KDGroup: Từ Excel rời rạc đến quản lý học viên tập trung với BizCRM & BizChat

Khi số lượng học viên tăng theo từng khóa và thông tin đến từ nhiều điểm chạm, việc lưu trữ bằng Excel rất dễ rơi vào tình trạng có dữ liệu nhưng khó quản trị. KDGroup từng gặp khó trong việc tổng hợp thông tin đăng ký, thanh toán và quản lý lớp học một cách xuyên suốt. Doanh nghiệp cần một cách làm gọn hơn để vừa theo dõi học viên, vừa hạn chế bỏ sót nhu cầu. BizCRM và BizChat AI được lựa chọn để chuẩn hóa lại toàn bộ luồng quản lý này.

Bức tranh vận hành: Khi trung tâm đào tạo cần một hệ thống quản lý tập trung

Công ty TNHH KDGROUP là đơn vị trong lĩnh vực giáo dục, cung cấp các khóa học ngôn ngữ Hàn, Trung, Nhật. Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp lưu trữ thông tin học viên bằng Excel, dẫn tới tình trạng dữ liệu rời rạc, khó tổng hợp thông tin và khó quản lý tiến trình học tập.

Khi số lượng học viên và lớp học tăng lên, KDGroup không chỉ cần lưu thông tin mà còn cần một giải pháp giúp liên kết dữ liệu quan trọng và hỗ trợ đội ngũ theo dõi, chăm sóc học viên nhất quán hơn.

Nút thắt cần tháo gỡ: Dữ liệu rời rạc, khó quản lớp và dễ bỏ sót nhu cầu

KDGroup gặp các vấn đề chính:

• Chưa có phần mềm quản lý tập trung, toàn bộ dữ liệu học viên lưu trên Excel.
• Thông tin chưa liên kết, gây khó khăn khi tổng hợp và theo dõi.
• Khó quản lý quy trình học viên: từ đăng ký, thanh toán đến quản lý lớp học.
• Dễ bỏ sót học viên quan tâm do chưa có thời gian tham gia học vì thiếu công cụ theo dõi và nhắc việc.

Tìm hiểu thêm

• 10 Group nâng cao hiệu quả vận hành cùng Bizfly

Lời giải từ Bizfly: Kết hợp BizCRM và BizChat để quản lý và chăm sóc đồng bộ

Từ nhu cầu vận hành của KDGroup, Bizfly đề xuất triển khai đồng thời BizChat và Bizfly CRM để xử lý hai bài toán: thu thập thông tin từ điểm chạm và quản lý tập trung trên hệ thống.

BizChat: tập trung thông tin học viên từ fanpage

• BizChat hỗ trợ lưu trữ và quản lý thông tin học viên để lại nhu cầu trên fanpage, giúp đội ngũ dễ rà soát và tránh bỏ sót khi lượng tin nhắn tăng.
• Thông tin được gom về một luồng xử lý thống nhất, thuận tiện khi cần đối chiếu hoặc chuyển tiếp sang bước quản lý tập trung.

BizCRM: quản lý học viên tập trung và hỗ trợ theo dõi tiến trình

• Phần mềm BizCRM giúp KDGroup quản lý dữ liệu tập trung, liên kết các thông tin cần thiết để tránh tình trạng tách rời theo từng file.
• Hỗ trợ đội ngũ theo dõi các đầu mục trong quá trình quản lý học viên như đăng ký, thanh toán và lớp học.
• Thiết lập thông báo nhắc việc để sale chủ động chăm sóc các trường hợp học viên quan tâm nhưng chưa chốt lịch tham gia, từ đó sắp xếp thời gian phù hợp và theo sát tiến trình.

Bên cạnh đó, hệ thống cho phép phân quyền để nhân viên theo dõi đúng các mục cần xem, giúp việc quản lý rõ ràng và hạn chế nhầm lẫn khi nhiều người cùng xử lý dữ liệu.

Kết quả đạt được sau khi triển khai BizCRM và BizChat AI

Sau khi triển khai CRM và Chat AI của Bizfly, KDGroup đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc quản lý học viên

• Quản lý tập trung và đầy đủ thông tin khách hàng/học viên.
• Thông tin không còn rời rạc mà được liên kết với nhau.
• Hạn chế bỏ sót học viên chưa được chăm sóc.
• Nhân viên theo dõi được các mục cần xem nhờ phân quyền.

BizCRM và BizChat AI giúp KDGroup chuyển từ cách quản lý rời rạc trên Excel sang mô hình vận hành tập trung và dễ theo dõi. Khi dữ liệu được liên kết và có cơ chế nhắc việc, đội ngũ giảm thao tác thủ công và chủ động hơn trong chăm sóc học viên. Đây là nền tảng cần thiết để doanh nghiệp vận hành ổn định khi quy mô đào tạo tiếp tục mở rộng.

Doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp của Bizfly có thể để lại thông tin dưới đây để được tư vấn chi tiết nhé!

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN