Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn tốt nhất 2025

Trong vài năm gần đây, cuộc cạnh tranh trong ngành sơn không chỉ dừng lại ở giá bán hay thương hiệu sản phẩm nữa. Ai kiểm soát được chuỗi phân phối tốt hơn, ai quản lý công nợ rõ ràng hơn, ai nắm được tồn kho sát hơn, người đó có lợi thế.

Và đây là lúc phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn trở thành công cụ gần như bắt buộc đối với các đại lý sơn, nhà phân phối sơn, cửa hàng vật liệu xây dựng có bán sơn, và cả các tổng kho muốn mở rộng hệ thống chi nhánh.

Thay vì quản lý bằng Excel, gọi điện hỏi báo cáo từ từng cửa hàng, hoặc đợi cửa hàng trưởng gửi số liệu cuối ngày, chủ doanh nghiệp giờ có thể xem doanh thu theo thời gian thực, kiểm soát tồn kho đến từng mã màu, theo dõi công nợ khách hàng và thậm chí đánh giá hiệu suất nhân viên theo ca – tất cả ngay trên một hệ thống duy nhất.

Thách thức lớn nhất khi vận hành chuỗi cửa hàng sơn

Quản lý chuỗi cửa hàng sơn không giống như quản lý một cửa hàng tạp hóa hay cửa hàng thời trang. Mặt hàng “sơn” mang một loạt đặc thù: nhiều mã màu khác nhau, nhiều dung tích khác nhau, hạn sử dụng, chiết khấu theo công trình, bảo hành lớp phủ, công nợ trả dần theo tiến độ thi công.

Chỉ cần doanh nghiệp có từ 3 đến 5 chi nhánh trở lên, sẽ gặp phải những vấn đề sau:

Kiểm kê hàng hóa thủ công dễ nhầm lẫn

Ở một cửa hàng sơn, một nhãn hiệu sơn tường có thể có hàng chục màu, mỗi màu lại có nhiều dung tích như 1L, 5L, 18L. Chưa kể các dòng chống thấm, sơn nội thất, sơn ngoại thất, sơn lót, bột bả, phụ kiện như cọ lăn, bạt phủ, băng keo, giấy nhám… Nghĩa là chỉ riêng “một thương hiệu sơn” đã có thể tạo ra hàng trăm SKU.

Nếu vẫn kiểm tra hàng tồn bằng sổ tay hoặc Excel, rất dễ xảy ra:

• Sai số lượng tồn kho
• Nhầm mã màu
• Quên sản phẩm tồn lâu, sắp hết hạn
• Khó bàn giao công việc cho nhân viên mới.

Đây cũng là lý do nhiều cửa hàng sơn bị “chết vốn tồn kho”, trong khi thực tế không phải không bán được – chỉ là không xoay vòng đúng sản phẩm ở đúng chi nhánh.

Một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn có thể giúp theo dõi chính xác từng SKU theo màu, theo dung tích và theo lô hàng. Hệ thống sẽ thông báo sản phẩm sắp hết ở chi nhánh A, còn dư nhiều ở chi nhánh B để bạn điều chuyển nội bộ thay vì nhập thêm hàng mới. Khi đó, bạn giảm tồn kho chết và tối ưu dòng tiền.

Rủi ro thất thoát tài chính vì mọi phép tính đều làm tay

Với cách quản lý truyền thống, cuối ngày cửa hàng trưởng tổng hợp hóa đơn, cộng doanh thu, rồi gửi báo cáo cho chủ/giám sát vùng. Cách làm này có ba vấn đề lớn: tốn thời gian, phụ thuộc con người, và rất khó kiểm tra lại giao dịch gốc khi có chênh lệch.

Một hệ thống bán hàng/POS tích hợp trong phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn sẽ thay thế hoàn toàn phương pháp thủ công:

• Nhân viên chỉ cần chọn sản phẩm, chọn số lượng, hệ thống tự tính đơn giá và chiết khấu theo chính sách đã được cài đặt sẵn.
• Hóa đơn điện tử được sinh ngay lập tức, tránh sửa tay.
• Doanh thu theo ca, theo nhân viên, theo cửa hàng được cập nhật theo thời gian thực

Điều này giúp chủ doanh nghiệp nắm số liệu ngay, không cần chờ ai gửi file. Quan trọng hơn là mọi giao dịch đều minh bạch và truy vết được.

