Bí mật quản lý đơn hàng bằng Excel trong 5 phút

Quản lý đơn hàng là một trong những công việc quan trọng nhằm hệ thống hoá, phân loại và biết được đơn hàng của mình đang trong tình trạng gì. Tuy có nhiều công cụ giúp quản lý đơn hàng nhanh và hiệu quả nhưng đa số những chủ shop hiện nay lại thích dùng Excel cho công việc quản lý này.

Vậy quản lý đơn hàng bằng Excel là gì, cách sử dụng có đơn giản không, hãy cùng Bizfly tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Quản lý đơn hàng bằng Excel nhận được gì?

Tuy là một công cụ đơn giản, miễn phí và dễ sử dụng nhưng quản lý đơn hàng bằng Excel chỉ phù hợp với các mô hình kinh doanh vừa và nhỏ. Đối với các mô hình lớn hơn, giao diện và công cụ hiện tại của Excel dùng để quản lý là rất khó khăn. Vậy đối với doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh vừa và nhỏ nếu sử dụng Excel để quản lý thì sẽ có ưu điểm gì.

Thống kê dữ liệu dạng bảng trực quan

Dạng bảng là một trong các dạng thể hiện số liệu trực quan nhất đối với người dùng. Với dữ liệu được hiển thị theo hàng hoặc theo cột sẽ giúp chủ, người quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin đơn hàng hiện có của mình. Ngoài ra dữ liệu dạng bảng cũng dễ dàng hiệu chỉnh, sửa đổi hơn so với các kiểu trình bày khác.

Khả năng truy xuất thông tin từ file cực nhanh

Do thông tin đơn hàng được trình bày dưới dạng bảng nên người quản lý có thể dễ dàng tìm, truy xuất thông tin từ bảng tính Excel vô cùng nhanh chóng. Đây cũng chính là lợi thế lớn nhất của việc quản lý đơn hàng bằng Excel. Để truy xuất thông tin, người dùng chỉ cần dùng các lệnh tìm kiếm đơn giản như Ctrl +F, Ctrl + H. Hoặc để tìm kiếm một miền giá trị rộng hơn có thể sử dụng chức năng lọc, một số hàm tính toán đơn giản trên Excel.

Quản lý đơn hàng bằng Excel có thực sự hiệu quả?

Tính năng sử dụng hàm trong Excel để quản lý thông tin

Hàm và khái niệm về sử dụng hàm trong Excel là một điểm đặc biệt của phần mềm này. Đối với các bảng dữ liệu dài đến hàng trăm hàng ngàn cột việc xử lý thủ công gần như là không thể và rất tốn thời gian. Thay vào đó để quản lý đơn hàng bằng Excel hiệu quả bạn chỉ cần biết và ứng dụng một số hàm thông dụng.

Sử dụng tính năng này của Excel sẽ giúp bạn xử lý công việc nhanh hơn gấp 10 lần nếu làm thủ công. Việc sử dụng hàm trong Excel giúp liên kết các ô dữ liệu với nhau, nhờ đó khi thay đổi một ô thì những ô tương ứng cũng thay đổi theo giúp tiết kiệm thời gian chỉnh sửa.

Phần mềm Excel hoàn toàn miễn phí

Vì đây là một trong những phần mềm cơ bản của hệ điều hành Microsoft nên hầu hết các loại máy tính, laptop trên thị trường khi bạn mua về đề có sẵn Excel. Hơn thế nữa Excel giờ đây cũng có các phiên bản mobile cho các dòng điện thoại, máy tính bảng giúp bạn đồng bộ nhanh hơn. Và quan trọng nhất là phần mềm này hoàn toàn miễn phí ai cũng có thể sử dụng được giúp bạn tiết kiệm được chi phí trong quản lý đơn hàng.

4 mẫu file quản lý đơn hàng bằng Excel

Quản lý đơn hàng bằng Excel khá là tiện dụng tuy nhiên để thiết kế, “set up” một file Excel chuyên nghiệp để quản lý cũng ngốn đi rất nhiều thời gian. Thay vào đó bạn có thể tham khảo 4 mẫu quản lý đơn hàng bằng file Excel dưới đây nhé.

Quản đơn đơn đặt hàng bằng Excel

Đây là mẫu file Excel quản lý khá thông dụng và cơ bản mà bất cứ ai cũng nên biết. Những thông tin cần có của mẫu này bao gồm:

• Thời gian nhận đơn đặt hàng (Định dạng ngày tháng năm)
• Tên khách đã đặt hàng.
• Số điện thoại khách hàng.
• Địa chỉ nhận hàng.
• Tên sản phẩm
• Số lượng sản phẩm
• Đơn giá
• Ghi chú của khách (nếu có)
• Tên nhân viên tư vấn (nếu có)

Chỉ với những thông tin cơ bả trên bạn có thể triển khai thành các cột và hàng tương ứng để dễ dàng quản lý trên Excel.

