Top 5 Phần Mềm CRM Cho Phòng Khám, Bệnh viện Tốt Nhất 2025

Phần mềm CRM cho phòng khám đang trở thành xu hướng tất yếu giúp các cơ sở y tế hiện đại hóa quy trình quản lý và nâng cao chất lượng chăm sóc bệnh nhân. Không dừng lại ở việc quản lý dữ liệu, CRM còn hỗ trợ phòng khám xây dựng mối quan hệ với bệnh nhân và tăng hiệu quả kinh doanh.

Cùng Bizfly khám phá top 5 phần mềm CRM tốt nhất hiện nay nhé.

Những khó khăn thường gặp của phòng khám

Quản lý một phòng khám tư nhân đòi hỏi sự bài bản trong vận hành, quản trị nhân sự và xây dựng thương hiệu. Trước bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các phòng khám thường phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình phát triển và duy trì hoạt động. Cụ thể như sau: 

• Cạnh tranh nhiều đối thủ: Trong bối cảnh này, phòng khám buộc phải liên tục đổi mới, nâng cao dịch vụ và tìm kiếm lợi thế riêng biệt để giữ chân khách hàng. Nếu không, việc đánh mất thị phần vào tay đối thủ là điều khó tránh khỏi.
• Thiếu hệ thống quản lý khách hàng hiệu quả: Nhiều phòng khám chưa có công cụ để theo dõi lịch sử khám, nhắc hẹn tái khám, hay phân loại nhóm bệnh nhân để chăm sóc phù hợp.
• Vận hành phòng khám thủ công: Một trong những trở ngại lớn là nhiều phòng khám vẫn còn sử dụng phương pháp quản lý thủ công bằng sổ sách, giấy tờ. Điều này dẫn đến sai sót, khó theo dõi hoạt động và đặc biệt gây hạn chế trong quản lý dữ liệu bệnh nhân. Trong khi đó, việc áp dụng công nghệ như hệ thống chăm sóc khách hàng trong y tế hay phần mềm quản lý hiện đại sẽ giúp tối ưu quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm bệnh nhân.
• Rủi ro trong bảo mật thông tin bệnh nhân: Bảo mật dữ liệu y tế luôn là vấn đề nhạy cảm và quan trọng. Tuy nhiên, nhiều phòng khám tư nhân đang gặp khó khăn trong việc đảm bảo an toàn cho hồ sơ bệnh án, lịch sử khám và thông tin cá nhân của bệnh nhân.

Lý do bệnh viện nên sử dụng phần mềm CRM quản lý phòng khám và bệnh nhân

Trước áp lực cạnh tranh và yêu cầu ngày càng cao từ phía bệnh nhân, việc ứng dụng CRM cho phòng khám tư nhân đã trở thành một xu hướng tất yếu. Dưới đây là những lý do vì sao bạn nên sử dụng phần mềm này: 

• Tối ưu hóa quy trình vận hành: Một trong những lợi ích lớn nhất của CRM y tế quản lý lịch hẹn bệnh nhân là khả năng tự động hóa quy trình. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.
• Nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của bệnh nhân: Với dữ liệu bệnh án và lịch sử tương tác được lưu trữ tập trung, phòng khám có thể cung cấp dịch vụ cá nhân hóa, hỗ trợ người bệnh nhanh chóng và chính xác hơn. Thông qua phần mềm chăm sóc bệnh nhân tự động, đơn vị y tế sẽ dễ dàng gửi nhắc nhở tái khám, tư vấn sức khỏe định kỳ, từ đó tăng sự hài lòng và gắn bó lâu dài của bệnh nhân.
• Xây dựng mối quan hệ bền chặt với bệnh nhân: CRM giúp duy trì kết nối liên tục với bệnh nhân qua nhiều kênh khác nhau. Nhờ đó, phòng khám có thể tạo ra một hệ thống chăm sóc toàn diện. 
• Hỗ trợ ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu: Dữ liệu từ CRM cho phòng khám tư nhân hoặc đa khoa giúp lãnh đạo dễ dàng phân tích, đánh giá hiệu suất dịch vụ, nhận diện xu hướng và xây dựng kế hoạch phát triển dài hạn.
• Đảm bảo bảo mật và tuân thủ quy định y tế: Một điểm quan trọng khác là CRM y tế được thiết kế riêng cho ngành y với khả năng bảo mật thông tin mạnh mẽ. Toàn bộ dữ liệu bệnh nhân được lưu trữ và bảo vệ theo chuẩn pháp luật.