Báo cáo kinh doanh sai lệch giữa các chi nhánh

Một vấn đề quen thuộc của các chuỗi cửa hàng sơn: mỗi điểm bán báo cáo theo một kiểu. Nơi thì báo theo nhãn sơn, nơi báo theo “mã nội bộ”, nơi chỉ nộp tổng doanh thu không có cơ cấu sản phẩm. Khi không có chuẩn chung, lãnh đạo gần như không thể ra quyết định nhập hàng, điều chuyển tồn kho hoặc tung khuyến mãi hợp lý.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn giải quyết bằng cách chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu. Hệ thống tự tổng hợp báo cáo bán hàng, tồn kho, công nợ, lợi nhuận gộp… theo cùng một cấu trúc. Bạn không chỉ xem được “hôm nay bán bao nhiêu”, mà còn biết:

• Màu nào bán chạy nhất trong tháng
• Chi nhánh nào đang giữ hàng tồn quá lâu
• Sản phẩm nào đang đi chậm và cần khuyến mãi giải phóng.

Nói cách khác, là quá trình biến từ từ dữ liệu thô thành thông tin, từ đó doanh nghiệp có thể ra quyết định dễ dàng.

1.4 Quản lý công nợ của khách hàng và thầu thi công gần như không thể làm tay

Người mua sơn (đặc biệt là thầu thi công nhà ở, công trình nhỏ) rất hay thanh toán theo tiến độ: đặt cọc trước, lấy hàng dần, trả nhiều đợt. Có những công nợ kéo dài vài tuần đến vài tháng. Nếu bạn chỉ ghi vào sổ tay hoặc file Excel, sau một thời gian rất khó kiểm soát:

• Khách A còn nợ bao nhiêu?
• Đến hạn thu chưa?
• Có vượt hạn mức tín dụng nội bộ không?

Một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn tốt sẽ lưu toàn bộ lịch sử giao dịch của từng khách hàng/công trình: đã xuất những mã hàng nào, bao nhiêu tiền đã thanh toán, còn nợ bao nhiêu, đến hạn thu vào ngày nào. Hệ thống còn có thể tự động nhắc nhở lịch thanh toán, giúp bạn thu hồi công nợ đúng hạn và giữ quan hệ minh bạch, giảm tranh cãi kiểu “anh nhớ khác, em nhớ khác”

Những giải pháp phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn phổ biến hiện nay

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần cùng một loại phần mềm. Có giải pháp thiên về POS bán hàng, có giải pháp thiên về CRM khách hàng, có giải pháp thiên về kiểm soát điểm bán ngoài thị trường. Dưới đây là các nhóm điển hình:

Nền tảng quản trị khách hàng toàn diện BizCRM

BizCRM là giải pháp quản trị và tự động hóa khách hàng – bán hàng – chăm sóc do VCCorp phát triển, hướng tới doanh nghiệp Việt cần số hóa quy trình vận hành và chăm sóc khách hàng trong lĩnh vực sơn. Hệ thống giúp hợp nhất toàn bộ thông tin từ các chi nhánh: dữ liệu kho, lịch sử giao dịch, tình trạng đơn hàng, đến hành vi mua sơn của từng khách hàng, tất cả hiển thị tức thời trên một dashboard duy nhất.

Đặc biệt, BizCRM cho phép doanh nghiệp quản lý xuyên suốt hành trình khách hàng: từ khi tiếp nhận nhu cầu, tư vấn sản phẩm, lên đơn – giao hàng, thu hồi công nợ, đến chăm sóc bảo hành định kỳ.

Tính năng nổi bật:

• CRM bán hàng và chăm sóc khách hàng đa kênh: Quản lý toàn bộ quy trình từ tư vấn, báo giá, chốt đơn, đến hậu mãi – kết nối trực tiếp Zalo OA, tổng đài và email marketing.
• Quản lý công nợ – tài chính theo khách hàng và chi nhánh: Cập nhật realtime công nợ, cảnh báo quá hạn, giúp thu hồi nợ đúng hạn và minh bạch dòng tiền.
• Quản lý kho & hàng hóa ngành sơn: Theo dõi tồn kho theo mã màu, dung tích, hạn sử dụng, tránh sai lệch và tồn đọng.
• Báo cáo & phân tích dữ liệu bán hàng: Hiển thị doanh thu, lợi nhuận, sản phẩm bán chạy, hiệu suất từng nhân viên hoặc chi nhánh.
• Tự động hóa marketing & chăm sóc khách hàng: Gửi thông báo, khuyến mãi, lời nhắc bảo hành qua Zalo, SMS, email tự động.
• Phân quyền người dùng: Đảm bảo mỗi nhân viên chỉ truy cập dữ liệu liên quan, tăng tính bảo mật và minh bạch.

Chi phí sử dụng: BizCRM cung cấp nhiều gói linh hoạt theo quy mô chuỗi cửa hàng, với các tùy chọn từ cơ bản (bán hàng + kho + công nợ) đến nâng cao (CRM + automation + tích hợp tổng đài). Doanh nghiệp được khuyến khích liên hệ trực tiếp Bizfly.vn để được tư vấn và demo miễn phí phù hợp nhu cầu thực tế.

HiVi 2S Painting – Giải pháp chuyên ngành sơn truyền thống

Nếu bạn đang vận hành một hoặc vài cửa hàng sơn nhỏ và muốn tìm phần mềm quản lý chuyên biệt cho ngành sơn, thì HiVi 2S Painting là lựa chọn đáng cân nhắc. Được phát triển bởi Hà Việt Pro, phần mềm này được xây dựng dựa trên đặc thù của ngành sơn nước, phục vụ song song việc bán hàng, quản lý kho, và theo dõi công nợ khách hàng.

Tính năng chính:

• Quản lý hàng hóa chi tiết, bao gồm sơn và các phụ kiện thi công (chổi lăn, giấy dán tường, bột bả, keo chống thấm).
• Theo dõi doanh thu, lãi lỗ theo từng nhân viên, sản phẩm và thời gian.
• Cảnh báo công nợ khi khách vượt hạn mức tín dụng cho phép.

Ưu điểm:

• Phần mềm được tùy chỉnh riêng cho ngành sơn, nên giao diện và quy trình bám sát thực tế bán hàng tại cửa hàng.
• Có sẵn báo cáo tài chính cơ bản, hỗ trợ kế toán quản lý lãi/lỗ dễ dàng.

Hạn chế:

• Mô hình on-premise (cài tại máy), khó quản lý từ xa hoặc đồng bộ giữa nhiều chi nhánh.
• Giao diện cũ, chưa tối ưu cho thiết bị di động – nhân sự trẻ thường khó hứng thú sử dụng lâu dài.

FieldCheck – Giải pháp giám sát điểm bán và đội ngũ thị trường

Với các thương hiệu sơn quy mô lớn, có mạng lưới đại lý phủ toàn quốc và đội ngũ nhân viên thị trường (PG, giám sát trưng bày), FieldCheck là công cụ mạnh mẽ để số hóa hoạt động ngoài thị trường.

Phần mềm này cho phép:

• Gửi chuẩn trưng bày sản phẩm đến từng điểm bán, đảm bảo hình ảnh thương hiệu đồng nhất.
• Nhân viên tại đại lý có thể cập nhật tồn kho, vị trí trưng bày, hoặc phản hồi khách hàng ngay trên điện thoại.
• Hỗ trợ check-in/check-out tại điểm bán và tự động ghi nhận thời gian làm việc.

Ưu điểm:

• Giúp quản lý chất lượng thương hiệu tại hàng trăm điểm bán, rất phù hợp với mô hình phân phối đa kênh.
• Ứng dụng đa ngôn ngữ, hoạt động cả khi ngoại tuyến (offline), thuận tiện cho đội ngũ đi tỉnh.

Hạn chế:

• Cần đào tạo ban đầu để nhân viên quen với quy trình số hóa.
• Không thay thế được POS hoặc CRM tại cửa hàng bán lẻ – chỉ nên dùng song song để giám sát hiện trường.

POS365 – Giải pháp POS và quản lý kho sơn tại quầy

Đối với các cửa hàng sơn bán lẻ mong muốn tăng tốc bán hàng tại quầy và kiểm soát tồn kho cơ bản, POS365 là một giải pháp phổ biến và dễ triển khai.

Lợi ích chính:

• Quét mã vạch sản phẩm để thanh toán nhanh, tránh nhầm mã hàng hoặc mã màu.
• Quản lý kho theo lô sản xuất, màu sắc và hạn sử dụng.
• Thiết lập combo khuyến mãi, chiết khấu trực tiếp cho khách hàng tại quầy.

Điểm mạnh:

• Giao diện trực quan, thân thiện – nhân viên mới có thể làm quen chỉ trong vài phút.
• Chi phí triển khai thấp, phù hợp với các cửa hàng sơn độc lập hoặc chuỗi nhỏ.

Hạn chế:

• Thiếu các tính năng CRM chuyên sâu như chăm sóc khách hàng sau bán, nhắc lịch bảo hành, nhắc nợ công trình.
• Chưa hỗ trợ quản trị nhân sự, KPI và đa chi nhánh ở mức chuyên sâu.

VzSoft – Phần mềm cài đặt truyền thống cho đại lý và tổng kho sơn

Nếu bạn là tổng đại lý sơn hoặc nhà phân phối lớn, cần phần mềm quản lý giá bán, hợp đồng và hoa hồng nhân viên, VzSoft là một giải pháp phù hợp ở tầm trung.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý tồn kho, giá bán sỉ/lẻ, khuyến mãi, chiết khấu và đơn vị tính linh hoạt.
   
• Tạo báo cáo công nợ, báo cáo tài chính nội bộ, báo giá chi tiết theo thời gian.
• Quản lý hợp đồng: số, thời hạn, giá trị, và tự động tính hoa hồng nhân viên.

Ưu điểm:

• Dễ cài đặt, có bản miễn phí dùng thử.
• Phù hợp mô hình đại lý truyền thống với quy trình vận hành ổn định.

Hạn chế:

• Không hỗ trợ quản lý từ xa vì không hoạt động trên cloud.
• Chưa có CRM tự động hóa chăm sóc khách hàng hoặc nhắc công nợ như các nền tảng hiện đại.

Wpro – Giải pháp dạng Excel nâng cấp, chi phí thấp cho mô hình nhỏ

Với những cửa hàng sơn hoặc chuỗi nhỏ mới khởi nghiệp, Wpro mang đến một lựa chọn đơn giản, quen thuộc và chi phí thấp.

Đặc điểm chính:

• Giao diện tương tự Excel, dễ thao tác, không yêu cầu đào tạo.
• Quản lý nhập – xuất – tồn, in phiếu bán hàng, lập báo cáo doanh thu hằng ngày.
• Theo dõi doanh thu, công nợ và chi phí cơ bản cho từng cửa hàng.

Ưu điểm:

• Chi phí bản quyền một lần, phù hợp cho doanh nghiệp có ngân sách giới hạn.
• Thích hợp với mô hình nhỏ, ít nhân sự, quy trình gọn.

Hạn chế:

• Phụ thuộc nhập liệu thủ công, dễ sai sót khi khối lượng giao dịch tăng.
• Thiếu tính năng tự động hóa và khó mở rộng lên quy mô 5–10 chi nhánh do không có hệ thống quản lý tập trung.

Cách chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn phù hợp với bạn (đừng bỏ qua phần này)

Không có phần mềm “tốt nhất cho tất cả”, chỉ có phần mềm phù hợp nhất với giai đoạn phát triển của bạn. Trước khi ra quyết định, hãy tự trả lời bốn câu hỏi sau:

Bạn đang ở giai đoạn nào?

• 1–2 cửa hàng: Bạn cần POS + quản lý kho cơ bản.
• 3–5 cửa hàng: Bạn bắt đầu cần chuẩn hóa giá bán, chiết khấu, báo cáo tồn kho.
• 5+ cửa hàng / tổng đại lý: Bạn cần theo dõi các chuỗi, KPI nhân viên, chấm công ca kíp, quản trị đa chi nhánh từ xa.

Mỗi giai đoạn sẽ phù hợp với một loại phần mềm khác nhau. Đừng mua giải pháp quá cồng kềnh nếu bạn mới có 1 cửa hàng sẽ rất lãng phí. Nhưng cũng đừng cố duy trì Excel nếu bạn đã có 7 điểm bán.

Quy trình hiện tại có sẵn chưa, hay phần mềm phải chạy lại quy trình?

Một sai lầm phổ biến là “mua phần mềm rồi mới nghĩ xem vận hành thế nào”. Cách đúng là ngược lại: bạn cần tối thiểu hóa quy trình nội bộ trước (ví dụ: đặt chuẩn SKU, đặt chuẩn bảng giá, đặt chuẩn chính sách công nợ). Phần mềm nên được chọn để củng cố quy trình đó, không phải để chữa cháy.

Bạn có cần quản lý từ xa theo thời gian thực không?

Nếu bạn thường xuyên phải đi tỉnh, đi công trình, hoặc mở cửa hàng ở nhiều địa bàn khác nhau, hãy ưu tiên nền tảng cloud có thể truy cập trên web/mobile. “Tôi không cần xem realtime đâu” là câu nói phổ biến… cho đến ngày bạn mất kiểm soát ở một chi nhánh.

Nhà cung cấp có đồng hành, hỗ trợ vận hành sau bán hay không?

Thực tế, phần mềm chỉ chiếm một nửa câu chuyện. Nửa còn lại là đội ngũ triển khai và hỗ trợ của nhà cung cấp:

• Họ có giúp đào tạo nhân viên bán hàng của bạn không?
• Họ có hỗ trợ chuẩn hóa SKU, chính sách giá, luồng phê duyệt nhập hàng không?
• Họ có mặt khi bạn mở thêm chi nhánh thứ 4, thứ 5 không?

Đừng đánh giá phần mềm chỉ bằng bảng tính năng. Hãy đánh giá cả đội ngũ đứng sau.

Kết luận

Điểm mấu chốt không phải là “có phần mềm hay không”, mà là “bạn có dám chuẩn hóa vận hành hay chưa”. Hay nói cách khác, phần mềm giúp bạn chuyển từ quản lý bằng cảm giác sang quản lý bằng số liệu.

Nếu mục tiêu của bạn là xây dựng hệ thống phân phối sơn có thể nhân bản, mở rộng thêm chi nhánh mà không “vỡ trận”, thì việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn – và triển khai nó một cách nghiêm túc – chính là bước đi chiến lược để bảo vệ biên lợi nhuận của bạn trong dài hạn.