Các mẫu quản lý Excel mà bạn cần nhất

Mẫu file Excel dùng để quản lý tình trạng đơn hàng

Đây là một mẫu file quan trọng trong quản lý đơn hàng. Mẫu quản lý tình trạng đơn hàng biết được đơn hàng đang trong quá trình xử lý nào, đã được giao cho bên vận chuyển chưa, đã được gửi chưa. Mẫu này bao gồm các thông tin:

• Tình trạng xác nhận của đơn hàng.
• Tình trạng vận chuyển
• Tình trạng thanh toán đơn hàng
• Yêu cầu hoặc vấn đề khác của khách hàng.

Mẫu quản lý thu chi cửa hàng bằng Excel

Quản lý chi tiêu là yêu cầu tối thiểu đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào. Chỉ khi biết được dòng tiền của mình đang “di chuyển” như thế nào, các khoản tiền thu, chi và thời gian diễn ra giao dịch giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn về mô hình của mình.

Một file Excel quản lý thu chi gồm những thông tin sau:

• Các thông tin chứng từ: số thứ tự, ngày tháng giao dịch, các khoản thu và chi của cửa hàng.
• Thông tin giao dịch: tên người nhận/trả tiền, nội dung của cuộc giao dịch,...
• Thông tin tài khoản phát sinh: số tiền thu hoặc chi có ghi chú rõ ràng.

Mẫu quản lý đơn hàng phát sinh bằng Excel

Để có được mẫu quản lý đơn hàng phát sinh bằng file Excel chuyên nghiệp bạn cần có các thông tin sau trong bảng tính của mình: 

• Ngày tháng của đơn hàng phát sinh
• Trạng thái của đơn hàng
• Thông tin của khách đặt hàng.
• Số lượng hàng khách đã đặt.
• Số tiền của sản phẩm.
• Thông tin về đơn vị vận chuyển.

Dễ dàng quản lý đơn hàng với Bizfly BizShop

Như vậy bạn đọc có thể thấy Excel có thể giải quyết được hầu hết các yêu cầu của một chủ cửa hàng kinh doanh nhỏ đến vừa. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp lớn, các cửa hàng với số lượng hàng hoá mỗi ngày lên đến hàng nghìn đơn thì việc quản lý bằng Excel sẽ rất kém hiệu quả.

Lý do là bởi suy cho cùng Excel chỉ là một phần mềm ghi lại dữ liệu với mục đích cá nhân, chứ không phải cho doanh nghiệp. Vì vậy khi mô hình kinh doanh của bạn lớn mạnh thì nên sử dụng một phần mềm quản lý khác thay vì tiếp tục quản lý đơn hàng bằng Excel. 

Một trong những phần mềm tinh gọn, đơn giản, trực quan và dễ tiếp cận nhất hiện này chính là BizShop. Bizfly là một công ty đi đầu trong lĩnh vực cung cấp các phần mềm giải quyết, quản lý, thống kê hỗ trợ người dùng với kinh nghiệm hơn 10 năm. 

Với OneX, việc quản lý đơn hàng đã trở nên đơn giản hơn bao giờ hết

Một số điểm mạnh của phần mềm BizShop trong quản lý có thể kể ra như:

• Kết nối được với đa dạng các kênh bán hàng khác nhau như Facebook, Lazada, Tiki,...
• Tổng hợp thông tin tại một phần mềm duy nhất giúp bạn nhanh chóng truy xuất thông tin đơn hàng cần thiết khi cần.
• Tạo và vận chuyển đơn hàng đơn giản, nhanh chóng. Kèm theo đó là khả năng linh hoạt thay đổi theo yêu cầu của khách hàng.
• Hệ thống dữ liệu, báo cáo hàng tuần giúp bạn theo dõi quá trình vận hành của doanh nghiệp rõ ràng hơn.
• Và đặc biệt nhất là chức năng Live Chat mới chỉ có ở các phần mềm Bizfly. Hệ thống chatbot này còn được tích hợp với công nghệ A.I, dần dần có thể thay thế, tiết kiệm được chi phí trực, tư vấn cho khách hàng.

Kết luận

Quản lý đơn hàng bằng Excel không mới, nó đã và vẫn được nhiều chủ cửa hàng tin dùng. Tuy nhiên đối với một tệp khách hàng lớn hơn, số lượng đơn hàng nhiều hơn bạn cần sử dụng đến các phần mềm quản lý chuyên dụng khác, trong đó tiêu biểu nhất là BizShop. Tìm hiểu thêm về phần mềm này tại trang chủ của Bizfly nhé.