Case Study MapleLand: Chuẩn Hóa Dữ Liệu Phân Phối Bất Động Sản Với CRM

Trong phân phối bất động sản sơ cấp, tăng trưởng không chỉ đến từ việc mở thêm dự án hay mở rộng đội ngũ bán hàng. Ở một quy mô nhất định, câu hỏi cốt lõi mà doanh nghiệp phải đối diện là: liệu dữ liệu khách hàng đang hỗ trợ hay đang cản trở tốc độ vận hành?

Với MapleLand, câu hỏi đó xuất hiện rõ nét khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn triển khai nhiều dự án song song, lượng khách hàng tăng nhanh, nhưng cách tổ chức dữ liệu vẫn phụ thuộc nhiều vào con người và thao tác thủ công.

Khi tăng trưởng đặt áp lực trực tiếp lên cách tổ chức dữ liệu

Nhiều dự án hơn đồng nghĩa với nhiều “dòng dữ liệu” hơn

Mỗi dự án mới của MapleLand mang theo một nhóm khách hàng khác nhau, một tập nhu cầu khác nhau và một chiến dịch marketing riêng. Lead đến liên tục từ website, mạng xã hội, quảng cáo và hotline, đòi hỏi phải được phân bổ nhanh, đúng dự án và đúng người phụ trách.

Ở giai đoạn đầu, kinh nghiệm của đội ngũ giúp hệ thống vẫn vận hành. Nhưng khi số lượng dự án tăng lên, cách làm thủ công bắt đầu bộc lộ giới hạn: tốc độ phản hồi chậm dần, sai sót dễ xảy ra và dữ liệu khó kiểm soát.

Dữ liệu chưa kịp “theo” tốc độ bán hàng

Lead vẫn có, sale vẫn làm việc chăm chỉ, nhưng dữ liệu khách hàng nằm rải rác trong file cá nhân, ghi chú riêng hoặc các công cụ không liên thông. Một khách hàng quay lại sau vài tháng có thể không còn được nhận diện đúng bối cảnh trước đó. Dữ liệu tồn tại, nhưng không được tổ chức để phục vụ cho hành trình dài hạn của khách hàng.

Dữ liệu phụ thuộc vào cá nhân thay vì hệ thống

Mỗi sale giữ một phần dữ liệu. Khi nhân sự thay đổi hoặc dự án chuyển giao, thông tin không được kế thừa đầy đủ. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó trong việc:

• Theo dõi xuyên suốt hành trình khách hàng
• Đảm bảo trải nghiệm nhất quán giữa các dự án
• Bảo toàn dữ liệu như một tài sản chung

Marketing và Sale chưa dùng chung một “ngôn ngữ dữ liệu”

Marketing tạo lead nhưng thiếu dữ liệu phản hồi để đánh giá chất lượng theo từng kênh. Sale tiếp nhận lead nhưng không có chuẩn thống nhất để cập nhật trạng thái xử lý. Hai bộ phận cùng làm việc với dữ liệu, nhưng không nhìn thấy cùng một bức tranh.

Dữ liệu quảng cáo nhiều, nhưng chưa đủ “thông minh” để dẫn dắt vận hành

Ở MapleLand, phần lớn khách hàng đến từ các chiến dịch quảng cáo triển khai trên nhiều nền tảng khác nhau. Dữ liệu vì thế không thiếu, thậm chí tăng rất nhanh theo từng dự án. Tuy nhiên, thách thức nằm ở chỗ: dữ liệu đầu vào chưa được xử lý đủ sâu để phục vụ cho việc nhận diện và sàng lọc nhu cầu bất động sản ngay từ đầu.

Trong trạng thái cũ, lead từ các kênh quảng cáo được tiếp nhận rời rạc. Một khách hàng đã từng tương tác hoặc để lại thông tin trước đó vẫn có thể tiếp tục được xem như “khách mới” ở chiến dịch khác. Nhu cầu thực sự của khách hàng – thuê, mua để ở hay mua đầu tư – cũng chưa được phân loại rõ ràng, khiến quá trình phân bổ và tư vấn phụ thuộc nhiều vào cảm nhận của sale.

Điều này tạo ra một khoảng trống vận hành quan trọng:

• Dữ liệu quảng cáo chưa được đồng bộ về một hệ thống thống nhất
• Khách hàng cũ và khách hàng mới khó được nhận diện chính xác
• Nhu cầu bất động sản chưa được sàng lọc ngay từ đầu vào
• Marketing tạo lead, nhưng Sale vẫn phải “lọc lại” bằng kinh nghiệm cá nhân

MapleLand nhận ra rằng, để tăng hiệu quả bán hàng trong mô hình đa dự án, bài toán không chỉ là tạo thêm lead, mà là tổ chức lại dữ liệu quảng cáo sao cho mỗi khách hàng bước vào hệ thống đã được hiểu đúng bối cảnh và nhu cầu.

Bước “chuyển mình” của doanh nghiệp khi đặt BizCRM vào trung tâm vận hành

MapleLand không tìm kiếm một phần mềm để mất thêm thời gian và nhân lực để vận hành mà tìm một nền tảng để sắp xếp lại dữ liệu theo logic hành trình khách hàng. MapleLand cần một giải pháp CRM trở thành trung tâm kết nối dữ liệu của các bộ phận Marketing - Sale - dự án và khách hàng.