Tính năng chính CRM phòng khám cần có

Để đáp ứng yêu cầu cạnh tranh khốc liệt, CRM cho phòng khám tư nhân cần tích hợp nhiều tính năng thông minh và chăm sóc y tế toàn diện. Cụ thể như sau: 

• Quản lý lịch hẹn tự động: Một trong những tính năng quan trọng nhất của CRM y tế quản lý lịch hẹn bệnh nhân là khả năng đặt lịch, nhắc lịch và điều chỉnh linh hoạt. Hệ thống tự động gửi thông báo đến bệnh nhân qua SMS, email hoặc ứng dụng sẽ giúp hạn chế tình trạng quên hẹn và giảm thiểu thời gian trống của bác sĩ.
• Lưu trữ và quản lý hồ sơ bệnh án tập trung: Việc quản lý tập trung này giúp bác sĩ dễ dàng truy cập và theo dõi quá trình điều trị, nâng cao độ chính xác và chất lượng dịch vụ.
• Chăm sóc bệnh nhân tự động và cá nhân hóa: Giải pháp quản lý phòng khám bằng CRM có tính năng tự động gửi nhắc nhở tái khám, tư vấn sau điều trị hoặc chương trình chăm sóc sức khỏe định kỳ.
• Quản lý doanh thu và báo cáo hiệu quả: CRM tích hợp tính năng theo dõi doanh thu, phân tích dịch vụ được sử dụng nhiều nhất, hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhờ đó, dữ liệu sẽ được tổng hợp thành báo cáo trực quan.
• Bảo mật và tuân thủ quy định y tế: CRM phải đảm bảo tiêu chuẩn bảo mật thông tin y tế. Nhờ đó, phòng khám sẽ giảm thiểu nguy cơ đánh cắp dữ liệu, đồng thời đáp ứng quy định pháp lý về quản lý thông tin y tế.

Top 5 phần mềm CRM cho phòng khám y tế

Để vận hành hiệu quả và xây dựng trải nghiệm bệnh nhân chuyên nghiệp, các đơn vị ngày nay không thể thiếu sự hỗ trợ từ phần mềm CRM cho phòng khám. Dưới đây là top 5 hệ thống tốt nhất bạn có thể tham khảo. 

Phần mềm CRM cho phòng khám, y tế – BizCRM

BizCRM là giải pháp quản lý khách hàng và bệnh nhân được thiết kế chuyên biệt cho các phòng khám, cơ sở y tế tại Việt Nam. Phần mềm giúp số hóa toàn bộ quy trình tiếp nhận, quản lý hồ sơ bệnh án, đặt lịch hẹn cho đến chăm sóc bệnh nhân sau khám.

Với giao diện thân thiện và các tính năng đa dạng, BizCRM còn hỗ trợ phòng khám nâng cao hiệu quả vận hành, đồng thời mang lại trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp cho người bệnh. Ưu điểm của BizCRM là:

• Quản lý lịch hẹn bệnh nhân tự động, hạn chế trùng lặp hoặc bỏ sót.
• Lưu trữ và quản lý hồ sơ bệnh án tập trung, hỗ trợ bác sĩ tra cứu nhanh chóng.
• Tích hợp chăm sóc bệnh nhân tự động qua SMS, Email, Zalo.
• Báo cáo chi tiết về doanh thu, hiệu suất khám chữa bệnh và tình trạng hoạt động của phòng khám.
• Tính năng phân quyền người dùng, đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu bệnh nhân.
• Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của từng phòng khám, từ tư nhân nhỏ đến hệ thống đa khoa.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

Phần mềm CRM cho y tế, sức khoẻ - Salesforce

Salesforce là một trong những phần mềm CRM cho chuỗi phòng khám tư giúp tối ưu quy trình quản lý bệnh nhân. Ưu điểm của phần mềm là:

• Tích hợp đa kênh (email, SMS, chatbot, mạng xã hội).
• Quản lý dữ liệu bệnh nhân tập trung, dễ theo dõi lịch sử khám.
• Báo cáo, phân tích dữ liệu chuyên sâu hỗ trợ ra quyết định.
• Bảo mật cao, tuân thủ chuẩn quốc tế về dữ liệu y tế.
• Phần mềm đặt lịch khám tự động giúp tối ưu thời gian cho khách hàng.

HubSpot cho sức khoẻ

HubSpot CRM phù hợp cho các phòng khám vừa và nhỏ muốn triển khai hệ thống quản lý hiện đại mà không tốn quá nhiều chi phí ban đầu. Một số lợi ích của HubSpot là:

• Miễn phí gói cơ bản, dễ triển khai.
• Tự động hóa email marketing, nhắc lịch hẹn tái khám.
• Quản lý lịch hẹn và hồ sơ bệnh nhân tiện lợi.
• Dễ dàng tích hợp với website phòng khám và nhiều phần mềm khác.

Phần mềm Zoho

Zoho CRM là giải pháp quản lý khách hàng được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, trong đó có y tế và chăm sóc sức khỏe. Với chi phí hợp lý, hệ thống CRM y tế tích hợp sms – zalo – email này phù hợp cho cả phòng khám tư nhân lẫn hệ thống phòng khám đa khoa. Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm là: 

• Chi phí linh hoạt, phù hợp nhiều quy mô phòng khám.
• Quản lý lịch hẹn bệnh nhân và theo dõi tình trạng khám chữa.
• Tích hợp tính năng chatbot, email, SMS để chăm sóc bệnh nhân tự động.
• Kho ứng dụng phong phú, dễ mở rộng.

Phần mềm CRM cho phòng khám, y tế – NextX

NextX là hệ thống được phát triển riêng cho thị trường Việt Nam. Phần mềm có ưu thế ở giao diện tiếng Việt dễ sử dụng, khả năng quản lý lịch hẹn bệnh nhân, lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử. Ưu điểm của NextX là:

• Quản lý lịch hẹn, nhắc nhở tái khám qua SMS/Email/Zalo.
• Lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử tập trung.
• Báo cáo hiệu quả hoạt động, hỗ trợ quản lý tài chính.
• Đáp ứng tốt quy định bảo mật dữ liệu bệnh nhân tại Việt Nam.
• Phần mềm CRM cho y tế có tích hợp quản lý hồ sơ bệnh án giúp phòng khám lưu trữ và theo dõi thông tin bệnh nhân.

Lưu ý khi triển khai CRM cho phòng khám

Trong quá trình số hóa quản lý y tế, việc ứng dụng CRM cho phòng khám mang lại khá nhiều lợi ích. Để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và phát huy tối đa giá trị, các phòng khám cần chú ý đến những yếu tố quan trọng sau.

• Xác định rõ nhu cầu và mục tiêu: Trước khi lựa chọn hệ thống, phòng khám cần phân tích nhu cầu thực tế: quản lý lịch hẹn, chăm sóc bệnh nhân tự động, theo dõi hồ sơ bệnh án hay quản lý doanh thu.
• Lựa chọn phần mềm chuyên biệt cho y tế: Không phải phần mềm CRM nào cũng phù hợp cho phòng khám. Do đó, bạn hãy ưu tiên các giải pháp CRM sở hữu tính năng quản lý hồ sơ bệnh án, nhắc nhở tái khám và bảo mật dữ liệu y tế.
• Chú trọng đến bảo mật dữ liệu: Thông tin bệnh nhân là dữ liệu nhạy cảm, do đó phần mềm cần đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật cao, có khả năng phân quyền người dùng.
• Đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống: Dù phần mềm có hiện đại đến đâu, nếu nhân viên không được đào tạo thì hiệu quả sử dụng vẫn thấp. Chính vì thế, phòng khám nên tổ chức các buổi hướng dẫn để đội ngũ bác sĩ, y tá và nhân viên hành chính nắm vững cách khai thác công cụ.
• Tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác: Một CRM tốt nên có khả năng kết nối với website, hệ thống đặt lịch online, phần mềm kế toán hay quản lý kho thuốc.

Kết luận

Phần mềm CRM cho phòng khám giúp quản lý thông tin bệnh nhân hiệu quả và nâng cao trải nghiệm dịch vụ y tế. Việc lựa chọn đúng giải pháp phù hợp sẽ hỗ trợ phòng khám tăng tính chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và cải thiện doanh thu bền vững. Bizfly hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn tìm được công cụ quản lý toàn diện và hiệu quả nhất cho phòng khám của mình.