Top 5+ Phần Mềm Chăm Sóc Khách Hàng Tốt Nhất 2025

Phần mềm chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình CSKH hiệu quả, tối ưu tương tác và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ gia tăng sự hài lòng mà còn thúc đẩy doanh thu và xây dựng uy tín thương hiệu bền vững.

Vậy đâu là những phần mềm chăm sóc khách hàng tốt nhất hiện nay?

Cùng Bizfly khám phá Top 5+ phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng doanh nghiệp nổi bật năm 2025 để có đánh giá chi tiết và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Tổng quan phần mềm chăm sóc khách hàng (CSKH)

Trong kỷ nguyên số, việc quản lý và tối ưu trải nghiệm khách hàng là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Có hai công cụ cốt lõi hỗ trợ mục tiêu này chính là phần mềm chăm sóc khách hàng (CSKH) và phần mềm CRM (Customer Relationship Management).

Phần mềm CSKH là gì

Phần mềm chăm sóc khách hàng là giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi và xử lý yêu cầu, khiếu nại hoặc phản hồi của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Mục tiêu chính là nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng của khách hàng.

Trong khi đó, phần mềm CRM có phạm vi toàn diện hơn, kết hợp quản lý bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng trên cùng một hệ thống. Ở đây, phần mềm CRM tập trung toàn bộ dữ liệu từ các kênh như website, mạng xã hội, email, hotline... giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình CSKH và phân tích hành vi khách hàng để ra quyết định chiến lược.

Như vậy, hoạt động CSKH là một phần trong chức năng của hệ thống CRM, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng và chăm sóc đa kênh, mọi tương tác được ghi nhận và xử lý tập trung và đồng bộ trên cùng một hệ thống.

Ai nên sử dụng Phần mềm CSKH đa kênh?

Theo HubSpot (2024), các doanh nghiệp sử dụng phần mềm CSKH đa kênh có tỷ lệ giữ chân khách hàng cao hơn 35% so với các doanh nghiệp chỉ chăm sóc đơn kênh. Vì vậy, đây là giải pháp thiết yếu cho mọi mô hình kinh doanh.

• Doanh nghiệp B2B: Cần quản lý quy trình bán hàng phức tạp, nhiều giai đoạn. Phần mềm CRM/CSKH giúp theo dõi pipeline, phân loại khách hàng tiềm năng và đồng bộ dữ liệu giữa bộ phận kinh doanh – dịch vụ.
• Doanh nghiệp B2C: Có lượng khách hàng lớn, đòi hỏi phản hồi nhanh. Phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp phản hồi tức thời qua mạng xã hội, chatbot, email và triển khai chương trình khách hàng thân thiết tự động.
• Ngành đặc thù liên quan dịch vụ tài chính, bán lẻ, thương mại điện tử, giáo dục và đào tạo.

Lý do doanh nghiệp cần phần mềm Chăm sóc Khách hàng

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng (CSKH) giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề vận hành mà còn mang lại giá trị chiến lược lâu dài, tạo ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, hiệu suất đội ngũ và doanh thu.

Nâng cao trải nghiệm và tăng sự hài lòng của khách hàng

Phần mềm CRM giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng khách hàng thông qua dữ liệu giao dịch và lịch sử tương tác, từ đó cá nhân hóa trải nghiệm trên mọi kênh chăm sóc.

Theo thống kê của Zendesk (2024), có tới 87% khách hàng trung thành hơn với thương hiệu cung cấp trải nghiệm nhất quán và phản hồi nhanh. Doanh nghiệp có thời gian xử lý yêu cầu nhanh, khách hàng sẽ hài lòng và tin tưởng dịch vụ.

Tối ưu quy trình và tiết kiệm chi phí vận hành

Các tác vụ lặp lại như nhập liệu, phân loại yêu cầu, nhắc lịch CSKH hay phân bổ Lead cho Sales được tự động hoá trên hệ thống phần mềm chăm sóc khách hàng. Từ đó giảm lỗi thủ công và tăng năng suất nhân sự. 

Song song đó, nhờ quản lý dữ liệu tập trung, hệ thống chăm sóc khách hàng cung cấp những báo cáo chính xác, cụ thể, hỗ trợ lãnh đạo kịp thời trong việc ra quyết định.

Đảm bảo bảo mật dữ liệu khách hàng

Vấn đề bảo mật dữ liệu khách hàng luôn được các doanh nghiệp ưu tiên khi lựa chọn phần mềm. Với cơ chế phân quyền truy cập (Role-based Access) và mã hóa dữ liệu nâng cao, tuân thủ theo các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, các thông tin doanh nghiệp được bảo đảm.

Nâng cao doanh số và lượng khách hàng trung thành

Áp dụng phần mềm chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp giúp hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, cung cấp và hỗ trợ thông tin kịp thời. Từ đó giúp rút ngắn được quy trình chốt sale và nâng cao doanh số. 

Hơn nữa, hệ thống hỗ trợ đo lường giá trị trọn đời khách hàng (LTV), giúp doanh nghiệp phân bổ ngân sách CSKH hiệu quả, đảm bảo tăng trưởng doanh thu bền vững.

Top giải pháp phần mềm chăm sóc khách hàng tốt nhất

Mỗi phần mềm chăm sóc khách hàng đều có đặc điểm riêng về quy mô, tính năng và khả năng áp dụng. Dưới đây là những phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng hiệu quả được nhiều doanh nghiệp tin dùng.

BizflyCRM (BizCRM) – Giải pháp CSKH đa kênh tối ưu cho thị trường Việt Nam

BizflyCRM là một trong những phần mềm chăm sóc khách hàng tốt nhất 2025 được phát triển bởi VCCorp. Phần mềm được phát triển phù hợp doanh nghiệp Việt trong mọi lĩnh vực. Với sự tích hợp chặt chẽ Sale  – CSKH – Marketing Automation, phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tăng hiệu quả và tự động hóa hoạt động chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Dịch vụ BizCRM không chỉ lưu trữ dữ liệu khách hàng mà còn hoạt động như “bộ máy tự động hóa chăm sóc đa điểm chạm”.

• Lưu trữ và quản lý khách hàng tập trung: Hệ thống lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử tương tác chăm sóc khách hàng
• Chăm sóc khách hàng đa kênh: Tích hợp linh hoạt với các kênh chăm sóc khách hàng phổ biến như Zalo, Facebook, SMS, Email Marketing.
• Chăm sóc và nuôi dưỡng khách hàng tự động: Hệ thống tự động nuôi dưỡng lead (khách hàng tiềm năng) theo hành vi người dùng.
• Báo cáo chăm sóc khách hàng chi tiết: 

Theo dữ liệu của Bizfly nghiên cứu, các doanh nghiệp triển khai BizflyCRM trung bình tăng 35% hiệu suất chăm sóc khách hàng và 28% tỷ lệ chuyển đổi Lead sau 3 tháng sử dụng.

Mỗi phần mềm chăm sóc khách hàng đều có lợi thế riêng. Doanh nghiệp lớn có thể chọn Salesforce hoặc Microsoft Dynamics 365 để mở rộng quy mô; trong khi SME và startup có thể ưu tiên HubSpot, Zoho hoặc BizflyCRM nhờ chi phí hợp lý và khả năng tự động hóa linh hoạt.

Việc lựa chọn giải pháp phù hợp không chỉ phụ thuộc vào tính năng mà còn vào đặc thù ngành, quy mô đội ngũ và chiến lược phát triển khách hàng dài hạn.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Salesforce CRM – Giải pháp toàn diện cho tập đoàn lớn

Salesforce CRM là nền tảng quản lý khách hàng hàng đầu thế giới, mạnh về khả năng tùy chỉnh, mở rộng và tích hợp AI (Einstein). Phần mềm phù hợp với các tập đoàn quy mô lớn cần đồng bộ dữ liệu bán hàng, marketing và dịch vụ khách hàng.
Theo IDC (2024), Salesforce chiếm hơn 23% thị phần toàn cầu trong lĩnh vực CRM.

Điểm nổi bật:

• Quản lý pipeline và dự báo bán hàng chính xác (Sales Cloud).
• Service Cloud xử lý ticket đa kênh (Omnichannel).
• Kho ứng dụng AppExchange lớn nhất thế giới.
• Tích hợp AI phân tích hành vi & gợi ý hành động.

HubSpot CRM – Tối ưu Inbound Marketing & CSKH

HubSpot CRM nổi bật với giao diện thân thiện và chiến lược Inbound Marketing hiệu quả. Nền tảng cung cấp bản CRM miễn phí, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) hoặc startup muốn nuôi dưỡng leads tự động.

Điểm nổi bật:

• CRM miễn phí trọn đời cho quản lý liên hệ & giao dịch cơ bản.
• Marketing Automation và chiến dịch drip nurturing.
• Service Hub: live chat, ticket, knowledge base tích hợp.
• Kết nối mạnh mẽ với công cụ tạo nội dung và website.

Zoho CRM – Hệ sinh thái quản trị toàn diện cho SME

Zoho CRM là giải pháp chi phí hợp lý, nổi bật nhờ hệ sinh thái Zoho One tích hợp hơn 40 ứng dụng quản trị (Mail, Finance, HR…). Phù hợp cho doanh nghiệp muốn quản lý tất cả hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất.

Điểm nổi bật:

• Tích hợp AI (Zia) dự đoán bán hàng & tự động hóa tác vụ.
• Tùy chỉnh quy trình linh hoạt.
• Quản lý lead, khách hàng và workflow đồng bộ.

Microsoft Dynamics 365 – CRM cấp độ doanh nghiệp

Microsoft Dynamics 365 tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft (Office, Teams, Azure), phù hợp cho tập đoàn lớn có yêu cầu cao về bảo mật và vận hành hợp nhất ERP–CRM.

Điểm nổi bật:

• Tích hợp trực tiếp với Office 365 & Teams.
• Quản trị toàn diện từ Sales, Service, đến ERP.
• Đảm bảo bảo mật cấp Enterprise, tuân thủ GDPR.

Tiêu chí quan trọng để lựa chọn phần mềm chăm sóc khách hàng (CRM) phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm chăm sóc khách hàng không chỉ là một quyết định công nghệ mà còn là bước đi chiến lược định hình mô hình vận hành của doanh nghiệp trong 5–10 năm tới. 

Theo Gartner (2024), hơn 50% dự án CRM thất bại do lựa chọn sai giải pháp, không phù hợp với quy trình nội bộ hoặc thiếu khả năng mở rộng. Để tránh lãng phí nguồn lực, doanh nghiệp cần xác định rõ 5 tiêu chí cốt lõi khi lựa chọn phần mềm CSKH.

Khả năng tùy chỉnh và mở rộng (Customization & Scalability)

Một phần mềm quản lý khách hàng tốt phải thích ứng linh hoạt với quy trình kinh doanh thay vì bắt doanh nghiệp thay đổi để phù hợp với phần mềm.

• Tùy chỉnh linh hoạt: Cho phép thay đổi quy trình, trường dữ liệu và giao diện mà không cần lập trình phức tạp.
• Phù hợp từng ngành nghề: CRM B2B nên mạnh về quản lý cơ hội (Opportunity), trong khi B2C cần ưu thế về tương tác đa kênh (Omnichannel).
• Khả năng mở rộng: Hệ thống phải hoạt động ổn định khi quy mô dữ liệu và nhân sự tăng gấp nhiều lần giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh.

Tính dễ sử dụng và giao diện thân thiện (UX/UI)

Trải nghiệm người dùng quyết định tỷ lệ áp dụng thành công của phần mềm CSKH. Một nền tảng có giao diện trực quan có thể giảm đến 30% thời gian đào tạo cho nhân viên (theo HubSpot Research, 2023).

• Đơn giản – dễ học: Nhân viên mới có thể làm chủ hệ thống chỉ sau vài ngày.
• Dashboard thông minh: Cung cấp dữ liệu thời gian thực về hiệu suất bán hàng, ticket CSKH và KPI.
• Hỗ trợ tiếng Việt: Đối với doanh nghiệp Việt Nam, đây là yếu tố giúp giảm sai sót nhập liệu và tăng hiệu quả vận hành.

Khả năng tích hợp hệ thống (Integration)

Trong môi trường kinh doanh số, CRM phải kết nối liền mạch với hệ sinh thái phần mềm doanh nghiệp.

• Tích hợp ERP, kế toán, thương mại điện tử: Giúp đồng bộ dữ liệu đơn hàng, kho, hóa đơn và loại bỏ thao tác nhập liệu kép.
• Kết nối tổng đài, Marketing Automation, Chatbot: Nhân viên có thể gọi điện, gửi email hoặc tin nhắn trực tiếp từ CRM, tiết kiệm tới 30% thời gian xử lý mỗi khách hàng.
• API mở: Cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng và kết nối với các nền tảng mới trong tương lai.

Bảo mật và tính di động (Security & Mobility)

Với hơn 60% doanh nghiệp chuyển sang mô hình làm việc từ xa, việc đảm bảo an toàn dữ liệu và khả năng truy cập linh hoạt là yếu tố bắt buộc.

• Chứng chỉ bảo mật quốc tế (ISO, GDPR): Đảm bảo dữ liệu khách hàng được bảo vệ tuyệt đối.
• Ứng dụng di động mạnh mẽ: Giúp nhân viên CSKH và Sales theo dõi, cập nhật giao dịch mọi lúc, mọi nơi.
• Phân quyền chi tiết: Kiểm soát quyền truy cập theo vai trò, giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu.

Chi phí và chất lượng hỗ trợ sau bán hàng

Chi phí CRM không chỉ là phí bản quyền mà còn bao gồm triển khai, đào tạo và bảo trì — chiếm tới 40% tổng chi phí sở hữu (TCO).

• So sánh chi phí theo người dùng và tính năng: Cần xem xét kỹ mô hình thanh toán (tháng/năm, theo gói) để tránh phát sinh.
• Dịch vụ hỗ trợ và SLA rõ ràng: Nhà cung cấp cần đảm bảo thời gian hoạt động 99.9%, phản hồi nhanh và hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu.
• Đào tạo – triển khai trọn gói: Đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp mới chuyển đổi số hoặc chưa có đội ngũ IT nội bộ.

Tóm lại, lựa chọn phần mềm chăm sóc khách hàng phù hợp là bước đầu tiên trong hành trình xây dựng trải nghiệm khách hàng bền vững và tối ưu hiệu quả kinh doanh. 

Một hệ thống CRM tốt không chỉ giúp quản lý khách hàng hiệu quả mà còn trở thành trung tâm dữ liệu chiến lược, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định nhanh, chính xác và dựa trên dữ liệu thực tế.

Lưu ý khi lựa chọn và triển khai phần mềm chăm sóc khách hàng

Việc đầu tư vào phần mềm chăm sóc khách hàng là bước đi quan trọng của doanh nghiệp. Để đảm bảo lợi nhuận tối đa và triển khai thành công, doanh nghiệp cần lưu ý 4 điều sau:

Ưu tiên sự phù hợp với quy trình doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình chăm sóc khách hàng nội bộ trước khi lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần đánh giá quy trình Sales và CSKH hiện tại, xác định đâu là điểm nghẽn, vấn đề cần giải quyết. Từ đó, sẽ chọn phần mềm CSKH đáp ứng và giải quyết đúng vấn đề gặp phải - phù hợp đặc thù ngành nghề và bài toán của doanh nghiệp.

Tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO) và khả năng mở rộng

Chi phí thực tế cho phần mềm chăm sóc khách hàng không chỉ bao gồm giá license mà còn gồm các chi phí khác như phí triển khai, đào tạo, tích hợp API và bảo trì.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần cân nhắc khả năng mở rộng của phần mềm, quy mô dự kiến trong khoảng 3-5 năm tới. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí khi nâng cấp và mở rộng sau này.

Hỗ trợ kỹ thuật và chuyên môn

Yếu tố hỗ trợ kỹ thuật và chuyên môn từ nhà cung cấp phần mềm luôn được doanh nghiệp ưu tiên. Doanh nghiệp cần ưu tiên phần mềm hỗ trợ cùng ngôn ngữ, có cam kết hỗ trợ rõ ràng, tránh những phiền phức sau này.

Ví dụ như các doanh nghiệp Việt Nam, để thuận tiện cho việc hỗ trợ cần ưu tiên chọn nhà cung cấp và hỗ trợ có hỗ trợ tiếng Việt, cam kết SLA rõ ràng giúp vận hành ổn định và dễ thích ứng với thay đổi thị trường.

Đạt chứng chỉ bảo mật, uy tín và hệ sinh thái rộng

Dữ liệu là nguồn sống của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp uy tín, đạt chứng chỉ bảo mật quốc tế và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng, hệ sinh thái phần mềm đồ sộ. 

Đồng thời, phần mềm cần hỗ trợ khả năng tích hợp linh hoạt dễ dàng với các hệ thống khác ERP, kế toán, tổng đài VoIP, thương mại điện tử… 

Do đó, khi lựa chọn phần mềm CSKH, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào giá hay tính năng cố định mà cần xem xét nhiều yếu tố khác trong quá trình sử dụng và vận hành phần mềm. Bởi quyết định đúng đắn giúp doanh nghiệp tăng 30–40% hiệu suất CSKH, đồng thời xây dựng trải nghiệm khách hàng bền vững.

Kết luận

Phần mềm chăm sóc khách hàng đang trở thành “trợ thủ đắc lực” giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu quy trình và giữ chân khách hàng hiệu quả hơn. Việc lựa chọn đúng giải pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, vừa gia tăng doanh thu bền vững.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm phần mềm chăm sóc khách hàng toàn diện, dễ triển khai và đáp ứng nhu cầu đa kênh - BizCRM là lựa chọn đáng để cân nhắc.