh với BizCRM và BizChatAI

Bizfly Martech – Bộ giải pháp công nghệ dành riêng cho ngành giáo dục

Educap không phải là trung tâm giáo dục duy nhất đang đối mặt với bài toán quản lý học viên, chăm sóc khách hàng và vận hành đa bộ phận. Trên hành trình phát triển, bất kỳ tổ chức giáo dục nào – từ trung tâm tiếng Anh, đào tạo kỹ năng đến hệ thống trường học – đều sẽ đến lúc cần một hệ thống đủ mạnh để:

• Theo dõi được hành trình học viên từ lúc quan tâm – đăng ký – tham gia lớp – sau tốt nghiệp
• Tự động chăm sóc và nhắc nhở học viên trên mọi điểm chạm: Facebook, Zalo, email, SMS…
• Phân công – kết nối – giám sát giữa các bộ phận Sale, CSKH, Đào tạo, Kế toán mạch lạc và xuyên suốt
• Tùy chỉnh theo mô hình đào tạo riêng biệt của từng đơn vị (theo lớp, theo giáo viên, theo gói học…)

Và đó là lý do vì sao Bizfly xây dựng bộ 3 giải pháp BizCRM – BizChat – BizMail dành riêng cho lĩnh vực giáo dục, với khả năng tùy biến quy trình, tích hợp dữ liệu liên phòng ban, và mở rộng không giới hạn khi doanh nghiệp tăng trưởng.

Với Bizfly, công nghệ không chỉ là phần mềm, mà là người bạn đồng hành bền vững giúp các đơn vị giáo dục chăm sóc học viên như cách họ xứng đáng được nhận.

Hãy để lại thông tin dưới đây để được tư vấn chi tiết hơn và dùng thử bộ giải pháp của chúng tôi nhé!

Tư vấn ngay