Đó là lý do BizCRM được lựa chọn để trở thành “xương sống dữ liệu”, kết hợp cùng giải pháp BizChat ở giai đoạn tiếp nhận tương tác, giúp dữ liệu được gom về phần mềm ngay từ đầu vào thay vì xử lý rời rạc ở từng cá nhân.

Dữ liệu bắt đầu được tổ chức theo hành trình khách hàng

Lead không chỉ được chia mà được theo dõi và kế thừa

Lead vào hệ thống không dừng lại ở việc phân bổ cho sale, mà được theo dõi xuyên suốt vòng đời: từ lúc phát sinh, tư vấn, theo đuổi đến khi chốt hoặc nuôi dưỡng dài hạn.

• Lead được phân bổ theo dự án và nhu cầu
• Trạng thái xử lý được cập nhật thống nhất
• Dữ liệu được kế thừa dù khách hàng quay lại ở thời điểm khác

Sale tập trung vào tư vấn, thay vì quản lý dữ liệu

Khi dữ liệu đã được hệ thống ghi nhớ, sale không còn phải dựa vào trí nhớ cá nhân hay ghi chép thủ công. Mỗi cuộc trao đổi bắt đầu với đầy đủ bối cảnh, giúp tư vấn đi thẳng vào nhu cầu thực sự của khách hàng.

Khi Marketing và Sale cùng nhìn về một hệ dữ liệu thống nhất

Dữ liệu chăm sóc từ CRM giúp Marketing hiểu rõ hơn chất lượng lead theo từng chiến dịch. Thay vì đánh giá bằng cảm tính, các quyết định tối ưu ngân sách và thông điệp được đặt trên dữ liệu thực tế từ hành vi khách hàng. Hai bộ phận không còn vận hành song song, mà liên kết trong cùng một vòng lặp dữ liệu khiến cho quy trình làm việc tối ưu và hiệu quả hơn.

Trạng thái vận hành mới rõ ràng hơn, nhẹ hơn và bền vững hơn

Sau khi CRM đi vào vận hành ổn định, MapleLand từng bước hình thành một trạng thái làm việc mới:

• Dữ liệu khách hàng được tập trung và bảo toàn cho doanh nghiệp
• Lead không bị bỏ quên dù chưa phát sinh giao dịch ngay
• Hiệu suất sale được theo dõi minh bạch theo thời gian thực
• Quyết định quản trị dựa trên dữ liệu thay vì cảm nhận rời rạc

Với giải pháp BizCRM, CRM không còn là một công cụ hỗ trợ, mà trở thành nền tảng giúp MapleLand mở rộng quy mô mà không đánh đổi kiểm soát và trải nghiệm khách hàng.

Dữ liệu quảng cáo đa kênh được hợp nhất thành lợi thế vận hành

Thu thập và đồng bộ dữ liệu quảng cáo đa kênh

Dữ liệu khách hàng phát sinh từ các chiến dịch quảng cáo online được đổ trực tiếp về hệ thống CRM thông qua BizChat, giúp MapleLand kiểm soát tập trung toàn bộ nguồn lead.

• Lead từ nhiều kênh quảng cáo được gom về một điểm tiếp nhận
• Thông tin khách hàng được chuẩn hóa ngay từ đầu vào
• Tránh trùng lặp và thất thoát dữ liệu trong quá trình xử lý

Hợp nhất nhận diện khách hàng cũ – mới trên toàn hệ thống

Khi dữ liệu được đồng bộ, CRM cho phép hệ thống tự động nhận diện khách hàng cũ và khách hàng mới, thay vì phụ thuộc vào ghi nhớ của sale hay đối soát thủ công.

• Khách hàng đã từng tương tác hoặc giao dịch được nhận diện tức thì
• Lịch sử chăm sóc được kế thừa xuyên suốt giữa các dự án
• Tránh tình trạng một khách hàng bị xem như “khách mới” nhiều lần

Sàng lọc và phân loại nhu cầu bất động sản ngay từ đầu vào

Trên nền dữ liệu đã được hợp nhất, MapleLand xây dựng cơ chế phân loại nhu cầu rõ ràng, giúp việc phân bổ và chăm sóc lead chính xác hơn ngay từ bước đầu tiên.

• Phân loại khách thuê, mua để ở, mua đầu tư
• Nhận diện khách hàng cũ quay lại mua mới và khách hàng mới quan tâm dự án
• Định hướng kịch bản tư vấn và phân bổ sale phù hợp với từng nhóm nhu cầu

Nhờ đó, dữ liệu quảng cáo không chỉ dừng lại ở việc “tạo lead”, mà trở thành nguồn dữ liệu đầu vào có giá trị cao cho vận hành bán hàng và chăm sóc khách hàng. Sale tiếp cận khách hàng đúng bối cảnh hơn, trong khi Marketing có cơ sở rõ ràng để đánh giá chất lượng lead và tối ưu chiến dịch theo từng nhóm nhu cầu bất động sản.

Kết luận

Câu chuyện của MapleLand cho thấy trong mô hình phân phối bất động sản đa dự án, bài toán lớn nhất không nằm ở số lượng dữ liệu, mà ở cách dữ liệu được tổ chức và vận hành. Khi CRM được đặt đúng vai trò trung tâm, dữ liệu bắt đầu kết nối con người, quy trình và quyết định kinh doanh thành một chỉnh thể thống nhất tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững trong dài hạn.

Doanh nghiệp, trung tâm lĩnh vực bất động sản cần tư vấn giải pháp có thể để lại thông tin tại đây:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN