GDPR là gì? Cách để doanh nghiệp không vi phạm GDPR

GDPR được hiểu là những quy định về bảo mật thông tin do liên minh châu Âu đề ra. Nếu bạn và doanh nghiệp đang muốn tìm hiểu rõ hơn GDPR là gì, nó có vai trò như thế nào cũng như các quy định của nó đưa ra là gì? Hãy để Bizfly cung cấp thông tin chi tiết đến bạn và gợi ý cho bạn bí quyết giúp doanh nghiệp không vi phạm GDPR qua bài viết dưới đây.

GDPR là gì?

GDPR (General Data Protection Regulation) tạm dịch là quy định chung về bảo mật thông tin. Đây là quy định yêu cầu các doanh nghiệp phải bảo mật dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư của các công dân thuộc khối EU khi thực hiện giao dịch giữa các nước thành viên EU.

Nghị viện Châu  u đã chính thức công nhận và thông qua quy định GDPR vào tháng 4 năm 2016 và chính thức có hiệu lực từ ngày 25 tháng 5 năm 2018 và được sử dụng ở 28 nước thành viên EU. Quy định này thay thế cho luật bảo mật dữ liệu đã lỗi thời từ năm 1995. 

GDPR là quy định chung về bảo mật thông tin

Vai trò của GDPR 

GDPR đóng vai trò quan trọng trong quy định chung về bảo mật thông tin nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân và tăng cường quyền riêng tư của người dùng trong Liên minh châu  u. Đồng thời giải quyết các yêu cầu cũng như mối lo ngại về vấn đề bảo mật quyền riêng tư. 

• Khung pháp lý toàn diện

Dữ liệu cá nhân trong EU được thống nhất để xử lý toàn diện. Sự nhất quán và đồng đều được ưu tiên hàng đầu trong quá trình thực hiện quy định. 

• Bảo vệ quyền riêng tư

Đảm bảo quyền riêng tư cá nhân của người dùng, tăng cường tính kiểm soát và an toàn đối với thông tin cá nhân của họ. GDPR còn cung cấp quyền truy cập, sửa đổi, xóa bỏ và chống lại việc xử lý dữ liệu một cách linh hoạt.

• Minh bạch và rõ ràng

Sự minh bạch và rõ ràng trong trách nhiện của GDPR giúp nâng cao lòng tin của người dùng, giúp họ nắm được cách mà các đơn vị thu thâp và xử lý dữ liệu cá nhân của họ. 

• Đồng bộ hóa quốc tế

Các quy định này được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới chứ không chỉ riêng công dân EU. Từ đó, nâng cao tiêu chuẩn quốc tế về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu.

• Mức an toàn dữ liệu tốt

Vì GDPR đặt yêu cầu rất cao về bảo mật dữ liệu cá nhân nên giúp ngăn chặn nguy cơ mất dữ liệu, hủy hoại hay truy cập trái phép một cách tốt nhất. 

Những thông tin mà GDPR bảo vệ là gì? 

Theo nghị định bảo vệ dữ liệu chung GDPR, một số loại thông tin riêng tư cần được bảo vệ bao gồm:

• Một số thông tin liên quan đến dữ liệu cá nhân của người dùng như: Họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi ở hoặc số CCCD/CMND, hộ chiếu…
• Các dữ liệu về trình duyệt web, địa chỉ, địa chỉ IP, RFID tags và cookies
• Hay các thông tin liên quan đến sức khỏe và di truyền
• Một số xu hướng tình dục
• Dữ liệu về sinh trắc học
• Các quan điểm liên quan đến chính trị
• Các thông tin về chủng tộc/dân tộc

Nghị định bảo vệ dữ liệu chung GDPR

Các quy định của GDPR

GDPR đưa ra khá nhiều quy định về cơ sở pháp lý, sự minh bạch, bảo mật dữ liệu, việc giải trình và quản trị hay về quyền riêng tư,... Hãy đọc tiếp thông tin sau để nắm được các quy định quan trọng được chúng tôi cô đọng lại về quy định chung về bảo mật thông tin. 

Lawful basis and transparency (Cơ sở pháp lý và tính minh bạch)

• Kiểm tra để xác định thông tin mà bạn cần xử lý và ai có quyền sở hữu và tiếp cận thông tin này.
• Thông tin về việc xử lý dữ liệu cần được trình bày ở dạng ngắn gọn, rõ ràng và minh bạch trong chính sách bảo mật. 

Data Security (Bảo mật dữ liệu)

• Có phương án dự phòng và ứng phó cho quá trình bảo vệ dữ liệu, tính từ thời điểm bắt đầu phát triển sản phẩm cho tới những lần xử lý dữ liệu tiếp theo.
• Đưa ra chính sách nội bộ cho các thành viên trong công ty, đào tạo và nâng cao nhận thức về bảo vệ dữ liệu trong họ. 
• Cho phép người dùng sử dụng thông tin giả danh (nickname) hay thông tin nặc danh, đồng thời mã hóa chúng trước khi lưu trữ.

Accountability and governance (Trách nhiệm giải trình và quản trị)

• Xác định rõ người chịu trách nhiệm tuân thủ và điều hành GDPR trong đơn vị của bạn. 
• Ký thỏa thuận xử lý dữ liệu giữa đơn vị của bạn với bất kỳ bên thứ ba nào xử lý dữ liệu cá nhân cho bạn.
• Nếu đơn vị của bạn không nằm trong khu vực EU, hãy chỉ định một đại diện là công dân của một trong các quốc gia thành viên EU. 

Privacy rights (Quyền riêng tư)

Cho phép khách hàng sửa chữa, cập nhật thông tin không chính xác hay không đầy đủ. Hoặc có thể đưa ra yêu cầu xóa hoặc ngừng xử lý dữ liệu cá nhân của họ nếu cảm thấy không yên tâm.

Doanh nghiệp nào cần thực hiện GDPR

Một số đối tượng cần áp dụng quy định GDPR bao gồm các công ty hiện đang lưu trữ và sở hữu thông tin cá nhân của các công dân EU. Các công ty cần tuân thủ thực hiện GDPR nếu có các yếu tố như:

• Đơn vị có trụ sở đặt tại EU 
• Quy mô > 250 lao động
• Quy mô có thể ít hơn 250 nhưng quá trình xử lý dữ liệu làm ảnh hưởng đến quyền và tự do của công dân, bao gồm những dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Dựa vào các tiêu chí bên trên, đơn vị Propeller Insight đã thực hiện một nghiên cứu trên các doanh nghiệp và đưa ra kết quả rằng:

• 53% các doanh nghiệp công nghệ sẽ bị ảnh hưởng bởi quy định GDPR
• Ngành bán lẻ online chiếm 45%
• Công ty phần mềm 44%
• Dịch vụ tài chính 37%
• Dịch vụ online/Saas 34%
• Và hàng hóa đóng gói bán lẻ/tiêu dùng chiếm 33%.

Các doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định GDPR

Bí quyết giúp doanh nghiệp không vi phạm GDPR

Nếu không tuân thủ quy định GDPR thì các đơn vị chắc chắn sẽ phải chịu những khoản phạt đến từ phía EU. Dưới đây là bí quyết giúp doanh nghiệp tránh khỏi vi phạm GDPR. 

Phổ biến GDPR đến các phòng ban

Không chỉ bộ phận IT của mỗi đơn vị mới cần chú ý và tuân thủ GDPR mà tất cả các bộ phận như marketing, tài chính, điều hành, sale,....đều cần nắm rõ và tuân thủ quy định, đặc điểm chung của các bộ phận này là đều liên quan tới thu thập, phân tích và sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng. Cụ thể, doanh nghiệp có thể làm như sau:

Tạo một chương trình giáo dục và huấn luyện về GDPR cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

Cung cấp tài liệu hướng dẫn, chính sách và quy trình liên quan đến GDPR để nhân viên có thể tham khảo và tuân thủ.

Tổ chức các buổi họp, cuộc họp hoặc khóa đào tạo định kỳ để cập nhật thông tin mới nhất về GDPR và trả lời các câu hỏi từ nhân viên.

Đánh giá nguy cơ định kỳ

Để đảm bảo tuân thủ GDPR, doanh nghiệp cần đánh giá các nguy cơ liên quan đến bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư  định kỳ. Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp bảo mật và điều chỉnh quy trình làm việc từ đó giảm thiểu rủi ro vi phạm GDPR. Doanh nghiệp hãy tham khảo làm theo hướng dẫn:

• Thực hiện đánh giá nguy cơ định kỳ để xác định các lỗ hổng và rủi ro liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu trong doanh nghiệp.
• Xác định các loại dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và xử lý, và đánh giá mức độ nhạy cảm và ảnh hưởng tiềm năng đối với cá nhân liên quan.
• Đánh giá các quy trình hiện tại và xác định các điểm yếu và rủi ro trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Xác định các biện pháp kiểm soát hiện có và đánh giá mức độ hiệu quả của chúng.

Xây dựng kế hoạch để bảo mật dữ liệu

Doanh nghiệp cần xác định các biện pháp bảo mật cần thiết để đảm bảo an toàn cho dữ liệu cá nhân. Điều này bao gồm việc áp dụng mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập hay xác thực người dùng. Doanh nghiệp có thể thực hiện cách cụ thể như sau:

• Phát triển chính sách bảo mật dữ liệu và chính sách bảo vệ quyền riêng tư, gồm các quy định cụ thể và hướng dẫn về cách xử lý, truy cập và chia sẻ các dữ liệu của cá nhân.
• Xây dựng các quy trình và biện pháp bảo mật dữ liệu, gồm việc xác thực người dùng, mã hóa dữ liệu, giám sát và ghi nhật ký hệ thống, sao lưu định kỳ và phục hồi các dữ liệu.
• Xác định và áp dụng các biện pháp bảo mật vật lý và logic để đảm bảo an toàn và bảo mật của dữ liệu cá nhân.
• Xây dựng quy trình phản hồi sự cố bảo mật, bao gồm việc báo cáo vi phạm GDPR và xử lý các vi phạm theo quy trình đã được đề ra.

Qua bài viết trên của Bizfly, chúng tôi tin rằng bạn đã nắm rõ GDPR là gì, cũng như vai trò của chúng đối với doanh nghiệp như thế nào, đặc biệt là biết được bí quyết giúp doanh nghiệp tránh khỏi vi phạm của quy định chung về bảo mật thông tin.